Checklist pentru un eveniment local de alergare

Un eveniment local de alergare are nevoie de mai mult decât un traseu și câțiva voluntari. Trebuie să stabilești distanța, formatul și regulile pentru copii sau mers pe traseu, apoi să verifici autorizațiile, vecinii și accesul pe drum. În ziua evenimentului, înscrierea, încălzirea, startul, punctele de orientare și comunicarea trebuie pregătite înainte de sosirea participanților. Folosește checklistul pentru a lucra în ordine și pentru a nu lăsa curățenia și strângerea marcajelor pe ultima clipă.

Organizează gratuit acest eveniment cu Lizzt

Planul, pas cu pas

Fiecare sarcină cu propria sublistă, în ordinea în care chiar ai nevoie de ele.

Stabilește obiectivul evenimentului
Contactați autoritățile locale dacă este necesar
Împărtășiți informațiile cu școlile sau grupurile de cartier
Marchează zonele de start și finish
Sosiți devreme și inspectați locația
2 persoane
Îndepărtați indicatoarele și marcajele traseului
2 persoane
Alegeți formatul evenimentului
Solicitați, dacă este necesar, permisiunea pentru utilizarea temporară a unui drum sau traseu
Afișați postere sau flyere locale
Planifică zona de așteptare pentru alergători
Amenajează punctul de înregistrare
2 persoane
Strânge mesele, scaunele și materialele
3 persoane
Alegeți distanța de alergare
Informați locuitorii din zonă despre eveniment
Răspundeți la întrebările participanților
Planifică zona de încălzire
Aranjează zona de start și finish
2 persoane
Curăță zona de start și finish
3 persoane
Stabiliți dacă pot participa copii
Asigură toaletele
Ține evidența participanților înregistrați
Pregătiți organizarea mesei de înregistrare
Plasați indicatoarele traseului
2 persoane
Adunați gunoiul de pe traseu
4 persoane
Stabiliți dacă este permis mersul pe traseu
Verifică parcarea
Confirmați înscrierile înainte de eveniment
Pregătește materialele de check-in pentru participanți
Amenajează punctele de hidratare
2 persoane
Verifică obiectele pierdute
2 persoane
Alege data evenimentului
Planifică rastelul pentru biciclete
Pregătește lista finală a participanților
Pregătește decorațiunile pentru zona de start
Informați toți voluntarii
2 persoane
Returnează materialele împrumutate
2 persoane
Verificați dacă există suprapuneri cu alte evenimente locale
Asigură acces la electricitate, dacă este necesar
Pregătește numerele de participant sau etichetele cu numele
Pregătiți decorațiuni pentru linia de sosire
Întâmpinați participanții care sosesc
3 persoane
Mulțumiți susținătorilor locali și sponsorilor
Alege o dată de rezervă în caz de vreme rea
Stabilește unde vor fi depozitate materialele înainte de eveniment
Trimite detaliile evenimentului participanților înscriși la alergare
Așază mesele și scaunele
Verifică înscrierile participanților
2 persoane
Distribuie fotografii de la eveniment
Alege locația de start și finish
Creați un buget simplu pentru eveniment
Comunică punctul de întâlnire
Pregătește materialele pentru punctul de hidratare
Distribuie numerele de concurs sau materialele
2 persoane
Comunică rezultatele, dacă este cazul
Confirmați permisiunea de utilizare a locației
Estimează costurile pentru materiale, mâncare și echipamente
Distribuie instrucțiunile de parcare
Pregătiți gustări pentru participanți
Explicați traseul și regulile de siguranță
2 persoane
Cereți feedback participanților
Parcurgeți traseul planificat
2 persoane
Stabilește dacă participarea este gratuită sau cu plată
Comunică ce trebuie să aducă participanții
Pregătește instrucțiuni pentru voluntari
Organizează participanții înainte de start
2 persoane
Discută cu organizatorii ce a mers bine
Măsoară cu exactitate distanța traseului
Stabilește ce primesc participanții după finish
Parcurge traseul pe jos sau cu bicicleta din nou înainte de eveniment
2 persoane
Atribuie voluntari unor locații specifice
Anunță începerea evenimentului
Notează punctele de îmbunătățit pentru următorul eveniment
Adaptează traseul dacă este necesar
Obține, dacă dorești, sponsori locali
Verifică starea potecilor și drumurilor
Explică sarcinile voluntarilor
Urmărește alergătorii de-a lungul traseului
4 persoane
Verifică dacă traseul este potrivit pentru diferite niveluri de pregătire
Cere, dacă dorești, sprijin de la companii locale
Îndepărtează sau semnalează eventualele obstacole
Pregătește materialele de prim ajutor
Oferă sprijin participanților care au nevoie de ajutor
3 persoane
Identifică drumurile aglomerate și zonele periculoase
Creează un formular simplu de înscriere
Stabilește unde trebuie amplasate indicatoarele de traseu
Desemnează o persoană responsabilă de urgențe
Asigură aprovizionarea punctelor de hidratare
2 persoane
Stabilește unde sunt necesari voluntari de-a lungul traseului
Stabilește ce informații despre participanți sunt necesare
Pregătește săgeți și marcaje de traseu
Pregătește metoda de cronometrare
Înregistrează finisherii
2 persoane
Alege locațiile punctelor de hidratare
Deschide înscrierile pentru participanți
Planifică pozițiile voluntarilor de-a lungul traseului
Pregătește înregistrările de finish
Oferă participanților gustări după finish
2 persoane
Alege zonele de întâlnire pentru participanți
Creează un anunț online pentru eveniment
Creează o hartă simplă a traseului
Pregătește medalii, certificate sau premii mici
Oferă medalii sau certificate
2 persoane
Estimează numărul așteptat de alergători
Distribuie evenimentul în grupurile locale de pe social media
Tipărește hărțile traseului, dacă este necesar
Pregătește muzica sau anunțurile, dacă sunt planificate
Fă fotografii de grup
2 persoane
Stabilește limita maximă de participanți
Distribuie informații cluburilor sportive locale
Pregătește informații despre accesul de urgență
Verifică condițiile meteo pentru eveniment
Mulțumește voluntarilor și participanților
2 persoane

De ce ai nevoie

Grupat așa cum ai face cumpărăturile, cu cantități.

Administration

Listă de verificare pentru planificarea evenimentului
Instrucțiuni pentru voluntari
Lanyard-uri
Flyere pentru eveniment
Situația bugetului evenimentului
Reguli și informații pentru participanți
Fișe cu informații despre traseu
Lista de înregistrare a participanților
Formulare de răspundere
Orare tipărite
Formulare de înscriere
Clipboard
Certificate
Fișă de informații pentru participanți
Pixuri
Panglici pentru medalii
Felicitări pentru voluntari
Lista de contacte a voluntarilor
Bilețele adezive
Autocolante pentru cei care termină
Programul evenimentului
Ecusoane cu nume
Pachete de bun venit pentru participanți
Ecusoane de identificare pentru voluntari
Markere permanente
Numere de start
Medalii pentru finish
Carioci
Ace de siguranță
Premii mici pentru câștigători
Carnet
Brățări pentru participanți
Punguțe pentru cadouri

Logistics

Marcaje kilometrice
Scaune pliante
Masă de înscriere
Panouri de parcare
Cort de petrecere sau gazebo
Față de masă pentru masa de înscriere
Indicatoare pentru toalete
Indicatoare pentru zona de așteptare a participanților
Panou de înscriere
Cutii de depozitare
Panou pentru biroul de informații
Indicatoare pentru punctele de hidratare
Genți pentru materiale
Foarfecă
Bandă sau marcaj pentru linia de start
Bandă adezivă
Decoruri mici
Hartă a traseului
Indicatoare direcționale
Săgeți de traseu
Mese pliabile
Banner de bun venit
Indicatoare pentru locațiile voluntarilor
Indicator pentru linia de start
Panouri pentru sponsori
Panou la linia de sosire
Cutie pentru obiecte pierdute și găsite
Bandă sau marcaj pentru linia de sosire
Coliere de cablu
Baloane
Sfoară sau cordon
Unealtă multifuncțională
Trusă de scule
Cărucior pliabil sau trolley

Safety

Fluiere
Stații walkie-talkie
Telefoane mobile pentru comunicare
Indicator pentru prim ajutor
Lista contactelor de urgență
Pansamente
Dezinfectant pentru mâini
Bandă adezivă
Bandă de delimitare
Veste vizibile pentru voluntari
Conuri de siguranță
Cremă de protecție solară
Trusă de prim ajutor
Repelent împotriva insectelor
Bandă sportivă
Bandaje elastice
Șervețele dezinfectante
Mănuși de unică folosință
Pătură de supraviețuire
Pachete de răcire

Groceries

Batoane energizante
Lăzi frigorifice
Gustări
Gheață
Apă potabilă
Sandvișuri
Sticle de apă
Biscuiți
Recipiente pentru apă
Cafea, ceai, lapte
Băutură izotonică
Tacâmuri
Fructe
Platouri de servire
Dozator de apă
Zahăr
Pahare
Șervețele
Pahare reutilizabile
Farfurii
Băuturi răcoritoare pentru voluntari
Băuturi răcoritoare pentru organizatori

Technical

Prelungitor cu prize
Power bank portabil
Încărcătoare portabile
Aparat de redare a muzicii
Cablu prelungitor
Cameră foto
Cronometru
Suport pentru telefon
Temporizator
Baterii suplimentare
Clopoțel sau goarnă pentru start
Card de memorie
Baterii de rezervă
Difuzor
Microfon

Cleaning

Coșuri de reciclare
Prosoape de hârtie
Sacuri pentru reciclare
Coșuri de gunoi
Saci de gunoi
Lavete de curățare
Spray de curățare
Mătură
Mătură și făraș
Mop
Saci de gunoi
Găleată

Sfaturi

Începe cu traseul și aprobările: stabilește distanța, verifică dacă este nevoie de permisiune pentru folosirea temporară a drumului și anunță locuitorii din zonă cu cel puțin 7 zile înainte.
Planifică sosirea cu cel puțin 90 de minute înainte de start. Atunci poți inspecta traseul, marca zonele de start și finish și monta masa de înscriere fără să lucrezi printre alergători.
Ține înscrierea separat de zona de așteptare și de încălzire. Pregătește lista participanților, formularele și clipboardurile astfel încât fiecare persoană să fie înregistrată în maximum 2-3 minute.
Pentru fiecare punct al traseului, stabilește cine răspunde și cum comunică. Walkie-talkie-urile sau telefoanele trebuie verificate înainte de start, iar voluntarii trebuie să știe ce fac dacă un participant se accidentează sau părăsește traseul.
Nu încheia evenimentul când ultimul alergător trece linia de finish. Numără materialele, strânge marcajele și indicatoarele, adună gunoiul de pe traseu și lasă zona de start și finish curată în aceeași zi.

Întrebări frecvente

Cu cât timp înainte trebuie anunțat un eveniment local de alergare?: Anunță locuitorii, școlile și grupurile din cartier cu cel puțin 7 zile înainte. Dacă traseul folosește temporar un drum sau afectează parcarea, verifică autorizațiile cu 2-4 săptămâni înainte.
Cu cât timp înainte trebuie să ajungă voluntarii la alergare?: Stabilește sosirea voluntarilor cu cel puțin 90 de minute înainte de start. Ai nevoie de timp pentru inspecția traseului, montarea indicatoarelor, pregătirea înscrierii și instructajul de siguranță.
Câtă apă trebuie pregătită pentru o alergare locală?: Pregătește cel puțin 0,5 litri de apă pentru fiecare participant și o rezervă de aproximativ 20% pentru voluntari, căldură sau întârzieri. Păstrează apa rece în lăzi frigorifice și stabilește clar unde este distribuită.
Când se strâng marcajele și indicatoarele traseului?: Strânge marcajele imediat după trecerea ultimului participant și verifică traseul încă o dată înainte de plecare. Nu lăsa indicatoare, bandă sau gunoi peste noapte, mai ales pe drumuri și alei publice.

Pornește acest plan în Lizzt

Toate sarcinile și lucrurile din această pagină, gata în propriul tău eveniment. Invită oameni, împărțiți munca și vezi cine ce a făcut.