Як організувати місцевий біговий захід: чекліст

Місцевий біговий захід потребує більше підготовки, ніж позначити старт і фініш. Заздалегідь узгодьте маршрут, дозвіл на використання дороги чи стежки, участь дітей і порядок руху пішки. У день забігу залиште щонайменше 2 години на огляд місця, монтаж реєстрації, розмітку та перевірку зв’язку з волонтерами. Цей чекліст допоможе пройти всі 112 завдань у правильній послідовності — від мети заходу до збирання сміття після фінішу.

Організуйте цю подію безкоштовно з Lizzt

План крок за кроком

Кожне завдання зі своїм підсписком, у порядку, у якому воно справді знадобиться.

Визначте мету заходу
За потреби зв’яжіться з місцевою владою
Розповсюдьте інформацію в школах або серед сусідських груп
Позначте зони старту та фінішу
Приїдьте рано та огляньте місце проведення
2 осіб
Приберіть вказівники маршруту та розмітку
2 осіб
Виберіть формат заходу
За потреби отримайте дозвіл на тимчасове використання дороги або стежки
Розмістіть місцеві плакати або флаєри
Сплануйте зону очікування для бігунів
Облаштуйте пункт реєстрації
2 осіб
Приберіть столи, стільці та матеріали
3 осіб
Виберіть дистанцію забігу
Поінформуйте місцевих мешканців про захід
Відповідайте на запитання учасників
Сплануйте зону розминки
Облаштуйте зону старту та фінішу
2 осіб
Приберіть зону старту та фінішу
3 осіб
Визначте, чи можуть брати участь діти
Організуйте туалети
Ведіть облік зареєстрованих учасників
Підготуйте розстановку реєстраційного столу
Встановіть вказівники маршруту
2 осіб
Зберіть сміття вздовж маршруту
4 осіб
Визначте, чи дозволено проходити маршрут пішки
Перевірте паркування
Підтвердіть реєстрації перед заходом
Підготуйте матеріали для реєстрації учасників
Облаштуйте пункти води
2 осіб
Перевірте наявність загублених речей
2 осіб
Оберіть дату заходу
Сплануйте велопарковку
Підготуйте остаточний список учасників
Підготуйте декорації для стартової зони
Поінформуйте всіх волонтерів
2 осіб
Поверніть позичені матеріали
2 осіб
Перевірте, чи немає конфліктів з іншими місцевими заходами
За потреби забезпечте доступ до електрики
Підготуйте номери учасників або наліпки з іменами
Підготуйте декор для фінішної лінії
Вітайте учасників, які прибувають
3 осіб
Подякуйте місцевим партнерам і спонсорам
Оберіть резервну дату на випадок негоди
Визначте, де зберігатимуться матеріали до заходу
Надішліть деталі заходу зареєстрованим бігунам
Розставте столи та стільці
Перевірте реєстрації учасників
2 осіб
Поділіться фото з події
Оберіть місце старту та фінішу
Складіть простий бюджет заходу
Надайте інформацію про місце збору
Підготуйте необхідне для пункту води
Видайте стартові номери або матеріали
2 осіб
За потреби оприлюдніть результати
Підтвердьте дозвіл на використання місця проведення
Оцініть витрати на необхідне, їжу та матеріали
Поділіться інструкціями щодо паркування
Підготуйте закуски для учасників
Поясніть маршрут і правила безпеки
2 осіб
Попросіть учасників залишити відгук
Пройдіть запланований маршрут
2 осіб
Визначте, чи участь безкоштовна, чи платна
Повідомте, що мають взяти з собою учасники
Підготуйте інструкції для волонтерів
Організуйте учасників перед стартом
2 осіб
Обговоріть з організаторами, що вдалося
Виміряйте точну відстань маршруту
Визначте, що учасники отримають після фінішу
Ще раз пройдіть або проїдьте маршрут перед заходом
2 осіб
Закріпіть волонтерів за конкретними локаціями
Оголосіть про початок заходу
Запишіть, що можна покращити для наступного заходу
За потреби скоригуйте маршрут
За бажанням залучіть місцевих спонсорів
Перевірте стан стежок і доріг
Поясніть завдання волонтерів
Слідкуйте за бігунами на маршруті
4 осіб
Переконайтеся, що маршрут підходить для різних рівнів фізичної підготовки
За бажанням зверніться по підтримку до місцевих компаній
Приберіть або повідомте про можливі перешкоди
Підготуйте аптечку першої допомоги
Допомагайте учасникам, яким потрібна допомога
3 осіб
Позначте жваві дороги та небезпечні ділянки
Створіть просту форму реєстрації
Визначте, де мають бути розміщені маршрутні вказівники
Призначте відповідального за надзвичайні ситуації
Стежте за поповненням запасів на пунктах води
2 осіб
Визначте, де вздовж маршруту потрібні волонтери
Визначте, яка інформація про учасників потрібна
Підготуйте стрілки та позначки маршруту
Підготуйте метод хронометражу
Зареєструйте фінішерів
2 осіб
Оберіть місця розташування пунктів води
Відкрийте реєстрацію для учасників
Сплануйте волонтерські пункти вздовж маршруту
Підготуйте реєстрацію фінішу
Забезпечте учасників після фінішу перекусами
2 осіб
Оберіть зони збору для учасників
Створіть онлайн-оголошення про захід
Створіть просту карту маршруту
Підготуйте медалі, сертифікати або невеликі призи
Видайте медалі або сертифікати
2 осіб
Оцініть очікувану кількість бігунів
Поширте інформацію про захід у місцевих групах соціальних мереж
За потреби надрукуйте карти маршруту
Підготуйте музику або оголошення, якщо це заплановано
Зробіть групові фото
2 осіб
Встановіть максимальну кількість учасників
Поширте інформацію серед місцевих спортивних клубів
Підготуйте інформацію про доступ для екстрених служб
Перевірте погодні умови перед заходом
Подякуйте волонтерам і учасникам
2 осіб

Що вам потрібно

Згруповано так, як ви робите покупки, із кількостями.

Administration

Чекліст для планування заходу
Інструкції для волонтерів
Ланьярди
Флаєри для заходу
Огляд бюджету заходу
Правила та інформація для учасників
Інформаційні картки маршруту
Список реєстрації учасників
Форми відмови від відповідальності
Надруковані розклади
Реєстраційні форми
Планшет із затискачем
Сертифікати
Інформаційний лист для учасників
Ручки
Стрічки для медалей
Подячні листівки для волонтерів
Контактний список волонтерів
Стікери-нотатки
Наліпки фінішера
Графік події
Бейджі з іменами
Вітальні пакети для учасників
Ідентифікаційні бейджі для волонтерів
Перманентні маркери
Стартові номери
Медалі фінішера
Текстові маркери
Булавки
Невеликі призи для переможців
Блокнот
Браслети учасників
Подарункові пакетики

Logistics

Кілометрові стовпчики
Складні стільці
Стіл для реєстрації
Паркувальні таблички
Намет або альтанка
Скатертина для столу реєстрації
Вказівники туалетів
Вказівники зони очікування учасників
Табличка для реєстрації
Ящики для зберігання
Табличка інформаційної стійки
Вказівники пунктів води
Сумки для матеріалів
Ножиці
Стрічка або розмітка для стартової лінії
Клейка стрічка
Невеликі прикраси
Карта маршруту
Напрямні таблички
Стрілки маршруту
Складані столи
Вітальний банер
Вказівники місць волонтерів
Вказівник стартової лінії
Спонсорські банери
Табличка фінішу
Коробка для загублених речей
Стрічка або розмітка для фінішної лінії
Стяжки
Кульки
Мотузка або шнур
Мультитул
Ящик з інструментами
Складаний візок або тележка

Safety

Свистки
Рації
Мобільні телефони для зв’язку
Вказівник першої допомоги
Список екстрених контактів
Пластирі
Антисептик для рук
Скотч
Огороджувальна стрічка
Помітні жилети волонтерів
Сигнальні конуси
Сонцезахисний крем
Аптечка першої допомоги
Репелент від комах
Спортивний тейп
Еластичні бинти
Дезінфікувальні серветки
Одноразові рукавички
Термоковдра
Охолоджувальні пакети

Groceries

Енергетичні батончики
Термобокси
Закуски
Лід
Питна вода
Бутерброди
Пляшки з водою
Печиво
Контейнери для води
Кава, чай, молоко
Спортивний напій
Столові прибори
Фрукти
Блюда для подачі
Диспенсер для води
Цукор
Келихи
Серветки
Багаторазові стакани
Тарілки
Напої для волонтерів
Напої для організаторів

Technical

Подовжувач із розетками
Портативний павербанк
Портативні зарядні пристрої
Пристрій для відтворення музики
Подовжувач
Камера
Секундомір
Тримач для телефона
Таймер
Запасні батарейки
Дзвінок або ріг для стартового сигналу
Карта пам'яті
Запасні батарейки
Гучномовець
Мікрофон

Cleaning

Контейнери для переробки
Паперові рушники
Пакети для переробки
Сміттєві баки
Мішки для сміття
Прибиральні серветки
Засіб для чищення
Віник
Совок і щітка
Швабра
Мішки для сміття
Відро

Поради

Не відкладайте дозволи: зв’яжіться з місцевою владою щонайменше за 4–6 тижнів до забігу, якщо маршрут проходить дорогою, тротуаром або стежкою, що потребує тимчасового погодження.
Підготуйте маршрут так, щоб учасник бачив позначки на кожному повороті та через кожен кілометр. Перевірте розстановку вказівників під час ранкового огляду, а не після старту.
Зону реєстрації розгорніть щонайменше за 60 хвилин до початку. Покладіть окремо реєстраційні форми, список учасників, правила, форми відмови від відповідальності та письмовий розклад.
Розрахуйте воду, закуски й енергетичні батончики за кількістю зареєстрованих учасників і передбачте запас приблизно 10%. Термобокси та лід краще привезти до відкриття реєстрації, щоб продукти не залишалися на сонці.
Призначте час прибирання ще до старту: після завершення забігу одразу зберіть сміття вздовж маршруту, зніміть розмітку й вказівники, а потім приберіть столи, стільці та матеріали зі стартової зони.

Поширені запитання

За скільки часу починати організацію місцевого бігового заходу?: Почніть щонайменше за 6–8 тижнів. За 4–6 тижнів перевірте дозволи та повідомте мешканців, а за останні 7 днів підтвердьте волонтерів, маршрут, туалети й матеріали.
Коли приїжджати на місце проведення забігу?: Приїдьте щонайменше за 2 години до старту. Цього часу має вистачити на огляд маршруту, розмітку старту й фінішу, встановлення реєстраційного столу та перевірку зв’язку.
Скільки води потрібно для місцевого бігового заходу?: Плануйте кількість за числом учасників і тривалістю дистанції, а також додайте близько 10% запасу. Вода має бути доступною до старту й залишатися на пункті після фінішу.
Що потрібно зробити після місцевого забігу?: Одразу після завершення зберіть сміття вздовж маршруту, приберіть стартову й фінішну зони та зніміть усі вказівники й розмітку. Заплануйте на це щонайменше 30–60 хвилин і призначте відповідальних за кожну ділянку.

Запустіть цей план у Lizzt

Усі завдання та речі з цієї сторінки, готові у вашій власній події. Запросіть людей, розподіліть роботу й дивіться, хто що зробив.