Checklista organizacji lokalnego biegu

Lokalny bieg wymaga przygotowań nie tylko na starcie i mecie. Najpierw ustal dystans, format oraz zasady udziału, a następnie sprawdź trasę, zgody i komunikację z mieszkańcami. W dniu wydarzenia potrzebujesz czytelnej rejestracji, oznaczeń, osób do pomocy i sprawnego kontaktu na trasie. Ten plan prowadzi od pierwszych ustaleń aż po sprzątanie po ostatnim uczestniku.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

Określ cel wydarzenia
W razie potrzeby skontaktuj się z lokalnymi władzami
Przekaż informacje szkołom lub grupom sąsiedzkim
Oznacz strefy startu i mety
Przyjedź wcześniej i sprawdź miejsce
2 osób
Usuń oznaczenia i znaki trasy
2 osób
Wybierz format wydarzenia
W razie potrzeby poproś o zgodę na tymczasowe użycie drogi lub ścieżki
Rozwieś lokalne plakaty lub ulotki
Zaplanuj strefę oczekiwania dla biegaczy
Ustaw punkt rejestracji
2 osób
Posprzątaj stoły, krzesła i materiały
3 osób
Wybierz dystans biegu
Poinformuj mieszkańców okolicy o wydarzeniu
Odpowiadaj na pytania uczestników
Zaplanuj strefę rozgrzewki
Zorganizuj strefę startu i mety
2 osób
Posprzątaj strefę startu i mety
3 osób
Określ, czy dzieci mogą wziąć udział
Zorganizuj toalety
Kontroluj zarejestrowanych uczestników
Przygotuj ustawienie stołu rejestracyjnego
Ustaw oznaczenia trasy
2 osób
Zbierz śmieci wzdłuż trasy
4 osób
Określ, czy spacer po trasie jest dozwolony
Sprawdź dostępność parkingu
Potwierdź zgłoszenia przed wydarzeniem
Przygotuj materiały do odprawy uczestników
Ustaw punkty z wodą
2 osób
Sprawdź rzeczy zagubione
2 osób
Wybierz datę wydarzenia
Zaplanuj parking dla rowerów
Przygotuj ostateczną listę uczestników
Przygotuj dekoracje do strefy startu
Poinformuj wszystkich wolontariuszy
2 osób
Zwróć pożyczony sprzęt
2 osób
Sprawdź, czy nie ma konfliktu z innymi lokalnymi wydarzeniami
W razie potrzeby zapewnij dostęp do prądu
Przygotuj numery uczestników lub etykiety z imieniem
Przygotuj dekoracje do linii mety
Przywitaj przybywających uczestników
3 osób
Podziękuj lokalnym partnerom i sponsorom
Wybierz datę rezerwową na wypadek złej pogody
Ustal miejsce przechowywania materiałów przed wydarzeniem
Wyślij szczegóły wydarzenia do zapisanych biegaczy
Ustaw stoły i krzesła
Sprawdź zgłoszenia uczestników
2 osób
Udostępnij zdjęcia z wydarzenia
Wybierz miejsce startu i mety
Przygotuj prosty budżet wydarzenia
Przekaż informacje o punkcie zbiórki
Przygotuj materiały do punktu z wodą
Rozdaj numery startowe lub materiały
2 osób
W razie potrzeby przekaż wyniki
Potwierdź zgodę na korzystanie z obiektu
Oszacuj koszty materiałów, jedzenia i wyposażenia
Przekaż instrukcje parkingowe
Przygotuj przekąski dla uczestników
Wyjaśnij trasę i zasady bezpieczeństwa
2 osób
Poproś uczestników o opinię
Przejdź planowaną trasę
2 osób
Określ, czy udział jest bezpłatny, czy płatny
Poinformuj, co uczestnicy powinni ze sobą zabrać
Przygotuj instrukcje dla wolontariuszy
Zorganizuj uczestników przed startem
2 osób
Omów z organizatorami, co poszło dobrze
Zmierz dokładny dystans trasy
Ustal, co uczestnicy otrzymają po finiszu
Przejdź lub przejedź trasę ponownie przed wydarzeniem
2 osób
Przypisz wolontariuszy do konkretnych miejsc
Ogłoś start wydarzenia
Zanotuj obszary do सुधारения na kolejne wydarzenie
W razie potrzeby dostosuj trasę
W razie potrzeby pozyskaj lokalnych sponsorów
Sprawdź stan ścieżek i dróg
Wyjaśnij zadania wolontariuszy
Obserwuj biegaczy na trasie
4 osób
Sprawdź, czy trasa jest odpowiednia dla osób o różnym poziomie sprawności
W razie potrzeby poproś lokalne firmy o wsparcie
Usuń lub zgłoś możliwe przeszkody
Przygotuj środki pierwszej pomocy
Pomagaj uczestnikom, którzy potrzebują wsparcia
3 osób
Zaznacz ruchliwe drogi i niebezpieczne obszary
Przygotuj prosty formularz zgłoszeniowy
Określ, gdzie mają stanąć oznaczenia trasy
Wyznacz osobę odpowiedzialną za sytuacje awaryjne
Uzupełniaj zapasy w punktach z wodą
2 osób
Określ, gdzie potrzebni są wolontariusze na trasie
Określ, jakie dane uczestników są potrzebne
Przygotuj strzałki i oznaczenia trasy
Przygotuj metodę pomiaru czasu
Zarejestruj finiszujących
2 osób
Wybierz lokalizacje punktów z wodą
Otwórz zapisy dla uczestników
Zaplanij stanowiska wolontariuszy na trasie
Przygotuj rejestry finiszu
Zapewnij uczestnikom po finiszu przekąski
2 osób
Wybierz strefy zbiórki dla uczestników
Przygotuj ogłoszenie online o wydarzeniu
Przygotuj prostą mapę trasy
Przygotuj medale, certyfikaty lub drobne nagrody
Wręcz medale lub certyfikaty
2 osób
Oszacuj przewidywaną liczbę biegaczy
Udostępnij wydarzenie w lokalnych grupach w mediach społecznościowych
W razie potrzeby wydrukuj mapy trasy
Przygotuj muzykę lub komunikaty do ogłoszeń, jeśli są planowane
Zrób zdjęcia grupowe
2 osób
Ustal maksymalny limit uczestników
Przekaż informacje lokalnym klubom sportowym
Przygotuj informacje o dostępie w razie awarii
Sprawdź warunki pogodowe przed wydarzeniem
Podziękuj wolontariuszom i uczestnikom
2 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Administracja

Lista kontrolna planowania wydarzenia
Instrukcje dla wolontariuszy
Smycze
Ulotki wydarzenia
Zestawienie budżetu wydarzenia
Zasady i informacje dla uczestników
Karty informacyjne o trasie
Lista rejestracji uczestników
Formularze zwolnienia z odpowiedzialności
Wydrukowane harmonogramy
Formularze zgłoszeniowe
Klembord
Certyfikaty
Informacja dla uczestników
Długopisy
Wstążki do medali
Kartki z podziękowaniami dla wolontariuszy
Lista kontaktowa wolontariuszy
Karteczki samoprzylepne
Naklejki dla finiszerów
Harmonogram wydarzenia
Identyfikatory
Torebki powitalne dla uczestników
Identyfikatory dla wolontariuszy
Markery permanentne
Numery startowe
Medale finishera
Zakreślacze
Agrafki
Drobne nagrody dla zwycięzców
Notes
Opaski dla uczestników
Torebki na prezenty

Logistyka

Słupki kilometrowe
Krzesła składane
Stół rejestracyjny
Tablice parkingowe
Namiot imprezowy lub gazebo
Obrus na stół rejestracyjny
Tabliczki toalet
Tablice dla strefy oczekiwania uczestników
Tablica rejestracyjna
Pudła do przechowywania
Tablica informacji
Tablice punktów z wodą
Torby z materiałami
Nożyczki
Taśma lub oznaczenie linii startu
Taśma duct
Drobne dekoracje
Mapa trasy
Tablice kierunkowe
Strzałki trasy
Składane stoły
Baner powitalny
Tablice z lokalizacjami wolontariuszy
Tablica linii startu
Tablice sponsorów
Tablica mety
Pudełko na rzeczy znalezione
Taśma lub oznaczenie linii mety
Opaski zaciskowe
Balony
Sznur lub linka
Multitool
Skrzynka narzędziowa
Składany wózek lub trolley

Bezpieczeństwo

Gwizdki
Radiotelefony
Telefony komórkowe do komunikacji
Tabliczka pierwszej pomocy
Lista kontaktów alarmowych
Plastry
Żel antybakteryjny do rąk
Taśma klejąca
Taśma odgradzająca
Widoczne kamizelki wolontariuszy
Pachołki ostrzegawcze
Krem z filtrem
Apteczka pierwszej pomocy
Środek odstraszający owady
Taśma sportowa
Elastyczne bandaże
Chusteczki dezynfekujące
Rękawiczki jednorazowe
Koc ratunkowy
Zimne okłady

Zakupy

Batony energetyczne
Skrzynki chłodzące
Przekąski
Lód
Woda pitna
Kanapki
Butelki z wodą
Ciastka
Pojemniki na wodę
Kawa, herbata, mleko
Napoje sportowe
Sztućce
Owoce
Półmiski do serwowania
Dystrybutor wody
Cukier
Kubki
Serwetki
Kubki wielorazowe
Talerze
Poczęstunek dla wolontariuszy
Poczęstunek dla organizatorów

Technika

Listwa zasilająca
Przenośny powerbank
Przenośne ładowarki
Odtwarzacz muzyki
Przedłużacz
Aparat fotograficzny
Stoper
Statyw do telefonu
Timer
Dodatkowe baterie
Trąbka lub róg na sygnał startu
Karta pamięci
Zapasowe baterie
Głośnik
Mikrofon

Sprzątanie

Pojemniki do recyklingu
Ręczniki papierowe
Worki do recyklingu
Kosze na śmieci
Worki na śmieci
Ściereczki do czyszczenia
Spray do czyszczenia
Miotła
Szufelka i zmiotka
Mop
Worki na śmieci
Wiaderko

Wskazówki

Zacznij od trasy i formalności. Jeśli bieg wykorzystuje drogę lub ścieżkę, skontaktuj się z lokalnymi władzami odpowiednio wcześnie, a mieszkańców poinformuj przed rozwieszeniem oznaczeń.
Nie zostawiaj rejestracji na ostatnią godzinę. Przygotuj stół, formularze, listę uczestników, identyfikatory oraz osobne miejsce oczekiwania, żeby osoby zapisane nie blokowały startu.
Przejdź całą trasę przed wydarzeniem i sprawdź ją ponownie w dniu biegu. Oznaczenia ustaw tak, aby były widoczne także na zakrętach, przy skrzyżowaniach i w pobliżu mety.
Podziel wolontariuszy na konkretne zadania: rejestrację, rozgrzewkę, start i metę, kierowanie na trasie oraz sprzątanie. Przy większej liczbie punktów zapewnij radiotelefony albo ustal kontakt telefoniczny.
Zaplanowanie wody, przekąsek i lodu z wyprzedzeniem ułatwia obsługę po biegu. Zarezerwuj też toalety, tablice parkingowe i oznaczenia stref, bo tych elementów często brakuje tuż przed startem.

Często zadawane pytania

Jak długo przed lokalnym biegiem trzeba uzyskać zgodę na trasę?: Skontaktuj się z lokalnymi władzami co najmniej 4–6 tygodni przed wydarzeniem, jeśli trasa prowadzi drogą lub wymaga tymczasowego ograniczenia ruchu. Termin może zależeć od miejsca, dlatego nie czekaj z pytaniem do tygodnia przed startem.
Ile czasu przed startem trzeba przyjechać na lokalny bieg?: Przyjedź co najmniej 2 godziny wcześniej. W tym czasie sprawdzisz trasę, ustawisz rejestrację, toalety i strefy, rozdasz instrukcje wolontariuszom oraz obsłużysz pierwszych uczestników.
Ile wody przygotować na lokalny bieg?: Przygotuj minimum 0,5 litra wody na uczestnika, a przy wysokiej temperaturze zapas większy o 20–30%. Wodę trzymaj w skrzynkach chłodzących i uzupełniaj ją przed startem oraz po ukończeniu biegu.
Kiedy poinformować mieszkańców o lokalnym biegu?: Przekaż informacje co najmniej 7 dni wcześniej, a przy zmianach w ruchu najlepiej 2–3 tygodnie przed wydarzeniem. Podaj godzinę startu, przewidywane utrudnienia i orientacyjny czas ich zakończenia.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.