Checklist za organizaciju lokalne trke

Lokalna trka deluje jednostavno dok ne počnu prijave, zatvaranje trase i dolazak učesnika. Ovaj plan vodi te kroz 112 zadataka i 136 potrebnih stvari, od izbora distance i provere dozvola do postavljanja starta, cilja i registracionog stola. Posebnu pažnju posveti komunikaciji sa stanovnicima, volonterima i učesnicima. Ako sve pripremiš po redosledu, na dan trke nećeš tražiti obrasce, oznake kilometara ili led u poslednjem trenutku.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Definišite svrhu događaja
Po potrebi kontaktirajte lokalne vlasti
Podelite informacije sa školama ili lokalnim grupama
Označite start i cilj
Dođite ranije i pregledajte lokaciju
2 osoba
Uklonite oznake i markacije trase
2 osoba
Izaberite format događaja
Po potrebi zatražite dozvolu za privremeno korišćenje puta ili staze
Postavite lokalne plakate ili flajere
Planirajte prostor za čekanje trkača
Pripremite prostor za registraciju
2 osoba
Spakujte stolove, stolice i opremu
3 osoba
Izaberite trkačku distancu
Obavestite okolne stanovnike o događaju
Odgovarajte na pitanja učesnika
Planirajte prostor za zagrevanje
Postavite start i cilj
2 osoba
Očistite start i cilj
3 osoba
Odlučite da li deca mogu da učestvuju
Obezbedite pristup toaletu
Pratite prijavljene učesnike
Pripremite postavku registraционog stola
Postavite oznake trase
2 osoba
Pokupite smeće duž trase
4 osoba
Odlučite da li je dozvoljeno hodanje trasom
Proverite dostupnost parkinga
Potvrdite prijave pre događaja
Pripremite materijal za prijavu učesnika
Postavite punktove za vodu
2 osoba
Proverite izgubljene stvari
2 osoba
Izaberite datum događaja
Planirajte parking za bicikle
Pripremite konačnu listu učesnika
Pripremite dekoraciju za startni prostor
Uputite sve volontere
2 osoba
Vratite pozajmljenu opremu
2 osoba
Proverite da li postoji sukob sa drugim lokalnim događajima
Obezbedite pristup struji po potrebi
Pripremite startne brojeve ili bedževe sa imenima
Pripremite dekoraciju za ciljnu liniju
Dobrodošlicu učesnicima pri dolasku
3 osoba
Zahvalite lokalnim podržavaocima i sponzorima
Izaberite rezervni datum u slučaju lošeg vremena
Odlučite gde će oprema biti odložena pre događaja
Pošaljite detalje događaja prijavljenim trkačima
Rasporedite stolove i stolice
Proverite prijave učesnika
2 osoba
Podelite fotografije događaja
Izaberite lokaciju starta i cilja
Napravite jednostavan budžet događaja
Podelite informacije o mestu okupljanja
Pripremite materijal za punkt za vodu
Podelite startne brojeve ili materijale
2 osoba
Podelite rezultate ako je primenljivo
Potvrdite dozvolu za korišćenje lokacije
Procijenite troškove za potrepštine, hranu i opremu
Podelite uputstva za parking
Pripremite užinu za učesnike
Objasnite trasu i bezbednosna pravila
2 osoba
Zatražite povratne informacije od učesnika
Prođite planiranom trasom
2 osoba
Odlučite da li je učešće besplatno ili uz naplatu
Podelite šta učesnici treba da ponesu
Pripremite uputstva za volontere
Organizujte učesnike pre starta
2 osoba
Razgovarajte sa organizatorima o tome šta je dobro prošlo
Izmerite tačnu dužinu trase
Odlučite šta učesnici dobijaju po završetku
Ponovo prođite trasu peške ili biciklom pre događaja
2 osoba
Rasporedite volontere na određene lokacije
Objavite početak događaja
Zabeležite poboljšanja za sledeći događaj
Po potrebi prilagodite trasu
Obezbedite lokalne sponzore po želji
Proverite stanje staza i puteva
Objasnite odgovornosti volontera
Nadzirite trkače duž trase
4 osoba
Proverite pogodnost trase za različite nivoe kondicije
Po želji zatražite podršku lokalnih preduzeća
Uklonite ili prijavite moguće prepreke
Pripremite pribor prve pomoći
Pružite podršku učesnicima kojima je potrebna pomoć
3 osoba
Identifikujte prometne puteve i opasna područja
Napravite jednostavan obrazac za registraciju
Odlučite gde treba postaviti oznake trase
Odredite osobu odgovornu za hitne slučajeve
Održavajte zalihe na punktovima za vodu
2 osoba
Odlučite gde su volonteri potrebni duž trase
Odlučite koje informacije o učesnicima su potrebne
Pripremite strelice i oznake trase
Pripremite način merenja vremena
Evidentirajte učesnike koji su završili
2 osoba
Izaberite lokacije punktova za vodu
Otvorite prijave učesnika
Planirajte položaje volontera duž trase
Pripremite evidenciju o završetku
Obezbedite osveženje nakon završetka
2 osoba
Izaberite prostore za okupljanje učesnika
Napravite online objavu događaja
Pripremite jednostavnu mapu rute
Pripremite medalje, sertifikate ili male nagrade
Podelite medalje ili sertifikate
2 osoba
Procenite očekivan broj trkača
Podelite događaj u lokalnim grupama na društvenim mrežama
Odštampajte mape rute, ako je potrebno
Pripremite muziku ili najave, ako je planirano
Napravite grupne fotografije
2 osoba
Postavite maksimalan broj učesnika
Podelite informacije sa lokalnim sportskim klubovima
Pripremite informacije o hitnom pristupu
Proverite vremenske uslove pre događaja
Zahvalite se volonterima i učesnicima
2 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Uputstva za volontere
Trake za bedževe
Flajeri događaja
Pregled budžeta događaja
Pravila i informacije za učesnike
Kartice sa informacijama o ruti
Spisak prijavljenih učesnika
Obrasci za odricanje od odgovornosti
Odštampani rasporedi
Obrasci za registraciju
Podmetač za pisanje
Sertifikati
Informativni list za učesnike
Olovke
Trake za medalje
Zahvalnice za volontere
Spisak kontakata volontera
Samolepljive beleške
Nalepnice za finišere
Raspored događaja
Bedževi sa imenima
Paketi dobrodošlice za učesnike
Identifikacione kartice volontera
Permanentni markeri
Brojevi za trku
Medalje za finišere
Flomasteri za podvlačenje
Sigurnosne igle
Male nagrade za pobednike
Notes
Narukvice za učesnike
Poklon kesice

Logistika

Oznake za kilometre
Sklopive stolice
Sto za registraciju
Znakovi za parking
Šator sa tendom ili paviljon
Stolnjak za sto za registraciju
Znakovi za toalet
Znakovi za prostor za čekanje učesnika
Znak za registraciju
Kutije za odlaganje
Znak za info pult
Znakovi za stanicu za vodu
Torbe za opremu
Makaze
Traka ili marker za startnu liniju
Lepilna traka
Male dekoracije
Mapa rute
Smerokazi
Strelice za rutu
Sklopivi stolovi
Baner dobrodošlice
Znakovi za lokacije volontera
Znak startne linije
Znakovi sponzora
Znak cilja
Kutija za izgubljeno i nađeno
Traka ili marker za ciljnu liniju
Plastične vezice
Baloni
Konopac ili kanap
Višenamenski alat
Kutija za alat
Sklopiva kolica ili ručni vagon

Bezbednost

Pištaljke
Voki-tokiji
Mobilni telefoni za komunikaciju
Znak za prvu pomoć
Spisak hitnih kontakata
Zavoji
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Lepljiva traka
Signalna traka
Volonterski prsluci visoke vidljivosti
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Komplet prve pomoći
Repelent protiv insekata
Sportska traka
Elastični zavoji
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Termo ćebe
Hladni oblozi

Namirnice

Energijske pločice
Hladnjaci
Grickalice
Led
Voda za piće
Sendviči
Flaše s vodom
Keksi
Posude za vodu
Kafa, čaj, mleko
Sportska pića
Pribor za jelo
Voće
Tacne za posluživanje
Dispenzer za vodu
Šećer
Čaše
Salvete
Čaše za višekratnu upotrebu
Tanjiri
Osveženje za volontere
Osveženje za organizatore

Tehnika

Razvodnik
Prenosni baterijski punjač
Prenosivi punjači
Uređaj za muzičku plejlistu
Produžni kabl
Kamera
Štoperica
Stativ za telefon
Tajmer
Dodatne baterije
Zvono ili truba za signal početka
Memorijska kartica
Rezervne baterije
Zvučnik
Mikrofon

Čišćenje

Kante za reciklažu
Papirni ubrusi
Kese za reciklažu
Kante za otpad
Kese za prikupljanje smeća
Krpe za čišćenje
Sprej za čišćenje
Metla
Lopatica za smeće
Krpa za pod
Kese za smeće
Kofa

Saveti

Završi prijave, obrasce i spisak učesnika najmanje 3 dana pre trke. Na registracionom stolu pripremi odvojene gomile za nove prijave, potvrde i bedževe, kako se red ne bi usporio.
Obiđi celu trasu rano na dan događaja i ostavi najmanje 60 minuta za postavljanje oznaka, starta i cilja. Oznake kilometara postavi tako da ih trkači vide iz pravca kretanja, a ne tek kada prođu pored njih.
Za komunikaciju odredi jednu osobu koja prima pozive i poruke, a volonterima unapred podeli kratka uputstva. Ako se ruta deli na više tačaka, obezbedi voki-tokije ili najmanje jedan mobilni telefon po ključnoj tački.
Planiraj prostor za čekanje i zagrevanje odvojeno od registracije i cilja. Tako se učesnici koji tek dolaze neće mešati sa onima koji završavaju trku, posebno ako dozvoljavaš hodanje ili učešće dece.
Ne ostavljaj demontažu za kraj bez plana: odredi ekipu koja odmah nakon prolaska poslednjeg učesnika skuplja oznake, smeće i opremu. Start i cilj očisti istog dana, a trasu proveri još jednom u roku od 2 sata.

Česta pitanja

Koliko ranije treba početi organizaciju lokalne trke?: Za malu lokalnu trku počni najmanje 6 do 8 nedelja ranije. Tada imaš vremena za izbor distance, kontakt sa lokalnim vlastima, obaveštavanje stanovnika, promociju, prijave i angažovanje volontera.
Koliko vode treba obezbediti za trku?: Planiraj najmanje 0,5 litara vode po učesniku, uz dodatnu zalihu od 20 procenata za volontere i toplije vreme. Vodu rasporedi na registraciji i cilju, a hladnjake napuni ledom pre dolaska prvih trkača.
Kada treba postaviti oznake na trasi?: Oznake postavi na dan događaja najmanje 60 minuta pre starta, nakon što pregledaš celu rutu. Posle trke ih ukloni odmah, najkasnije u roku od 2 sata, da ne zbunjuju prolaznike i stanovnike.
Koliko volontera je potrebno za lokalnu trku?: Za malu trku računaj najmanje jednog volontera na registraciji, jednog na startu i cilju, i po jednog na svakoj kritičnoj raskrsnici ili delu trase. Dodaj još 2 do 3 osobe za vodu, usmeravanje učesnika i čišćenje.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.