Organiser une course locale : la checklist complète

Une course locale demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut coordonner les autorisations, les riverains, les inscriptions, les bénévoles et la sécurité, puis prévoir précisément l’accueil des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la définition du format au nettoyage final. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : toilettes, zone d’attente, signalisation, communications et retrait des balises après le passage du dernier coureur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Définir l’objectif de l’événement
Contacter les autorités locales si nécessaire
Partager les informations avec les écoles ou les groupes de quartier
Marquer les zones de départ et d'arrivée
Arriver tôt et inspecter le lieu
2 personnes
Retirer les panneaux et marquages du parcours
2 personnes
Choisir le format de l’événement
Demander l’autorisation d’utiliser temporairement une route ou un sentier si nécessaire
Afficher des affiches ou des flyers locaux
Prévoir la zone d'attente des coureurs
Installer le poste d'inscription
2 personnes
Ranger les tables, les chaises et le matériel
3 personnes
Choisir la distance de course
Informer les riverains de l’événement
Répondre aux questions des participants
Prévoir la zone d'échauffement
Aménager la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
Nettoyer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Déterminer si les enfants peuvent participer
Prévoir les installations sanitaires
Suivre les participants inscrits
Préparer l’installation de la table d’inscription
Installer les panneaux du parcours
2 personnes
Ramasser les déchets le long du parcours
4 personnes
Déterminer si la marche sur le parcours est autorisée
Vérifier le stationnement
Confirmer les inscriptions avant l’événement
Préparer le matériel d'enregistrement des participants
Installer les points d'eau
2 personnes
Vérifier les objets perdus
2 personnes
Choisir la date de l'événement
Prévoir un parking à vélos
Préparer la liste finale des participants
Préparer les décorations pour la zone de départ
Informer tous les bénévoles
2 personnes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier les conflits avec d’autres événements locaux
Prévoir un accès à l'électricité si nécessaire
Préparer les dossards ou étiquettes nominatives des participants
Préparer les décorations pour la ligne d’arrivée
Accueillir les participants à leur arrivée
3 personnes
Remercier les soutiens et sponsors locaux
Choisir une date de repli en cas de mauvais temps
Déterminer où seront stockés les fournitures avant l'événement
Envoyer les détails de l'événement aux coureurs inscrits
Installer les tables et les chaises
Vérifier les inscriptions des participants
2 personnes
Partager les photos de l’événement
Choisir le lieu de départ et d'arrivée
Établir un budget simple pour l’événement
Communiquer les informations sur le point de rassemblement
Préparer le matériel pour le point d'eau
Distribuer les dossards ou le matériel
2 personnes
Partager les résultats si nécessaire
Confirmer l’autorisation d’utiliser le lieu
Estimer les coûts des fournitures, de la nourriture et du matériel
Partager les consignes de stationnement
Préparer des collations pour les participants
Expliquer le parcours et les règles de sécurité
2 personnes
Demander un retour aux participants
Parcourir l’itinéraire prévu
2 personnes
Déterminer si la participation est gratuite ou payante
Indiquer aux participants ce qu’ils doivent apporter
Préparer les consignes pour les bénévoles
Rassembler les participants avant le départ
2 personnes
Débriefer avec les organisateurs sur ce qui a bien fonctionné
Mesurer la distance exacte du parcours
Déterminer ce que les participants recevront à l'arrivée
Reparcourir le tracé à pied ou à vélo avant l'événement
2 personnes
Affecter les bénévoles à des lieux précis
Annoncer le début de l’événement
Noter les points à améliorer pour le prochain événement
Adapter le parcours si nécessaire
Trouver des sponsors locaux si souhaité
Vérifier l’état des chemins et des routes
Expliquer les tâches des bénévoles
Surveiller les coureurs le long du parcours
4 personnes
Vérifier si le parcours convient à différents niveaux de forme physique
Demander le soutien d’entreprises locales si souhaité
Retirer ou signaler les obstacles potentiels
Préparer le matériel de premiers secours
Aider les participants qui ont besoin d’assistance
3 personnes
Repérer les routes fréquentées et les zones dangereuses
Créer un formulaire d’inscription simple
Déterminer où placer les panneaux du parcours
Désigner une personne responsable des urgences
Veiller à l'approvisionnement des points d'eau
2 personnes
Déterminer où des bénévoles sont nécessaires le long du parcours
Déterminer les informations requises sur les participants
Préparer les flèches et les repères du parcours
Préparer la méthode de chronométrage
Enregistrer les finishers
2 personnes
Choisir l'emplacement des points d'eau
Ouvrir les inscriptions des participants
Prévoir les postes de bénévoles le long du parcours
Préparer l'enregistrement des arrivées
Fournir des collations aux participants à l'arrivée
2 personnes
Choisir les zones de rassemblement des participants
Préparer une annonce en ligne pour l'événement
Créer une carte simple du parcours
Préparer des médailles, certificats ou petits prix
Remettre les médailles ou certificats
2 personnes
Estimer le nombre attendu de coureurs
Partager l’événement dans les groupes locaux sur les réseaux sociaux
Imprimer les cartes du parcours si nécessaire
Préparez la musique ou les annonces si cela est prévu
Prendre des photos de groupe
2 personnes
Définir la limite maximale de participants
Partager les informations avec les clubs sportifs locaux
Préparez les informations sur l’accès d’urgence
Vérifiez les conditions météorologiques pour l’événement
Remercier les bénévoles et les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Administration

Checklist de planification d’événement
Consignes pour les bénévoles
Lanyards
Flyers de l’événement
Aperçu du budget de l’événement
Règles et informations pour les participants
Cartes d'information sur l'itinéraire
Liste d'inscription des participants
Formulaires de décharge
Horaires imprimés
Formulaires d'inscription
Presse-papiers
Certificats
Fiche d'information pour les participants
Stylos
Rubans de médaille
Cartes de remerciement pour les bénévoles
Liste de contacts des bénévoles
Post-it
Autocollants pour finishers
Programme de l’événement
Badges nominatifs
Sacs de bienvenue pour les participants
Badges d'identification pour les bénévoles
Marqueurs permanents
Dossards
Médailles de finisher
Surligneurs
Épingles de sûreté
Petits prix pour les gagnants
Carnet
Bracelets des participants
Sacs cadeaux

Logistique

Bornes kilométriques
Chaises pliantes
Table d’inscription
Panneaux de parking
Tente de fête ou gazebo
Nappe pour la table d'inscription
Panneaux de toilettes
Panneaux de zone d’attente des participants
Panneau d'inscription
Boîtes de rangement
Panneau du comptoir d’information
Panneaux de point d’eau
Sacs de matériel
Ciseaux
Ruban adhésif ou marquage pour la ligne de départ
Ruban adhésif
Petites décorations
Carte du parcours
Panneaux directionnels
Flèches du parcours
Tables pliantes
Bannière de bienvenue
Panneaux d’emplacement des bénévoles
Panneau de ligne de départ
Panneaux de sponsors
Panneau d'arrivée
Boîte des objets trouvés
Ruban adhésif ou marquage pour la ligne d'arrivée
Colliers de serrage
Ballons
Corde ou ficelle
Outil multifonction
Boîte à outils
Chariot pliable

Sécurité

Sifflets
Talkies-walkies
Téléphones portables pour la communication
Panneau de premiers secours
Liste des contacts d’urgence
Pansements
Désinfectant pour les mains
Ruban adhésif
Ruban de signalisation
Gilets de bénévoles bien visibles
Plots de sécurité
Crème solaire
Trousse de premiers secours
Répulsif anti-insectes
Tape de sport
Bandages élastiques
Lingettes désinfectantes
Gants jetables
Couverture de survie
Packs de glace

Courses

Barres énergétiques
Glacières
Snacks
Glace
Eau potable
Sandwichs
Bouteilles d’eau
Biscuits
Conteneurs à eau
Café, thé, lait
Boisson pour sportifs
Couverts
Fruits
Plateaux de service
Distributeur d'eau
Sucre
Gobelets
Serviettes
Gobelets réutilisables
Assiettes
Rafraîchissements pour les bénévoles
Rafraîchissements pour les organisateurs

Technique

Multiprise
Batterie externe portable
Chargeurs portables
Appareil de lecture de musique
Rallonge électrique
Appareil photo
Chronomètre
Trépied pour téléphone
Minuteur
Piles de rechange
Cloche ou corne pour le départ
Carte mémoire
Piles de rechange
Haut-parleur
Microphone

Nettoyage

Bacs de recyclage
Essuie-tout
Sacs de recyclage
Poubelles
Sacs poubelle
Chiffons de nettoyage
Spray nettoyant
Balai
Pelle et balayette
Serpillière
Sacs poubelle
Seau

Conseils

Commencez par fixer la distance, le format et les règles de participation, notamment l’âge minimum et l’autorisation éventuelle de marcher sur le parcours. Ces décisions conditionnent les informations à transmettre et l’organisation de l’accueil.
Vérifiez les autorisations plusieurs semaines avant la date prévue. Si la course emprunte temporairement une route ou un chemin, contactez les autorités locales et informez les riverains, les écoles et les associations du quartier.
Prévoyez une arrivée sur place suffisamment tôt pour inspecter le parcours et installer les zones de départ, d’arrivée, d’échauffement et d’attente. La table d’inscription doit être prête avant l’arrivée des premiers participants, avec formulaires, liste d’inscrits et documents de décharge.
Donnez à chaque bénévole une consigne claire sur son poste et son moyen de communication. Des talkies-walkies ou des téléphones dédiés évitent de perdre du temps lorsqu’un problème survient sur le parcours ou à l’arrivée.
Organisez le démontage avant même le départ de la course : qui retire les panneaux, récupère les marquages, ramasse les déchets et range les tables et les chaises ? Prévoyez aussi l’eau, les collations, la glace et les toilettes en fonction du nombre attendu de coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course locale ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une petite course, afin d’obtenir les autorisations, prévenir les riverains et recruter les bénévoles. Commencez plus tôt si le parcours utilise une route ou nécessite une fermeture temporaire.
Quand faut-il installer les panneaux du parcours ?: Installez-les le jour de la course, après une inspection complète du trajet et avant l’ouverture des inscriptions. Vérifiez chaque kilomètre et chaque changement de direction, puis retirez toute la signalisation après le passage du dernier participant.
Combien de bénévoles faut-il pour une course locale ?: Pour une petite course, prévoyez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 à 2 personnes au départ et à l’arrivée, puis 1 personne à chaque point où les coureurs peuvent hésiter. Ajoutez des responsables pour le ravitaillement, la sécurité et le nettoyage.
Que faut-il prévoir à la table d’inscription ?: Préparez la liste des participants, les formulaires d’inscription, les décharges, un presse-papiers, un panneau d’inscription et une table couverte. Installez le point d’accueil au moins 30 minutes avant l’heure de départ pour absorber les dernières inscriptions et questions.

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