Místní běžecká akce: checklist pro organizaci

Místní běžecká akce potřebuje víc než jen vyznačenou trasu a startovní čáru. Předem vyřeš povolení, informování obyvatel, registraci, toalety, bezpečnost a rozmístění dobrovolníků. V den akce si nech časovou rezervu na kontrolu místa, čekací prostor i rozcvičení účastníků. Tento checklist ti pomůže projít přípravu od prvního rozhodnutí až po odstranění značení a úklid trasy.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

Určete cíl akce
V případě potřeby kontaktujte místní úřady
Sdílejte informace se školami nebo sousedskými skupinami
Označte startovní a cílovou zónu
Přijeďte včas a zkontrolujte místo
2 osob
Odstraňte směrové tabule a značení trasy
2 osob
Zvolte formát akce
V případě potřeby vyžádejte povolení k dočasnému užívání silnice nebo stezky
Vyvěste místní plakáty nebo letáky
Naplánujte čekací prostor pro běžce
Zřiďte registrační místo
2 osob
Ukliďte stoly, židle a materiály
3 osob
Zvolte běžeckou vzdálenost
Informujte obyvatele v okolí o akci
Zodpovídejte dotazy účastníků
Naplánujte rozcvičovací zónu
Zařiďte startovní a cílovou zónu
2 osob
Vyčistěte startovní a cílovou zónu
3 osob
Určete, zda se mohou zúčastnit děti
Zajistěte toalety
Sledujte registrované účastníky
Připravte rozmístění registračního stolu
Umístěte směrové tabule trasy
2 osob
Posbírejte odpadky podél trasy
4 osob
Určete, zda je povolena chůze po trase
Zkontrolujte parkování
Potvrďte přihlášky před akcí
Připravte registrační materiály pro účastníky
Zřiďte občerstvovací stanice s vodou
2 osob
Zkontrolujte ztracené věci
2 osob
Zvolte datum akce
Naplánujte stojany na kola
Připravte konečný seznam účastníků
Připravte dekorace pro startovní zónu
Informujte všechny dobrovolníky
2 osob
Vraťte vypůjčené vybavení
2 osob
Zkontrolujte střet s jinými místními akcemi
Podle potřeby zajistěte přístup k elektřině
Připravte startovní čísla nebo jmenovky
Připravte dekorace pro cílovou čáru
Vítejte příchozí účastníky
3 osob
Poděkujte místním podporovatelům a sponzorům
Zvolte náhradní datum pro případ špatného počasí
Určete místo pro uskladnění materiálů před akcí
Pošlete informace o akci registrovaným běžcům
Rozmístěte stoly a židle
Zkontrolujte registrace účastníků
2 osob
Sdílejte fotografie z akce
Zvolte místo startu a cíle
Vytvořte jednoduchý rozpočet akce
Sdílejte informace o místě srazu
Připravte potřeby pro vodní stanici
Rozdejte startovní čísla nebo materiály
2 osob
Podle potřeby zveřejněte výsledky
Potvrďte souhlas s použitím místa
Odhadněte náklady na potřeby, jídlo a materiály
Sdílejte pokyny k parkování
Připravte občerstvení pro účastníky
Vysvětlete trasu a bezpečnostní pravidla
2 osob
Požádejte účastníky o zpětnou vazbu
Projděte plánovanou trasu
2 osob
Rozhodněte, zda je účast zdarma nebo za poplatek
Sdělte, co si účastníci mají vzít s sebou
Připravte pokyny pro dobrovolníky
Organizujte účastníky před startem
2 osob
Proberte s organizátory, co se podařilo
Změřte přesnou délku trasy
Určete, co účastníci dostanou po dokončení
Před akcí projděte nebo projeďte trasu na kole znovu
2 osob
Přiřaďte dobrovolníky ke კონკრეტním místům
Oznamte zahájení akce
Zaznamenejte body ke zlepšení pro příští akci
Upravte trasu podle potřeby
Podle potřeby zajistěte místní sponzory
Zkontrolujte stav stezek a silnic
Vysvětlete dobrovolníkům jejich úkoly
Dohlížejte na běžce podél trasy
4 osob
Zkontrolujte, zda je trasa vhodná pro různé úrovně kondice
Podle potřeby požádejte o podporu místní firmy
Odstraňte nebo nahlaste možné překážky
Připravte lékárničku
Pomozte účastníkům, kteří potřebují pomoc
3 osob
Zmapujte rušné silnice a nebezpečné oblasti
Vytvořte jednoduchý registrační formulář
Určete, kam umístit směrové tabule trasy
Určete osobu odpovědnou za mimořádné události
Doplňujte zásoby na vodních stanicích
2 osob
Určete, kde jsou podél trasy potřeba dobrovolníci
Určete, jaké údaje o účastnících jsou potřeba
Připravte šipky a značení trasy
Připravte způsob měření času
Zaznamenejte běžce v cíli
2 osob
Vyberte umístění vodních stanic
Otevřete registraci účastníků
Naplánujte pozice dobrovolníků podél trasy
Připravte záznamy o doběhu
Po doběhu zajistěte účastníkům občerstvení
2 osob
Vyberte shromažďovací prostory pro účastníky
Vytvořte online oznámení o akci
Vytvořte jednoduchou mapu trasy
Připravte medaile, certifikáty nebo drobné ceny
Předávejte medaile nebo certifikáty
2 osob
Odhadněte očekávaný počet běžců
Sdílejte akci v místních skupinách na sociálních sítích
V případě potřeby vytiskněte mapy trasy
Připravte hudbu nebo hlášení, pokud je plánováno
Pořizujte skupinové fotografie
2 osob
Stanovte maximální limit účastníků
Sdílejte informace s místními sportovními kluby
Připravte informace o přístupu pro záchranné složky
Zkontrolujte počasí pro akci
Poděkujte dobrovolníkům a účastníkům
2 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Administration

Kontrolní seznam plánování akce
Pokyny pro dobrovolníky
Lanyardy
Letáky k akci
Přehled rozpočtu akce
Pravidla a informace pro účastníky
Informační karty trasy
Seznam registrovaných účastníků
Prohlášení o odpovědnosti
Tištěné rozpisy
Registrační formuláře
Psací podložka
Certifikáty
Informační list pro účastníky
Pera
Stužky na medaile
Děkovné kartičky pro dobrovolníky
Kontaktní seznam dobrovolníků
Samolepicí lístky
Samolepky pro doběhnuvší
Program akce
Jmenovky
Uvítací tašky pro účastníky
Identifikační visačky pro dobrovolníky
Permanentní fixy
Startovní čísla
Medaile pro dokončující
Zvýrazňovače
Špendlíky
Malé ceny pro vítěze
Poznámkový blok
Náramky pro účastníky
Dárkové tašky

Logistics

Kilometrovníky
Skládací židle
Registrační stůl
Parkovací cedule
Party stan nebo altán
Ubrus na registrační stůl
Cedule na toalety
Cedule pro čekací prostor účastníků
Registrační cedule
Úložné boxy
Cedule informační přepážky
Cedule vodní stanice
Tašky s materiálem
Nůžky
Páska nebo značení startovní čáry
Textilní páska
Malé dekorace
Mapa trasy
Směrové cedule
Šipky trasy
Skládací stoly
Uvítací banner
Cedule s místy pro dobrovolníky
Cedule startovní čáry
Sponzorské cedule
Cílová cedule
Krabice na ztráty a nálezy
Páska nebo značení cílové čáry
Stahovací pásky
Balónky
Provaz nebo šňůra
Multifunkční nástroj
Nářadí
Skládací vozík nebo trolley

Safety

Píšťalky
Vysílačky
Mobilní telefony pro komunikaci
Cedule první pomoci
Seznam nouzových kontaktů
Náplasti
Dezinfekce na ruce
Lepicí páska
Vymezovací páska
Dobře viditelné vesty pro dobrovolníky
Bezpečnostní kužely
Opalovací krém
Lékárnička
Repelent
Sportovní tejp
Elastické obvazy
Dezinfekční ubrousky
Jednorázové rukavice
Záchranná fólie
Chladicí sáčky

Groceries

Energetické tyčinky
Chladicí boxy
Svačiny
Led
Pitná voda
Bagety
Lahve s vodou
Sušenky
Nádoby na vodu
Káva, čaj, mléko
Sportovní nápoj
Příbory
Ovoce
Servírovací mísy
Dávkovač vody
Cukr
Kelímky
Ubrousky
Znovupoužitelné kelímky
Talíře
Občerstvení pro dobrovolníky
Občerstvení pro organizátory

Technical

Prodlužovací lišta
Přenosná powerbanka
Přenosné nabíječky
Zařízení na přehrávání hudby
Prodlužovací kabel
Fotoaparát
Stopky
Stativ pro telefon
Časomíra
Náhradní baterie
Startovní zvon nebo houkačka
Paměťová karta
Náhradní baterie
Reproduktor
Mikrofon

Cleaning

Recyklační nádoby
Papírové ručníky
Tašky na recyklaci
Odpadkové koše
Pytle na odpad
Čisticí hadříky
Čisticí sprej
Koště
Smetáček a lopatka
Mop
Odpadkové pytle
Kbelík

Tipy

Povolení a omezení trasy řeš několik týdnů předem. Pokud závod vede po silnici nebo stezce, ověř u místního úřadu, zda potřebuješ povolení k dočasnému užívání, a obyvatele v okolí informuj nejpozději několik dní před akcí.
Registraci připrav jako samostatné stanoviště se stolem, formuláři, psacími podložkami a seznamem přihlášených. Počítej s tím, že největší nápor přijde během posledních 30 minut před startem.
Na místě buď alespoň 90 minut před startem. Zkontroluj startovní a cílovou zónu, čekací prostor, toalety, parkovací značení i viditelnost kilometrovníků a směrových tabulí.
Dobrovolníkům předej stručné pokyny a urč jejich stanoviště ještě před příchodem běžců. Pro delší trasu připrav vysílačky nebo mobilní telefony a předem si potvrď, kdo řeší ztracené účastníky či zdravotní potíže.
Občerstvení rozděl podle délky trasy a počtu běžců. Pitnou vodu, led, chladicí boxy, svačiny a energetické tyčinky připrav tak, aby byly dostupné ve startu i cíli; po doběhu naplánuj také odvoz odpadu a odstranění veškerého značení.

Časté otázky

Jak dlouho trvá zorganizovat místní běžeckou akci?: Na menší akci si vyhraď nejméně 4 až 6 týdnů. Tento čas potřebuješ na povolení, trasu, informování okolí, nábor dobrovolníků, registraci a objednání vybavení.
Kolik vody připravit na běžeckou akci?: Jako základ počítej alespoň s 0,5 litru vody na účastníka, více při teplém počasí nebo delší trase. Část nech na startu a část v cíli; zásobu dovez na místo nejpozději 60 minut před startem.
Kdy rozmístit značení běžecké trasy?: Směrové tabule a kilometrovníky rozmísti v den akce před příchodem běžců, ideálně 90 až 120 minut před startem. Po skončení je odstraň ihned a projdi trasu kvůli zapomenutému materiálu a odpadkům.
Kolik dobrovolníků potřebuji na místní běh?: Pro malou akci počítej minimálně s jedním člověkem u registrace, jedním u startu a cíle a s dalšími lidmi na důležitých křižovatkách trasy. Konkrétní počet závisí na délce a členitosti trasy; všichni by měli znát své stanoviště nejméně 30 minut před startem.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.