Checklist para organizar una carrera local

Una carrera local necesita más coordinación de la que parece: permisos, recorrido, inscripciones, voluntarios y seguridad deben encajar en un mismo horario. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación inicial hasta la retirada de señales y la limpieza. Define pronto la distancia, la participación infantil y si se puede caminar por el recorrido. El día del evento, llega con antelación para revisar la salida, la meta, los baños, la zona de espera y los puntos de comunicación.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Define el objetivo del evento
Contacta con las autoridades locales si es necesario
Comparte información con escuelas o grupos vecinales
Señaliza las zonas de salida y meta
Llega temprano e inspecciona el lugar
2 personas
Retira la señalización y los marcadores de la ruta
2 personas
Elige el formato del evento
Solicita permiso para uso temporal de la calle o sendero si es necesario
Coloca carteles o folletos locales
Planifica la zona de espera para corredores
Prepara el puesto de registro
2 personas
Recoge mesas, sillas y materiales
3 personas
Elige la distancia de carrera
Informa a los vecinos sobre el evento
Responde a las preguntas de los participantes
Planifica la zona de calentamiento
Prepara la zona de salida y meta
2 personas
Limpia la zona de salida y meta
3 personas
Define si se permite la participación de niños
Organiza los servicios de baño
Lleva un control de los participantes inscritos
Prepara la disposición de la mesa de registro
Coloca señales de ruta
2 personas
Recoge la basura a lo largo de la ruta
4 personas
Define si se permite caminar por la ruta
Comprueba el aparcamiento disponible
Confirma las inscripciones antes del evento
Prepara el material de check-in para los participantes
Instala puestos de agua
2 personas
Comprueba si hay objetos perdidos
2 personas
Elige la fecha del evento
Planifica el aparcamiento para bicicletas
Prepara la lista final de participantes
Prepara la decoración para la zona de salida
Informa a todos los voluntarios
2 personas
Devolver los materiales prestados
2 personas
Comprueba si hay conflictos con otros eventos locales
Organiza acceso a electricidad si es necesario
Prepara dorsales o etiquetas con nombres para los participantes
Prepara la decoración para la línea de meta
Da la bienvenida a los participantes que van llegando
3 personas
Agradece a los colaboradores y sponsors locales
Elige una fecha alternativa por mal tiempo
Define dónde se almacenarán los materiales antes del evento
Envía los detalles del evento a los corredores inscritos
Coloca mesas y sillas
Comprueba las inscripciones de los participantes
2 personas
Comparte fotos del evento
Elige la ubicación de salida y meta
Haz un presupuesto básico del evento
Comparte información sobre el punto de encuentro
Prepara los suministros para el puesto de agua
Entrega dorsales o materiales
2 personas
Comparte los resultados, si corresponde
Confirma el permiso para usar el lugar
Calcula los costes de suministros, comida y materiales
Compartir instrucciones de estacionamiento
Prepara snacks para los participantes
Explica la ruta y las normas de seguridad
2 personas
Pide feedback a los participantes
Recorre la ruta planificada
2 personas
Determina si la participación es gratuita o de pago
Indica qué deben llevar los participantes
Prepara las instrucciones para los voluntarios
Organiza a los participantes antes de la salida
2 personas
Habla con los organizadores sobre lo que salió bien
Mide la distancia exacta de la ruta
Define lo que recibirán los participantes al terminar
Recorre o pedalea la ruta de nuevo antes del evento
2 personas
Asigna voluntarios a ubicaciones específicas
Anuncia el inicio del evento
Anota los puntos de mejora para el próximo evento
Ajusta la ruta si es necesario
Consigue patrocinadores locales si lo deseas
Comprueba el estado de los senderos y las carreteras
Explica las tareas de los voluntarios
Supervisa a los corredores a lo largo de la ruta
4 personas
Comprueba que la ruta sea apta para distintos niveles de forma física
Pide apoyo a empresas locales si lo deseas
Retira o informa de posibles obstáculos
Prepara los suministros de primeros auxilios
Ayuda a los participantes que necesiten asistencia
3 personas
Identifica las vías concurridas y las zonas peligrosas
Crea un formulario de inscripción sencillo
Determina dónde deben colocarse las señales de la ruta
Designa a una persona responsable de las emergencias
Mantén abastecidos los puestos de agua
2 personas
Determina dónde se necesitan voluntarios a lo largo de la ruta
Determina qué información de los participantes es necesaria
Prepara flechas y marcas de ruta
Prepara el método de cronometraje
Registra a los que terminen
2 personas
Elige las ubicaciones de los puestos de agua
Abre la inscripción para los participantes
Planifica los puestos de voluntarios a lo largo de la ruta
Prepara los registros de llegada
Ofrece refrigerios a los participantes al terminar
2 personas
Elige las zonas de reunión para los participantes
Crea un anuncio online para el evento
Crea un mapa sencillo de la ruta
Prepara medallas, certificados o pequeños premios
Entrega medallas o certificados
2 personas
Estima el número esperado de corredores
Comparte el evento en grupos locales de redes sociales
Imprime mapas de la ruta si es necesario
Prepara música o anuncios por megafonía si está previsto
Tomar fotos de grupo
2 personas
Establece el límite máximo de participantes
Comparte información con clubes deportivos locales
Prepara información sobre el acceso de emergencia
Comprueba las condiciones meteorológicas para el evento
Agradece a voluntarios y participantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Administración

Checklist de planificación de eventos
Instrucciones para voluntarios
Lanyards
Flyers del evento
Resumen del presupuesto del evento
Normas e información para participantes
Tarjetas con información de la ruta
Lista de registro de participantes
Formularios de exención de responsabilidad
Horarios impresos
Formularios de inscripción
Portapapeles
Certificados
Hoja informativa para participantes
Bolígrafos
Cintas de medallas
Tarjetas de agradecimiento para voluntarios
Lista de contactos de voluntarios
Notas adhesivas
Pegatinas para finisher
Horario del evento
Identificadores con nombre
Bolsas de bienvenida para participantes
Credenciales de identificación para voluntarios
Rotuladores permanentes
Números de salida
Medallas de finisher
Marcadores fluorescentes
Imperdibles
Pequeños premios para los ganadores
Cuaderno
Pulseras de participantes
Bolsas de regalo

Logística

Hitos de kilómetro
Sillas plegables
Mesa de inscripción
Señales de aparcamiento
Carpa o gazebo
Mantel para la mesa de inscripción
Señales de los baños
Señales de la zona de espera de participantes
Cartel de inscripción
Cajas de almacenamiento
Cartel para el mostrador de información
Señales de puestos de agua
Bolsas de material
Tijeras
Cinta o marca para la línea de salida
Cinta adhesiva
Pequeñas decoraciones
Mapa de la ruta
Carteles direccionales
Flechas de la ruta
Mesas plegables
Banner de bienvenida
Señales de ubicaciones de voluntarios
Señal de la línea de salida
Carteles de patrocinadores
Cartel de meta
Caja de objetos perdidos
Cinta o marca para la línea de meta
Bridas
Globos
Cuerda o cordel
Multiherramienta
Caja de herramientas
Carro o trolley plegable

Seguridad

Silbatos
Walkie-talkies
Teléfonos móviles para comunicación
Señal de primeros auxilios
Lista de contactos de emergencia
Tiritas
Desinfectante de manos
Cinta adhesiva
Cinta de balizamiento
Chalecos visibles para voluntarios
Conos de seguridad
Protector solar
Botiquín de primeros auxilios
Repelente de insectos
Cinta deportiva
Vendajes elásticos
Toallitas desinfectantes
Guantes desechables
Manta térmica
Bolsas de frío

Compras

Barras energéticas
Neveras portátiles
Aperitivos
Hielo
Agua potable
Bocadillos
Botellas de agua
Galletas
Recipientes de agua
Café, té, leche
Bebida deportiva
Cubiertos
Fruta
Bandejas para servir
Dispensador de agua
Azúcar
Vasos
Servilletas
Vasos reutilizables
Platos
Refrescos para voluntarios
Refrescos para los organizadores

Técnica

Regleta
Batería externa portátil
Cargadores portátiles
Dispositivo de reproducción de música
Cable alargador
Cámara
Cronómetro
Trípode para teléfono
Cronómetro
Pilas de repuesto
Campana o bocina para la salida
Tarjeta de memoria
Baterías de repuesto
Altavoz
Micrófono

Limpieza

Contenedores de reciclaje
Toallas de papel
Bolsas de reciclaje
Papeleras
Bolsas de basura
Paños de limpieza
Spray de limpieza
Escoba
Recogedor y cepillo
Fregona
Bolsas de basura
Cubo

Consejos

Empieza por los permisos y la comunicación: solicita con tiempo la autorización para usar calles o senderos y avisa a vecinos, escuelas y grupos locales antes de publicar el horario definitivo.
Prepara el registro para el volumen real de participantes. Ten formularios, exenciones, portapapeles y una lista actualizada, y coloca la mesa bajo una carpa si puede llover o hace mucho sol.
Marca el recorrido de forma visible y comprueba cada punto antes de la salida. Coloca hitos de kilómetro, señales de aparcamiento y baños, y asigna voluntarios con silbatos o walkie-talkies.
Calcula el abastecimiento por fases, no solo para la llegada. Deja agua potable, hielo, neveras y aperitivos listos antes de que lleguen los corredores, y separa el material de salida del de meta.
Reserva tiempo para desmontar: después de la última llegada todavía hay que retirar señales y marcadores, recoger mesas y sillas y revisar el recorrido para retirar basura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera local?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para definir el formato, la distancia y el recorrido. Tramita los permisos y avisa a vecinos y grupos locales en cuanto tengas una fecha provisional.
¿Qué hay que preparar el día antes de una carrera local?: Deja preparados los formularios, la lista de inscritos, los horarios, las normas para participantes y las tarjetas del recorrido. También conviene agrupar las señales, los hitos de kilómetro, los walkie-talkies y el material de registro por zonas.
¿A qué hora deben llegar los organizadores?: Llega al menos 2 horas antes de la salida para inspeccionar el lugar, montar el registro, señalizar la salida y la meta y comprobar baños y zona de espera. Si el recorrido requiere muchos desvíos o voluntarios, añade 30 minutos.
¿Cómo organizo el registro de participantes?: Coloca la mesa de inscripción entre 60 y 90 minutos antes de la salida y separa las filas de inscritos, consultas y entrega de información. Mantén una lista de registro actualizada y guarda las exenciones firmadas durante todo el evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.