Checklista za organizaciju biciklističke ture

Organizacija biciklističke ture počinje jasnom rutom, a završava se tek kada poslednji učesnik bezbedno stigne na cilj. Ovaj plan obuhvata 103 zadatka i 139 stavki, od prijava i rasporeda do označavanja puta, prve pomoći i podrške za kvarove. Prvo odredi svrhu ture, dužinu i datum, zatim proveri trasu na terenu i postavi rokove za prijave. Nekoliko dana pre starta potvrdi volontere, vremensku prognozu i stanje puteva.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Definišite svrhu biciklističke ture
Izaberite vrstu biciklističke ture
Napravite raspored događaja
Izaberite datum događaja
Postavite datume otvaranja i zatvaranja prijava
Izaberite rezervni datum ako je potrebno
Angažujte volontere
2 osoba
Podelite detalje o mestu okupljanja
Pripremite volonterske punktove
2 osoba
Dočekajte učesnike na cilju
2 osoba
Izaberite mesto starta
Izaberite mesto cilja
Isplanirajte biciklističku rutu
2 osoba
Organizujte mehaničku podršku ako je moguće
Odštampajte uputstva za rutu ako je potrebno
Evidentirajte pristigle učesnike
2 osoba
Určite sertifikate ili male nagrade ako je primenljivo
2 osoba
Izmerite dužinu rute
Pripremite prijavu učesnika
Proverite vremensku prognozu
Prikupite zaostala plaćanja
Zahvalite se učesnicima
Pređite rutu unapred
2 osoba
Proverite stanje puteva
Identifikujte potencijalne opasnosti
Odaberite mesta za odmor
2 osoba
Izaberite lokacije za osveženje
2 osoba
Pozovite prijatelje i lokalne grupe
2 osoba
Pripremite materijale za prijavu
Procijenite očekivani broj učesnika
Pratite prijave
Pripremite pakete dobrodošlice za učesnike ako je primenljivo
Postavite ograničenje broja učesnika
Odgovarajte na pitanja učesnika
2 osoba
Napravite budžet događaja
Odlučite da li će se naplaćivati kotizacija
Odredite zahteve za učesnike
Proverite da li su dozvole potrebne
Pošaljite potvrde prijave učesnicima
Pregledajte početni prostor
Dopunite osveženje tokom događaja
2 osoba
Podelite fotografije nakon događaja
Uredite osiguranje događaja ako je potrebno
Podelite informacije o ruti
Obeležite rutu gde je potrebno
2 osoba
Rešavajte manje mehaničke probleme
2 osoba
Pošaljite poruku zahvale učesnicima
Obavestite lokalne vlasti ako je potrebno
Pošaljite bezbednosne smernice
Postavite smerne znakove
2 osoba
Reagujte u hitnim slučajevima ako je potrebno
2 osoba
Prikupite utiske učesnika
2 osoba
Raspodelite odgovornosti volonterima
2 osoba
Pripremite kontakt informacije za hitne slučajeve
Održite brifing za volontere
2 osoba
Obezbedite osveženje nakon vožnje
2 osoba
Organizujte podršku prve pomoći
Pripremite mape rute
2 osoba
Dočekajte učesnike
2 osoba
Zabeležite završetak učesnika ako je željeno
Otvorite prijave
Prilagodite planove ako je potrebno
Odgovarajte na pitanja učesnika
2 osoba
Zahvalite se volonterima
Promovišite biciklističku turu
Kupite osveženje
Održite bezbednosni brifing
Napravite završne fotografije
Podelite događaj na društvenim mrežama
2 osoba
Obezbedite vodu za piće
2 osoba
Objasnite rutu
Demontirajte opremu za događaj
2 osoba
Pozovite lokalne biciklističke klubove
2 osoba
Organizujte grickalice za mesta za odmor
2 osoba
Objasnite pravila ponašanja u vožnji
Uklonite oznake rute
2 osoba
Potvrdite prijave učesnika
Proverite komunikacione uređaje
Pratite bezbednost učesnika
2 osoba
Proverite izgubljene stvari
Pripremite listu učesnika
Napravite punjenje elektronskih uređaja
Pomoć učesnicima kada je potrebno
2 osoba
Vratite iznajmljenu opremu
Zatvorite prijave
Pripremite pribor prve pomoći
Upravljajte mestima za odmor
2 osoba
Izmirite zaostala plaćanja
Obavestite učesnike o potrebnoj opremi
Postavite zonu za prijavu
2 osoba
Obaveštavajte učesnike o svim promenama rute
2 osoba
Pregledajte događaj sa organizacionim timom
2 osoba
Podelite informacije o parkingu
Postavite stanice za osveženje
2 osoba
Podstičite učesnike tokom vožnje
2 osoba
Zabeležite ideje za buduće biciklističke ture
Pripremite identifikacione brojeve učesnika ako se koriste
Usmeravajte učesnike duž rute
2 osoba
Odložite otpad odgovorno
2 osoba
Napravite grupnu fotografiju pre početka
Očistite prostor događaja
2 osoba
Počnite biciklističku turu
Prikupite pozajmljenu opremu

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Kontrolna lista za planiranje događaja
Spisak kontakata osoblja
Bedževi sa imenima
Budžet događaja
Informativni listovi za učesnike
Trake za bedž
Potvrde
Raspored događaja
Spisak učesnika
Obrasci za prijavu
Samolepljivi papirići
Spisak kontakata volontera
Sveske
Obrasci o odricanju odgovornosti
Podloge za pisanje
Olovke
Trajni markeri
Flomasteri za označavanje
Kasa sa sitnim novcem
Knjiga računa
Zahvalnice za volontere
Blagajna

Logistika

Baner za cilj
Plastične vezice
Saobraćajni znakovi za označavanje rute
Šator ili nadstrešnica
Mapa biciklističke rute
Opis rute
Hladnjaci
Kutija za izgubljeno i nađeno
Saobraćajni znakovi za parking
Baner za start
Uže
Sto za registraciju
Strelice
Sklopivi stolovi
Stolnjak za registraciju
Sklopive stolice
Dispenzer za vodu
Znak za registraciju
Oznake milja
Klupice
Kanisteri za vodu
Info tabla
Baneri sponzora
Piknik stolovi
Posude za vodu za ponovno punjenje
Dobrodošlica
Zastave
Stalci za bicikle
Usmeravajuće table
Table za parking bicikala
Kolica za transport opreme
Kutije za skladištenje

Namirnice

Kafa
Tanjiri
Čaj
Zdele
Led
Sportski napici
Oraščasti plodovi i voće
Bezalkoholna pića
Salvete
Pijaća voda
Voće
Pribor za jelo
Energetske pločice
Müsli pločice
Sendviči
Čaše za jednokratnu upotrebu
Kolačići
Čaše za višekratnu upotrebu
Krekeri
Osveženje za volontere
Osveženje za organizatore

Aktivnosti

Rezervne unutrašnje gume
Merač pritiska vazduha
Komplet za popravku gume
Podna pumpa
Komplet za krpljenje bicikla
Ručna pumpa
Prenosivi stalak za popravku
Poluge za skidanje gume
Medalje
Multifunkcionalni alat
Male nagrade
Komplet imbus ključeva
Poklon vrećice
Podesivi ključ
Rezervne karike lanca
Pumpa za bicikl
Lubrikant za lanac

Tehnika

Rezervne baterije za kameru
Produžni kablovi
Laptop
Tablet
Punjači za telefon
Prenosivi eksterni baterijski punjač
Kamera
Stativ
Rezervne baterije
Voki-tokiji
Štoperica
Prenosivi zvučnik
Mikrofon
Uređaj za kartično plaćanje
Megafon
Produžni kablovi

Bezbednost

Baterijske lampe
Instant hladni oblozi
Zavoji
Lepljiva traka
Antiseptičke maramice
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Spisak kontakata za hitne slučajeve
Zaštitna traka
Bezbednosne smernice
Upozoravajući znakovi
Reflektujući sigurnosni prsluci
Volonterski prsluci
Pištaljke
Sigurnosni čunjevi
Krema za sunčanje
Repelent protiv insekata
Dezinfekciono sredstvo za ruke
Prva pomoć
Termičko ćebe

Čišćenje

Metla
Drljača za smeće
Krpa za pod
Kese za smeće
Kofa
Kese za reciklažu
Kontejneri za reciklažu
Papirni ubrusi
Krpe za čišćenje
Sprej za čišćenje
Kante za otpad

Kuhinja

Poslužavnici

Saveti

Pređi celu rutu unapred, izmeri njenu dužinu i zabeleži opasne deonice. Uputstva za rutu i mapu pošalji učesnicima pre dana ture, a saobraćajne znakove postavi dovoljno rano da budu vidljivi iz oba smera.
Prijave otvori i zatvori prema kapacitetu ture, pa ostavi najmanje 3 dana za proveru podataka i naplatu preostalih iznosa. Na startu pripremi spisak učesnika, bedževe i informativne listove.
Volontere rasporedi na start, kritične tačke, cilj i punktove za osveženje. Svakom punktu daj kontakt-listu, tačan raspored i dogovor kada prijavljuje da je poslednji biciklista prošao.
Mehaničku podršku ne ostavljaj za jutro događaja. Pripremi komplet za popravku gume, rezervne unutrašnje gume i merač pritiska, a unapred dogovori ko prati grupu ili dežura na određenoj tački.
Proveri prognozu najkasnije 48 sati pre ture i odredi rezervni datum ako je potrebno. Za cilj pripremi nadstrešnicu, osveženje, zavoje i instant hladne obloge, a baner i opremu pričvrsti plastičnim vezicama pre dolaska učesnika.

Česta pitanja

Koliko dana unapred treba organizovati biciklističku turu?: Za malu turu računaj najmanje 4 nedelje pripreme, a za veću 8 do 12 nedelja. Rokove za prijave, volontere, trasu i logistiku postavi u rasporedu odmah nakon izbora datuma.
Kada treba proveriti biciklističku rutu?: Rutu pređi najmanje 7 do 10 dana pre događaja, a stanje puteva ponovo proveri 24 do 48 sati pre starta. Tako možeš na vreme promeniti trasu ili dodati upozorenja na opasnim mestima.
Koliko volontera je potrebno za biciklističku turu?: Za svaku kritičnu raskrsnicu ili opasnu tačku planiraj najmanje jednu osobu, uz dodatne volontere na startu i cilju. Konačan broj zavisi od dužine rute, broja učesnika i toga da li postoji mehanička podrška.
Šta pripremiti za kvar bicikla tokom ture?: Na raspolaganju treba da budu komplet za popravku gume, rezervne unutrašnje gume i merač pritiska. Pre starta odredi ko pruža pomoć i kako se poziva, a opremu proveri najmanje 1 dan ranije.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.