Kako organizirati triatlon brez zapletov

Triatlon organizirajte po vrstnem redu: najprej določite razdalje, profil udeležencev, kapaciteto in datum, nato preverite vse tri trase. Pred prijavami uredite dovoljenja, zapore cest, zavarovanje, medicinsko podporo in načrt ob slabem vremenu. Na dan tekmovanja morajo biti jasno razporejeni prostovoljci, označene vodne postaje ter pripravljeni načini za pomoč plavalcem, kolesarjem in tekačem. Največ težav nastane pri dostopu, parkiranju, komunikaciji in prepozni pripravi opreme.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen dogodka
2
Načrtujte prihod, parkiranje, toalete in garderobe
3
Uredite medalje, potrdila in nagrade
4
Podpirajte kolesarje ob progi
4 oseb
5
Določite profil udeležencev
6
Uredite dovoljenja, obvestila za prebivalce in dostop do ceste
7
Uredite malico in vodne postaje
8
Spremljajte tekače ob progi
4 oseb
9
Določite starostne kategorije in udeležbo za začetnike
10
Uredite zavarovanja in postopke v sili
11
Pripravite oznake trase in varnostno opremo
12
Upravljajte vodne postaje
3 oseb
13
Določite tekmovalne razdalje in kapaciteto udeležencev
14
Uredite prvo pomoč in medicinsko podporo
15
Preglejte izposojeno ali najeto opremo
16
Pomagajte udeležencem, če pride do težav
4 oseb
17
Izberite datum dogodka in nadomestni datum
18
Pripravite nujne kontakte in dostopne poti
19
Preglejte plavalni del, kolesarsko traso in tekaško traso
20
Zabeležite udeležence, ki so prišli v cilj
2 oseb
21
Preverite lokalne konflikte z drugimi dogodki
22
Načrtujte postopke ob slabem vremenu in varnostne preglede na dan tekmovanja
23
Obvestite prostovoljce pred dogodkom
24
Podelite medalje ali certifikate
3 oseb
25
Pripravite proračun dogodka
26
Sestavite organizacijsko ekipo in razdelite odgovornosti
27
Po možnosti pripravite vse dele že en dan pred dogodkom
28
Fotografirajte udeležence
2 oseb
29
Ocenite stroške dogodka in prijavnine
30
Zaposlovanje prostovoljcev in dodeljevanje nalog
31
Uredite prijavno okence
2 oseb
32
Zahvalite se prostovoljcem in podpornikom
2 oseb
33
Določite ugodnosti za udeležence
34
Pripravite naloge za prostovoljce in razpored
35
Uredite menjalno območje
3 oseb
36
Odstranite oznake trase
3 oseb
37
Pripravite časovni razpored dogodka
38
Pripravite okrepčila za prostovoljce
39
Označite стартno cono za plavanje
2 oseb
40
Pospravite opremo
3 oseb
41
Zagotovite varnost plavalne lokacije in dovoljenja
42
Pripravite prijavni obrazec za udeležence
43
Postavite oznake ob kolesarski trasi
3 oseb
44
Očistite vse prizorišča dogodka
4 oseb
45
Preverite varnost in kakovost vode
46
Odprite prijave in promovirajte dogodek
47
Postavite oznake ob tekaški trasi
3 oseb
48
Vrni izposojeno opremo
2 oseb
49
Načrtujte in izmerite plavalno traso
50
Odgovarjajte na vprašanja udeležencev in spremljajte prijave
51
Pozdravite udeležence
4 oseb
52
Zberi najdene predmete
2 oseb
53
Zagotovite varnost kolesarske trase in pregledajte nevarne točke
54
Potrdite udeležence in pripravite seznam udeležencev
55
Preverite prijave udeležencev
2 oseb
56
Odpadke ustrezno odstranite
2 oseb
57
Pred dogodkom prevozite kolesarsko traso
58
Dodelite številke udeležencev in pripravite zapestnice
59
Pojasnite varnostna pravila
2 oseb
60
Delite fotografije dogodka in objavite rezultate
2 oseb
61
Načrtujte prostovoljske postaje za kolesarski del
62
Pošlji informacije o dogodku udeležencem
63
Organizirajte udeležence pred startom
3 oseb
64
Zahvalite se sponzorjem in podpornikom
65
Zagotovite varnost tekaške trase in pregledajte nevarne točke
66
Pripravite urnik dogodka in navodila za udeležence
67
Začnite plavalni del
4 oseb
68
Pošlji zahvalna sporočila
69
Pred dogodkom prehodite ali pretecite tekaško traso
70
Pripravite karte trase in načrt menjalnega območja
71
Spremljajte plavalce
4 oseb
72
Zberite povratne informacije udeležencev
2 oseb
73
Izmerite tekaško razdaljo
74
Pripravite načrte za startno in ciljno cono
75
Upravljajte menjalno območje
4 oseb
76
Ocenite dogodek z organizatorji
2 oseb
77
Načrtujte menjalno območje in parkirišče za kolesa
78
Pripravite gradivo za prijavo, merjenje časa in cilj
79
Zabeležite napredek udeležencev
2 oseb
80
Zabeležite izboljšave za prihodnje dogodke

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Viseči trakovi
Informacijske kartice za udeležence
Zapisni listi
Proračun dogodka
Navodila za prostovoljce
Prijavni obrazci
Klešče za prostovoljce, ki merijo čas
Prijavni obrazci za udeležence
Izjave o odpovedi odgovornosti
Seznam udeležencev
Pritrdilne deske
Mape za papirje
Seznam kontaktov prostovoljcev
Program dogodka
Navodila za udeležence
Imenska kartica
Zapestnice za udeležence
Obrazci za merjenje časa
Pisala
Permanentni markerji
Podčrtovalci
Številke udeležencev
Blokec za račune
Zvezki
Nalepke s startno številko
Samolepilni listki
Zahvalne kartice za prostovoljce
Potrdila

Safety

Varnostna navodila
Rešilni obroč
Komplet za prvo pomoč
Komplet prve pomoči pri plavalnem delu
Obliži
Brisače za nujne primere
Piščalke
Športni trak
Tabla z nujnimi kontakti
Elastični povoji
Varnostni jopiči
Seznam kontaktov za nujne primere
Varnostni stožci
Ogradni trak
Rešilni obroč
Varnostne vrvi
Razkužilni robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Opozorilni znaki
Reševalna odeja
Varnostne table za plavanje
Ledeni obkladki
Oprema reševalcev
Odsevni brezrokavniki za prostovoljce na trasi
Takojšnji hladilni obkladki

Activities

Črpalka za kolo
Rezervne zračnice
Oznake za plavalno traso
Orodje za popravilo pnevmatik
Plavajoči bojni
Večnamensko orodje
Pokal za zmagovalce
Manjše nagrade
Darilne vrečke
Cvetje za zmagovalce
Komplet za popravilo koles
Mazivo za verigo
Oznake steze
Startni podest
Medalje za ciljne udeležence

Logistics

Oznake poti
Registracijska miza
Table za prostovoljske postaje
Namizni prt za prijavno mizo
Škatle za shranjevanje dokumentov
Mize za vodno postajo
Pozdravna tabla
Table za garderobo
Talne oznake za položaje koles
Skladiščne posode
Orodna škatla
Škarje
Zložljive mize
Vrv ali trak
Karte trase
Startni lok
Prijavna tabla
Predal za denar
Usmerjevalne table
Tabla za informacijsko mizo
Izdajanje drobiža
Smerne table
Duct tape
Vezice za kabel
Kilometrski označevalci
Table za tekaško progo
Varnostne zaponke
Ciljni transparent
Table za prehodno območje
Zložljivi stoli
Stojala za kolesa
Šotor za zavetje
Oznake za parkirišče za kolesa
Škatle za shranjevanje opreme
Table za vhod v prehodno območje
Dekoracija dogodka
Table za izhod iz prehodnega območja
Baloni
Škatla za izgubljene in najdene predmete
Torbe za udeležence
Sponzorski transparenti
Transportni voziček za opremo

Groceries

Sredstvo proti insektom
Prigrizki
Sendviči
Piškotki
Kava
Kozarci
Krema za sončenje
Energijske ploščice
Pitna voda
Čaj
Steklenice vode
Mleko
Razpršilniki vode
Sladkor
Športni napitek
Serviete
Sadje
Plošče in pribor
Osvežilni napitki za prostovoljce
Osvežitev za organizatorje
Hladilne skrinje
Led
Posode za pitno vodo

Cleaning

Razkužilo za roke
Vreče za smeti
Vreče za recikliranje
Koši za smeti
Posode za recikliranje
Posode za odpadke
Papirnate brisače
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Vedro

Technology

Walkie-talkiji
Plačilni terminal
Razdelilniki
Mobilni telefoni za komunikacijo
Prenosni polnilniki
Ozvočenje
Štoparica
Mikrofon
Časovnik
Podaljški
Kamera
Stativ za telefon
Dodatne baterije

Kitchen

Pladnji za postrežbo

Nasveti

Začnite s trasami in omejitvijo udeležencev: preverite plavalni del, kolesarsko in tekaško traso ter določite, koliko tekmovalcev lahko varno sprejmete. Nato preverite morebitna prekrivanja z drugimi dogodki.
Dovoljenja, obvestila prebivalcem in dostop do cest uredite več tednov pred tekmovanjem. V načrt dodajte tudi nadomestni datum, nujne kontakte in dostopne poti za reševalce.
Prostovoljcem pošljite navodila pred dogodkom in vsaki postaji določite odgovorno osebo. Posebej razložite, kdo podpira kolesarje, kdo spremlja tekače, kdo upravlja vodne postaje in kdo beleži prihode v cilj.
Na vodnih postajah ne načrtujte le hrane in pijače, temveč tudi mize, oznake, higieno in odvoz odpadkov. Pripravite dovolj prigrizkov, sendvičev in vode za načrtovano število udeležencev ter dodatno zalogo za zamude.
Dan pred tekmovanjem preglejte izposojeno ali najeto opremo, oznake tras, rešilni obroč, komplete prve pomoči, rezervne zračnice in orodje za popravilo pnevmatik. Zjutraj preverite še varnostne točke, prijavno mizo, parkiranje, toalete in garderobo.

Pogosta vprašanja

Koliko časa vnaprej začeti organizirati triatlon?: Za manjši triatlon začnite najmanj 4 do 6 mesecev prej, za večji dogodek pa 9 do 12 mesecev prej. Dovoljenja, zapore cest, zavarovanje in medicinsko podporo uredite pred odprtjem prijav.
Koliko prostovoljcev potrebujem za triatlon?: Število je odvisno od trase in števila udeležencev, vendar računajte na ločene ekipe za plavanje, kolesarjenje, tek, vodne postaje, prijave, cilj in nujne primere. Razpored pripravite najmanj 2 tedna prej, navodila pa pošljite vsaj 7 dni pred dogodkom.
Kaj potrebujem za varnost pri plavalnem delu triatlona?: Potrebujete jasno označeno plavalno traso, rešilni obroč, komplet prve pomoči in usposobljeno medicinsko podporo. Pred startom preverite dostop reševalcev, komunikacijo med ekipami in vremenske razmere; varnostni pregled ponovite na dan tekmovanja.
Kdaj pripraviti načrt za slabo vreme pri triatlonu?: Načrt pripravite že ob izbiri datuma in nadomestnega datuma, ne šele na tekmovalni dan. Določite merila za odpoved ali spremembo trase, način obveščanja udeležencev in osebo, ki sprejme končno odločitev najmanj 24 ur prej, kadar je to mogoče.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.