Kako organizirati lokalni tekaški dogodek

Lokalni tekaški dogodek se začne s traso, dovoljenji in jasnim urnikom, ne z okrasitvijo starta. Najprej določite razdaljo, obliko teka in območja, nato preverite pot, promet, sanitarije ter način prijave. Udeleženci morajo pred startom vedeti, kam priti, kje čakati in kaj velja na progi. Največ težav nastane, ko so obvestila sosedom, označevanje trase in razpored prostovoljcev urejeni šele zadnji dan.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen dogodka
2
Po potrebi stopite v stik z lokalnimi oblastmi
3
Delite informacije s šolami ali soseskimi skupinami
4
Označite startno in ciljno območje
5
Pridite zgodaj in preglejte prizorišče
2 oseb
6
Odstranite označbe in markacije poti
2 oseb
7
Izberite obliko dogodka
8
Po potrebi pridobite dovoljenje za začasno uporabo ceste ali poti
9
Obesite lokalne plakate ali letake
10
Načrtujte čakalni prostor za tekače
11
Postavite prijavno mesto
2 oseb
12
Pospravite mize, stole in materiale
3 oseb
13
Izberite tekaško razdaljo
14
Obvestite okoliške prebivalce o dogodku
15
Odgovori na vprašanja udeležencev
16
Načrtujte ogrevalno območje
17
Uredite startno in ciljno območje
2 oseb
18
Očistite startno in ciljno območje
3 oseb
19
Določite, ali lahko sodelujejo tudi otroci
20
Uredite toaletne možnosti
21
Vodite evidenco prijavljenih udeležencev
22
Pripravite postavitev registracijske mize
23
Postavite usmerjevalne table
2 oseb
24
Poberite smeti ob progi
4 oseb
25
Določite, ali je hoja po progi dovoljena
26
Preverite parkirne možnosti
27
Potrdite prijave pred dogodkom
28
Pripravite prijavni material za udeležence
29
Postavite vodne postaje
2 oseb
30
Preverite izgubljene predmete
2 oseb
31
Izberite datum dogodka
32
Načrtujte stojala za kolesa
33
Pripravite končni seznam udeležencev
34
Pripravite okrasitev za startno območje
35
Obvestite vse prostovoljce
2 oseb
36
Vrni izposojeno opremo
2 oseb
37
Preverite, ali obstajajo konflikti z drugimi lokalnimi dogodki
38
Po potrebi uredite dostop do elektrike
39
Pripravite številke udeležencev ali imenske nalepke
40
Pripravite dekoracijo za ciljno črto
41
Pozdravite prihajajoče udeležence
3 oseb
42
Zahvalite se lokalnim podpornikom in sponzorjem
43
Izberite nadomestni datum v primeru slabega vremena
44
Določite, kje bodo materiali shranjeni pred dogodkom
45
Pošljite podrobnosti dogodka prijavljenim tekačem
46
Postavite mize in stole
47
Preverite prijave udeležencev
2 oseb
48
Deli fotografije dogodka
49
Izberite lokacijo starta in cilja
50
Pripravite preprost proračun dogodka
51
Delite informacije o zbirnem mestu
52
Pripravite potrebščine za vodno postajo
53
Razdelite štartne številke ali materiale
2 oseb
54
Po potrebi objavite rezultate
55
Potrdite dovoljenje za uporabo prizorišča
56
Ocenite stroške potrebščin, hrane in materialov
57
Delite parkirna navodila
58
Pripravite prigrizke za udeležence
59
Pojasnite progo in varnostna pravila
2 oseb
60
Prosite udeležence za povratne informacije
61
Prehodite načrtovano progo
2 oseb
62
Določite, ali je udeležba brezplačna ali plačljiva
63
Povejte, kaj morajo udeleženci prinesti s seboj
64
Pripravite navodila za prostovoljce
65
Organizirajte udeležence pred začetkom
2 oseb
66
Z organizatorji se pogovorite o tem, kaj je šlo dobro
67
Izmerite natančno dolžino trase
68
Določite, kaj bodo udeleženci dobili po cilju
69
Pred dogodkom znova prehodite ali prekolesarite traso
2 oseb
70
Določite prostovoljce za posamezne lokacije
71
Napovejte začetek dogodka
72
Zapišite predloge za izboljšave za naslednji dogodek
73
Po potrebi prilagodite traso
74
Po želji pridobite lokalne sponzorje
75
Preverite stanje poti in cest
76
Pojasnite naloge prostovoljcev
77
Spremljajte tekače ob trasi
4 oseb
78
Preverite, ali je trasa primerna za različne ravni telesne pripravljenosti
79
Po želji zaprosite za podporo lokalnih podjetij
80
Odstranite ali prijavite morebitne ovire
81
Pripravite prvo pomoč
82
Podprite udeležence, ki potrebujejo pomoč
3 oseb
83
Zemljevid prometnih cest in nevarnih območij
84
Pripravite enostaven obrazec za prijavo
85
Določite, kam namestiti označevalne table ob trasi
86
Določite osebo, odgovorno za izredne razmere
87
Poskrbite, da bodo vodne postaje dobro založene
2 oseb
88
Določite, kje so ob trasi potrebni prostovoljci
89
Določite, katere podatke o udeležencih potrebujete
90
Pripravite puščice in označbe trase
91
Pripravite metodo merjenja časa
92
Zabeležite ciljne udeležence
2 oseb
93
Izberite lokacije vodnih postaj
94
Odprite prijave za udeležence
95
Načrtujte mesta prostovoljcev ob trasi
96
Pripravite evidenco prihodov v cilj
97
Udeležencem po cilju ponudite malico
2 oseb
98
Izberite zbirna območja za udeležence
99
Pripravite spletno objavo za dogodek
100
Pripravite preprost zemljevid trase
101
Pripravite medalje, potrdila ali manjše nagrade
102
Podelite medalje ali certifikate
2 oseb
103
Ocenite pričakovano število tekačev
104
Delite dogodek v lokalnih skupinah na družbenih omrežjih
105
Po potrebi natisnite karte trase
106
Pripravite glasbo ali obvestila prek ozvočenja, če je predvideno
107
Naredite skupinske fotografije
2 oseb
108
Določite največje dovoljeno število udeležencev
109
Delite informacije z lokalnimi športnimi klubi
110
Pripravite informacije o nujnem dostopu
111
Preverite vremenske razmere za dogodek
112
Zahvalite se prostovoljcem in udeležencem
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodka
Navodila za prostovoljce
Viseči trakovi
Letaki za dogodek
Pregled proračuna dogodka
Pravila in informacije za udeležence
Informacijske kartice o trasi
Seznam prijavljenih udeležencev
Izjave o odpovedi odgovornosti
Natisnjeni urniki
Prijavni obrazci
Kleščevalna deska
Potrdila
Informativni list za udeležence
Pisala
Trakovi za medalje
Zahvalne kartice za prostovoljce
Seznam stikov prostovoljcev
Samolepilni listki
Nalepke za udeležence, ki so prišli v cilj
Urnik dogodka
Imeznake
Vrečke za dobrodošlico za udeležence
Identifikacijske značke za prostovoljce
Permanentni markerji
Startne številke
Medalje za ciljne udeležence
Podčrtovalci
Varnostne zaponke
Majhne nagrade za zmagovalce
Zvezek
Zapestnice za udeležence
Darilne vrečke

Logistics

Kilometrski označevalci
Zložljivi stoli
Miza za prijavo
Parkirne table
Pogodbeni šotor ali gazebo
Namizni prt za prijavno mizo
Znaki za toalete
Table za čakalni prostor udeležencev
Prijavna tabla
Škatle za shranjevanje
Tabla za informacijski pult
Table za vodne postaje
Vreče za opremo
Škarje
Trak ali označba za стартno črto
Duct tape
Majhne dekoracije
Zemljevid trase
Usmerjevalne table
Puščice za traso
Zložljive mize
Dobrodošli transparent
Table z lokacijami prostovoljcev
Tabla za startno črto
Sponzorske table
Ciljna tabla
Škatla za izgubljeno in najdeno
Trak ali označba za ciljno črto
Vezice za kabel
Baloni
Vrv ali trak
Večnamensko orodje
Orodna škatla
Zložljiv voziček ali trolley

Safety

Piščalke
Walkie-talkiji
Mobilni telefoni za komunikacijo
Tabla za prvo pomoč
Seznam kontaktov za nujne primere
Obliži
Sredstvo za razkuževanje rok
Lepilni trak
Ograjni trak
Obleke prostovoljcev z odsevniki
Varnostni stožci
Krema za sončenje
Komplet za prvo pomoč
Sredstvo proti insektom
Športni trak
Elastični povoji
Razkužilni robčki
Rokavice za enkratno uporabo
Reševalna odeja
Hladilni vložki

Groceries

Energijske ploščice
Hladilne skrinje
Prigrizki
Led
Pitna voda
Sendviči
Steklenice vode
Piškotki
Vodni kanistri
Kava, čaj, mleko
Športni napitek
Pribor
Sadje
Pladnji za postrežbo
Razpršilnik vode
Sladkor
Kozarci
Serviete
Večkratno uporabni kozarci
Krožniki
Osvežitev za prostovoljce
Osvežitev za organizatorje

Technical

Razdelilec električne energije
Prenosna baterija
Prenosni polnilniki
Naprava za predvajanje glasbe
Podaljšek
Kamera
Štoparica
Stativ za telefon
Časomer
Dodatne baterije
Zvonec ali rog za startni znak
Spominska kartica
Rezervne baterije
Zvočnik
Mikrofon

Cleaning

Posode za recikliranje
Papirnate brisače
Vreče za recikliranje
Koši za smeti
Vreče za smeti
Čistilne krpe
Čistilni sprej
Metla
Metla in smetišnica
Brisalo
Vreče za smeti
Vedro

Nasveti

Najprej izberite razdaljo in traso, nato preverite, ali potrebujete dovoljenje za začasno uporabo ceste ali poti. Vključite čas za postavitev označb in njihovo odstranitev po dogodku.
Prijavno mesto postavite tako, da ne ovira čakalnega prostora. Evidenco prijavljenih, prijavne obrazce in izjave o odpovedi odgovornosti pripravite najmanj en dan prej.
Na dan dogodka pridite dovolj zgodaj za pregled celotne trase, starta in cilja. Preverite kilometrske označevalce, usmerjevalne table, parkiranje in dostop do toalet.
Prostovoljcem pred začetkom razdelite jasna navodila in določite, kdo spremlja start, cilj, križišča ter komunikacijo. Za daljšo traso pripravite radijske zveze ali dogovorjene mobilne telefone.
Vodo in prigrizke razporedite glede na število prijavljenih, ne glede na oceno udeležbe. Po koncu načrtujte še pobiranje smeti ob progi, čiščenje startnega in ciljnega območja ter odstranitev vseh markacij.

Pogosta vprašanja

Kako dolgo traja organizacija lokalnega tekaškega dogodka?: Za manjši dogodek si vzemite vsaj 4 do 6 tednov. V tem času uredite traso, morebitna dovoljenja, obvestila prebivalcem, prijave, prostovoljce in logistiko.
Kdaj je treba urediti dovoljenje za tekaški dogodek?: Preverite ga takoj, ko izberete traso, najbolje najmanj 4 tedne pred dogodkom. Če trasa uporablja cesto ali pot v začasni rabi, se zahteve razlikujejo glede na občino in lokacijo.
Koliko vode potrebujem za lokalni tek?: Količino določite glede na število prijavljenih, dolžino trase in vreme; za krajši tek naj bo voda na voljo pred startom in v cilju. Končno količino pripravite najmanj dan prej, skupaj z ledom in hladilnimi skrinjami.
Kdaj označiti traso tekaškega dogodka?: Trasо označite na dan dogodka, po jutranjem pregledu poti, da se izognete poškodbam ali premikom oznak. Po koncu jo preglejte še enkrat in odstranite vse trakove, table ter kilometre.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.