Kako organizirati vrtno zabavo brez zadnjega trenutka

Vrtno zabavo začnite načrtovati z lokacijo, datumom in številom gostov. Nato preverite, kam bodo šle mize, sedeži, hrana, sanitarije in razsvetljava, preden naročite opremo ali dekoracijo. Posebno pozornost namenite senci in rezervnemu načrtu za slabo vreme: paviljon, šotor ali nadstrešnica se ne uredijo v nekaj minutah. Na koncu zberite prehranske zahteve, potrdite udeležbo in določite časovnico postavitve.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

1
Določite namen vrtne zabave
2
Načrtujte postavitev razsvetljave
3
Izberite sladice
4
Pripravite senčna območja
2 oseb
5
Namestite dekoracije
4 oseb
6
Določite vrsto vrtne zabave
7
Spremljajte odzive gostov
8
Načrtujte postavitev cvetličnih dekoracij
9
Izberite vegetarijanske možnosti
10
Preverite zunanjo razsvetljavo
2 oseb
11
Uredite cvetlične aranžmaje
3 oseb
12
Izberite datum in uro dogodka
13
Stopite v stik z gosti, ki se niso odzvali
14
Pripravite časovnico dekoriranja
15
Izberite veganske možnosti
16
Preverite električne priključke
2 oseb
17
Namestite svetlobno opremo
2 oseb
18
Izberite lokacijo za vrtno zabavo
19
Potrdite prisotnost gostov
20
Raziskujte catering podjetja
21
Izberite možnosti, prijazne do alergenov
22
Pripravite sanitarije
2 oseb
23
Pripravite postaje za hrano
3 oseb
24
Preglejte vrtno lokacijo
2 oseb
25
Zabeležite prehranske zahteve
26
Zahtevajte ponudbe cateringa
27
Izračunajte količine hrane
28
Organizirajte zbirna mesta za odpadke
2 oseb
29
Pripravite postaje za pijačo
3 oseb
30
Izmerite razpoložljive prostore za dogodek
2 oseb
31
Zabeležite informacije o alergijah
32
Primerjajte ponudbe cateringa
33
Izračunajte količine pijače
34
Preverite vremenske napovedi
35
Preizkusite opremo za zabavo
2 oseb
36
Ocenite zmogljivost prizorišča
37
Zabeležite zahteve glede dostopnosti
38
Izberite catererja
39
Izberite alkoholne pijače
40
Potrdite končno prisotnost gostov
41
Pozdravite goste
4 oseb
42
Ocenite število gostov
43
Sestavite končni seznam gostov
44
Potrdite razpoložljivost cateringa
45
Izberite brezalkoholne pijače
46
Potrdite prihodnje čase ponudnikov
47
Pospremite goste po prizorišču
2 oseb
48
Sestavite začetni proračun dogodka
49
Izberite temo dogodka
50
Raziskujte dobavitelje pijač
51
Načrtujte strežbo kave
52
Kupite preostale potrebščine
53
Nadzirajte catering storitev
2 oseb
54
Razdelite proračun po stroškovnih kategorijah
55
Izberite barvno paleto dogodka
56
Izberite dobavitelje pijač
57
Načrtujte strežbo čaja
58
Organizirajte okrasje
2 oseb
59
Nadzirajte strežbo pijač
2 oseb
60
Pripravite predhodni časovni načrt dogodka
61
Določite koncept okrasitve
62
Raziskujte ponudnike zabave
63
Potrdite končni meni
64
Organizirajte servirno opremo
2 oseb
65
Koordinirajte zabavne aktivnosti
2 oseb
66
Zemljevid možnih organizacijskih tveganj
67
Ustvarite vizualno tablo navdiha
68
Rezervirajte storitve zabave
69
Pripravite informacije o meniju
70
Pripravite dokumente za dogodek
71
Rešujte nepričakovane težave
2 oseb
72
Pripravite načrt za slabo vreme
73
Načrtujte razporeditev vrta
74
Raziščite opremo za zaščito pred vremenom
75
Preglejte vrt pred dogodkom
2 oseb
76
Pripravite dnevni program dogodka
77
Koordinirajte odhod gostov
3 oseb
78
Sestavite seznam gostov
79
Označite vhodni prostor
80
Rezervirajte opremo za zaščito pred vremenom
81
Očistite zunanje površine
2 oseb
82
Določite odgovornosti osebju
83
Odstranite okrasje
3 oseb
84
Zberite kontaktne podatke gostov
85
Označite jedilni prostor
86
Potrdite dogovore z dobavitelji
87
Vzdržujte trato
2 oseb
88
Pripravite kontaktne podatke za nujne primere
89
Očistite vrt
4 oseb
90
Razvrstite goste
91
Označite prostor za sedenje
92
Sestavite seznam kontaktov dobaviteljev
93
Obrežite vrtne rastline
2 oseb
94
Pripravite podatke o plačilu za dobavitelje
95
Vrni najeto opremo
2 oseb
96
Pripravite besedilo vabila
97
Označite zabavni prostor
98
Določite način strežbe hrane
99
Odstranite nepotrebne predmete
2 oseb
100
Napolnite elektronske naprave
101
Zberite povratne informacije gostov
102
Oblikujte vabila
103
Načrtujte poti za goste
104
Sestavite meni
105
Pripravite vrtne poti
2 oseb
106
Pripravite dobrodošlico za goste
107
Izberite obliko vabila
108
Načrtujte razporeditev miz
109
Izberite predjedi
110
Preverite stanje vrtnega pohištva
2 oseb
111
Postavite mize
4 oseb
112
Pošlji vabila
113
Načrtujte razporeditev sedežev
114
Izberite glavne jedi
115
Uredite dodatna sedišča
2 oseb
116
Razporedite stole
4 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Accommodation

Dogodkovni šotor
Paviljon
Zunanja nadstrešnica
Terasni senčnik
Senca jadro
Zložljive mize
Jedilne mize
Koktajl mize
Zložljivi stoli
Vrtni stoli
Klopi
Zunanji blazini
Prevleke za stole
Namizni prti
Namizni tekači
Zunanji preprogi
Vhodna preproga
Zložljive pregrade
Okrasne blazine
Odeje za goste
Lounge stoli
Zunanje zofe
Stranske mizice
Opore za noge
Hladilne brisače
Buffetne mize
Barska miza
Barski stoli
Klobuki za goste proti soncu
Dežniki za dež
Vodotesne prevleke
Zunanje odeje
Piknik odeje za otroke

Technical

Prenosni oder
Zunanji grelniki
Ambientna razsvetljava
Lučke
Zunanje svetilke
Zunanji zvočniki
Mikrofon
Naprava za glasbeno predvajalno listo
Prenosni ventilatorji

Logistics

Servirni vozički
Stojalo za plašče
Obešalniki
Dobrodošlična miza za goste
Knjižica za goste
Imeznake
Imenske kartice
Tabla s številkami miz
Smerokazi
Tabla z napitki
Oznake za napitke

Decorations

Cvetlični aranžmaji
Sveže rože
Lončnice
Okrasne vaze
Cvetlični lonci
Girlande
Papirnate dekoracije
Tekstilne dekoracije
Okrasni trakovi
Baloni
Sveče
Držala za sveče
Laterne
Okrasna ogledala
Središčni okraski
Okrasne sklede
Sezonski okraski

Kitchen

Kozarci za penino
Servirne vilice
Ogrevalniki hrane
Posodice za omake
Vrči za sok
Vodni kozarci
Klešče
Vedra za led
Solnice
Šejker za koktajle
Termovka za kavo
Krožniki za večerjo
Desertni krožniki
Krožnički za zajtrk
Sklede za juho
Pladnji za postrežbo
Noži
Razstavni stojala za hrano
Pladnji za postrežbo
Zamaški
Lopatica za sladoled
Kozarci
Žlice
Košare za kruh
Aparat za napitke
Hladilniki za steklenice
Kozarci za vino
Servirne žlice
Chafing posode
Stekleničke za omake
Vrči za vodo
Skodelice za kavo
Serviete
Kalupi za led
Solilniki
Čajnik
Čajne skodelice
Obročki za serviete
Hladilne skrinje
Posodice za začimbe
Podstavki za skodelice
Namizni podstavki
Hlajene posode
Deske za rezanje
Kozarci za koktajle
Kompleti jedilnega pribora
Pladnji za postrežbo
Posode za shranjevanje hrane
Kuhinjski noži
Slamice
Vilice
Stojala za torte
Stekleni kozarci
Odpirači za steklenice
Mešalne palčke

Safety

Antiseptični robčki
Razkužilo za roke
Prenosna postaja za umivanje rok
Rokavice za enkratno uporabo
Varnostne table
Komplet za prvo pomoč
Obliži
Sredstvo proti insektom
Krema za sončenje
Svetilka za nujne primere
Gasilni aparat

Cleaning

Rokavno milo
Vreče za smeti
Reciklirane vrečke
Papirnate brisače
Vlažilni robčki
Robčki
Rezervni toaletni papir
Osvežilec zraka

Activities

Barvice
Krede
Zunanje igrače
Družabne igre
Palčke za milne mehurčke

Nasveti

Lokacijo preglejte podnevi in po temi. Tako boste pravočasno opazili pomanjkanje zunanje razsvetljave, preverili električne priključke ter določili, kam namestiti svetlobno opremo.
Senco načrtujte za ves čas dogodka, ne le za prihod gostov. Zaščitite jedilne mize in prostor za sedenje s senčniki, jadrom, paviljonom ali šotorom ter vnaprej določite rezervno rešitev ob dežju.
Postavitev razdelite na ločene cone: dobrodošlico, hrano, sedenje in sproščanje. Servirni voziček ali dodatna miza preprečita, da bi se gostje ves čas zbirali okoli ene jedilne mize.
Prehranske zahteve zberite pred dokončno izbiro menija. Poleg običajne ponudbe načrtujte vegetarijanske, veganske in alergikom prijazne možnosti ter jih jasno ločite na postajah za hrano.
Dekoracijo in cvetlične aranžmaje vključite v časovnico postavitve najmanj nekaj ur pred prihodom gostov. V istem terminu preverite še sanitarije, stole, mize, koše in delovanje luči, ker se te malenkosti najpogosteje opazijo prepozno.

Pogosta vprašanja

Kdaj začeti organizirati vrtno zabavo?: Osnovni načrt pripravite vsaj 3 do 4 tedne prej. Datum, lokacijo in seznam gostov določite najprej, opremo, catering in posebne prehranske možnosti pa potrdite čim prej.
Koliko prej moram potrditi goste za vrtno zabavo?: Za potrditev prisotnosti določite rok približno 7 dni pred zabavo. Gostom, ki se ne odzovejo, pišite še 3 do 5 dni prej, da lahko prilagodite količino hrane, sedežev in opreme.
Kako pripraviti vrtno zabavo, če bo deževalo?: Rezervno pokrito območje uredite najmanj 2 dni prej, če vremenska napoved kaže možnost dežja. Preverite, ali šotor, paviljon ali nadstrešnica pokrije tudi mize za hrano in prehod do sanitarij.
Koliko časa traja postavitev vrtne zabave?: Za manjšo zabavo računajte najmanj 2 do 3 ure za mize, sedeže, senco, luči in dekoracijo. Če postavljate šotor, več svetlobne opreme ali cvetlične aranžmaje, dodajte še 2 uri in opravite končni pregled pred prihodom gostov.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.