Jak uspořádat zahradní slavnost bez zmatku

Začněte účelem slavnosti, typem programu a počtem hostů, teprve potom řešte stoly, jídlo a výzdobu. Projděte zahradu ve stejnou denní dobu, v jaké se akce uskuteční, abyste odhalili nedostatek stínu, zásuvek nebo světla. Hostům pošlete datum a čas s předstihem a dietní požadavky uzavřete ještě před objednávkou cateringu. Nakonec vytvořte časový plán instalace, výdeje jídla a úklidu.

Zorganizujte tuto akci zdarma s Lizzt

Plán krok za krokem

Každý úkol s vlastním podseznamem, v pořadí, v jakém je opravdu potřebuješ.

1
Stanovte cíl zahradní slavnosti
2
Naplánujte rozmístění osvětlení
3
Vyberte dezerty
4
Připravte stinná místa
2 osob
5
Nainstalujte dekorace
4 osob
6
Stanovte typ zahradní slavnosti
7
Sledujte odpovědi hostů
8
Naplánujte rozmístění květinových dekorací
9
Vyberte vegetariánské varianty
10
Zkontrolujte venkovní osvětlení
2 osob
11
Uspořádejte květinové aranžmá
3 osob
12
Vyberte datum a čas akce
13
Kontaktujte hosty, kteří neodpověděli
14
Připravte časový plán dekorování
15
Vyberte veganské varianty
16
Otestujte elektrické přípojky
2 osob
17
Nainstalujte osvětlovací zařízení
2 osob
18
Vyberte místo pro zahradní slavnost
19
Potvrďte účast hostů
20
Prozkoumejte cateringové firmy
21
Vyberte varianty vhodné pro alergiky
22
Připravte hygienické zázemí
2 osob
23
Připravte výdejní stanoviště jídla
3 osob
24
Prohlédněte si zahradní prostor
2 osob
25
Zaznamenejte dietní požadavky
26
Vyžádejte si cenové nabídky cateringu
27
Vypočítejte množství jídla
28
Zorganizujte sběrná místa na odpad
2 osob
29
Připravte nápojová stanoviště
3 osob
30
Změřte dostupné prostory pro akci
2 osob
31
Zaznamenejte informace o alergiích
32
Porovnejte cenové nabídky cateringu
33
Vypočítejte množství nápojů
34
Zkontrolujte aktualizace počasí
35
Otestujte zábavní techniku
2 osob
36
Odhadněte kapacitu místa
37
Zaznamenejte požadavky na přístupnost
38
Vyberte catering
39
Vyberte alkoholické nápoje
40
Potvrďte konečnou účast hostů
41
Přivítejte hosty
4 osob
42
Odhadněte počet hostů
43
Vytvořte konečný seznam hostů
44
Potvrďte dostupnost cateringu
45
Vyberte nealkoholické nápoje
46
Potvrďte časy příjezdu dodavatelů
47
Doprovázejte hosty po místě konání
2 osob
48
Sestavte počáteční rozpočet akce
49
Vyberte téma akce
50
Prozkoumejte dodavatele nápojů
51
Naplánujte kávový servis
52
Kupte zbývající potřeby
53
Dozorujte cateringový servis
2 osob
54
Rozdělte rozpočet do nákladových kategorií
55
Vyberte barevnou paletu události
56
Vyberte dodavatele nápojů
57
Naplánujte servis čaje
58
Zařiďte dekorace
2 osob
59
Dohlédněte na servis nápojů
2 osob
60
Sestavte předběžný časový harmonogram události
61
Určete koncept dekorací
62
Prozkoumejte dodavatele zábavy
63
Potvrďte konečné menu
64
Zařiďte servírovací vybavení
2 osob
65
Koordinujte zábavní aktivity
2 osob
66
Zmapujte možná organizační rizika
67
Vytvořte vizuální nástěnku inspirace
68
Zarezervujte zábavní služby
69
Připravte informace o menu
70
Připravte dokumenty k události
71
Řešte neočekávané problémy
2 osob
72
Připravte nouzový plán pro špatné počasí
73
Naplánujte uspořádání zahrady
74
Prozkoumejte materiál na ochranu proti počasí
75
Zkontrolujte zahradu před událostí
2 osob
76
Sestavte denní program události
77
Koordinujte odchod hostů
3 osob
78
Sestavte seznam hostů
79
Označte vstupní zónu
80
Zarezervujte materiál na ochranu proti počasí
81
Vyčistěte venkovní plochy
2 osob
82
Přiřaďte personálu odpovědnosti
83
Odstraňte dekorace
3 osob
84
Shromážděte kontaktní údaje hostů
85
Označte jídelní prostor
86
Potvrďte dohody s dodavateli
87
Udržujte trávník
2 osob
88
Připravte nouzové kontaktní údaje
89
Vyčistěte zahradu
4 osob
90
Roztřiďte hosty
91
Označte prostor k sezení
92
Sestavte seznam kontaktů dodavatelů
93
Zastřihněte zahradní rostliny
2 osob
94
Připravte informace o platbách pro dodavatele
95
Vraťte pronajaté vybavení
2 osob
96
Připravte text pozvánky
97
Označte zónu zábavy
98
Určete způsob servírování jídla
99
Odstraňte nepotřebné předměty
2 osob
100
Nabijte elektronická zařízení
101
Shromážděte zpětnou vazbu hostů
102
Navrhněte pozvánky
103
Naplánujte trasy pohybu hostů
104
Sestavte menu
105
Připravte zahradní cesty
2 osob
106
Připravte uvítací materiály pro hosty
107
Zvolte formát pozvánky
108
Naplánujte uspořádání stolů
109
Vyberte předkrmy
110
Zkontrolujte stav zahradního nábytku
2 osob
111
Rozestavte stoly
4 osob
112
Rozeslat pozvánky
113
Naplánujte uspořádání sezení
114
Vyberte hlavní jídla
115
Zařiďte další místa k sezení
2 osob
116
Rozestavte židle
4 osob

Co budeš potřebovat

Seskupeno tak, jak se nakupuje, i s množstvím.

Accommodation

Eventový stan
Altán
Venkovní canopy
Terasový slunečník
Stínicí plachta
Skládací stoly
Jídelní stoly
Koktejlové stolky
Skládací židle
Zahradní židle
Lavičky
Venkovní polštáře
Potahy na židle
Ubrusy
Běhouny na stoly
Venkovní koberce
Rohožka
Skládací příčky
Dekorační polštáře
Přikrývky pro hosty
Křesla do lounge
Venkovní pohovky
Odkládací stolky
Podnožky
Chladicí ručníky
Bufetové stoly
Barový stůl
Barové židle
Sluneční klobouky pro hosty
Deštníky do deště
Voděodolné obaly
Venkovní deky
Piknikové deky pro děti

Technical

Přenosné pódium
Venkovní topidla
Dekorativní osvětlení
Světelné řetězy
Venkovní lampy
Venkovní reproduktory
Mikrofon
Zařízení na hudební playlist
Přenosné ventilátory

Logistics

Servírovací vozíky
Stojan na kabáty
Ramínka
Uvítací stůl pro hosty
Kniha hostů
Jmenovky
Jmenovky
Čísla stolů
Směrovky
Nápojový menu stojan
Štítky na nápoje

Decorations

Květinové aranžmá
Čerstvé květiny
Pokojové rostliny v květináčích
Dekorativní vázy
Květináče
Girlandy
Papírové dekorace
Látkové dekorace
Dekorativní stuhy
Balónky
Svíčky
Svícny
Lucerny
Dekorativní zrcadla
Stolní dekorace
Dekorativní mísy
Sezónní dekorace

Kitchen

Sklenice na šampaňské
Servírovací vidličky
Ohřívače jídel
Misky na omáčky
Džbány na džus
Sklenice na vodu
Kleště
Kbelíky na led
Nádobky na sůl
Shaker na koktejly
Termokonvice na kávu
Talíře na večeři
Dezertní talíře
Talířky na snídani
Misky na polévku
Servírovací mísy
Nože
Stojany na jídlo
Servírovací mísy
Vývrtky
Lžíce na zmrzlinu
Sklenice
Lžíce
Chlebové košíky
Nápojový automat
Chladicí obaly na lahve
Sklenice na víno
Servírovací lžíce
Chafing dishes
Láhve na omáčky
Džbány na vodu
Šálky na kávu
Ubrousky
Formičky na led
Dávkovače pepře
Čajová konvice
Šálky na čaj
Kroužky na ubrousky
Chladicí boxy
Nádobky na koření
Podšálky
Prostírání
Chlazené nádoby
Krájecí prkénka
Sklenice na koktejly
Sady příborů
Servírovací mísy
Nádoby na skladování potravin
Kuchyňské nože
Brčka
Vidličky
Stojany na dort
Skleněné dózy
Otvíráky na láhve
Míchátka

Safety

Antiseptické ubrousky
Dezinfekce na ruce
Přenosné stanoviště na mytí rukou
Jednorázové rukavice
Bezpečnostní cedule
Lékárnička
Obvazy
Repelent
Opalovací krém
Baterka pro nouzové situace
Hasicí přístroj

Cleaning

Mýdlo na ruce
Odpadkové pytle
Recyklované tašky
Papírové ručníky
Vlhčené ubrousky
Kapesníky
Náhradní toaletní papír
Osvěžovač vzduchu

Activities

Omalovánky
Křídy
Venkovní hračky
Deskové hry
Paličky na bublifuk

Tipy

Rozmístění si nakreslete podle zón: vstupní stůl, sezení, výdej jídla, stinná místa a hygienické zázemí. Nechte průchody široké alespoň 1 metr, aby se hosté i obsluha nemuseli prodírat mezi židlemi.
Stín řešte dříve než dekorace. Pro každého hosta počítejte přibližně s 0,5–1 m² zastíněné plochy a ověřte, zda altán, canopy nebo slunečníky neblokují výdej jídla.
Odpovědi hostů sledujte v jednom seznamu a neodpovědící kontaktujte nejpozději 7 dní před slavností. Počet potvrzených osob použijte pro catering, vegetariánské a veganské porce i varianty pro alergiky.
Elektrické přípojky otestujte před instalací světel a případného pódia, ne až v den akce. Kabely veďte mimo hlavní trasy a osvětlení zapněte při zkoušce nejméně 2 hodiny před příchodem hostů.
Dekorování rozdělte na přípravu květin, instalaci světel a rozmístění stolů. Počítejte alespoň s 60–90 minutami na závěrečnou kontrolu, doplnění hygienického zázemí a přesun jídel na výdejní stanoviště.

Časté otázky

Kdy začít plánovat zahradní slavnost?: S přípravou začněte alespoň 4 týdny předem, pokud čekáte více než 20 hostů nebo objednáváte catering. Týden před akcí už by měl být známý počet hostů, jejich dietní požadavky i rozmístění zahrady.
Kolik místa potřebuji na zahradní slavnost?: Pro pohodlné sezení počítejte přibližně s 1,5–2 m² na osobu, podle množství stolů a programu. K tomu přidejte prostor pro výdej jídla, průchody, stín a hygienické zázemí.
Kdy potvrdit počet hostů cateringu?: Předběžný počet pošlete cateringu nejpozději 10–14 dní před slavností. Konečné změny uzavřete podle podmínek dodavatele, ideálně 5–7 dní předem, aby šlo připravit speciální porce.
Jak dlouho před zahradní slavností instalovat výzdobu a osvětlení?: Stoly, světla a hlavní dekorace připravte 2–3 hodiny před příchodem hostů. Květinová aranžmá a jídlo dokončujte až nakonec, aby zůstaly čerstvé a nepřekážely při pohybu po zahradě.

Spusť tento plán v Lizztu

Všechny úkoly a věci z této stránky, připravené ve tvé vlastní akci. Pozvi lidi, rozdělte si práci a uvidíš, kdo co udělal.