Näin järjestät toimivat puutarhajuhlat

Aloita puutarhajuhlista päättämällä tarkoitus, juhlatyyppi, paikka, päivämäärä ja kellonaika. Sen jälkeen vahvista vierasmäärä ja kirjaa ruokavaliot, jotta tarjoilu, pöydät ja istumapaikat voidaan mitoittaa oikein. Sää, varjo, valaistus ja saniteettitilat ratkaisevat usein enemmän kuin koristeet. Etene ensin rakenteista ja tarjoilusta, viimeistele koristelu vasta lähempänä juhlapäivää.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä puutarhajuhlien tarkoitus
2
Suunnittele valaistuksen sijoittelu
3
Valitse jälkiruoat
4
Valmistele varjoisat alueet
2 henkilöä
5
Asenna koristeet
4 henkilöä
6
Määritä puutarhajuhlien tyyppi
7
Seuraa vieraiden vastauksia
8
Suunnittele kukkakoristeiden sijoittelu
9
Valitse kasvisvaihtoehdot
10
Tarkista ulkovalaistus
2 henkilöä
11
Asettele kukka-asetelmat
3 henkilöä
12
Valitse tapahtuman päivämäärä ja aika
13
Ota yhteyttä vieraisiin, jotka eivät ole vastanneet
14
Valmistele koristelun aikataulu
15
Valitse vegaaniset vaihtoehdot
16
Testaa sähkökytkennät
2 henkilöä
17
Asenna valaistuslaitteet
2 henkilöä
18
Valitse puutarhajuhlien paikka
19
Vahvista vieraiden osallistuminen
20
Tutki catering-yrityksiä
21
Valitse allergiaystävälliset vaihtoehdot
22
Valmistele saniteettitilat
2 henkilöä
23
Valmistele tarjoilupisteet
3 henkilöä
24
Tarkasta puutarhatila
2 henkilöä
25
Kirjaa ruokavaliotoiveet
26
Pyydä catering-tarjouksia
27
Laske ruokamäärät
28
Järjestä jätteiden keräyspisteet
2 henkilöä
29
Valmistele juomapisteet
3 henkilöä
30
Mittaa käytettävissä olevat tapahtumatilat
2 henkilöä
31
Kirjaa allergiatiedot
32
Vertaile catering-tarjouksia
33
Laske juomamäärät
34
Tarkista sääpäivitykset
35
Testaa viihdelaitteet
2 henkilöä
36
Arvioi tilan kapasiteetti
37
Kirjaa esteettömyysvaatimukset
38
Valitse catering-yritys
39
Valitse alkoholijuomat
40
Vahvista vieraiden lopullinen osallistuminen
41
Toivota vieraat tervetulleiksi
4 henkilöä
42
Arvioi vieraiden määrä
43
Laadi lopullinen vieraslista
44
Vahvista cateringin saatavuus
45
Valitse alkoholittomat juomat
46
Vahvista toimittajien saapumisajat
47
Opasta vieraat tilan läpi
2 henkilöä
48
Laadi tapahtuman alkuperäinen budjetti
49
Valitse tapahtuman teema
50
Tutki juomatoimittajia
51
Suunnittele kahvitarjoilu
52
Hanki puuttuvat tarvikkeet
53
Valvo catering-palvelua
2 henkilöä
54
Jaa budjetti kustannusluokkiin
55
Valitse tapahtuman väripaletti
56
Valitse juomatoimittajat
57
Suunnittele teen tarjoilu
58
Järjestä koristelut
2 henkilöä
59
Valvo juomatarjoilua
2 henkilöä
60
Laadi tapahtuman alustava aikataulu
61
Määritä koristelukonsepti
62
Tee selvitys viihdetarjoajista
63
Vahvista lopullinen menu
64
Järjestä tarjoiluastiat
2 henkilöä
65
Koordinoi viihdeaktiviteetit
2 henkilöä
66
Tunnista mahdolliset järjestelyihin liittyvät riskit
67
Tee visuaalinen inspiraatiotaulu
68
Varaa viihdepalvelut
69
Valmistele menutiedot
70
Valmistele tapahtuma-asiakirjat
71
Hoida odottamattomat ongelmat
2 henkilöä
72
Valmistele varasuunnitelma huonon sään varalle
73
Suunnittele puutarhan pohjaratkaisu
74
Tee selvitys säänsuojamateriaaleista
75
Tarkasta puutarha ennen tapahtumaa
2 henkilöä
76
Laadi tapahtuman päivän aikataulu
77
Koordinoi vieraiden poistuminen
3 henkilöä
78
Laadi vieraslista
79
Merkitse sisäänkäyntialue
80
Varaa säänsuojamateriaaleja
81
Puhdista ulkopinnat
2 henkilöä
82
Määritä vastuut henkilökunnalle
83
Poista koristeet
3 henkilöä
84
Kerää vieraiden yhteystiedot
85
Merkitse ruokailualue
86
Vahvista toimittajien sopimukset
87
Hoida nurmikkoa
2 henkilöä
88
Valmistele hätäkaiyhteystiedot
89
Puhdista puutarha
4 henkilöä
90
Luokittele vieraat
91
Merkitse istuma-alue
92
Laadi toimittajien yhteystiedot
93
Leikkaa puutarhakasvit
2 henkilöä
94
Valmistele toimittajien maksutiedot
95
Palauta vuokratut laitteet
2 henkilöä
96
Valmistele kutsuteksti
97
Merkitse viihdealue
98
Määritä ruoan tarjoilutapa
99
Poista tarpeettomat esineet
2 henkilöä
100
Lataa elektroniset laitteet
101
Kerää palautetta vierailta
102
Suunnittele kutsut
103
Suunnittele vieraiden kulkureitit
104
Koosta menu
105
Valmistele puutarhapolut
2 henkilöä
106
Valmistele tervetuliaismateriaali vieraille
107
Valitse kutsun formaatti
108
Suunnittele pöytäjärjestys
109
Valitse alkupalat
110
Tarkista puutarhakalusteiden kunto
2 henkilöä
111
Pystytä pöydät
4 henkilöä
112
Lähetä kutsut
113
Suunnittele istumajärjestys
114
Valitse pääruoat
115
Järjestä lisäistumapaikkoja
2 henkilöä
116
Järjestä tuolit
4 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Accommodation

Tapahtumateltta
Paviljonki
Ulkokatos
Terassivarjo
Varjokatos
Taittopöydät
Ruokapöydät
Cocktailpöydät
Taittotuolit
Puutarhatuolit
Penkit
Ulkotyynyt
Tuolihuput
Pöytäliinat
Pöytäjuoksut
Ulkomatot
Sisäänkäyntimatto
Taittuvat väliseinät
Koristetyynyt
Viltit vieraille
Lepotuolit
Ulkosohvat
Sivupöydät
Jalkarahit
Viileät pyyhkeet
Buffetpöydät
Baaripöytä
Baarijakkarat
Aurinkohatut vieraille
Sateenvarjot
Vedenpitävät suojat
Ulkohuovat
Lasten piknikpeitot

Technical

Siirrettävä lava
Ulkolämmittimet
Tunnusvalot
Valosarjat
Ulkovalaisimet
Ulkokaiuttimet
Mikrofoni
Laitteisto soittolistalle
Kannettavat tuulettimet

Logistics

Tarjoiluvaunut
Naulakko
Vaateripustimet
Vieraiden tervetuliaispöytä
Vieraskirja
Nimikyltit
Paikkakortit
Pöytänumerokyltit
Opasteet
Juomavalikko
Juomakyltit

Decorations

Kukka-asetelmat
Tuoreet kukat
Ruukkukasvit
Koristeelliset maljakot
Kukkaruukut
Koristenauhat
Paperikoristeet
Tekstiilikoristeet
Koristenauhat
Ilmapallot
Kynttilät
Kynttilänjalat
Lyhdyt
Koristepeilit
Keskipöydän koristeet
Koristelautaset
Kausikoristeet

Kitchen

Samppanjalasit
Tarjoiluhaarukat
Lämpöastiat
Kastikeastiat
Mehukannut
Lasit vedelle
Pihdit
Jääastiat
Suola-astiat
Cocktailshaker
Kahvitermos
Pääruokalautaset
Jälkiruokalautaset
Aamiaislautaset
Keittokulhot
Tarjoiluvadit
Veitset
Ruokatarjoilut
Tarjoiluvadit
Korkinavaajat
Jäätelökauha
Lasit
Lusikat
Leipäkorit
Juoma-automaatti
Pullonjäähdyttimet
Viinilasit
Tarjoilulusikat
Chafing dishes
Kastikepullot
Vesikannut
Kahvikupit
Servetit
Jääpalamuotit
Pippurisirottimet
Teekannu
Teekupit
Servettirenkaat
Kylmälaukut
Maustepurkit
Lautasalusset
Pöytätabletti
Jäähdytetyt säilytysastiat
Leikkuulaudat
Cocktaillasit
Aterinsetit
Tarjoiluvadit
Ruoan säilytysastiat
Keittiöveitset
Pillit
Haarukat
Kakkuvadit
Lasipurkit
Pullonavaajat
Sekoittimet

Safety

Antiseptiset pyyhkeet
Käsidesi
Kannettava käsienpesupiste
Kertakäyttökäsineet
Turvakyltit
EA-pakkaus
Laastarit
Hyönteiskarkote
Aurinkovoide
Hätätaskulamppu
Sammutin

Cleaning

Käsisaippua
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Paperipyyhkeet
Kosteuspyyhkeet
Nenäliinat
Varaa WC-paperia
Ilmanraikastin

Activities

Värityskirjat
Liidut
Ulkolelut
Pelit
Saippuakuplakepit

Vinkit

Vahvista osallistujat viimeistään 7 päivää ennen juhlia. Ota vastaamatta jättäneisiin vieraisiin yhteyttä 2–3 päivää ennen, jotta ruokamäärät ja istumapaikat eivät jää arvauksen varaan.
Tarkasta puutarhatila vähintään viikkoa ennen: mittaa pöydille, kulkureiteille ja varjoalueille tarvittava tila. Jätä tarjoilupisteen eteen vähintään noin 1,2 metriä vapaata liikkumatilaa.
Varaa sateen ja kuuman sään varalle teltta, paviljonki tai muu katos ennen kutsujen lähettämistä. Suunnittele varjoisat alueet niin, että jokaiselle vieraalle on istumapaikka myös päivän aurinkoisimpina tunteina.
Testaa ulkovalaistus ja kaikki sähköliitännät samana vuorokaudenaikana kuin juhlat järjestetään, viimeistään edellisenä iltana. Valaise sisäänkäynti, tarjoilualue ja kulkureitit erikseen, jotta pimeät kohdat eivät yllätä.
Tee koristelulle oma aikataulu ja jätä kukka-asetelmat sekä valaisimien asennus viimeisteltäviksi juhlapäivänä. Varaa tarjoilupisteet ja saniteettitilat valmiiksi vähintään 2 tuntia ennen ensimmäisten vieraiden saapumista.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka paljon etukäteen puutarhajuhlat kannattaa suunnitella?: Varaa suunnitteluun vähintään 3–4 viikkoa, jos tarvitset katoksen, kalusteita tai catering-palvelun. Vierasmäärä ja ruokavaliotoiveet kannattaa vahvistaa viimeistään 7 päivää ennen juhlia.
Miten puutarhajuhliin varaudutaan sateen varalta?: Päätä säävarasuunnitelma vähintään viikkoa ennen tapahtumaa ja varmista katos tai teltta ajoissa. Älä siirrä päätöstä juhlapäivän aamuun, sillä kalusteiden ja tarjoilun järjestely voi vaatia 2–3 tuntia.
Kuinka paljon ruokaa ja juomaa puutarhajuhliin tarvitaan?: Mitoita tarjoilu vahvistetun vierasmäärän perusteella ja lisää ruokaa noin 10 prosenttia, jos vierasmäärä tai tarjoilun kesto on epävarma. Varaa ensimmäiselle tunnille noin 2–3 juomaa henkilöä kohden ja tarkista erityisruokavaliot 7 päivää ennen.
Milloin puutarhajuhlien valaistus pitää testata?: Testaa sähkökytkennät ja valaisimet viimeistään juhlia edeltävänä iltana, mieluiten samaan aikaan kuin juhlat alkavat. Tarkista erikseen sisäänkäynti, ruokailualue, saniteettitilat ja kulkureitit.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.