Organiser une fête dans le jardin sans rien oublier

Une fête dans le jardin se prépare d’abord avec le lieu et l’horaire, puis avec les invités, les repas et l’aménagement. Commence par inspecter le terrain : accès, prises électriques, éclairage, sanitaires et zones d’ombre. Prévois ensuite les tables, les assises et un plan B avec une tente, un auvent ou un espace couvert. Les dernières heures servent surtout à installer la décoration, les fleurs, les stations de service et l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

1
Définir l’objectif de la fête dans le jardin
2
Planifier l’emplacement de l’éclairage
3
Sélectionner les desserts
4
Préparer des zones ombragées
2 personnes
5
Installer les décorations
4 personnes
6
Définir le type de fête dans le jardin
7
Suivre les réponses des invités
8
Planifier l’emplacement des décorations florales
9
Choisir des options végétariennes
10
Vérifier l’éclairage extérieur
2 personnes
11
Disposer les compositions florales
3 personnes
12
Choisir la date et l’heure de l’événement
13
Contacter les invités qui n’ont pas répondu
14
Préparer le calendrier des décorations
15
Choisir des options véganes
16
Tester les branchements électriques
2 personnes
17
Installer l’éclairage
2 personnes
18
Choisir le lieu de la fête dans le jardin
19
Confirmer la présence des invités
20
Rechercher des traiteurs
21
Choisir des options adaptées aux allergies
22
Préparer les sanitaires
2 personnes
23
Préparer les stations de restauration
3 personnes
24
Inspecter le lieu du jardin
2 personnes
25
Noter les besoins alimentaires
26
Demander des devis de traiteurs
27
Calculer les quantités de nourriture
28
Organiser les points de collecte des déchets
2 personnes
29
Préparer les stations de boissons
3 personnes
30
Mesurer les espaces événementiels disponibles
2 personnes
31
Noter les informations sur les allergies
32
Comparer les devis des traiteurs
33
Calculer les quantités de boissons
34
Vérifier les mises à jour météo
35
Tester le matériel de divertissement
2 personnes
36
Estimer la capacité du lieu
37
Noter les besoins d’accessibilité
38
Choisir le traiteur
39
Sélectionner des boissons alcoolisées
40
Confirmer la présence définitive des invités
41
Accueillir les invités
4 personnes
42
Estimer le nombre d’invités
43
Établir la liste finale des invités
44
Confirmer la disponibilité du traiteur
45
Sélectionner des boissons sans alcool
46
Confirmer les heures d’arrivée des prestataires
47
Guider les invités à travers le lieu
2 personnes
48
Établir le budget initial de l’événement
49
Choisir le thème de l’événement
50
Rechercher des fournisseurs de boissons
51
Planifier le service du café
52
Acheter les fournitures restantes
53
Surveiller le service de traiteur
2 personnes
54
Répartir le budget par catégorie de coûts
55
Sélectionner la palette de couleurs de l’événement
56
Sélectionner des fournisseurs de boissons
57
Planifier le service du thé
58
Organiser les décorations
2 personnes
59
Surveiller le service des boissons
2 personnes
60
Établir le calendrier préliminaire de l’événement
61
Définir le concept de décoration
62
Rechercher des prestataires de divertissement
63
Confirmer le menu final
64
Organiser le matériel de service
2 personnes
65
Coordonner les activités de divertissement
2 personnes
66
Identifier les risques organisationnels potentiels
67
Créer un tableau d'inspiration visuel
68
Réserver les services de divertissement
69
Préparer les informations du menu
70
Préparer les documents de l'événement
71
Gérer les imprévus
2 personnes
72
Préparer un plan d'urgence en cas de mauvais temps
73
Planifier l'agencement du jardin
74
Rechercher du matériel de protection contre les intempéries
75
Inspecter le jardin avant l'événement
2 personnes
76
Établir le programme de la journée
77
Coordonner le départ des invités
3 personnes
78
Établir la liste des invités
79
Marquer la zone d'entrée
80
Réserver du matériel de protection contre les intempéries
81
Nettoyer les surfaces extérieures
2 personnes
82
Attribuer les responsabilités au personnel
83
Retirer les décorations
3 personnes
84
Collecter les coordonnées des invités
85
Marquer la zone de restauration
86
Confirmer les accords avec les fournisseurs
87
Entretenir la pelouse
2 personnes
88
Préparer les contacts d'urgence
89
Nettoyer le jardin
4 personnes
90
Catégoriser les invités
91
Marquer la zone d'assise
92
Établir la liste de contacts des fournisseurs
93
Tailler les plantes du jardin
2 personnes
94
Préparer les informations de paiement pour les fournisseurs
95
Rendre le matériel loué
2 personnes
96
Préparer le texte de l'invitation
97
Marquer la zone de divertissement
98
Déterminer le mode de service des repas
99
Retirer les objets inutiles
2 personnes
100
Recharger les appareils électroniques
101
Recueillir les retours des invités
102
Concevoir les invitations
103
Planifier les parcours des invités
104
Composer le menu
105
Préparer les allées du jardin
2 personnes
106
Préparer le matériel de bienvenue pour les invités
107
Choisir le format de l'invitation
108
Planifier la disposition des tables
109
Choisir les entrées
110
Vérifier l'état du mobilier de jardin
2 personnes
111
Installer les tables
4 personnes
112
Envoyer les invitations
113
Planifier l'agencement des sièges
114
Choisir les plats principaux
115
Prévoir des places assises supplémentaires
2 personnes
116
Disposer les chaises
4 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Hébergement

Tente d'événement
Tonnelle
Canopée extérieure
Parasol de terrasse
Voile d'ombrage
Tables pliantes
Tables à manger
Tables de cocktail
Chaises pliantes
Chaises de jardin
Banquettes
Coussins d'extérieur
Housses de chaise
Nappes
Chemins de table
Tapis d'extérieur
Tapis d'entrée
Panneaux de séparation pliants
Coussins décoratifs
Couvertures pour les invités
Fauteuils lounge
Canapés d'extérieur
Tables d'appoint
Repose-pieds
Serviettes rafraîchissantes
Tables de buffet
Table de bar
Tabourets de bar
Chapeaux de soleil pour les invités
Parapluies de pluie
Housses imperméables
Couvertures d’extérieur
Couvertures de pique-nique pour enfants

Technique

Scène portable
Chauffages d'extérieur
Éclairage d'ambiance
Guirlandes lumineuses
Lampes d'extérieur
Enceintes d’extérieur
Microphone
Appareil pour playlist musicale
Ventilateurs portables

Logistique

Chariots de service
Porte-manteaux
Cintres
Table d'accueil pour les invités
Livre d'or
Badges nominatifs
Cartes de placement
Panneaux numérotés de table
Panneaux directionnels
Panneau du menu des boissons
Étiquettes de boissons

Décoration

Compositions florales
Fleurs fraîches
Plantes en pot
Vases décoratifs
Pots de fleurs
Guirlandes
Décorations en papier
Décorations en tissu
Rubans décoratifs
Ballons
Bougies
Bougeoirs
Lanternes
Miroirs décoratifs
Centres de table
Coupelles décoratives
Décorations saisonnières

Cuisine

Verres à champagne
Fourchettes de service
Réchauffe-plats
Saucières
Carafes à jus
Verres à eau
Pinces
Seaux à glace
Salières
Shaker à cocktails
Thermos à café
Assiettes de dîner
Assiettes à dessert
Assiettes à petit-déjeuner
Soupières
Plateaux de service
Couteaux
Présentoirs à nourriture
Plateaux de service
Tire-bouchons
Cuillère à glace
Verres
Cuillères
Paniers à pain
Distributeur de boissons
Refroidisseurs à bouteilles
Verres à vin
Cuillères de service
Bains-marie
Bouteilles à sauce
Carafes à eau
Tasses à café
Serviettes
Bacs à glaçons
Moulins à sel et à poivre
Théière
Tasses à thé
Ronds de serviette
Glacières
Ramequins à épices
Sous-tasses
Set de table
Contenants réfrigérés
Planches à découper
Verres à cocktail
Couverts
Plateaux de service
Contenants de conservation des aliments
Couteaux de cuisine
Pailles
Fourchettes
Présentoirs à gâteaux
Bocaux en verre
Tire-bouchons
Bâtonnets mélangeurs

Sécurité

Lingettes antiseptiques
Désinfectant pour les mains
Station de lavage des mains portable
Gants jetables
Panneaux de sécurité
Trousse de premiers secours
Pansements
Répulsif anti-insectes
Crème solaire
Lampe de poche d’urgence
Extincteur

Nettoyage

Savon pour les mains
Sacs poubelle
Sacs recyclés
Essuie-tout
Lingettes humides
Mouchoirs en papier
Papier toilette de rechange
Désodorisant d’air

Activités

Livres de coloriage
Craies
Jouets d’extérieur
Jeux de société
Baguettes pour bulles de savon

Conseils

Inspecte le jardin au moins 7 jours avant : vérifie le sol, les passages, les prises électriques et l’accès aux sanitaires. Teste chaque branchement avant l’installation définitive.
Prévois une zone ombragée pour chaque groupe de 4 à 6 personnes. Les parasols, voiles d’ombrage, tonnelles ou tentes doivent être installés avant l’arrivée des invités, pas pendant le repas.
Demande les réponses et les régimes alimentaires au plus tard 5 jours avant. Relance les personnes qui n’ont pas répondu afin d’ajuster les options végétariennes, végétaliennes et adaptées aux allergies.
Organise les repas en stations distinctes : boissons, plats et desserts. Place les tables de service de façon à éviter un attroupement près de la porte ou du barbecue.
Garde l’éclairage et le confort pour la fin de la préparation, mais réserve-leur au moins 2 heures. Installe les guirlandes, teste les raccordements et prévois des chauffages d’extérieur ou des couvertures si la soirée se prolonge.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête dans le jardin ?: Commence environ 3 semaines avant pour choisir la date, le lieu et le type de fête. Termine les réponses des invités et les besoins alimentaires au moins 5 jours avant.
Combien de temps faut-il pour préparer un jardin avant une fête ?: Prévois 3 à 4 heures le jour même pour installer les tables, les chaises, les zones d’ombre, les stations de repas et la décoration. Ajoute 1 heure pour tester l’éclairage et les prises électriques.
Que prévoir s’il pleut pendant une fête dans le jardin ?: Prépare une tente, une tonnelle ou un auvent couvrant les places assises et les tables de service. Vérifie cette solution au moins 48 heures avant et garde une zone intérieure libre comme solution de repli.
Combien de places assises prévoir pour une fête dans le jardin ?: Prévois une place assise par invité si le repas est servi à table. Pour un buffet, compte environ 70 à 80 % de places assises et complète avec des tables hautes, des bancs ou des fauteuils de salon.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.