Så planerar du en trädgårdsfest från början till slut

Börja med syftet, datumet och platsen innan du väljer mat eller dekorationer. En trädgårdsfest kräver mer logistik än ett vanligt inomhuskalas: gästerna behöver skugga, sittplatser, fungerande belysning och tillgång till toalett. Planera också för väderomslag och kontrollera elanslutningarna i god tid. Följ upp svaren tidigt, så att mängden mat, stolar och bord kan anpassas efter det faktiska antalet gäster.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Bestäm syftet med trädgårdsfesten
2
Planera placeringen av belysningen
3
Välj desserter
4
Förbered skuggiga platser
2 personer
5
Installera dekorationer
4 personer
6
Bestäm typen av trädgårdsfest
7
Följ upp gästernas svar
8
Planera placeringen av blomdekorationer
9
Välj vegetariska alternativ
10
Kontrollera utomhusbelysningen
2 personer
11
Arrangera blomsterdekorationer
3 personer
12
Välj datum och tid för evenemanget
13
Kontakta gäster som inte har svarat
14
Förbered dekorationstidsplanen
15
Välj veganska alternativ
16
Testa elanslutningarna
2 personer
17
Installera belysningsutrustning
2 personer
18
Välj plats för trädgårdsfesten
19
Bekräfta gästernas närvaro
20
Undersök cateringföretag
21
Välj allergivänliga alternativ
22
Förbered sanitetsutrymmen
2 personer
23
Förbered matstationer
3 personer
24
Inspektera trädgårdslokalen
2 personer
25
Notera kostönskemål
26
Begär cateringofferter
27
Beräkna matmängder
28
Ordna insamlingspunkter för avfall
2 personer
29
Förbered dryckesstationer
3 personer
30
Mät upp tillgängliga evenemangsytor
2 personer
31
Notera allergiuppgifter
32
Jämför cateringofferter
33
Beräkna dryckesmängder
34
Kontrollera väderuppdateringar
35
Testa underhållningsutrustning
2 personer
36
Uppskatta lokalens kapacitet
37
Notera tillgänglighetskrav
38
Välj cateringfirma
39
Välj alkoholhaltiga drycker
40
Bekräfta slutlig gästnärvaro
41
Välkomna gästerna
4 personer
42
Uppskatta antalet gäster
43
Ta fram den slutliga gästlistan
44
Bekräfta tillgången på catering
45
Välj alkoholfria drycker
46
Bekräfta leverantörernas ankomsttider
47
Vägled gästerna genom lokalen
2 personer
48
Ta fram den initiala evenemangsbudgeten
49
Välj evenemangets tema
50
Undersök dryckesleverantörer
51
Planera kaffeserveringen
52
Köp återstående tillbehör
53
Övervaka cateringtjänsten
2 personer
54
Fördela budgeten på kostnadskategorier
55
Välj evenemangets färgpalett
56
Välj dryckesleverantörer
57
Planera teserveringen
58
Organisera dekorationer
2 personer
59
Övervaka dryckesserveringen
2 personer
60
Upprätta evenemangets preliminära tidslinje
61
Bestäm dekorationstemat
62
Undersök underhållningsleverantörer
63
Bekräfta den slutgiltiga menyn
64
Organisera serveringsutrustning
2 personer
65
Samordna underhållningsaktiviteter
2 personer
66
Kartlägg möjliga organisatoriska risker
67
Skapa en visuell inspirationsboard
68
Boka underhållningstjänster
69
Förbered menyns information
70
Förbered evenemangsunderlag
71
Hantera oväntade problem
2 personer
72
Förbered en nödplan för dåligt väder
73
Planera trädgårdens layout
74
Undersök väderskyddsmaterial
75
Inspektera trädgården inför evenemanget
2 personer
76
Upprätta evenemangets dagschema
77
Samordna gästernas avfärd
3 personer
78
Upprätta gästlistan
79
Markera entréområdet
80
Reservera väderskyddsmaterial
81
Rengör utomhusytor
2 personer
82
Dela ut ansvar till personalen
83
Ta bort dekorationer
3 personer
84
Samla in gästernas kontaktuppgifter
85
Markera matplatsen
86
Bekräfta leverantörsavtal
87
Sköt gräsmattan
2 personer
88
Förbered nödkontaktuppgifter
89
Rengör trädgården
4 personer
90
Kategorisera gäster
91
Markera sittplatsområdet
92
Upprätta leverantörernas kontaktlista
93
Beskär trädgårdsväxter
2 personer
94
Förbered betalningsinformation för leverantörer
95
Lämna tillbaka hyrd utrustning
2 personer
96
Förbered inbjudningstexten
97
Markera underhållningsområdet
98
Bestäm hur maten ska serveras
99
Ta bort onödiga föremål
2 personer
100
Ladda elektroniska enheter
101
Samla in feedback från gäster
102
Designa inbjudningarna
103
Planera gästernas gångvägar
104
Sätt ihop menyn
105
Förbered trädgårdsgångarna
2 personer
106
Förbered välkomstmaterial för gäster
107
Välj inbjudningsformat
108
Planera bordsplaceringen
109
Välj förrätter
110
Kontrollera skicket på trädgårdsmöblerna
2 personer
111
Ställ fram bord
4 personer
112
Skicka inbjudningar
113
Planera sittordningen
114
Välj huvudrätter
115
Ordna extra sittplatser
2 personer
116
Ställ i ordning stolar
4 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Accommodation

Evenemangstält
Paviljong
Utomhuscanopy
Terrassparasoll
Skuggsegel
Hopfällbara bord
Matbord
Cocktailbord
Hopfällbara stolar
Trädgårdsstolar
Bänkar
Utomhuskuddar
Stolsöverdrag
Bordsdukar
Bordslöpare
Utomhusmattor
Entrématta
Hopfällbara skärmväggar
Dekorativa kuddar
Filtar till gäster
Loungefåtöljer
Utomhussoffor
Sidobord
Fotpallar
Kylhanddukar
Buffébord
Bardbord
Barstolar
Solhattar för gäster
Paraplyer för regn
Vattentäta överdrag
Utomhusfiltar
Picknickfiltar för barn

Technical

Portabel scen
Utevärmare
Stämningsbelysning
Ljusslingor
Utomhuslampor
Utomhushögtalare
Mikrofon
Enhet för musikspellista
Bärbara fläktar

Logistics

Serveringsvagnar
Klädställning
Klädhängare
Välkomstbord för gäster
Gästbok
Namnskyltar
Bordsplaceringskort
Bordsnummerskyltar
Vägvisare
Dryckesmeny
Dryckesetiketter

Decorations

Blomsterarrangemang
Färska blommor
Kruka växter
Dekorativa vaser
Blomkrukor
Girlanger
Pappersdekorationer
Tygerdekorationer
Dekorativa band
Ballonger
Ljus
Ljushållare
Lyktor
Dekorativa speglar
Bordsdekorationer
Dekorativa skålar
Säsongsdekorationer

Kitchen

Champagneglas
Serveringsgafflar
Värmehållare för mat
Såsskålar
Saftkaraffer
Vattenglas
Tänger
Ishinkar
Saltkar
Cocktailshaker
Kaffetermos
Middagstallrikar
Desserttallrikar
Frukosttallrikar
Soppskålar
Serveringsfat
Knivar
Matdisplayer
Serveringsfat
Korkar
Issked
Glas
Slevar
Brödkorgar
Dryckesautomat
Flaskkylare
Vinglas
Serveringsskedar
Chafing dishes
Såsflaskor
Vattenkaraffer
Kaffekoppar
Servetter
Isformar
Papperskvarnar för peppar
Tekanna
Tekoppar
Servettringar
Kylboxar
Kryddburkar
Fat
Bordsunderlägg
Kylda behållare
Skärbrädor
Cocktailglas
Bestickset
Serveringsfat
Matförvaringsbehållare
Köksknivar
Sugrör
Gafflar
Tårtfat
Glasburkar
Flasköppnare
Rörpinnar

Safety

Antiseptiska våtservetter
Handdesinfektion
Bärbar handtvättstation
Engångshandskar
Säkerhetsskyltar
Första hjälpen-kit
Förband
Insektsmedel
Solkräm
Ficklampa för nödsituationer
Brandsläckare

Cleaning

Handtvål
Sopsäckar
Återvunna påsar
Pappershanddukar
Våtservetter
Pappersnäsdukar
Extra toalettpapper
Luftfräschare

Activities

Målarböcker
Kritor
Uteleksaker
Brädspel
Bubbelstav

Tips

Bestäm datum, tid och festens upplägg minst fyra veckor i förväg. Skicka inbjudningarna direkt och kontakta dem som inte svarat senast 7–10 dagar före festen.
Inspektera trädgården innan du möblerar. Mät ytorna för tält, paviljong och bord, och lämna tydliga gångar mellan entré, matstationer och sittplatser.
Planera skugga för hela sällskapet under de varmaste timmarna. Kombinera parasoll, skuggsegel eller canopy med extra stolar, filtar och en plan för kyligare väder.
Bestäm menyn efter bekräftat gästantal och fråga om allergier, vegetariska, veganska och andra kostönskemål senast en vecka före festen. Lägg maten på separata stationer så att köerna inte blockerar sittplatserna.
Gör ett separat tidsschema för dekorationer och belysning. Testa elanslutningarna dagen före, installera utebelysningen innan gästerna kommer och kontrollera att toalett och entré är lätta att hitta även efter mörkrets inbrott.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en trädgårdsfest?: Börja minst fyra veckor före festen med datum, plats och inbjudningar. Bekräfta gästantalet 7–10 dagar före, så hinner du justera mat, bord, stolar och skuggplatser.
Hur många sittplatser behövs på en trädgårdsfest?: Planera sittplats för alla gäster om festen innehåller en måltid, och minst 70–80 procent om det främst är mingel. Lägg till några bänkar eller loungeplatser så att gästerna kan byta plats under kvällen.
När ska man planera maten till en trädgårdsfest?: Välj menyn ungefär tre veckor före och lås mängderna efter den slutliga gästbekräftelsen, cirka en vecka före festen. Fråga om allergier och kostönskemål innan du beställer eller börjar förbereda maten.
Hur förbereder man en trädgårdsfest för dåligt väder?: Ha en vädersäker plan klar senast en vecka före, till exempel tält, paviljong, canopy eller extra skärmväggar. Kontrollera även el, belysning och värme dagen före, eftersom regn och vind ofta gör sista minuten-lösningar svåra.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.