Kako organizovati baštensku zabavu bez kašnjenja i improvizacije

Baštenska zabava se najlakše organizuje kada prvo odrediš svrhu, broj gostiju i raspored prostora, a tek onda biraš hranu i dekoraciju. Kreni od pregleda bašte: proveri gde gosti sede, kuda prolaze i gde su električni priključci. Zatim potvrdi dolaske, obezbedi hlad i rasvetu, pa napravi vremenski plan za postavljanje. Posebnu pažnju posveti alergijama, vegetarijanskim i veganskim opcijama, toaletima i rezervnom planu za kišu.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu baštenske zabave
2
Planirajte raspored rasvete
3
Izaberite deserte
4
Pripremite zasenčena područja
2 osoba
5
Postavite dekoracije
4 osoba
6
Odlučite o vrsti baštenske zabave
7
Pratite odgovore gostiju
8
Planirajte raspored cvetne dekoracije
9
Izaberite vegetarijanske opcije
10
Proverite spoljašnju rasvetu
2 osoba
11
Rasporedite cvetne aranžmane
3 osoba
12
Izaberite datum i vreme događaja
13
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
14
Pripremite vremenski plan dekoracije
15
Izaberite veganske opcije
16
Testirajte električne priključke
2 osoba
17
Postavite rasvetnu opremu
2 osoba
18
Izaberite lokaciju za baštensku zabavu
19
Potvrdite dolazak gostiju
20
Istražite ketering kompanije
21
Izaberite opcije prilagođene alergijama
22
Pripremite toalete
2 osoba
23
Pripremite stanice za hranu
3 osoba
24
Pregledajte lokaciju bašte
2 osoba
25
Zabeležite prehrambene zahteve
26
Zatražite ponude za ketering
27
Izračunajte količine hrane
28
Organizujte mesta za odlaganje otpada
2 osoba
29
Pripremite stanice za piće
3 osoba
30
Izmerite raspoložive prostore za događaj
2 osoba
31
Zabeležite informacije o alergijama
32
Uporedite ponude za ketering
33
Izračunajte količine pića
34
Pratite vremensku prognozu
35
Testirajte opremu za zabavu
2 osoba
36
Procijenite kapacitet lokacije
37
Zabeležite zahteve za pristupačnost
38
Izaberite pružaoca keteringa
39
Izaberite alkoholna pića
40
Potvrdite konačan dolazak gostiju
41
Dočekajte goste
4 osoba
42
Procijenite broj gostiju
43
Pripremite konačnu listu gostiju
44
Potvrdite dostupnost keteringa
45
Izaberite bezalkoholna pića
46
Potvrdite vreme dolaska dobavljača
47
Uputite goste kroz prostor događaja
2 osoba
48
Napravite početni budžet događaja
49
Izaberite temu događaja
50
Istražite dobavljače pića
51
Planirajte posluživanje kafe
52
Kupite preostale zalihe
53
Pratite uslugu keteringa
2 osoba
54
Podelite budžet na kategorije troškova
55
Izaberite kolor paletu događaja
56
Izaberite dobavljače pića
57
Planirajte posluživanje čaja
58
Organizujte dekoracije
2 osoba
59
Pratite posluživanje pića
2 osoba
60
Napravite preliminarni vremenski plan događaja
61
Definišite koncept dekoracije
62
Istražite pružaoce zabavnog programa
63
Potvrdite konačan meni
64
Organizujte posuđe i pribor za posluživanje
2 osoba
65
Koordinirajte aktivnosti zabavnog programa
2 osoba
66
Identifikujte moguće organizacione rizike
67
Napravite vizuelnu tablu inspiracije
68
Rezervišite usluge zabavnog programa
69
Pripremite informacije o meniju
70
Pripremite dokumentaciju za događaj
71
Rešite neočekivane probleme
2 osoba
72
Pripremite plan za loše vreme
73
Isplanirajte raspored bašte
74
Istražite opremu za zaštitu od vremenskih uslova
75
Pregledajte baštu pre događaja
2 osoba
76
Napravite raspored za dan događaja
77
Koordinirajte odlazak gostiju
3 osoba
78
Napravite listu gostiju
79
Obeležite ulazni prostor
80
Rezervišite opremu za zaštitu od vremenskih uslova
81
Očistite spoljašnje površine
2 osoba
82
Raspodelite odgovornosti osoblju
83
Uklonite dekoracije
3 osoba
84
Prikupite kontakt informacije gostiju
85
Obeležite prostor za ručavanje
86
Potvrdite ugovore sa dobavljačima
87
Održavajte travnjak
2 osoba
88
Pripremite kontakt informacije za hitne slučajeve
89
Očistite baštenski prostor
4 osoba
90
Kategorizujte goste
91
Obeležite prostor za sedenje
92
Napravite spisak kontakata dobavljača
93
Orezujte baštenske biljke
2 osoba
94
Pripremite informacije o plaćanju dobavljača
95
Vratite iznajmljenu opremu
2 osoba
96
Pripremite tekst pozivnice
97
Obeležite prostor za zabavni program
98
Odlučite o načinu posluživanja hrane
99
Uklonite nepotrebne predmete
2 osoba
100
Napunite elektronske uređaje
101
Prikupite utiske gostiju
102
Dizajnirajte pozivnice
103
Planirajte rute kretanja gostiju
104
Napravite meni
105
Pripremite baštenske staze
2 osoba
106
Pripremite materijale za doček gostiju
107
Odaberite format pozivnice
108
Planirajte raspored stolova
109
Odaberite predjela
110
Proverite stanje baštenskog nameštaja
2 osoba
111
Postavite stolove
4 osoba
112
Pošaljite pozivnice
113
Planirajte raspored sedenja
114
Odaberite glavna jela
115
Obezbedite dodatna mesta za sedenje
2 osoba
116
Rasporedite stolice
4 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Boravak

Šator za događaj
Paviljon
Nadstrešnica za spoljašnju upotrebu
Baštenski suncobran
Sjenilo od platna
Sklopivi stolovi
Trpezarijski stolovi
Koktel stolovi
Sklopive stolice
Baštenske stolice
Klupice
Jastuci za spoljašnju upotrebu
Navlake za stolice
Stolnjaci
Trake za stolove
Tepisi za spoljašnju upotrebu
Otirač za ulaz
Sklopive pregrade
Dekorativni jastuci
Ćebad za goste
Ležaljke
Spoljašnje sofe
Bočni stolovi
Oslonci za noge
Hladni peškiri
Bife stolovi
Barski sto
Barske stolice
Šeširi za sunce za goste
Kišobrani
Vodootporne navlake
Ćebad za spoljašnju upotrebu
Piknik ćebad za decu

Tehnika

Prenosna bina
Grejalice za spoljašnju upotrebu
Ukrasna svetla
Svetlosni nizovi
Spoljašnje lampe
Spoljašnji zvučnici
Mikrofon
Uređaj za muzičku plejlistu
Prenosivi ventilatori

Logistika

Servisna kolica
Stalak za kapute
Vešalice za kapute
Sto za doček gostiju
Knjiga utisaka
Kartice sa imenima
Kartice za mesta
Oznake s brojevima stolova
Smerokazi
Tabla s menijem pića
Oznake za napitke

Dekoracija

Cvetni aranžmani
Sveže cveće
Biljke u saksiji
Dekorativne vaze
Saksije za cveće
Girlande
Papirne dekoracije
Tekstilne dekoracije
Dekorativne trake
Baloni
Sveće
Držači za sveće
Lampioni
Dekorativna ogledala
Centralni ukrasi za sto
Dekorativne tacne
Sezonske dekoracije

Kuhinja

Čaše za šampanjac
Viljuške za posluživanje
Grejači za hranu
Posude za sos
Vrčevi za sok
Čaše za vodu
Hvataljke
Kante za led
Posipači za so
Šejker za koktele
Termos za kafu
Tanjiri za večeru
Tanjiri za desert
Desertni tanjiri
Činije za supu
Posude za serviranje
Noževi
Stalci za hranu
Pladnjevi za posluživanje
Otvarači za vino
Kašika za led
Čaše
Kašike
Korpe za hleb
Dozator za napitke
Kante za boce
Čaše za vino
Kašike za posluživanje
Posude za održavanje toplote hrane
Boce za začine
Bokali za vodu
Šolje za kafu
Salvete
Posude za led
Mlinčići za biber
Čajnik
Šolje za čaj
Prstenovi za salvete
Hladnjaci
Posude za začine
Tacne
Podmetači za sto
Hladni kontejneri
Daske za sečenje
Koktelske čaše
Setovi pribora za jelo
Pladnjevi za serviranje
Posude za čuvanje hrane
Kuhinjski noževi
Slamčice
Viljuške
Postolja za torte
Staklene tegle
Otvarači za flaše
Mešači za piće

Bezbednost

Antiseptičke maramice
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Prenosna stanica za pranje ruku
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Bezbednosni znaci
Komplet prve pomoći
Zavoji
Sredstvo protiv insekata
Krema za sunčanje
Lampa za hitne slučajeve
Aparat za gašenje požara

Čišćenje

Sapun za ruke
Kese za đubre
Vreće za reciklažu
Papirni ubrusi
Vlažne maramice
Maramice
Rezerva toalet papira
Osveživač vazduha

Aktivnosti

Knjige za bojenje
Voštane bojice
Spoljašnje igračke
Društvene igre
Štapovi za mehuriće

Saveti

Potvrdi broj gostiju najmanje 7 dana ranije, a one koji nisu odgovorili kontaktiraj ponovo 3 dana pre zabave. Tako možeš pravilno rasporediti stolove, stolice i količinu hrane.
Planiraj hlad za najmanje 50% gostiju tokom najtoplijeg dela dana. Šator, paviljon, nadstrešnica ili više suncobrana treba da budu postavljeni pre dolaska prvih gostiju, ne tek kada sunce postane problem.
Rasvetu testiraj najmanje 2 sata pre početka. Proveri spoljašnje priključke, produžne kablove i položaj svetala tako da prolazi ostanu slobodni i da niko ne prelazi preko kablova.
Odvoji stanice za hranu, piće i otpatke. Za posluživanje planiraj najmanje jedan sto za hranu na oko 10 gostiju, a vegetarijanske, veganske i alergijski prilagođene opcije označi pre početka.
Dekoraciju rasporedi po vremenskom planu, a ne sve odjednom. Cvetne aranžmane i stolove postavi ranije, dok jastuke, ćebad, grejalice i dodatne stolice ostavi za završnu proveru neposredno pre dolaska gostiju.

Česta pitanja

Kako početi organizaciju baštenske zabave?: Počni 2 do 3 nedelje unapred izborom datuma, vremena, lokacije i vrste zabave. Odmah zatim napravi spisak gostiju i proveri prostor, hlad, rasvetu, priključke i toalete.
Koliko hrane i pića treba za baštensku zabavu?: Za prvo prepodne ili popodne računaj 2 do 3 pića po osobi u prvom satu, a zatim oko 1 piće na sat. Količinu hrane prilagodi trajanju zabave i potvrđenom broju gostiju, uz posebne porcije za prijavljene alergije i vegetarijanske ili veganske goste.
Kada postaviti rasvetu i dekoraciju za baštensku zabavu?: Rasvetu postavi i testiraj najmanje 2 sata pre početka, posebno ako koristiš više električnih priključaka. Stolove, stolice i glavne dekoracije postavi ranije, a završne detalje proveri 30 minuta pre dolaska gostiju.
Šta uraditi ako pada kiša na dan baštenske zabave?: Rezervnu odluku donesi najmanje 24 sata ranije, na osnovu prognoze i uslova na lokaciji. Pripremi šator, paviljon ili nadstrešnicu dovoljne veličine, zaštiti električne priključke i obezbedi suve prolaze do hrane i toaleta.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.