Kako organizirati vrtnu zabavu bez kaosa

Vrtna zabava izgleda jednostavno dok ne trebaš uskladiti prostor, hranu, rasvjetu i vremensku prognozu. Kreni od cilja zabave, broja gostiju i termina, a zatim podijeli vrt na zone za sjedenje, posluživanje, hlad i kretanje. Za veće okupljanje predvidi šator, pergolu ili vanjski baldahin, čak i ako je prognoza dobra. Najčešće se prekasno rješavaju rasvjeta, sanitarni čvorovi i prehrambeni zahtjevi gostiju.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

1
Odredite cilj vrtne zabave
2
Planirajte raspored rasvjete
3
Odaberite deserte
4
Pripremite sjenovita mjesta
2 osoba
5
Postavite dekoracije
4 osoba
6
Odredite vrstu vrtne zabave
7
Pratite odgovore gostiju
8
Planirajte raspored cvjetnih dekoracija
9
Odaberite vegetarijanske opcije
10
Provjerite vanjsku rasvjetu
2 osoba
11
Rasporedite cvjetne aranžmane
3 osoba
12
Odaberite datum i vrijeme događaja
13
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
14
Pripremite vremenski raspored dekoriranja
15
Odaberite veganske opcije
16
Testirajte električne priključke
2 osoba
17
Postavite rasvjetnu opremu
2 osoba
18
Odaberite lokaciju za vrtne zabave
19
Potvrdite dolazak gostiju
20
Istražite catering tvrtke
21
Odaberite opcije prikladne za alergije
22
Pripremite sanitarne čvorove
2 osoba
23
Pripremite zone za posluživanje hrane
3 osoba
24
Pregledajte lokaciju vrta
2 osoba
25
Zabilježite prehrambene zahtjeve
26
Zatražite ponude cateringa
27
Izračunajte količine hrane
28
Organizirajte mjesta za odlaganje otpada
2 osoba
29
Pripremite zone za posluživanje pića
3 osoba
30
Izmjerite dostupne prostore za događaje
2 osoba
31
Zabilježite informacije o alergijama
32
Usporedite ponude cateringa
33
Izračunajte količine pića
34
Provjerite vremenske prognoze
35
Testirajte opremu za zabavu
2 osoba
36
Procijenite kapacitet lokacije
37
Zabilježite zahtjeve za pristupačnost
38
Odaberite caterera
39
Odaberite alkoholna pića
40
Potvrdite konačan broj gostiju
41
Dočekajte goste
4 osoba
42
Procijenite broj gostiju
43
Sastavite konačni popis gostiju
44
Potvrdite dostupnost cateringa
45
Odaberite bezalkoholna pića
46
Potvrdite vremena dolaska dobavljača
47
Uvedite goste kroz lokaciju
2 osoba
48
Sastavite početni proračun događaja
49
Odaberite temu događaja
50
Istražite dobavljače pića
51
Planirajte posluživanje kave
52
Kupite preostale potrepštine
53
Pratite uslugu cateringa
2 osoba
54
Raspodijelite proračun po kategorijama troškova
55
Odaberite paletu boja događaja
56
Odaberite dobavljače pića
57
Planirajte posluživanje čaja
58
Organizirajte dekoracije
2 osoba
59
Nadzirite posluživanje pića
2 osoba
60
Izradite okvirnu vremensku crtu događaja
61
Odredite koncept dekoracije
62
Istražite pružatelje zabave
63
Potvrdite konačni jelovnik
64
Organizirajte posuđe za posluživanje
2 osoba
65
Koordinirajte zabavne aktivnosti
2 osoba
66
Identificirajte moguće organizacijske rizike
67
Izradite vizualnu ploču inspiracije
68
Rezervirajte usluge zabave
69
Pripremite informacije o jelovniku
70
Pripremite dokumente za događaj
71
Riješite neočekivane probleme
2 osoba
72
Pripremite rezervni plan za loše vrijeme
73
Planirajte raspored vrta
74
Istražite materijal za zaštitu od vremenskih uvjeta
75
Pregledajte vrt prije događaja
2 osoba
76
Sastavite dnevni raspored događaja
77
Koordinirajte odlazak gostiju
3 osoba
78
Sastavite popis gostiju
79
Označite ulazno područje
80
Rezervirajte materijal za zaštitu od vremenskih uvjeta
81
Očistite vanjske površine
2 osoba
82
Dodijelite odgovornosti osoblju
83
Uklonite dekoracije
3 osoba
84
Prikupite kontaktne podatke gostiju
85
Označite blagovaonski prostor
86
Potvrdite dogovore s dobavljačima
87
Održavajte travnjak
2 osoba
88
Pripremite kontaktne podatke za hitne slučajeve
89
Očistite vrt
4 osoba
90
Kategorizirajte goste
91
Označite prostor za sjedenje
92
Sastavite popis kontakata dobavljača
93
Orezujte vrtne biljke
2 osoba
94
Pripremite podatke o plaćanju za dobavljače
95
Vratite iznajmljenu opremu
2 osoba
96
Pripremite tekst pozivnice
97
Označite zonu za zabavu
98
Odredite način posluživanja hrane
99
Uklonite nepotrebne predmete
2 osoba
100
Naplatite elektroničke uređaje
101
Prikupite povratne informacije gostiju
102
Dizajnirajte pozivnice
103
Planirajte puteve kretanja gostiju
104
Sastavite jelovnik
105
Pripremite vrtne staze
2 osoba
106
Pripremite materijale za dobrodošlicu gostima
107
Odaberite format pozivnice
108
Planirajte raspored stolova
109
Odaberite predjela
110
Provjerite stanje vrtnog namještaja
2 osoba
111
Postavite stolove
4 osoba
112
Poslati pozivnice
113
Planirajte raspored sjedenja
114
Odaberite glavna jela
115
Organizirajte dodatna mjesta za sjedenje
2 osoba
116
Rasporedite stolice
4 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Accommodation

Šator za događaj
Pergola
Vanjski baldahin
Terasni suncobran
Sjenilo
Sklopivi stolovi
Blagovaonski stolovi
Koktel stolovi
Sklopive stolice
Vrtne stolice
Klupice
Vanjski jastuci
Navlake za stolce
Stolnjaci
Stolni trkači
Vanjski tepisi
Otirač za ulaz
Sklopive pregrade
Ukrasni jastuci
Decke za goste
Lounge stolice
Vanjske sofe
Pomoćni stolovi
Taburei za noge
Ručnici za hlađenje
Buffet stolovi
Barski stol
Barske stolice
Kape za sunce za goste
Kišobrani za kišu
Vodootporne navlake
Vanjske deke
Piknik deke za djecu

Technical

Prijenosna pozornica
Vanjski grijači
Ambijentalna rasvjeta
Svjetlosni lanci
Vanjske svjetiljke
Vanjski zvučnici
Mikrofon
Uređaj za glazbenu playlistu
Prijenosni ventilatori

Logistics

Poslužna kolica
Stalak za kapute
Vješalice
Stol za dobrodošlicu gostima
Knjiga gostiju
Imenske oznake
Kartice s imenima
Oznake s brojevima stolova
Putokazi
Ploča s ponudom pića
Oznake za piće

Decorations

Cvjetni aranžmani
Svježe cvijeće
Lončanice
Ukrasne vaze
Cvjetne posude
Girlande
Papirnate dekoracije
Tekstilne dekoracije
Ukrasne vrpce
Baloni
Svijeće
Držači za svijeće
Lanterne
Ukrasna ogledala
Stolni ukrasi
Dekorativne zdjele
Sezonski ukrasi

Kitchen

Čaše za šampanjac
Poslužne vilice
Uređaji za održavanje hrane toplom
Posudice za umake
Vrčevi za sok
Čaše za vodu
Hvataljke
Posudice za led
Posudice za sol
Šejker za koktele
Termosica za kavu
Tanjuri za večeru
Tanjuri za desert
Tanjuri za doručak
Zdjelice za juhu
Posude za posluživanje
Noževi
Prezentacijski stalci za hranu
Posude za posluživanje
Otvarači za pluto
Žlica za sladoled
Čaše
Žlice
Košare za kruh
Automat za piće
Hladnjaci za boce
Čaše za vino
Poslužne žlice
Chafing dishes
Bočice za umak
Vrčevi za vodu
Šalice za kavu
Salvete
Kalupi za led
Rasipači za sol
Čajnik
Šalice za čaj
Prstenovi za salvete
Prijenosni hladnjaci
Posudice za začine
Podmetači
Podloga za stol
Hladni spremnici
Daske za rezanje
Čaše za koktele
Kompleti pribora za jelo
Posude za posluživanje
Spremnici za hranu
Kuhinjski noževi
Slamke
Vilice
Stalci za torte
Staklenke
Otvarači za boce
Miješalice

Safety

Antiseptičke maramice
Dezinfekcijsko sredstvo za ruke
Prijenosni umivaonik za ruke
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Sigurnosni znakovi
Komplet prve pomoći
Zavoji
Sredstvo protiv insekata
Krema za sunčanje
Svjetiljka za nuždu
Protupožarni aparat

Cleaning

Tekući sapun
Vreće za smeće
Reciklirane vrećice
Papirnati ručnici
Vlažne maramice
Maramice
Rezervni toaletni papir
Osvježivač zraka

Activities

Knjige za bojanje
Kreda
Vanjske igračke
Društvene igre
Štapići za puhanje mjehurića

Savjeti

Najprije odredi cilj, vrstu, datum i vrijeme zabave. Nakon prvih pozivnica prati odgovore i kontaktiraj one koji nisu odgovorili najkasnije 7 dana prije događaja, kako bi znao koliko stolova, stolica i hrane trebaš.
Pregledaj vrt najmanje 10 dana unaprijed i nacrtaj zone: ulaz s prijavnim stolom, blagovanje, posluživanje hrane, sjedenje u hladu i prolaz do sanitarnog čvora. Tako nećeš zadnji dan premještati stolove i pregrade.
Za svaku vanjsku zonu planiraj zaštitu od sunca ili kiše. Sjenila, suncobrane, pergolu ili šator postavi prije dolaska gostiju, a vanjske grijače i deke pripremi ako će se zabava nastaviti nakon zalaska sunca.
Prehrambene zahtjeve zabilježi čim gosti potvrde dolazak. Odvoji vegetarijanske i veganske opcije te hranu prikladnu za alergije na zasebnom stolu, s jasnim oznakama i vlastitim priborom.
Rasvjetu testiraj barem 48 sati prije zabave: provjeri vanjske priključke, duljinu kabela i osvjetljenje staza, stolova i sanitarnog čvora. Dekoracije i cvjetne aranžmane rasporedi prema unaprijed napravljenom vremenskom planu, a ne neposredno prije posluživanja.

Česta pitanja

Koliko unaprijed treba početi organizirati vrtnu zabavu?: Za malo okupljanje kreni najmanje 2 tjedna unaprijed, a za veći broj gostiju 4 do 6 tjedana prije. Termin, lokaciju, najam opreme i catering riješi među prvim koracima.
Kada potvrditi broj gostiju za vrtnu zabavu?: Pošalji pozivnice 3 do 4 tjedna prije, a rok za odgovor postavi 10 do 14 dana prije zabave. One koji nisu odgovorili kontaktiraj najkasnije 7 dana prije kako bi mogao naručiti točnu količinu hrane i opreme.
Koliko hrane pripremiti za vrtnu zabavu?: Za glavni obrok računaj približno 400 do 600 grama hrane po odrasloj osobi, ovisno o tome poslužuješ li predjela i deserte. Dodaj barem jednu vegetarijansku, jednu vegansku i jasno označenu opciju za prijavljene alergije.
Kada postaviti rasvjetu za vrtnu zabavu?: Električne priključke i rasvjetu testiraj najmanje 48 sati prije događaja. Postavljanje završi tijekom dana, najmanje 2 sata prije dolaska gostiju, kako bi imao vremena riješiti kabele, sjene i tamne prolaze.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.