Jak zorganizować przyjęcie w ogrodzie

Zacznij od celu przyjęcia, liczby gości i godzin wydarzenia, a dopiero potem układaj menu oraz dekoracje. Przyjęcie w ogrodzie wymaga sprawdzenia terenu, dostępu do prądu, oświetlenia i toalety, nawet jeśli trwa tylko kilka godzin. Zaplanuj osobne strefy dla jedzenia, siedzenia i odpoczynku oraz zapewnij cień na najcieplejszą część dnia. Na końcu potwierdź obecność gości i zbierz informacje o alergiach i dietach.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

1
Określ cel przyjęcia w ogrodzie
2
Zaplanuj rozmieszczenie oświetlenia
3
Wybierz desery
4
Przygotuj zacienione miejsca
2 osób
5
Zainstaluj dekoracje
4 osób
6
Określ rodzaj przyjęcia w ogrodzie
7
Monitoruj odpowiedzi gości
8
Zaplanuj rozmieszczenie dekoracji kwiatowych
9
Wybierz opcje wegetariańskie
10
Sprawdź oświetlenie zewnętrzne
2 osób
11
Ułóż kompozycje kwiatowe
3 osób
12
Wybierz datę i godzinę wydarzenia
13
Skontaktuj się z gośćmi, którzy nie odpowiedzieli
14
Przygotuj harmonogram dekoracji
15
Wybierz opcje wegańskie
16
Sprawdź podłączenia elektryczne
2 osób
17
Zainstaluj sprzęt oświetleniowy
2 osób
18
Wybierz lokalizację przyjęcia w ogrodzie
19
Potwierdź obecność gości
20
Zbadaj firmy cateringowe
21
Wybierz opcje przyjazne alergikom
22
Przygotuj zaplecze sanitarne
2 osób
23
Przygotuj strefy serwowania jedzenia
3 osób
24
Sprawdź teren ogrodu
2 osób
25
Zanotuj wymagania dietetyczne
26
Poproś o wyceny cateringu
27
Oblicz ilości jedzenia
28
Zorganizuj punkty zbiórki odpadów
2 osób
29
Przygotuj strefy serwowania napojów
3 osób
30
Zmierz dostępne przestrzenie eventowe
2 osób
31
Zanotuj informacje o alergiach
32
Porównaj oferty cateringu
33
Oblicz ilości napojów
34
Sprawdź prognozy pogody
35
Przetestuj sprzęt rozrywkowy
2 osób
36
Oszacuj pojemność miejsca
37
Zanotuj wymagania dotyczące dostępności
38
Wybierz firmę cateringową
39
Wybierz napoje alkoholowe
40
Potwierdź ostateczną obecność gości
41
Powitaj gości
4 osób
42
Oszacuj liczbę gości
43
Stwórz ostateczną listę gości
44
Potwierdź dostępność cateringu
45
Wybierz napoje bezalkoholowe
46
Potwierdź godziny przyjazdu dostawców
47
Poprowadź gości po obiekcie
2 osób
48
Ustal początkowy budżet wydarzenia
49
Wybierz motyw wydarzenia
50
Zbadaj dostawców napojów
51
Zaplanuj serwis kawowy
52
Kup brakujące materiały
53
Nadzoruj obsługę cateringową
2 osób
54
Rozdziel budżet według kategorii kosztów
55
Wybierz paletę kolorów wydarzenia
56
Wybierz dostawców napojów
57
Zaplanuj serwis herbaty
58
Zorganizuj dekoracje
2 osób
59
Nadzoruj serwis napojów
2 osób
60
Opracuj wstępny harmonogram wydarzenia
61
Określ koncepcję dekoracji
62
Zbadaj dostawców atrakcji
63
Potwierdź finalne menu
64
Zorganizuj zastawę i akcesoria do serwowania
2 osób
65
Koordynuj atrakcje
2 osób
66
Zidentyfikuj możliwe ryzyka organizacyjne
67
Stwórz wizualną tablicę inspiracji
68
Zarezerwuj usługi rozrywkowe
69
Przygotuj informacje o menu
70
Przygotuj dokumenty wydarzenia
71
Radź sobie z nieoczekiwanymi problemami
2 osób
72
Przygotuj plan awaryjny na złą pogodę
73
Zaplanuj układ ogrodu
74
Zbadaj materiały chroniące przed pogodą
75
Sprawdź ogród przed wydarzeniem
2 osób
76
Ustal harmonogram dnia wydarzenia
77
Koordynuj wyjście gości
3 osób
78
Sporządź listę gości
79
Oznacz strefę wejściową
80
Zarezerwuj materiały chroniące przed pogodą
81
Wyczyść powierzchnie zewnętrzne
2 osób
82
Przydziel obowiązki personelowi
83
Usuń dekoracje
3 osób
84
Zbierz dane kontaktowe gości
85
Oznacz strefę jadalną
86
Potwierdź ustalenia z dostawcami
87
Utrzymuj trawnik
2 osób
88
Przygotuj numery kontaktowe na wypadek awarii
89
Wyczyść ogród
4 osób
90
Podziel gości na kategorie
91
Oznacz strefę siedzącą
92
Sporządź listę kontaktową dostawców
93
Przytnij rośliny ogrodowe
2 osób
94
Przygotuj informacje o płatnościach dla dostawców
95
Zwróć wynajęty sprzęt
2 osób
96
Przygotuj treść zaproszenia
97
Oznacz strefę atrakcji
98
Określ sposób podawania jedzenia
99
Usuń zbędne przedmioty
2 osób
100
Naładuj urządzenia elektroniczne
101
Zbierz opinie gości
102
Zaprojektuj zaproszenia
103
Zaplanuj trasy dla gości
104
Skomponuj menu
105
Przygotuj ścieżki w ogrodzie
2 osób
106
Przygotuj materiały powitalne dla gości
107
Wybierz format zaproszenia
108
Zaplanuj układ stołów
109
Wybierz przystawki
110
Sprawdź stan mebli ogrodowych
2 osób
111
Ustaw stoły
4 osób
112
Wysyłanie zaproszeń
113
Zaplanuj układ miejsc siedzących
114
Wybierz dania główne
115
Zorganizuj dodatkowe miejsca siedzące
2 osób
116
Ustaw krzesła
4 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Zakwaterowanie

Namiot eventowy
Altana
Zadaszenie zewnętrzne
Parasol tarasowy
Żagiel przeciwsłoneczny
Składane stoły
Stoły jadalniane
Stoły koktajlowe
Składane krzesła
Krzesła ogrodowe
Ławki
Poduszki zewnętrzne
Pokrowce na krzesła
Obrusy
Bieżniki
Dywany zewnętrzne
Wycieraczka wejściowa
Składane ścianki działowe
Poduszki dekoracyjne
Koce dla gości
Fotele lounge
Sofy zewnętrzne
Stoliki pomocnicze
Podnóżki
Ręczniki chłodzące
Stoły bufetowe
Stół barowy
Taborety barowe
Kapelusze przeciwsłoneczne dla gości
Parasole przeciwdeszczowe
Wodoodporne pokrowce
Koce na zewnątrz
Koce piknikowe dla dzieci

Technika

Przenośna scena
Ogrzewacze zewnętrzne
Oświetlenie nastrojowe
Girlandy świetlne
Lampy zewnętrzne
Głośniki zewnętrzne
Mikrofon
Urządzenie do playlist muzycznych
Przenośne wentylatory

Logistyka

Wózki kelnerskie
Wieszak na płaszcze
Wieszaki
Stół powitalny dla gości
Księga gości
Identyfikatory
Winietki
Tabliczki z numerami stołów
Tablice informacyjne
Tablica z menu napojów
Etykiety na napoje

Dekoracje

Kompozycje kwiatowe
Świeże kwiaty
Rośliny doniczkowe
Dekoracyjne wazony
Donice
Girlandy
Dekoracje papierowe
Dekoracje z tkaniny
Dekoracyjne wstążki
Balony
Świece
Świeczniki
Latarnie
Lustra dekoracyjne
Dekoracje stołowe
Miski dekoracyjne
Dekoracje sezonowe

Kuchnia

Kieliszki do szampana
Widelce do serwowania
Podgrzewacze do potraw
Miseczki na sos
Dzbanki na sok
Szklanki do wody
Szczypce
Wiaderka na lód
Solniczki
Shaker do koktajli
Termos do kawy
Talerze obiadowe
Talerze deserowe
Talerzyki śniadaniowe
Miski na zupę
Półmiski do serwowania
Noże
Stojaki na żywność
Półmiski do serwowania
Korkociągi
Łyżka do lodów
Szklanki
Łyżki
Kosze na chleb
Dystrybutor napojów
Chłodziarki do butelek
Kieliszki do wina
Łyżki do serwowania
Bemary
Buteleczki na sos
Dzbanki na wodę
Filiżanki do kawy
Serwetki
Foremki do lodu
Pieprzniczki
Czajnik
Filiżanki do herbaty
Pierścienie na serwetki
Skrzynki chłodzące
Pojemniki na przyprawy
Spodki
Podkładka na stół
Pojemniki chłodnicze
Deski do krojenia
Kieliszki koktajlowe
Zestawy sztućców
Półmiski do serwowania
Pojemniki na żywność
Noże kuchenne
Słomki
Widelce
Stojaki na torty
Szklane słoiki
Otwieracze do butelek
Mieszadła

Bezpieczeństwo

Chusteczki antyseptyczne
Dezynfekcja do rąk
Przenośna stacja do mycia rąk
Rękawiczki jednorazowe
Tablice bezpieczeństwa
Apteczka pierwszej pomocy
Bandaże
Środek odstraszający owady
Krem z filtrem
Latarka awaryjna
Gaśnica

Sprzątanie

Mydło do rąk
Worki na śmieci
Torby z recyklingu
Ręczniki papierowe
Chusteczki nawilżane
Chusteczki
Zapasowy papier toaletowy
Odświeżacz powietrza

Aktywności

Kolorowanki
Kredki
Zabawki ogrodowe
Gry planszowe
Bańki mydlane

Wskazówki

Najpierw wybierz datę, godzinę i charakter przyjęcia, a następnie wyślij zaproszenia. Na potwierdzenia poczekaj do ustalonego terminu, na przykład 7 dni przed wydarzeniem, i skontaktuj się z osobami, które nie odpowiedziały.
Sprawdź ogród co najmniej tydzień wcześniej: przejście, podłoże, dostęp do prądu, oświetlenie oraz miejsce na strefę sanitarną. Nie zostawiaj ustawiania namiotu, altany lub zadaszenia na dzień przyjęcia.
Rozmieść stoły tak, aby goście mieli łatwy dostęp do jedzenia, ale nie blokowali przejścia. Przygotuj osobną strefę serwowania, miejsce powitalne i zapas krzeseł, ławek lub siedzisk dla osób, które nie będą stać.
Zbierz wymagania dietetyczne przed zamówieniem jedzenia i uwzględnij opcje wegetariańskie, wegańskie oraz przyjazne alergikom. Desery i napoje ustaw tak, aby można było je uzupełniać bez przechodzenia przez główną strefę gości.
Oświetlenie sprawdź po zmroku, nie tylko w dzień. Zaplanuj lampy przy wejściu, stołach i przejściach, a jeśli przyjęcie potrwa do chłodniejszych godzin, przygotuj ogrzewacze lub koce dla gości.

Często zadawane pytania

Jak wcześnie zacząć organizację przyjęcia w ogrodzie?: Podstawowy plan przygotuj 4–6 tygodni wcześniej, zwłaszcza jeśli potrzebujesz cateringu, namiotu lub dodatkowych mebli. Tydzień przed przyjęciem potwierdź liczbę gości, menu, układ ogrodu i dostęp do prądu.
Ile miejsc siedzących przygotować na przyjęcie w ogrodzie?: Przygotuj miejsca siedzące dla wszystkich gości, jeśli planujesz posiłek przy stole. Przy przyjęciu koktajlowym wystarczy około 60–70% miejsc siedzących, ale dodaj ławki, fotele lub poduszki dla osób starszych i dzieci.
Kiedy potwierdzić liczbę gości i wymagania dietetyczne?: Poproś o odpowiedzi najpóźniej 7 dni przed wydarzeniem, a przy cateringu nawet 10–14 dni wcześniej. Wtedy możesz zamówić właściwą ilość jedzenia i oddzielić opcje wegetariańskie, wegańskie oraz alergiczne.
Jak przygotować ogród na przyjęcie wieczorem?: Sprawdź oświetlenie po zmroku co najmniej 2–3 dni wcześniej i oznacz ciemne przejścia. Zostaw czas na instalację lamp, zabezpieczenie podłączeń elektrycznych oraz przygotowanie koców lub ogrzewaczy, jeśli temperatura spadnie.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.