So organisierst du ein Gartenfest ohne Stress

Ein Gartenfest gelingt, wenn du zuerst Ablauf und Platz festlegst und erst danach Essen, Dekoration und Technik planst. Prüfe den Garten bei Tageslicht und nach Einbruch der Dunkelheit: Wege, Stromanschlüsse, Sitzplätze und Schatten werden sonst schnell zum Problem. Plane außerdem frühzeitig vegetarische, vegane und allergiefreundliche Optionen ein. Die Checkliste führt dich von der Terminwahl bis zur letzten Kontrolle vor dem Eintreffen der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

1
Den Zweck der Gartenparty festlegen
2
Die Beleuchtungsplatzierung planen
3
Desserts auswählen
4
Schattenbereiche vorbereiten
2 Personen
5
Dekorationen anbringen
4 Personen
6
Die Art der Gartenparty festlegen
7
Die Rückmeldungen der Gäste verfolgen
8
Die Platzierung der Blumendekoration planen
9
Vegetarische Optionen auswählen
10
Die Außenbeleuchtung prüfen
2 Personen
11
Blumenarrangements aufstellen
3 Personen
12
Datum und Uhrzeit der Veranstaltung auswählen
13
Gäste ohne Antwort kontaktieren
14
Den Deko-Zeitplan vorbereiten
15
Vegane Optionen auswählen
16
Die elektrischen Anschlüsse testen
2 Personen
17
Beleuchtungsausrüstung installieren
2 Personen
18
Den Veranstaltungsort für die Gartenparty auswählen
19
Die Teilnahme der Gäste bestätigen
20
Cateringunternehmen recherchieren
21
Allergikerfreundliche Optionen auswählen
22
Sanitäre Anlagen vorbereiten
2 Personen
23
Speisestationen vorbereiten
3 Personen
24
Den Gartenort inspizieren
2 Personen
25
Ernährungsanforderungen erfassen
26
Catering-Angebote anfordern
27
Lebensmittelmengen berechnen
28
Bereiche für die Abfallsammlung organisieren
2 Personen
29
Getränkestationen vorbereiten
3 Personen
30
Verfügbare Veranstaltungsflächen ausmessen
2 Personen
31
Allergieinformationen erfassen
32
Catering-Angebote vergleichen
33
Getränkemengen berechnen
34
Wetter-Updates prüfen
35
Unterhaltungsausrüstung testen
2 Personen
36
Kapazität des Veranstaltungsorts einschätzen
37
Barrierefreiheitsanforderungen erfassen
38
Den Catering-Anbieter auswählen
39
Alkoholische Getränke auswählen
40
Die endgültige Gästezahl bestätigen
41
Gäste begrüßen
4 Personen
42
Die Gästezahl schätzen
43
Die endgültige Gästeliste vorbereiten
44
Die Catering-Verfügbarkeit bestätigen
45
Nichtalkoholische Getränke auswählen
46
Ankunftszeiten der Lieferanten bestätigen
47
Gäste durch den Veranstaltungsort führen
2 Personen
48
Das erste Veranstaltungsbudget erstellen
49
Das Veranstaltungsthema auswählen
50
Getränkelieferanten recherchieren
51
Kaffeeservice planen
52
Verbleibende Vorräte kaufen
53
Den Catering-Service überwachen
2 Personen
54
Das Budget auf Kostenkategorien aufteilen
55
Die Farbpalette der Veranstaltung auswählen
56
Getränkelieferanten auswählen
57
Teeservice planen
58
Dekorationen organisieren
2 Personen
59
Den Getränkeservice überwachen
2 Personen
60
Den vorläufigen Veranstaltungszeitplan erstellen
61
Das Dekorationskonzept festlegen
62
Unterhaltungsanbieter recherchieren
63
Das endgültige Menü bestätigen
64
Servierausrüstung organisieren
2 Personen
65
Unterhaltungsaktivitäten koordinieren
2 Personen
66
Mögliche organisatorische Risiken identifizieren
67
Ein visuelles Inspirationsboard erstellen
68
Unterhaltungsdienste buchen
69
Menüinformationen vorbereiten
70
Veranstaltungsunterlagen vorbereiten
71
Unerwartete Probleme bewältigen
2 Personen
72
Einen Wetter-Notfallplan vorbereiten
73
Den Gartenlayout planen
74
Wetter-Schutzgeräte recherchieren
75
Den Garten vor der Veranstaltung inspizieren
2 Personen
76
Den Zeitplan für den Veranstaltungstag erstellen
77
Die Abreise der Gäste koordinieren
3 Personen
78
Die Gästeliste erstellen
79
Den Eingangsbereich markieren
80
Wetter-Schutzgeräte reservieren
81
Außenflächen reinigen
2 Personen
82
Verantwortlichkeiten des Personals zuweisen
83
Dekorationen entfernen
3 Personen
84
Kontaktinformationen der Gäste erfassen
85
Den Essbereich markieren
86
Lieferantenvereinbarungen bestätigen
87
Den Rasen pflegen
2 Personen
88
Notfall-Kontaktinformationen vorbereiten
89
Den Gartenbereich reinigen
4 Personen
90
Gäste kategorisieren
91
Den Sitzbereich markieren
92
Die Kontaktliste der Lieferanten erstellen
93
Gartenpflanzen zurückschneiden
2 Personen
94
Zahlungsinformationen für Lieferanten vorbereiten
95
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
96
Den Einladungstext vorbereiten
97
Den Unterhaltungsbereich markieren
98
Die Art der Speisenservierung festlegen
99
Unnötige Gegenstände entfernen
2 Personen
100
Elektronische Geräte aufladen
101
Feedback von Gästen einholen
102
Einladungen gestalten
103
Gästewege planen
104
Das Menü erstellen
105
Gartenwege vorbereiten
2 Personen
106
Begrüßungsmaterial für Gäste vorbereiten
107
Das Einladungsformat auswählen
108
Tischplatzierung planen
109
Vorspeisen auswählen
110
Zustand der Outdoor-Möbel prüfen
2 Personen
111
Tische aufstellen
4 Personen
112
Einladungen versenden
113
Sitzordnung planen
114
Hauptgerichte auswählen
115
Zusätzliche Sitzplätze einrichten
2 Personen
116
Stühle anordnen
4 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Unterkunft

Eventzelt
Gartenpavillon
Outdoor-Überdachung
Terrassenschirm
Sonnensegel
Klappische
Esstische
Cocktailtische
Klappstühle
Gartenstühle
Bänke
Outdoor-Kissen
Stuhlhussen
Tischdecken
Tischläufer
Outdoor-Teppiche
Eingangsmatte
Klappwände
Dekokissen
Decken für Gäste
Liegestühle
Outdoor-Sofas
Beistelltische
Fußstützen
Kühltücher
Buffet-Tische
Bartisch
Barhocker
Sonnenhüte für Gäste
Regenschirme
Wasserdichte Abdeckungen
Outdoor-Decken
Picknickdecken für Kinder

Technik

Mobile Bühnenplattform
Outdoor-Heizstrahler
Lichterketten
Lichterketten
Outdoor-Lampen
Außenlautsprecher
Mikrofon
Musikplayer
Tragbare Ventilatoren

Logistik

Servierwagen
Kleiderständer
Kleiderbügel
Gäste-Empfangstisch
Gästebuch
Namenskarten
Platzkarten
Tischnummernschilder
Wegweiser
Getränkekarte
Getränkebeschriftungen

Dekoration

Blumengestecke
Frische Blumen
Topfpflanzen
Dekorative Vasen
Blumentöpfe
Girlanden
Papierdekoration
Stoffdekoration
Dekobänder
Luftballons
Kerzen
Kerzenhalter
Laternen
Dekospiegel
Tischdekorationen
Dekoschalen
Saisonale Dekoration

Küche

Champagnergläser
Serviergabeln
Speisenwärmer
Sauciere
Saftkannen
Wassergläser
Zangen
Eiskübel
Salzstreuer
Cocktailshaker
Kaffee-Thermoskanne
Essteller
Dessertteller
Beilagenteller
Suppenschalen
Servierschüsseln
Messer
Speisenpräsentationsständer
Servierplatten
Korkenzieher
Eisschaufel
Gläser
Löffel
Brotkörbe
Getränkespender
Flaschenkühler
Weingläser
Servierlöffel
Warmhaltebehälter
Gewürzflaschen
Wasserkrüge
Kaffeetassen
Servietten
Eiswürfelschalen
Pfefferstreuer
Teekessel
Teetassen
Serviettenringe
Kühlboxen
Gewürzbehälter
Untertassen
Tischsets
Kühlbehälter
Schneidebretter
Cocktailgläser
Bestecksets
Serviertabletts
Lebensmittelbehälter
Küchenmesser
Strohhalme
Gabeln
Kuchentellerständer
Gläserne Einmachgläser
Flaschenöffner
Getränkerührer

Sicherheit

Desinfektionstücher
Handdesinfektionsmittel
Mobile Handwaschstation
Einweghandschuhe
Sicherheitsschilder
Erste-Hilfe-Set
Verbände
Insektenschutzmittel
Sonnencreme
Notfall-Taschenlampe
Feuerlöscher

Reinigungsmittel

Handseife
Müllsäcke
Recyclingsäcke
Papiertücher
Feuchttücher
Taschentücher
Reserve-Toilettenpapier
Raumspray

Aktivitäten

Malbücher
Buntstifte
Outdoor-Spielzeug
Brettspiele
Seifenblasenstäbe

Tipps

Lege zuerst fest, welche Art von Gartenfest du planst und wie lange es dauern soll. Teile den Garten danach in Bereiche für Empfang, Essen, Sitzen, Schatten und Wege ein, statt Tische spontan aufzustellen.
Prüfe die Wetterlösung mindestens 7 Tage vorher. Für sonnige Stunden brauchst du feste Schattenplätze; bei unsicherem Wetter sollten Zelt, Prieel oder Überdachung so stehen, dass Gäste und Buffet trocken bleiben.
Frage Ernährungswünsche bereits mit der Einladung ab und fasse die Antworten spätestens 5 Tage vor dem Fest zusammen. Plane vegetarische, vegane und allergiefreundliche Speisen getrennt und kennzeichne sie am Essensbereich.
Teste Beleuchtung und elektrische Anschlüsse am Vorabend bei Dunkelheit. Beleuchte nicht nur Sitzplätze, sondern auch Gartenwege, Eingang und Sanitärbereich, damit niemand im Dunkeln stolpert.
Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn des Festes: Dekoration und Blumen erst nach Tischen und Sitzplätzen, Essen kurz vor dem Eintreffen der Gäste. Lege außerdem Decken, Außenheizer oder zusätzliche Sitzgelegenheiten für den Abend bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Gartenfest planen?: Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 5 Tage vor dem Fest bestätigen.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einem Gartenfest?: Plane für jede eingeladene Person mindestens einen Sitzplatz ein, auch wenn nicht alle gleichzeitig sitzen. Bei einem längeren Essen sollten zusätzlich etwa 10 Prozent Reserveplätze vorhanden sein.
Wann sollte man die Beleuchtung für ein Gartenfest aufbauen?: Montiere die Beleuchtung am Vortag und teste sie nach Einbruch der Dunkelheit. So erkennst du rechtzeitig, ob Wege, Eingang, Tische und Sanitäranlagen ausreichend beleuchtet sind.
Was braucht man bei einem Gartenfest als Wetterschutz?: Plane mindestens einen vollständig geschützten Bereich für alle Gäste ein, nicht nur einen Sonnenschirm über dem Buffet. Stelle Zelt, Prieel, Überdachung oder Sonnensegel spätestens 1 bis 2 Tage vorher auf und prüfe die Befestigung.

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