Zo organiseer je een tuinfeest zonder gedoe

Begin niet met versiering, maar met de tuinindeling en het tijdstip. Bepaal eerst hoeveel gasten je verwacht, waar ze eten en zitten en welke plekken beschut moeten zijn. Werk daarna de uitnodigingen, dieetwensen, catering, verlichting en sanitaire voorzieningen af. Een tuinfeest loopt meestal vast op te weinig schaduw, ongeteste stroom of decoratie die pas op de dag zelf wordt opgebouwd. Met deze volgorde houd je overzicht en weet je wat uiterlijk wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel van het tuinfeest
2
Plan de plaatsing van de verlichting
3
Selecteer desserts
4
Bereid schaduwrijke plekken voor
2 personen
5
Installeer decoraties
4 personen
6
Bepaal het type tuinfeest
7
Volg de reacties van gasten op
8
Plan de plaatsing van bloemendecoratie
9
Kies vegetarische opties
10
Controleer de buitenverlichting
2 personen
11
Schik bloemstukken
3 personen
12
Kies de datum en tijd van het evenement
13
Neem contact op met gasten die niet hebben gereageerd
14
Bereid de decoratietijdlijn voor
15
Kies veganistische opties
16
Test de elektrische aansluitingen
2 personen
17
Installeer verlichtingsapparatuur
2 personen
18
Kies de locatie voor het tuinfeest
19
Bevestig de aanwezigheid van gasten
20
Onderzoek cateringbedrijven
21
Kies allergievriendelijke opties
22
Bereid sanitaire voorzieningen voor
2 personen
23
Bereid eetstations voor
3 personen
24
Inspecteer de tuinlocatie
2 personen
25
Noteer dieetwensen
26
Vraag cateringoffertes aan
27
Bereken hoeveelheden voedsel
28
Organiseer afvalinzamelingspunten
2 personen
29
Bereid drankstations voor
3 personen
30
Meet de beschikbare evenementenruimtes op
2 personen
31
Noteer allergie-informatie
32
Vergelijk cateringoffertes
33
Bereken drankhoeveelheden
34
Controleer weerupdates
35
Test entertainmentapparatuur
2 personen
36
Schat de capaciteit van de locatie in
37
Noteer toegankelijkheidsvereisten
38
Kies de cateraar
39
Selecteer alcoholische dranken
40
Bevestig de definitieve aanwezigheid van gasten
41
Verwelkom gasten
4 personen
42
Schat het aantal gasten in
43
Stel de definitieve gastenlijst op
44
Bevestig de beschikbaarheid van catering
45
Selecteer alcoholvrije dranken
46
Bevestig de aankomsttijden van leveranciers
47
Begeleid gasten door de locatie
2 personen
48
Stel het initiële evenementbudget op
49
Kies het thema van het evenement
50
Onderzoek drankleveranciers
51
Plan de koffieservice
52
Koop resterende benodigdheden
53
Bewak de cateringservice
2 personen
54
Verdeel het budget over kostencategorieën
55
Selecteer het kleurenpalet van het evenement
56
Selecteer drankleveranciers
57
Plan de theeservice
58
Organiseer decoraties
2 personen
59
Bewak de drankenservice
2 personen
60
Stel de voorlopige evenemententijdlijn op
61
Bepaal het decoratieconcept
62
Onderzoek entertainmentaanbieders
63
Bevestig het definitieve menu
64
Organiseer serveermateriaal
2 personen
65
Coördineer entertainmentactiviteiten
2 personen
66
Breng mogelijke organisatorische risico's in kaart
67
Maak een visueel inspiratiebord
68
Boek entertainmentdiensten
69
Bereid menu-informatie voor
70
Bereid evenementdocumenten voor
71
Hanteer onverwachte problemen
2 personen
72
Bereid een noodplan voor slecht weer voor
73
Plan de indeling van de tuin
74
Onderzoek weersbeschermingsmateriaal
75
Inspecteer de tuin voor het evenement
2 personen
76
Stel het dagschema van het evenement op
77
Coördineer het vertrek van gasten
3 personen
78
Stel de gastenlijst op
79
Markeer de entreezone
80
Reserveer weersbeschermingsmateriaal
81
Reinig buitenoppervlakken
2 personen
82
Wijs verantwoordelijkheden toe aan het personeel
83
Verwijder decoraties
3 personen
84
Verzamel contactgegevens van gasten
85
Markeer de eetruimte
86
Bevestig leveranciersafspraken
87
Onderhoud het gazon
2 personen
88
Bereid noodcontactgegevens voor
89
Reinig de tuin
4 personen
90
Categoriseer gasten
91
Markeer de zitruimte
92
Stel de contactlijst van leveranciers op
93
Snoei tuinplanten
2 personen
94
Bereid betalingsinformatie voor leveranciers voor
95
Breng gehuurde apparatuur terug
2 personen
96
Bereid de uitnodigingstekst voor
97
Markeer de entertainmentzone
98
Bepaal de manier van serveren van het eten
99
Onnodige voorwerpen verwijderen
2 personen
100
Elektronische apparaten opladen
101
Feedback van gasten verzamelen
102
De uitnodigingen ontwerpen
103
Looproutes voor gasten plannen
104
Het menu samenstellen
105
Tuinpaden voorbereiden
2 personen
106
Welkomstmateriaal voor gasten voorbereiden
107
Het uitnodigingsformaat kiezen
108
De tafelschikking plannen
109
Voorgerechten kiezen
110
De staat van het tuinmeubilair controleren
2 personen
111
Tafels opzetten
4 personen
112
Uitnodigingen versturen
113
De zitindeling plannen
114
Hoofdgerechten kiezen
115
Extra zitplaatsen regelen
2 personen
116
Stoelen rangschikken
4 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Verblijf

Evenemententent
Prieel
Buitencanopy
Terrasparasol
Schaduwzeil
Opvouwbare tafels
Eettafels
Coktailtafels
Opvouwbare stoelen
Tuinstoelen
Banken
Buitenkussens
Stoelhoezen
Tafelkleden
Tafellopers
Buitentapijten
Inkommat
Opvouwbare scheidingswanden
Sierkussens
Dekens voor gasten
Lounge stoelen
Buitensofa's
Bijzettafels
Voetenbankjes
Koelhanddoeken
Buffettafels
Bartafel
Barstoelen
Zonnehoeden voor gasten
Paraplu's voor regen
Waterdichte hoezen
Buitenblankets
Picknickdekens voor kinderen

Techniek

Draagbaar podium
Buitenverwarmers
Sfeerverlichting
Lichtsnoeren
Buitenlampen
Buitenspeakers
Microfoon
Apparaat voor muziekplaylist
Draagbare ventilatoren

Logistiek

Serveerwagens
Jassenrek
Kledinghangers
Welkomsttafel voor gasten
Gastenboek
Naambadges
Plaatskaartjes
Tafelnummerborden
Wegwijzers
Drankmenubord
Drankenlabels

Decoratie

Bloemarrangementen
Verse bloemen
Potplanten
Sierlijke vazen
Bloempotten
Guirlandes
Papieren decoraties
Stoffen decoraties
Decoratieve linten
Ballonnen
Kaarsen
Kaarsenhouders
Lantaarns
Decoratieve spiegels
Tafelstukken
Decoratieve schalen
Seizoensdecoraties

Keuken

Champagneglazen
Serveervorken
Voedselwarmers
Sausbakjes
Sapkaraffen
Waterglazen
Tangen
IJsemmers
Zoutvaatjes
Cocktailshaker
Koffie-thermoskan
Dinerborden
Dessertborden
Ontbijtbordjes
Soepkommen
Serveerschalen
Messen
Voedseldisplays
Serveerschalen
Kurkers
IJslepel
Glazen
Lepels
Broodmanden
Drankenautomaat
Flessenkoelers
Wijnglazen
Serveerlepels
Chafing dishes
Sauzenflesjes
Waterkaraffen
Koffiekopjes
Servetten
IJsvormpjes
Peperstrooiers
Theeketel
Theekopjes
Servetringen
Koelboxen
Kruidenbakjes
Schoteltjes
Placemat voor tafel
Gekoelde containers
Snijplanken
Cocktailglazen
Besteksets
Serveerschalen
Voedselopbergcontainers
Keukenmessen
Rietjes
Vorken
Taartenstandaards
Glazen potten
Flesopeners
Roerstaafjes

Veiligheid

Antiseptische doekjes
Handdesinfectie
Draagbaar handwasstation
Wegwerphandschoenen
Veiligheidsborden
EHBO-kit
Verbanden
Insectenwerend middel
Zonnebrandcrème
Zaklamp voor noodgevallen
Brandblusser

Schoonmaak

Handzeep
Vuilniszakken
Gerecyclede zakken
Papieren handdoeken
Vochtige doekjes
Tissues
Reserve toiletpapier
Luchtverfrisser

Activiteiten

Kleurboeken
Krijtjes
Buitenspeelgoed
Bordspellen
Bellenblaasstokjes

Tips

Inspecteer de tuin minimaal 2 weken vooraf op ongelijke ondergrond, smalle doorgangen en beschikbare stroompunten. Teken daarna de plek van tafels, zitplaatsen, eetstations, schaduw en verlichting uit.
Plan per gast minstens één zitplaats en reserveer daarnaast ongeveer 10% extra stoelen. Zet eet- en cocktailtafels zo neer dat gasten niet door een zitgedeelte hoeven te lopen om drinken te halen.
Regel schaduw vóór je decoratie kiest: combineer bijvoorbeeld een evenemententent, prieel, canopy, parasol of schaduwzeil met voldoende zitruimte. Houd voor elke gast overdag een beschutte plek beschikbaar.
Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer de reacties uiterlijk 7 dagen vooraf. Zorg naast het gewone menu voor vegetarische, veganistische en allergievriendelijke opties en houd die herkenbaar gescheiden.
Test alle elektrische aansluitingen en buitenverlichting minstens 3 dagen vooraf, inclusief kabelroutes en verlichting bij tafels en sanitaire voorzieningen. Bouw decoraties en bloemstukken volgens een tijdlijn op, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft af te werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tuinfeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, gastenlijst en catering. Plan de tuininspectie en materiaalkeuze uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig aanwezigheid, dieetwensen en aantallen 7 dagen voor het feest.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een tuinfeest?: Reken op één zitplaats per gast en leg ongeveer 10% extra stoelen klaar voor onverwachte bezoekers of kapotte exemplaren. Bij 30 gasten betekent dat 33 stoelen, verdeeld over eettafels, loungeplekken en schaduwrijke zones.
Hoe regel je schaduw op een tuinfeest?: Zorg dat overdag voor elke gast een beschutte plek beschikbaar is, bijvoorbeeld onder een tent, prieel, canopy, parasol of schaduwzeil. Controleer de schaduw op het tijdstip van het feest, want de stand van de zon verschuift gedurende de middag.
Wanneer moet je de verlichting voor een tuinfeest testen?: Test de elektrische aansluitingen en alle buitenverlichting minimaal 3 dagen vooraf bij schemering. Controleer daarna opnieuw op de dag zelf of kabels veilig liggen en of looppaden, eetstations en sanitaire voorzieningen voldoende zichtbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.