Sådan planlægger du en havefest fra start til slut

En god havefest begynder ikke med pynt, men med en beslutning om rammerne: hvor mange kommer, hvornår mødes I, og hvad skal festen kunne rumme? Start med haveområdet, og planlæg derefter siddepladser, skygge, mad, lys og sanitære forhold i den rækkefølge. Gæsternes kostbehov og manglende svar skal være afklaret, før du bestiller mad. Til sidst tester du strøm, belysning og løsninger til regn, kulde eller stærk sol.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Fastlæg målet med havefesten
2
Planlæg placeringen af belysningen
3
Vælg desserter
4
Forbered skyggefulde områder
2 personer
5
Opsæt dekorationer
4 personer
6
Fastlæg typen af havefest
7
Følg op på gæsternes svar
8
Planlæg placeringen af blomsterdekorationer
9
Vælg vegetariske muligheder
10
Tjek udendørsbelysningen
2 personer
11
Arranger blomsterdekorationer
3 personer
12
Vælg dato og tidspunkt for eventet
13
Kontakt gæster, der ikke har svaret
14
Forbered dekorations-tidsplanen
15
Vælg veganske muligheder
16
Test de elektriske forbindelser
2 personer
17
Opsæt belysningsudstyr
2 personer
18
Vælg stedet til havefesten
19
Bekræft gæsternes deltagelse
20
Undersøg cateringfirmaer
21
Vælg allergivenlige muligheder
22
Forbered sanitære faciliteter
2 personer
23
Forbered madstationer
3 personer
24
Gennemgå haveområdet
2 personer
25
Notér kostbehov
26
Indhent cateringtilbud
27
Beregn mængder af mad
28
Organisér affaldsindsamlingspunkter
2 personer
29
Forbered drikkestationer
3 personer
30
Mål de tilgængelige eventområder
2 personer
31
Notér allergioplysninger
32
Sammenlign cateringtilbud
33
Beregn drikkemængder
34
Tjek vejroppdateringer
35
Test underholdningsudstyr
2 personer
36
Vurdér stedets kapacitet
37
Notér tilgængelighedskrav
38
Vælg catereren
39
Vælg alkoholiske drikke
40
Bekræft gæsternes endelige deltagelse
41
Byd gæsterne velkommen
4 personer
42
Vurdér antallet af gæster
43
Lav den endelige gæsteliste
44
Bekræft cateringens tilgængelighed
45
Vælg alkoholfrie drikke
46
Bekræft leverandørernes ankomsttider
47
Vis gæsterne rundt på stedet
2 personer
48
Lav det indledende eventbudget
49
Vælg eventets tema
50
Undersøg drikkevareleverandører
51
Planlæg kaffeserveringen
52
Køb de resterende forsyninger
53
Overvåg cateringservicen
2 personer
54
Fordel budgettet på udgiftskategorier
55
Vælg eventets farvepalette
56
Vælg drikkevareleverandører
57
Planlæg teserveringen
58
Organisér dekorationer
2 personer
59
Overvåg drikkevareserveringen
2 personer
60
Lav den foreløbige eventtidslinje
61
Fastlæg dekorationskonceptet
62
Undersøg udbydere af underholdning
63
Bekræft den endelige menu
64
Organisér serveringsudstyr
2 personer
65
Koordinér underholdningsaktiviteter
2 personer
66
Kortlæg mulige organisatoriske risici
67
Lav et visuelt inspirationsboard
68
Book underholdningsydelser
69
Forbered menuoplysninger
70
Forbered eventdokumenter
71
Håndter uventede problemer
2 personer
72
Forbered en nødplan for dårligt vejr
73
Planlæg havenes indretning
74
Undersøg vejrbeskyttelsesmaterialer
75
Gennemgå haven før eventet
2 personer
76
Lav eventets dagsprogram
77
Koordinér gæsternes afgang
3 personer
78
Udarbejd gæstelisten
79
Markér indgangsområdet
80
Reserver vejrbeskyttelsesmateriale
81
Rengør udendørs overflader
2 personer
82
Tildel personalet ansvarsområder
83
Fjern dekorationer
3 personer
84
Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
85
Markér spiseområdet
86
Bekræft leverandøraftaler
87
Vedligehold plænen
2 personer
88
Forbered nødtelefonnumre
89
Rengør haven
4 personer
90
Kategorisér gæster
91
Markér siddeområdet
92
Lav leverandørernes kontaktliste
93
Beskær haveplanter
2 personer
94
Forbered betalingsoplysninger til leverandører
95
Returnér lejet udstyr
2 personer
96
Forbered invitationsteksten
97
Markér underholdningsområdet
98
Fastlæg serveringsformen for maden
99
Fjern unødvendige genstande
2 personer
100
Oplad elektroniske enheder
101
Indsaml feedback fra gæster
102
Design invitationerne
103
Planlæg gæsternes gangruter
104
Sammensæt menuen
105
Forbered havestierne
2 personer
106
Forbered velkomstmateriale til gæsterne
107
Vælg invitationsformatet
108
Planlæg bordopstillingen
109
Vælg forretter
110
Tjek tilstanden på havemøblerne
2 personer
111
Opsæt borde
4 personer
112
Send invitationer
113
Planlæg siddeopstillingen
114
Vælg hovedretter
115
Arrangér ekstra siddepladser
2 personer
116
Placér stole
4 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Accommodation

Eventtelt
Pavillon
Udendørs canopy
Terrasseparasol
Skyggenet
Sammenklappelige borde
Spiseborde
Cocktailborde
Sammenklappelige stole
Havestole
Bænke
Udendørspuder
Stolebetræk
Bordduge
Bordløbere
Udendørstæpper
Dørmåtte
Sammenklappelige skillevægge
Prydpuder
Tæpper til gæster
Lounge-stole
Udendørs sofaer
Sideborde
Fodskamler
Kølehåndklæder
Buffetborde
Bartbord
Barstole
Solhatte til gæster
Paraplyer til regn
Vandtætte overtræk
Udendørstæpper
Picnictæpper til børn

Technical

Bærbar scene
Udendørs varmeapparater
Stemningslys
Lyskæder
Udendørslamper
Udendørshøjttalere
Mikrofon
Enhed til musikafspilningsliste
Transportable ventilatorer

Logistics

Serveringsvogne
Frakkeholder
Bøjler
Velkomstbord til gæsterne
Gæstebog
Navneskilte
Navnekort
Bordnummer-skilte
Vejvisere
Drikkevaremenutavle
Driketiketter

Decorations

Blomsterarrangementer
Friske blomster
Potterplanter
Dekorative vaser
Blomsterpotter
Guirlander
Papirdekorationsartikler
Stofdekorationer
Dekorative bånd
Balloner
Stearinlys
Lysestager
Lanterner
Dekorative spejle
Borddekorationer
Dekorative skåle
Sæsondekorationer

Kitchen

Champagneglas
Serveringsgafler
Madvarmere
Sauceskåle
Saftkaraffer
Vandglas
Tænger
Ispande
Saltbøsser
Cocktailshaker
Termokande til kaffe
Middagstallerkener
Desserttallerkener
Morgenmadstallerkener
Suppeskåle
Serveringsfade
Knive
Maddisplay
Serveringsfade
Korkpropper
Isske
Glas
Skeer
Brødkurve
Drikkevareautomat
Flaskeholdere
Vinglas
Serveringsskeer
Chafing dishes
Sauceflasker
Vandkaraffel
Kaffekopper
Servietter
Isforme
Peberbøsser
Tekedel
Tekopper
Servietringe
Kølebokse
Krydderikrukker
Underkopper
Dækkeserviet
Kølebeholdere
Skærebrætter
Cocktailglas
Bestiksæt
Serveringsfade
Madopbevaringsbeholdere
Køkkenknive
Sugerør
Gafler
Kageopsatser
Glaskrukker
Flaskeåbnere
Rørepinde

Safety

Antiseptiske servietter
Håndsprit
Transportabel håndvaske-station
Engangshandsker
Sikkerhedsskilte
Førstehjælpskasse
Forbindinger
Insektafvisende middel
Solcreme
Nødlommelygte
Brandslukker

Cleaning

Håndsæbe
Affaldsposer
Genanvendte poser
Papirhåndklæder
Vådservietter
Papirlommetørklæder
Ekstra toiletpapir
Luftfrisker

Activities

Malebøger
Kridt
Udendørs legetøj
Brætspil
Sæbeboblepinde

Tips

Fastlæg dato, tidspunkt og festtype, før du lejer udstyr eller bestiller mad. Læg gerne en svarfrist 2-3 uger før festen, så du kan følge op på dem, der ikke har svaret.
Gennemgå haven med gæsternes bevægelse for øje: indgang, servering, siddepladser og toilet skal være lette at finde. Planlæg plads til både spiseborde og mere uformelle loungeområder, hvis festen varer flere timer.
Forbered skygge til alle gæster og en vejrplan, før invitationerne sendes. Et eventtelt, en pavillon eller et udendørs canopy skal stå på et plant underlag, og udendørs varmeapparater eller tæpper kan blive nødvendige, når temperaturen falder.
Notér vegetariske, veganske og allergirelaterede behov sammen med bekræftelserne. Planlæg separate madstationer, så gæster med særlige behov ikke skal gætte sig frem til, hvad de kan spise.
Planlæg belysningen, før mørket falder: markér stier, indgang og serveringsområder, og test alle elektriske forbindelser samme dag. Sæt dekorationer og blomster op efter en tidsplan, så de ikke spærrer for borde, stole eller gæsternes adgang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal man planlægge en havefest?: Begynd 4-6 uger før, hvis du skal koordinere mange gæster, catering eller leje af udstyr. Sæt en svarfrist 2-3 uger før festen, så menu, stole, borde og skygge kan tilpasses det faktiske antal.
Hvor mange siddepladser skal man have til en havefest?: Planlæg en siddeplads til hver gæst, hvis der serveres et måltid. Ved en mere uformel fest kan cirka 70-80 % have en fast siddeplads, mens resten bruger cocktailborde, bænke eller lounge-stole.
Hvordan forbereder man en havefest på regn?: Lav en overdækket plan mindst 1 uge før, og kontrollér på dagen, at telt, pavillon eller canopy står stabilt. Sørg også for tørre gangarealer, ekstra stoleplads under tag og en alternativ placering af madstationerne.
Hvornår skal man sætte lys op til en havefest?: Planlæg placeringen mindst 3-5 dage før, og sæt udstyret op før gæsterne kommer. Test forbindelserne i dagslys, og kontrollér igen cirka 1 time før start, så stier, indgang og servering er oplyst, når det bliver mørkt.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.