Slik organiserer du en hagefest

Start med formålet, datoen og hvor mange gjester hagen faktisk tåler. Deretter planlegger du soner for mat, sitteplasser, skygge, belysning og sanitærfasiliteter før du bestiller utstyr og eventuelt catering. Mange venter for lenge med å følge opp ubesvarte invitasjoner og oppdager først på festdagen at strøm, toalett eller ly ikke er godt nok planlagt. Denne rekkefølgen gir deg kontroll fra første avklaring til siste oppsett.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

1
Definer formålet med hagefesten
2
Planlegg plasseringen av belysningen
3
Velg desserter
4
Forbered skyggefulle områder
2 personer
5
Sett opp dekorasjoner
4 personer
6
Definer type hagefest
7
Følg opp gjestenes svar
8
Planlegg plasseringen av blomsterdekorasjoner
9
Velg vegetariske alternativer
10
Sjekk utebelysningen
2 personer
11
Sett opp blomsteroppsatser
3 personer
12
Velg dato og tid for arrangementet
13
Kontakt gjester som ikke har svart
14
Forbered dekorasjonstidsplanen
15
Velg veganske alternativer
16
Test de elektriske tilkoblingene
2 personer
17
Installer belysningsutstyr
2 personer
18
Velg sted for hagefesten
19
Bekreft gjestenes deltakelse
20
Undersøk cateringfirmaer
21
Velg allergivennlige alternativer
22
Forbered sanitærfasiliteter
2 personer
23
Forbered matstasjoner
3 personer
24
Inspiser hageområdet
2 personer
25
Noter kostbehov
26
Be om tilbud fra cateringleverandører
27
Beregn matmengder
28
Organiser innsamlingspunkter for avfall
2 personer
29
Forbered drikkestasjoner
3 personer
30
Mål opp tilgjengelige arrangementsområder
2 personer
31
Noter allergiinformasjon
32
Sammenlign tilbud fra cateringleverandører
33
Beregn drikkemengder
34
Sjekk værmeldinger
35
Test underholdningsutstyr
2 personer
36
Vurder kapasiteten på lokalet
37
Noter tilgjengelighetskrav
38
Velg caterer
39
Velg alkoholholdige drikker
40
Bekreft gjestenes endelige deltakelse
41
Ønsk gjestene velkommen
4 personer
42
Vurder antall gjester
43
Sett opp den endelige gjestelisten
44
Bekreft cateringtilgjengelighet
45
Velg alkoholfrie drikker
46
Bekreft leverandørenes ankomsttider
47
Vis gjestene rundt på stedet
2 personer
48
Sett opp det innledende arrangementsbudsjettet
49
Velg arrangementets tema
50
Undersøk drikkeleverandører
51
Planlegg kaffeserveringen
52
Kjøp resterende forsyninger
53
Overvåk cateringtjenesten
2 personer
54
Fordel budsjettet på kostnadskategorier
55
Velg arrangementets fargepalett
56
Velg drikkeleverandører
57
Planlegg teserveringen
58
Organiser dekorasjoner
2 personer
59
Overvåk drikkeserveringen
2 personer
60
Sett opp den foreløpige tidslinjen for arrangementet
61
Definer dekorasjonskonseptet
62
Undersøk underholdningsleverandører
63
Bekreft den endelige menyen
64
Organiser serveringsutstyr
2 personer
65
Koordiner underholdningsaktiviteter
2 personer
66
Kartlegg mulige organisatoriske risikoer
67
Lag et visuelt inspirasjonsboard
68
Bestill underholdningstjenester
69
Forbered menyinformasjon
70
Forbered arrangementsdokumenter
71
Håndter uventede problemer
2 personer
72
Forbered en nødplan for dårlig vær
73
Planlegg hageoppsettet
74
Undersøk værbeskyttelsesutstyr
75
Inspiser hagen før arrangementet
2 personer
76
Sett opp arrangementets dagsprogram
77
Koordiner gjestenes avreise
3 personer
78
Sett opp gjestelisten
79
Marker inngangsområdet
80
Reserver værbeskyttelsesutstyr
81
Rengjør utendørs overflater
2 personer
82
Tildel ansvar til personalet
83
Fjern dekorasjoner
3 personer
84
Samle inn gjestenes kontaktinformasjon
85
Marker spiseområdet
86
Bekreft leverandøravtaler
87
Vedlikehold plenen
2 personer
88
Forbered nødkontakter
89
Rengjør hagen
4 personer
90
Kategoriser gjester
91
Marker sitteområdet
92
Sett opp leverandørenes kontaktliste
93
Beskjær hageplanter
2 personer
94
Forbered betalingsinformasjon til leverandører
95
Lever tilbake leid utstyr
2 personer
96
Forbered invitasjonsteksten
97
Marker underholdningsområdet
98
Bestem serveringsmåten for maten
99
Fjern unødvendige gjenstander
2 personer
100
Lad elektroniske enheter
101
Samle inn tilbakemeldinger fra gjester
102
Design invitasjonene
103
Planlegg gjestenes gangruter
104
Sett sammen menyen
105
Forbered hagestier
2 personer
106
Forbered velkomstmateriell for gjester
107
Velg invitasjonsformatet
108
Planlegg bordplasseringen
109
Velg forretter
110
Kontroller tilstanden til utemøblene
2 personer
111
Sett opp bordene
4 personer
112
Sende invitasjoner
113
Planlegg sitteplasseringen
114
Velg hovedretter
115
Ordne ekstra sitteplasser
2 personer
116
Plasser stolene
4 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Accommodation

Arrangementstelt
Paviljong
Utecanopy
Terrasseparasoll
Skyggenett
Sammenleggbare bord
Spisebord
Cocktailbord
Sammenleggbare stoler
Hagestoler
Benker
Uteputer
Stoltrekk
Bordduker
Bordløpere
Utendørstepper
Inngangsmatte
Sammenleggbare skillevegger
Pynteputer
Tepper til gjester
Lounge-stoler
Utesofaer
Sidebord
Fotskamler
Avkjølende håndklær
Buffébord
Barbord
Barstoler
Solhatter til gjester
Paraplyer for regn
Vanntette trekk
Utendørstepper
Pikniktepper for barn

Technical

Bærbar scene
Utendørsvarmere
Stemningsbelysning
Lysslynger
Utelamper
Utendørshøyttalere
Mikrofon
Enhet for spilleliste
Bærbare vifter

Logistics

Serveringsvogner
Klesstativ
Kleshengere
Velkomstbord for gjester
Gjestebok
Navneskilt
Plasskort
Bordnummer-skilt
Veiskilt
Drikkemenytavle
Drikkeetiketter

Decorations

Blomsterarrangementer
Friske blomster
Potteplanter
Dekorative vaser
Blomsterpotter
Guirlander
Pyntepynt av papir
Pyntepynt av stoff
Dekorative bånd
Ballonger
Stearinlys
Lysestaker
Lanterner
Dekorative speil
Senterdekorasjoner
Dekorative skåler
Sesongdekorasjoner

Kitchen

Champagneglass
Serveringsgafler
Matvarmere
Sauseskåler
Saftkaraffer
Vannglass
Tenger
Isbøtter
Saltskåler
Cocktailshaker
Termokanne for kaffe
Middagstallerkener
Desserttallerkener
Frokosttallerkener
Suppeskåler
Serveringsfat
Kniver
Matdisplay
Serveringsfat
Korketrekkere
Isskje
Glass
Skjeer
Brødkurver
Drikkeautomat
Flaskekjølere
Vinglass
Serveringsskjeer
Varmholdingskar
Sausflasker
Vannkaraffer
Kaffekopper
Servietter
Isbitformer
Pepperkverner
Tekjele
Tekopper
Serviettringer
Kjølebokser
Krydderbeholdere
Underskåler
Duk til bord
Kjølebeholdere
Skjærebrett
Cocktailglass
Bestikksett
Serveringsfat
Matoppbevaringsbeholdere
Kjøkkenkniver
Sugerør
Gafler
Kakefat
Glasskrukker
Flaskeåpnere
Rørepinner

Safety

Antiseptiske servietter
Hånddesinfeksjon
Bærbar håndvaskstasjon
Engangshansker
Sikkerhetsskilt
Førstehjelpssett
Bandasjer
Insektsmiddel
Solkrem
Nødlykt
Brannslukker

Cleaning

Håndsåpe
Søppelposer
Gjenbrukte poser
Papirhåndklær
Våtservietter
Tørkepapir
Ekstra toalettpapir
Luftrenser

Activities

Fargebøker
Kritt
Utendørsleker
Brettspill
Såpeboblepinner

Tips

Bestem dato, tidspunkt og type hagefest først, og send invitasjonene tidlig nok til at du kan følge opp dem som ikke har svart. Lag et foreløpig antall gjester før du bestiller mat, bord og stoler.
Del hagen inn i tydelige soner: inngang, matstasjoner, sitteplasser, servering og sanitærfasiliteter. Inspiser området etter regn og mål tilgjengelig plass før du bestemmer hvor telt, paviljong eller parasoller skal stå.
Planlegg skygge og værbeskyttelse før du velger dekorasjoner. Et arrangementstelt, en paviljong eller et skyggenett må ha plass rundt seg, og gjestene bør ha et tørt alternativ hvis været snur.
Velg mat med utgangspunkt i det bekreftede gjesteantallet, og noter vegetariske, veganske og allergivennlige behov separat. Avklar catering i god tid, og plasser matstasjonene slik at køen ikke blokkerer inngangen eller sitteområdene.
Sjekk utebelysningen og test alle elektriske tilkoblinger før festdagen. Installer belysningen etter at bord, stoler og dekorasjoner er plassert, og planlegg også tepper eller utendørsvarmere hvis kvelden kan bli kjølig.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid i forveien bør jeg planlegge en hagefest?: Begynn minst 4–6 uker før festen. Da rekker du å velge dato, sende invitasjoner, følge opp svar, undersøke catering og bestille telt, møbler og teknisk utstyr.
Hvor mange sitteplasser trenger jeg til en hagefest?: Planlegg sitteplass til alle hvis måltidet skal spises samtidig. Ved en mer uformell fest kan du kombinere spisebord, benker og loungeområder, men sørg for minst én stol eller sitteplass per gjest som trenger ekstra støtte.
Når bør jeg følge opp gjester som ikke har svart?: Følg opp første gang 10–14 dager etter invitasjonen og sett en tydelig svarfrist. Kontakt dem som fortsatt mangler svar senest én uke før festen, før du låser matbestilling og sitteplan.
Hvordan forbereder jeg hagen hvis det regner?: Ha et værbeskyttet område klart minst én dag før, enten med arrangementstelt, paviljong eller utecanopy. Kontroller at underlaget er stabilt, at vann ikke samler seg, og at belysning og elektriske tilkoblinger er beskyttet mot fukt.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.