Como organizar uma festa no jardim sem falhas

Começa por definir o tipo de festa, o número de convidados e o período do dia: essas escolhas determinam a sombra, a iluminação, o mobiliário e a comida. Depois inspeciona o jardim, confirma as ligações elétricas e organiza as zonas de refeições, descanso e circulação. Reserva cedo a tenda ou outra cobertura, sobretudo se a festa durar várias horas. O plano também deve incluir instalações sanitárias, opções vegetarianas, vegan e para alergias, além de um prazo claro para as confirmações.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

1
Defina o objetivo da festa no jardim
2
Planeie a colocação da iluminação
3
Selecione sobremesas
4
Prepare zonas com sombra
2 pessoas
5
Instale as decorações
4 pessoas
6
Defina o tipo de festa no jardim
7
Acompanhe as respostas dos convidados
8
Planeie a colocação da decoração floral
9
Escolha opções vegetarianas
10
Verifique a iluminação exterior
2 pessoas
11
Arranje os arranjos florais
3 pessoas
12
Escolha a data e a hora do evento
13
Contacte os convidados que não responderam
14
Prepare o cronograma da decoração
15
Escolha opções vegan
16
Teste as ligações elétricas
2 pessoas
17
Instale o equipamento de iluminação
2 pessoas
18
Escolha o local da festa no jardim
19
Confirme a presença dos convidados
20
Pesquise empresas de catering
21
Escolha opções adequadas para alergias
22
Prepare as instalações sanitárias
2 pessoas
23
Prepare as estações de comida
3 pessoas
24
Inspecione o espaço do jardim
2 pessoas
25
Registe as restrições alimentares
26
Solicite orçamentos de catering
27
Calcule as quantidades de comida
28
Organize pontos de recolha de lixo
2 pessoas
29
Prepare as estações de bebidas
3 pessoas
30
Meça os espaços disponíveis para o evento
2 pessoas
31
Registe informações sobre alergias
32
Compare orçamentos de catering
33
Calcule as quantidades de bebidas
34
Verifique as atualizações meteorológicas
35
Teste o equipamento de entretenimento
2 pessoas
36
Estime a capacidade do local
37
Registe os requisitos de acessibilidade
38
Escolha o caterer
39
Selecione bebidas alcoólicas
40
Confirme a presença final dos convidados
41
Receba os convidados
4 pessoas
42
Estime o número de convidados
43
Elabore a lista final de convidados
44
Confirme a disponibilidade do catering
45
Selecione bebidas sem álcool
46
Confirme os horários de chegada dos fornecedores
47
Acompanhe os convidados pelo espaço
2 pessoas
48
Defina o orçamento inicial do evento
49
Escolha o tema do evento
50
Pesquise fornecedores de bebidas
51
Planeie o serviço de café
52
Compre os materiais em falta
53
Supervisione o serviço de catering
2 pessoas
54
Distribuir o orçamento por categorias de custos
55
Selecionar a paleta de cores do evento
56
Selecionar fornecedores de bebidas
57
Planear o serviço de chá
58
Organizar as decorações
2 pessoas
59
Supervisionar o serviço de bebidas
2 pessoas
60
Elaborar o cronograma preliminar do evento
61
Definir o conceito de decoração
62
Pesquisar fornecedores de entretenimento
63
Confirmar o menu final
64
Organizar os materiais de serviço
2 pessoas
65
Coordenar as atividades de entretenimento
2 pessoas
66
Identificar possíveis riscos organizacionais
67
Criar um painel visual de inspiração
68
Reservar serviços de entretenimento
69
Preparar a informação do menu
70
Preparar os documentos do evento
71
Lidar com problemas inesperados
2 pessoas
72
Preparar um plano de contingência para mau tempo
73
Planear a disposição do jardim
74
Pesquisar materiais de proteção contra o tempo
75
Inspecionar o jardim antes do evento
2 pessoas
76
Elaborar o programa do evento
77
Coordenar a saída dos convidados
3 pessoas
78
Elaborar a lista de convidados
79
Sinalizar a zona de entrada
80
Reservar materiais de proteção contra o tempo
81
Limpar as superfícies exteriores
2 pessoas
82
Atribuir responsabilidades à equipa
83
Remover as decorações
3 pessoas
84
Recolher os contactos dos convidados
85
Sinalizar a zona de refeições
86
Confirmar os acordos com os fornecedores
87
Manter o relvado
2 pessoas
88
Preparar os contactos de emergência
89
Limpar o jardim
4 pessoas
90
Categorizar os convidados
91
Sinalizar a zona de estar
92
Elaborar a lista de contactos dos fornecedores
93
Podar as plantas do jardim
2 pessoas
94
Preparar a informação de pagamento para os fornecedores
95
Devolver o equipamento alugado
2 pessoas
96
Preparar o texto do convite
97
Sinalizar a zona de entretenimento
98
Definir a forma de serviço da comida
99
Remover os objetos desnecessários
2 pessoas
100
Carregar os dispositivos eletrónicos
101
Recolher o feedback dos convidados
102
Criar os convites
103
Planear os percursos dos convidados
104
Preparar o menu
105
Preparar os caminhos do jardim
2 pessoas
106
Preparar o material de boas-vindas para os convidados
107
Escolher o formato do convite
108
Planear a disposição das mesas
109
Escolher as entradas
110
Verificar o estado do mobiliário de jardim
2 pessoas
111
Montar as mesas
4 pessoas
112
Enviar os convites
113
Planear a disposição dos lugares sentados
114
Escolher os pratos principais
115
Providenciar lugares sentados adicionais
2 pessoas
116
Dispor as cadeiras
4 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Accommodation

Tenda para eventos
Pérgula
Toldo exterior
Guarda-sol de terraço
Vela de sombra
Mesas dobráveis
Mesas de refeição
Mesas de cocktail
Cadeiras dobráveis
Cadeiras de jardim
Bancos
Almofadas de exterior
Capas para cadeiras
Toalhas de mesa
Passadeiras de mesa
Tapetes de exterior
Tapete de entrada
Divisórias dobráveis
Almofadas decorativas
Mantas para os convidados
Cadeiras lounge
Sofás de exterior
Mesas de apoio
Repousa-pés
Toalhas refrescantes
Mesas de buffet
Mesa de bar
Bancos de bar
Chapéus de sol para convidados
Guarda-chuvas para chuva
Capas impermeáveis
Cobertores de exterior
Mantas de piquenique para crianças

Technical

Palco portátil
Aquecedores de exterior
Iluminação ambiente
Cordões de luzes
Luzes de exterior
Colunas de exterior
Microfone
Dispositivo para playlist musical
Ventoinhas portáteis

Logistics

Carrinhos de serviço
Cabideiro
Cabides
Mesa de boas-vindas para os convidados
Livro de visitas
Crachás
Marcadores de lugar
Placas com números de mesa
Placas de orientação
Placa do menu de bebidas
Etiquetas de bebidas

Decoração

Arranjos florais
Flores frescas
Plantas em vaso
Vasos decorativos
Floreiras
Grinaldas
Decorações em papel
Decorações em tecido
Fitas decorativas
Balões
Velas
Castiçais
Lanternas
Espelhos decorativos
Centros de mesa
Taças decorativas
Decorações sazonais

Cozinha

Copos de champanhe
Garfos de servir
Aquecedores de alimentos
Molheiras
Jarras de sumo
Copos de água
Pegas
Baldes de gelo
Saleiros
Coqueteleira
Termo de café
Pratos de jantar
Pratos de sobremesa
Pratinhos de pequeno-almoço
Tigelas de sopa
Travessas de servir
Facas
Expositores de alimentos
Travessas de servir
Saca-rolhas
Colher de gelado
Copos
Colheres
Cestos de pão
Dispensador de bebidas
Geleiras para garrafas
Copos de vinho
Colheres de servir
Ramequins aquecidos
Garrafas de molhos
Jarras de água
Chávenas de café
Guardanapos
Formas para gelo
Saleiros de pimenta
Chaleira
Chávenas de chá
Argolas de guardanapo
Caixas térmicas
Recipientes para especiarias
Pires
Individual de mesa
Recipientes refrigerados
Tábuas de cortar
Copos de cocktail
Conjuntos de talheres
Travessas de servir
Recipientes para armazenamento de alimentos
Facas de cozinha
Palhinhas
Garfos
Suportes para bolos
Frascos de vidro
Abre-garrafas
Colheres de mexer

Safety

Toalhetes antissépticos
Desinfetante de mãos
Posto portátil de lavagem das mãos
Luvas descartáveis
Sinais de segurança
Kit de primeiros socorros
Pensos
Repelente de insetos
Protetor solar
Lanterna de emergência
Extintor

Limpeza

Sabonete líquido
Sacos do lixo
Sacos reciclados
Toalhas de papel
Toalhitas húmidas
Lenços de papel
Papel higiénico de reserva
Desodorizante de ambiente

Activities

Livros de colorir
Lápis de cor
Brinquedos de exterior
Jogos de tabuleiro
Varinhas de bolhas de sabão

Dicas

Inspeciona o jardim pelo menos 7 dias antes e verifica o piso, os acessos, a iluminação exterior e o local das instalações sanitárias. Mede as passagens antes de alugar mesas, cadeiras ou uma tenda.
Define as zonas antes de instalar a decoração: reserva uma área coberta para refeições, uma zona de sombra para descanso e um percurso livre entre a mesa de boas-vindas, a comida e as casas de banho.
Testa todas as ligações elétricas no dia anterior. Liga a iluminação exterior e o equipamento previsto durante 15 minutos para detetar extensões insuficientes, tomadas afastadas ou cabos em zonas de passagem.
Fecha as restrições alimentares 5 a 7 dias antes e transmite-as ao catering ou a quem prepara a comida. Inclui pelo menos uma opção vegetariana, uma vegan e alternativas para as alergias indicadas.
Monta a iluminação e os arranjos florais antes da chegada dos convidados, deixando 60 a 90 minutos finais para ajustes. Se a festa terminar depois do anoitecer, prepara mantas e aquecedores exteriores com antecedência.

Perguntas frequentes

Com quanta antecedência devo começar a organizar uma festa no jardim?: Começa 3 a 4 semanas antes para escolher a data, o local, a cobertura e o catering. Na última semana, confirma os convidados, as restrições alimentares, a iluminação e as instalações sanitárias.
Quantas mesas e cadeiras são necessárias para uma festa no jardim?: Para uma refeição sentada, calcula uma cadeira por convidado e cerca de 60 centímetros de mesa por pessoa. Acrescenta uma mesa de apoio para cada 10 a 12 convidados, além das mesas específicas para comida e bebidas.
Como preparar um jardim para uma festa se chover?: Instala a tenda, pérgula ou toldo pelo menos 1 dia antes e confirma se cobre a zona de refeições e não apenas a decoração. Mantém um plano alternativo para toda a duração da festa, não só para a chegada dos convidados.
Quando devo confirmar os convidados para uma festa no jardim?: Define a data-limite de resposta 7 a 10 dias antes do evento. Contacta individualmente quem não respondeu 5 dias antes, para conseguires ajustar comida, lugares, sombra e instalações sanitárias.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.