Organizacija vrtne zabave: praktičen kontrolni seznam

Vrtna zabava zahteva več priprav kot le postaviti mize in hrano zunaj. Začni z datumom, namenom in razporeditvijo vrta, nato pa načrtuj goste, catering, senco, osvetlitev in sanitarije. Vnaprej preveri, kje je na voljo elektrika in koliko sedišč res potrebuješ. S tem kontrolnim seznamom boš imel pregled nad 116 opravili in 149 stvarmi v načrtu, tako da boš na dan dogodka predvsem postavljal in sprejemal goste.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen vrtne zabave
Načrtujte postavitev razsvetljave
Izberite sladice
Pripravite senčna območja
2 oseb
Namestite dekoracije
4 oseb
Določite vrsto vrtne zabave
Spremljajte odzive gostov
Načrtujte postavitev cvetličnih dekoracij
Izberite vegetarijanske možnosti
Preverite zunanjo razsvetljavo
2 oseb
Uredite cvetlične aranžmaje
3 oseb
Izberite datum in uro dogodka
Stopite v stik z gosti, ki se niso odzvali
Pripravite časovnico dekoriranja
Izberite veganske možnosti
Preverite električne priključke
2 oseb
Namestite svetlobno opremo
2 oseb
Izberite lokacijo za vrtno zabavo
Potrdite prisotnost gostov
Raziskujte catering podjetja
Izberite možnosti, prijazne do alergenov
Pripravite sanitarije
2 oseb
Pripravite postaje za hrano
3 oseb
Preglejte vrtno lokacijo
2 oseb
Zabeležite prehranske zahteve
Zahtevajte ponudbe cateringa
Izračunajte količine hrane
Organizirajte zbirna mesta za odpadke
2 oseb
Pripravite postaje za pijačo
3 oseb
Izmerite razpoložljive prostore za dogodek
2 oseb
Zabeležite informacije o alergijah
Primerjajte ponudbe cateringa
Izračunajte količine pijače
Preverite vremenske napovedi
Preizkusite opremo za zabavo
2 oseb
Ocenite zmogljivost prizorišča
Zabeležite zahteve glede dostopnosti
Izberite catererja
Izberite alkoholne pijače
Potrdite končno prisotnost gostov
Pozdravite goste
4 oseb
Ocenite število gostov
Sestavite končni seznam gostov
Potrdite razpoložljivost cateringa
Izberite brezalkoholne pijače
Potrdite prihodnje čase ponudnikov
Pospremite goste po prizorišču
2 oseb
Sestavite začetni proračun dogodka
Izberite temo dogodka
Raziskujte dobavitelje pijač
Načrtujte strežbo kave
Kupite preostale potrebščine
Nadzirajte catering storitev
2 oseb
Razdelite proračun po stroškovnih kategorijah
Izberite barvno paleto dogodka
Izberite dobavitelje pijač
Načrtujte strežbo čaja
Organizirajte okrasje
2 oseb
Nadzirajte strežbo pijač
2 oseb
Pripravite predhodni časovni načrt dogodka
Določite koncept okrasitve
Raziskujte ponudnike zabave
Potrdite končni meni
Organizirajte servirno opremo
2 oseb
Koordinirajte zabavne aktivnosti
2 oseb
Zemljevid možnih organizacijskih tveganj
Ustvarite vizualno tablo navdiha
Rezervirajte storitve zabave
Pripravite informacije o meniju
Pripravite dokumente za dogodek
Rešujte nepričakovane težave
2 oseb
Pripravite načrt za slabo vreme
Načrtujte razporeditev vrta
Raziščite opremo za zaščito pred vremenom
Preglejte vrt pred dogodkom
2 oseb
Pripravite dnevni program dogodka
Koordinirajte odhod gostov
3 oseb
Sestavite seznam gostov
Označite vhodni prostor
Rezervirajte opremo za zaščito pred vremenom
Očistite zunanje površine
2 oseb
Določite odgovornosti osebju
Odstranite okrasje
3 oseb
Zberite kontaktne podatke gostov
Označite jedilni prostor
Potrdite dogovore z dobavitelji
Vzdržujte trato
2 oseb
Pripravite kontaktne podatke za nujne primere
Očistite vrt
4 oseb
Razvrstite goste
Označite prostor za sedenje
Sestavite seznam kontaktov dobaviteljev
Obrežite vrtne rastline
2 oseb
Pripravite podatke o plačilu za dobavitelje
Vrni najeto opremo
2 oseb
Pripravite besedilo vabila
Označite zabavni prostor
Določite način strežbe hrane
Odstranite nepotrebne predmete
2 oseb
Napolnite elektronske naprave
Zberite povratne informacije gostov
Oblikujte vabila
Načrtujte poti za goste
Sestavite meni
Pripravite vrtne poti
2 oseb
Pripravite dobrodošlico za goste
Izberite obliko vabila
Načrtujte razporeditev miz
Izberite predjedi
Preverite stanje vrtnega pohištva
2 oseb
Postavite mize
4 oseb
Pošlji vabila
Načrtujte razporeditev sedežev
Izberite glavne jedi
Uredite dodatna sedišča
2 oseb
Razporedite stole
4 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Accommodation

Dogodkovni šotor
Paviljon
Zunanja nadstrešnica
Terasni senčnik
Senca jadro
Zložljive mize
Jedilne mize
Koktajl mize
Zložljivi stoli
Vrtni stoli
Klopi
Zunanji blazini
Prevleke za stole
Namizni prti
Namizni tekači
Zunanji preprogi
Vhodna preproga
Zložljive pregrade
Okrasne blazine
Odeje za goste
Lounge stoli
Zunanje zofe
Stranske mizice
Opore za noge
Hladilne brisače
Buffetne mize
Barska miza
Barski stoli
Klobuki za goste proti soncu
Dežniki za dež
Vodotesne prevleke
Zunanje odeje
Piknik odeje za otroke

Technical

Prenosni oder
Zunanji grelniki
Ambientna razsvetljava
Lučke
Zunanje svetilke
Zunanji zvočniki
Mikrofon
Naprava za glasbeno predvajalno listo
Prenosni ventilatorji

Logistics

Servirni vozički
Stojalo za plašče
Obešalniki
Dobrodošlična miza za goste
Knjižica za goste
Imeznake
Imenske kartice
Tabla s številkami miz
Smerokazi
Tabla z napitki
Oznake za napitke

Decorations

Cvetlični aranžmaji
Sveže rože
Lončnice
Okrasne vaze
Cvetlični lonci
Girlande
Papirnate dekoracije
Tekstilne dekoracije
Okrasni trakovi
Baloni
Sveče
Držala za sveče
Laterne
Okrasna ogledala
Središčni okraski
Okrasne sklede
Sezonski okraski

Kitchen

Kozarci za penino
Servirne vilice
Ogrevalniki hrane
Posodice za omake
Vrči za sok
Vodni kozarci
Klešče
Vedra za led
Solnice
Šejker za koktajle
Termovka za kavo
Krožniki za večerjo
Desertni krožniki
Krožnički za zajtrk
Sklede za juho
Pladnji za postrežbo
Noži
Razstavni stojala za hrano
Pladnji za postrežbo
Zamaški
Lopatica za sladoled
Kozarci
Žlice
Košare za kruh
Aparat za napitke
Hladilniki za steklenice
Kozarci za vino
Servirne žlice
Chafing posode
Stekleničke za omake
Vrči za vodo
Skodelice za kavo
Serviete
Kalupi za led
Solilniki
Čajnik
Čajne skodelice
Obročki za serviete
Hladilne skrinje
Posodice za začimbe
Podstavki za skodelice
Namizni podstavki
Hlajene posode
Deske za rezanje
Kozarci za koktajle
Kompleti jedilnega pribora
Pladnji za postrežbo
Posode za shranjevanje hrane
Kuhinjski noži
Slamice
Vilice
Stojala za torte
Stekleni kozarci
Odpirači za steklenice
Mešalne palčke

Safety

Antiseptični robčki
Razkužilo za roke
Prenosna postaja za umivanje rok
Rokavice za enkratno uporabo
Varnostne table
Komplet za prvo pomoč
Obliži
Sredstvo proti insektom
Krema za sončenje
Svetilka za nujne primere
Gasilni aparat

Cleaning

Rokavno milo
Vreče za smeti
Reciklirane vrečke
Papirnate brisače
Vlažilni robčki
Robčki
Rezervni toaletni papir
Osvežilec zraka

Activities

Barvice
Krede
Zunanje igrače
Družabne igre
Palčke za milne mehurčke

Nasveti

Razporeditev vrta pripravi najpozneje dva tedna vnaprej. Rezerviraj prostor za postaje s hrano, sprejemno mizo, sedišča in prosto pot za gibanje; upoštevaj tudi prireditveni šotor, paviljon ali zunanjo tendo, če potrebuješ senco ali zaščito.
Povprašaj po prehranskih omejitvah že ob vabilu in preveri odzive sedem dni pred vrtno zabavo. Poleg običajnega menija načrtuj še vegetarijanske, veganske in alergikom prijazne možnosti, da ti porcij ne bo treba prilagajati v zadnjem trenutku.
Preizkusi vso zunanjo razsvetljavo in električne priključke vsaj en dan prej. Preveri, ali so kabli dovolj dolgi, in razsvetljavo namesti tako, da bodo vhod, postaje s hrano in poti vidni, kabli pa ne bodo ležali na prehodu.
Sanitarije in zbirna mesta za odpadke pripravi vsaj 24 ur prej. Gostje te lokacije pogosto iščejo šele, ko jih potrebujejo; zato poskrbi za jasen dostop in tik pred začetkom preveri, ali je vse čisto in uporabno.
Mize, stole in senčna mesta pripravi že pred prihodom gostov. Načrtuj vsaj tri ure za postavljanje in namizne prte, zunanje blazine, odeje ter morebitne zunanje grelnike pripravi že po posameznih conah; tako se lahko ob spremenljivem vremenu hitro prilagodiš.

Pogosta vprašanja

Koliko časa potrebuješ za organizacijo vrtne zabave?: Najbolje je, da z datumom, lokacijo, seznamom gostov in cateringom začneš štiri do šest tednov vnaprej. Zadnjih 24 ur rezerviraj za pregled vrta, čiščenje, hlajenje, dekoracijo ter preizkus osvetlitve in elektrike.
Koliko sedišč potrebujem za vrtno zabavo?: Za vrtno zabavo, kjer se sedi, računaj eno sedišče na gosta. Pri bolj sproščenem druženju lahko stol ali lounge prostor zagotoviš približno 70 do 80 odstotkom gostov, vendar predvidi dovolj odstavnih mizic in prostega prostora za postaje s hrano.
Kdaj naj gostom pošljem vabilo na vrtno zabavo?: Vabilo pošlji štiri do šest tednov vnaprej in prosi za odgovor najpozneje sedem dni pred zabavo. Nato stopi v stik z gosti, ki še niso odgovorili, da lahko prilagodiš hrano, stole in senčna mesta.
Koliko hrane in pijače moram pripraviti za vrtno zabavo?: Za prvo uro računaj dva do tri napitke na osebo; nato običajno enega do dva na uro. Pri zabavi, ki traja tri ure, načrtuj še vsaj en celoten obrok ali več obrokov, dodatno vodo in nekaj porcij za prehranske omejitve.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.