Wat heb je nodig voor een wandelevenement?

Voor een wandelevenement heb je meer nodig dan alleen een route en wat drinken. Je moet deelnemers kunnen registreren, de route duidelijk markeren en onderweg bereikbaar blijven. Denk ook aan documenten voor vergunningen, verzekering, risico’s en medische informatie. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf verzamelt en wat je op de dag zelf meeneemt, van een inschrijvingstafel en naambadges tot portofoons, powerbanks en een noodplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Evenementenschema
Aanwezigheidslijst
Budgetoverzicht
Vrijwilligersrooster
Checkpointlijst
Naambadges
Inschrijfformulier voor deelnemers
Gedrukte reisroutes
Deelnemersdatabase
Vrijwaringsformulieren
Verzekeringsdocumentatie
Klembord
Medische informatieformulieren
Pennen
Polsbandjes
Evenementenplan
Lijst met noodcontacten
Lijst met stafcontacten
Permanente stiften
ID-badges voor deelnemers
Kleine kasgeldvoorraad
Kwitantieschrift
Deelnemerscertificaten
Evaluatieformulieren voor het evenement
Bedankkaartjes
Notitieboek
Veldnotitieboek

Logistics

Routebeschrijving
Draagbare luifel
Infobord
Gedrukte weersverwachting
Inschrijvingstafel
Opvouwbare stoelen
Routeborden
Trailvergunning
Trailmarkeringen
Trailkaart
Topografische kaart
Kompas
Waterfilter
Koelbox
IJspacks
Tafellaken
Rugzak
Dagrugzak
Regenhoes voor rugzak
Wandelschoenen
Wandelsokken
Wandelbroek
Vochtregulerend shirt
Fleecejack
Waterdicht jack
Hoed
Zonnebril
Wandelstokken
Gaiters
Handschoenen
Regenponcho
Multitool
Extra kledinglagen
Reparatietape
Waterdichte zakken
Paracord
Waterdichte documenthoes
Tyraps
Evenementenbanner
Karabiners
Sponsorbanners
Kleine reparatieset
Reserveautosleutels
Parkeervergunningen

Technology

Draagbare speaker
Megafoon
Portofoons
Mobiele telefoons
Powerbanks
Laadkabels
GPS-apparaat
Reservebatterijen
Camera
Statief
Verrekijker
Stopwatch

Safety

Noodplan
Risicobeoordelingsdocument
Veiligheidskegels
Afzetlint
Zaklampen
Hoofdlampen
Fluitjes
Signaalspiegel
Nooddeken
EHBO-kit
Traumakit
Wegwerphandschoenen
CPR-gezichtsschild
Antiseptische doekjes
Pleisters
Gaaskompressen
Medische tape
Elastische verbanden
Pincet
Schaar
Instant coldpacks
Pijnstillers
Antihistaminica
Behandeling voor insectenbeten
Blisterbehandelingskit
Zonnebrandcrème
Lippenbalsem
Insectenwerend middel
Brandblusser
Noodkit voor voertuigen

Schoonmaak

Handdesinfectiemiddel
Vochtige doekjes
Toiletpapier
Vuilniszakken
Recyclezakken
Papieren handdoeken

Boodschappen

Watercontainers
Drinkwater
Elektrolyttabletten
Energierepen
Studentenhaver
Vers fruit
Broodjes
Tussendoortjes

Keuken

Herbruikbare bekers
Herbruikbare borden
Herbruikbaar bestek

Tips

Neem voor elk checkpoint een geprinte checkpointlijst, routebeschrijving en deelnemersinformatie mee. Bewaar daarnaast een extra set documenten bij de centrale organisatie, zodat je bij verlies niet zonder gegevens zit.
Zorg dat alle communicatiemiddelen vóór vertrek volledig zijn opgeladen. Neem per portofoon of mobiele telefoon een passende laadkabel en minimaal één powerbank mee; test het bereik op de route vooraf.
Markeer de route niet alleen met routeborden, maar controleer de trailmarkeringen kort voor de start. Neem extra markeringen mee voor kruisingen, onduidelijke paden en plekken waar deelnemers verkeerd kunnen lopen.
Richt de inschrijving in met een tafel, klembord, inschrijfformulieren, naambadges en vrijwaringsformulieren. Leg de formulieren per verwachte deelnemer klaar en houd een aparte stapel voor last-minute inschrijvingen.
Pak veiligheidsdocumenten in een waterdichte map: het noodplan, de risicobeoordeling, medische informatieformulieren, verzekeringsdocumentatie en de trailvergunning. Voeg ook een gedrukte weersverwachting en een alternatieve route toe.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een wandelevenement?: Neem in elk geval de routebeschrijving, routeborden en trailmarkeringen, een deelnemerslijst, inschrijfformulieren, een noodplan en communicatiemiddelen mee. Plan daarnaast per organisator of checkpoint een telefoon of portofoon, plus minimaal één powerbank en laadkabel.
Hoeveel portofoons heb ik nodig voor een wandelevenement?: Reken op één portofoon per mobiel organisatieteam en per bemand checkpoint. Voeg minstens één reserveapparaat toe; bij drie checkpoints en twee mobiele teams kom je dus uit op 6 portofoons.
Hoeveel routeborden en trailmarkeringen heb ik nodig?: Maak per kruising, afslag en onduidelijk deel van het pad minimaal één zichtbaar routebord of één markering. Neem vervolgens 10 tot 20 procent extra mee voor beschadigde of verplaatste markeringen en controleer alles opnieuw binnen 24 uur voor de start.
Welke documenten moet ik voor een wandelevenement afdrukken?: Druk minstens één exemplaar af van het evenementenschema, de routebeschrijving, aanwezigheidslijst, checkpointlijst, vrijwilligersrooster, noodplan, risicobeoordeling, verzekeringsdocumentatie en trailvergunning. Neem voor elke deelnemer een inschrijfformulier en vrijwaringsformulier mee, plus 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.