Zo organiseer je een triatlon

Een triatlon organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de route, veiligheidsprocedures en capaciteit. Leg eerst de afstanden, het deelnemersprofiel en de wedstrijddatum vast. Werk daarna het zwemgedeelte, fietsparcours en loopparcours uit, inclusief waterpunten, toegangswegen en ondersteuning onderweg. Regel vergunningen, bewonersmeldingen, verzekering en medische hulp ruim vóór de wedstrijddag. Pas daarna leg je registratie, vrijwilligersposten, tijdwaarneming, medailles en catering vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

1
Bepaal het doel van het evenement
2
Plan aankomst, parkeren, toiletten en kleedruimtes
3
Regel medailles, certificaten en prijzen
4
Ondersteun fietsers langs het parcours
4 personen
5
Bepaal het deelnemersprofiel
6
Regel vergunningen, bewonersmeldingen en toegang tot de weg
7
Regel versnaperingen en waterpunten
8
Houd lopers langs het parcours in de gaten
4 personen
9
Stel leeftijdscategorieën en deelname voor beginners vast
10
Regel verzekeringen en noodprocedures
11
Bereid parcoursborden en veiligheidsuitrusting voor
12
Beheer waterpunten
3 personen
13
Stel wedstrijdafstanden en deelnemerscapaciteit vast
14
Regel EHBO en medische ondersteuning
15
Inspecteer geleende of gehuurde apparatuur
16
Help deelnemers als er problemen optreden
4 personen
17
Kies de evenementdatum en uitwijkdatum
18
Bereid noodcontacten en toegangswegen voor
19
Inspecteer het zwemgedeelte, fietsparcours en loopparcours
20
Registreer finishers
2 personen
21
Controleer op lokale evenementconflicten
22
Plan procedures bij slecht weer en veiligheidschecks op de wedstrijddag
23
Informeer vrijwilligers vóór het evenement
24
Deel medailles of certificaten uit
3 personen
25
Stel de begroting van het evenement op
26
Stel het organisatieteam samen en verdeel de verantwoordelijkheden
27
Bereid indien mogelijk alle onderdelen één dag voor het evenement voor
28
Maak foto's van deelnemers
2 personen
29
Schat de kosten van het evenement en het inschrijfgeld in
30
Werven van vrijwilligers en taken toewijzen
31
Richt de registratiebalie in
2 personen
32
Bedank vrijwilligers en supporters
2 personen
33
Bepaal de voordelen voor deelnemers
34
Bereid vrijwilligerstaken en rooster voor
35
Richt het wisselgebied in
3 personen
36
Verwijder parcoursborden
3 personen
37
Stel de tijdsplanning van het evenement op
38
Bereid versnaperingen voor vrijwilligers voor
39
Markeer de startzone voor het zwemmen
2 personen
40
Ruim de apparatuur op
3 personen
41
Beveilig de zwemlocatie en de vergunningen
42
Maak het inschrijfformulier voor deelnemers
43
Plaats borden langs het fietsparcours
3 personen
44
Maak alle evenementlocaties schoon
4 personen
45
Controleer de waterveiligheid en waterkwaliteit
46
Open de inschrijving en promoot het evenement
47
Plaats borden langs het loopparcours
3 personen
48
Breng geleende apparatuur terug
2 personen
49
Plan en meet het zwemparcours
50
Beantwoord vragen van deelnemers en volg de inschrijvingen
51
Verwelkom deelnemers
4 personen
52
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
53
Beveilig het fietsparcours en inspecteer gevaarlijke punten
54
Bevestig deelnemers en bereid de deelnemerslijst voor
55
Controleer de inschrijvingen van deelnemers
2 personen
56
Voer afval op de juiste manier af
2 personen
57
Rijd het fietsparcours voorafgaand aan het evenement
58
Wijs deelnemernummers toe en bereid polsbandjes voor
59
Leg de veiligheidsregels uit
2 personen
60
Deel evenementfoto's en publiceer de resultaten
2 personen
61
Plan vrijwilligersposten voor het fietsen
62
Stuur evenementinformatie naar deelnemers
63
Organiseer deelnemers voor de start
3 personen
64
Bedank sponsors en supporters
65
Beveilig het loopparcours en inspecteer gevaarlijke punten
66
Bereid het evenementenschema en de deelnemersinstructies voor
67
Start het zwemonderdeel
4 personen
68
Stuur bedankberichten
69
Loop of ren het loopparcours voorafgaand aan het evenement
70
Bereid routekaarten en het plan voor het wisselgebied voor
71
Houd zwemmers in de gaten
4 personen
72
Verzamel feedback van deelnemers
2 personen
73
Meet de loopafstand
74
Bereid plannen voor de start- en finishzone voor
75
Beheer het wisselgebied
4 personen
76
Evalueer het evenement met de organisatoren
2 personen
77
Plan het wisselgebied en de fietsenstalling
78
Bereid materialen voor check-in, tijdregistratie en finish voor
79
Registreer de voortgang van deelnemers
2 personen
80
Noteer verbeteringen voor toekomstige evenementen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Checklist voor evenementplanning
Lanyards
Informatiekaarten voor deelnemers
Scoreformulieren
Evenementbegroting
Vrijwilligersinstructies
Incheckformulieren
Klemplanken voor tijdwaarnemende vrijwilligers
Inschrijfformulieren voor deelnemers
Vrijwaringsformulieren
Deelnemerslijst
Klemplanken
Mappen voor papieren
Contactlijst van vrijwilligers
Evenementschema
Deelnemersinstructies
Naamkaartjes
Polsbandjes voor deelnemers
Tijdsregistratieformulieren
Pennen
Permanent markers
Markeerstiften
Deelnemersnummers
Bonnenboekje
Notitieboeken
Stickers met startnummer
Plakbriefjes
Bedankkaartjes voor vrijwilligers
Certificaten

Safety

Veiligheidsinstructies
Reddingsboei
EHBO-kit
EHBO-kit bij het zwemgedeelte
Verbanden
Handdoeken voor noodgevallen
Fluitjes
Sporttape
Bord met noodcontacten
Elastische verbanden
Veiligheidsvesten
Lijst met noodcontacten
Veiligheidskegels
Afbakeningstape
Reddingsboei
Veiligheidstouwen
Desinfecterende doekjes
Wegwerphandschoenen
Waarschuwingsborden
Nooddeken
Veiligheidsborden voor zwemmen
IJspakketten
Reddersuitrusting
Reflecterende vesten voor routevrijwilligers
Directe cold packs

Activities

Fietspomp
Reservebinnenbanden
Markeringen voor het zwemparcours
Bandenreparatiegereedschap
Drijfbouys
Multitool
Trofeeën voor winnaars
Kleine prijzen
Geschenkzakjes
Bloemen voor winnaars
Fietsenreparatieset
Kettingsmeermiddel
Baanmarkeringen
Startplatform
Finishermedailles

Logistics

Routeaanduidingen
Registratietafel
Borden voor vrijwilligersposten
Tafellaken voor de inschrijftafel
Opbergdozen voor documenten
Tafels voor het waterstation
Welkomstbord
Borden voor de kleedruimte
Vloermarkeringen voor fietsposities
Opbergcontainers
Gereedschapskist
Schaar
Opklaptafels
Touw of koord
Routekaarten
Startboog
Inschrijfbord
Kassalade
Routewijzerborden
Bord voor de informatietafel
Wisselgeld
Pijlborden
Ducttape
Tyraps
Kilometerpaaltjes
Borden voor hardlooproute
Veiligheidsspelden
Finishbanner
Borden voor de overgangszone
Opklapstoelen
Fietsenrekstandaards
Schuiltent
Markeringen voor fietsenstalling
Opbergdozen voor materiaal
Borden voor de ingang van de overgangszone
Evenementdecoratie
Borden voor de uitgang van de overgangszone
Ballonnen
Doos voor gevonden voorwerpen
Deelnemersbags
Sponsorbanners
Transportkar voor materiaal

Boodschappen

Insectenwerend middel
Snacks
Sandwiches
Koekjes
Koffie
Bekers
Zonnebrandcrème
Energierepen
Drinkwater
Thee
Waterflessen
Melk
Waterdispensers
Suiker
Sportdrank
Servetten
Fruit
Borden en bestek
Vrijwilligersverfrissingen
Organisatorverfrissingen
Koelboxen
IJs
Drinkwatercontainers

Schoonmaak

Handdesinfecterend middel
Vuilniszakken
Recyclingzakken
Afvalbakken
Recyclingbakken
Afvalcontainers
Papieren handdoeken
Schoonmaakdoeken
Schoonmaakspray
Emmer

Technology

Walkietalkies
Betaalterminal
Stekkerdozen
Mobiele telefoons voor communicatie
Draagbare opladers
Omroepsysteem
Stopwatch
Microfoon
Tijdklok
Verlengkabels
Camera
Telefoonstatief
Extra batterijen

Keuken

Serveerschalen

Tips

Begin met de drie parcoursen en een capaciteitsbesluit. Inspecteer het zwem-, fiets- en loopparcours fysiek en noteer per segment waar routeaanduidingen, vrijwilligers, water en noodtoegang nodig zijn.
Regel vergunningen, bewonersmeldingen en wegafsluitingen vroeg in het traject. Neem ook een uitwijkdatum op en schrijf vast wat er gebeurt bij slecht weer, onweer of een onveilige zwemlocatie.
Maak per onderdeel een veiligheidsplan met noodcontacten, toegangswegen en medische ondersteuning. Leg bij het zwemgedeelte een aparte EHBO-kit en reddingsboei klaar; op de fietsroute zijn een fietspomp, reservebinnenbanden en bandenreparatiegereedschap praktisch.
Geef vrijwilligers vóór het evenement een korte, schriftelijke instructie per post. Vermeld hun positie, meldingsroute, starttijd en wat ze doen bij een gevallen fietser, vermiste deelnemer of probleem bij een waterpunt.
Plan de deelnemersstroom, niet alleen de wedstrijd. Reserveer een registratietafel voor formulieren en vrijwaringen, richt kleedruimtes en toiletten in en regel water, snacks en sandwiches; controleer gehuurde of geleende apparatuur uiterlijk vóór de wedstrijddag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een triatlon organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met datum, parcours, begroting en vergunningen. Plan uiterlijk 8 tot 12 weken voor de wedstrijd de vrijwilligers, medische ondersteuning, waterpunten en deelnemersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een triatlon?: Dat hangt af van de route en het aantal deelnemers, maar plan per kruispunt, waterpunt en controlepost minimaal één geïnstrueerde vrijwilliger. Voeg voor het zwemgedeelte extra toezicht toe en maak minstens één coördinator bereikbaar voor alle posten.
Wat moet je regelen voor de veiligheid van een triatlon?: Regel verzekering, EHBO, noodprocedures, toegangswegen en een veiligheidscontrole op de wedstrijddag. Controleer vóór de start alle drie parcoursen en leg bij het zwemgedeelte een reddingsboei en EHBO-kit klaar.
Wanneer moet je deelnemersregistratie en startinformatie klaar hebben?: Zet inschrijfformulieren, vrijwaringsformulieren en registratie uiterlijk 4 weken vóór de wedstrijd klaar. Stuur deelnemersinformatie daarna met starttijd, afstanden, parkeren, toiletten, kleedruimtes, route en procedures bij slecht weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.