Wat heb je nodig voor een lokaal hardloopevenement?

Voor een lokaal hardloopevenement heb je meer nodig dan alleen een start- en finishlijn. Je regelt spullen voor registratie, routebegeleiding, communicatie, wachtruimte, hydratatie en een veilige aankomst. Denk ook aan formulieren, borden en materialen die je vooraf moet laten drukken of klaarleggen. Met deze boodschappenlijst zie je welke onderdelen vaak te laat worden geregeld en wat je op de dag zelf bij de hand wilt hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Checklist voor evenementenplanning
Instructies voor vrijwilligers
Lanyards
Flyers voor het evenement
Overzicht van het evenementenbudget
Regels en informatie voor deelnemers
Route-informatiekaarten
Deelnemersregistratielijst
Vrijwaringsformulieren
Gedrukte dienstregelingen
Inschrijfformulieren
Klembord
Certificaten
Informatieblad voor deelnemers
Pennen
Medailleribbons
Bedankkaartjes voor vrijwilligers
Contactlijst vrijwilligers
Kleefbriefjes
Finisherstickers
Evenementenschema
Naambadges
Welkomsttassen voor deelnemers
Identificatiebadges voor vrijwilligers
Permanentmarkers
Startnummers
Finishermedailles
Markeerstiften
Veiligheidsspelden
Kleine prijzen voor winnaars
Notitieboek
Deelnemerspolsbandjes
Cadeautasjes

Logistics

Kilometerpaaltjes
Klappstoelen
Inschrijvingstafel
Parkeerborden
Partytent of gazebo
Tafellaken voor de inschrijftafel
Toiletaanwijzingen
Borden voor wachtruimte deelnemers
Inschrijfbord
Opbergdozen
Bord informatiebalie
Borden waterpost
Materiaalzakken
Schaar
Tape of markering voor de startlijn
Ducttape
Kleine decoraties
Routekaart
Richtingsborden
Routepijlen
Klapptafels
Welkomstbanner
Borden met vrijwilligerslocaties
Bord startlijn
Sponsorborden
Finishbord
Verloren-en-gevonden-doos
Tape of markering voor de finishlijn
Tyraps
Ballonnen
Touw of koord
Multitool
Gereedschapskist
Opvouwbare kar of trolley

Safety

Fluitjes
Walkietalkies
Mobiele telefoons voor communicatie
EHBO-bord
Lijst met noodcontacten
Pleisters
Handdesinfectiemiddel
Plakband
Afzetlint
Zichtbare vrijwilligersvesten
Veiligheidskegels
Zonnebrandcrème
EHBO-kit
Insectenwerend middel
Sporttape
Elastische verbanden
Desinfectiedoekjes
Wegwerphandschoenen
Reddingsdeken
Koelpacks

Boodschappen

Energerepen
Koelboxen
Snacks
IJs
Drinkwater
Broodjes
Waterflessen
Koekjes
Watercontainers
Koffie, thee, melk
Sportdrank
Bestek
Fruit
Serveerschalen
Waterdispenser
Suiker
Bekers
Servetten
Herbruikbare bekers
Borden
Verfrissingen voor vrijwilligers
Verfrissingen voor organisatoren

Techniek

Stekkerdoos
Draagbare powerbank
Draagbare opladers
Muziekafspeelapparaat
Verlengkabel
Camera
Stopwatch
Telefoonstatief
Timer
Extra batterijen
Bel of hoorn voor startsein
Geheugenkaart
Reservebatterijen
Luidspreker
Microfoon

Schoonmaak

Recyclingbakken
Papieren handdoeken
Recyclezakken
Prullenbakken
Afvalzakken
Schoonmaakdoekjes
Schoonmaakspray
Bezem
Stoffer en blik
Dweil
Vuilniszakken
Emmer

Tips

Zet de registratietafel minstens 60 minuten voor de start klaar met inschrijfformulieren, een deelnemersregistratielijst, klembord, inschrijfbord, lanyards en een tafellaken. Leg vrijwaringsformulieren apart, zodat deelnemers niet in dezelfde stapel hoeven te zoeken.
Voorzie drinkwater bij start en finish en houd koelboxen en ijs klaar. Reken voor de eerste drinkpost op ongeveer 250 tot 500 milliliter per deelnemer; bij warm weer heb je extra voorraad en meer vrijwilligers nodig.
Plaats kilometerpaaltjes en routeborden ruim vóór de eerste loper vertrekt. Neem route-informatiekaarten mee voor deelnemers en controleer de route nogmaals, omdat één ontbrekend bord lopers snel verkeerd kan sturen.
Geef vrijwilligers herkenbare instructies en communicatiemiddelen. Plan minimaal één telefoon of walkietalkie bij de start, één bij de finish en één bij een mobiele routeploeg; fluitjes zijn nuttig voor korte waarschuwingen.
Richt de wachtruimte in met borden, klapstoelen en een partytent of gazebo als deelnemers vóór de start moeten wachten. Leg snacks, energierepen en broodjes pas uit zodra registratie en warming-up zijn begonnen, zodat ze niet te vroeg op zijn.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een lokaal hardloopevenement?: Neem in elk geval drinkwater, snacks, energierepen, broodjes, koelboxen en ijs mee. Voor de organisatie heb je daarnaast routeborden, kilometerpaaltjes, registratieformulieren, communicatiemiddelen en toiletaanwijzingen nodig.
Hoeveel drinkwater heb ik nodig per hardloper?: Houd voor de eerste drinkpost ongeveer 250 tot 500 milliliter per deelnemer aan. Bij warm weer, een langere afstand of meerdere drinkposten moet je extra voorraad meenemen en het water gekoeld bewaren.
Hoe vroeg moet de registratie klaarstaan?: Zet de registratieplek minstens 60 minuten voor de start op. Zo is er tijd om formulieren uit te delen, deelnemers te registreren, vragen te beantwoorden en eventuele ontbrekende route-informatie aan te vullen.
Welke spullen heb ik nodig voor de routebegeleiding?: Gebruik kilometerpaaltjes, routeborden en route-informatiekaarten om de route duidelijk te maken. Neem ook fluitjes en telefoons of walkietalkies mee; controleer alle markeringen vóór de eerste deelnemer vertrekt en verwijder ze direct na afloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.