Näin järjestät toimivan triathlonin

Triathlonin järjestäminen alkaa kilpailun tavoitteesta, osallistujamäärästä ja matkoista – ei lähtöviivan rakentamisesta. Suunnittele ensin uintialue, pyörä- ja juoksureitti sekä liikenteenohjaus, ja varmista luvat hyvissä ajoin. Sen jälkeen ratkaise ilmoittautuminen, vapaaehtoisten tehtävät, huoltopisteet, ensiapu ja huonon sään toimintamalli. Kilpailupäivänä jokaisella pisteellä pitää olla vastuuhenkilö, välineet ja selkeä kulkutie.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

1
Määritä tapahtuman tavoite
2
Suunnittele saapuminen, pysäköinti, wc:t ja pukeutumistilat
3
Järjestä mitalit, todistukset ja palkinnot
4
Tue pyöräilijöitä reitin varrella
4 henkilöä
5
Määritä osallistujaprofiili
6
Järjestä luvat, asukasilmoitukset ja tienkäyttöoikeus
7
Järjestä välipalat ja vesipisteet
8
Pidä juoksijoita silmällä reitin varrella
4 henkilöä
9
Määritä ikäryhmät ja aloittelijoiden osallistuminen
10
Järjestä vakuutukset ja hätätoimenpiteet
11
Valmistele reittikyltit ja turvavarusteet
12
Hallitse vesipisteitä
3 henkilöä
13
Määritä kilpailumatkat ja osallistujamäärä
14
Järjestä ensiapu ja lääkinnällinen tuki
15
Tarkista lainatut tai vuokratut varusteet
16
Auta osallistujia ongelmatilanteissa
4 henkilöä
17
Valitse tapahtumapäivä ja varapäivä
18
Valmistele hätäyhteystiedot ja kulkutiet
19
Tarkista uintialue, pyöräreitti ja juoksureitti
20
Kirjaa maaliintulijat
2 henkilöä
21
Tarkista paikalliset tapahtumien päällekkäisyydet
22
Suunnittele huonon sään menettelyt ja kilpailupäivän turvallisuustarkistukset
23
Tiedota vapaaehtoisia ennen tapahtumaa
24
Jaetaan mitalit tai todistukset
3 henkilöä
25
Laadi tapahtuman budjetti
26
Kokoa järjestäjätiimi ja jaa vastuut
27
Valmistele kaikki osa-alueet mahdollisuuksien mukaan päivää ennen tapahtumaa
28
Ota kuvia osallistujista
2 henkilöä
29
Arvioi tapahtuman kustannukset ja osallistumismaksu
30
Vapaaehtoisten rekrytointi ja tehtävien jakaminen
31
Järjestä ilmoittautumistiski
2 henkilöä
32
Kiitä vapaaehtoisia ja tukijoita
2 henkilöä
33
Määritä osallistujien edut
34
Valmistele vapaaehtoisten tehtävät ja vuorot
35
Järjestä vaihtopiste
3 henkilöä
36
Poista reittimerkit
3 henkilöä
37
Laadi tapahtuman aikataulu
38
Valmistele vapaaehtoisille välipaloja
39
Merkitse uinnin lähtöalue
2 henkilöä
40
Siivoa varusteet
3 henkilöä
41
Varmista uintipaikka ja luvat
42
Luo osallistujien ilmoittautumislomake
43
Aseta kyltit pyöräreitin varrelle
3 henkilöä
44
Siivoa kaikki tapahtumapaikat
4 henkilöä
45
Tarkista veden turvallisuus ja laatu
46
Avaa ilmoittautuminen ja markkinoi tapahtumaa
47
Aseta kyltit juoksureitin varrelle
3 henkilöä
48
Palauta lainatut varusteet
2 henkilöä
49
Suunnittele ja mittaa uintireitti
50
Vastaa osallistujien kysymyksiin ja seuraa ilmoittautumisia
51
Toivota osallistujat tervetulleiksi
4 henkilöä
52
Kerää löytötavarat
2 henkilöä
53
Varmista pyöräreitti ja tarkista vaarakohdat
54
Vahvista osallistujat ja valmistele osallistujalista
55
Tarkista osallistujien ilmoittautumiset
2 henkilöä
56
Hävitä jätteet asianmukaisesti
2 henkilöä
57
Aja pyöräreitti ennen tapahtumaa
58
Jaa osallistujanumerot ja valmistele rannekkeet
59
Kerro turvallisuussäännöt
2 henkilöä
60
Jaa tapahtumakuvia ja julkaise tulokset
2 henkilöä
61
Suunnittele vapaaehtoispaikat pyöräilyä varten
62
Lähetä tapahtumatiedot osallistujille
63
Järjestä osallistujat lähtöä varten
3 henkilöä
64
Kiitä sponsoreita ja tukijoita
65
Varmista juoksureitti ja tarkista vaarakohdat
66
Valmistele tapahtuma-aikataulu ja osallistujien ohjeet
67
Aloita uintiosuus
4 henkilöä
68
Lähetä kiitosviestit
69
Kävele tai juokse juoksureitti ennen tapahtumaa
70
Valmistele reittikartat ja vaihtopisteen suunnitelma
71
Valvo uimareita
4 henkilöä
72
Kerää palautetta osallistujilta
2 henkilöä
73
Mittaa juoksumatka
74
Valmistele lähtö- ja maalialueen suunnitelmat
75
Hallitse vaihtopistettä
4 henkilöä
76
Arvioi tapahtuma järjestäjien kanssa
2 henkilöä
77
Suunnittele vaihtopiste ja pyöräparkki
78
Valmistele sisäänkirjautumisen, ajanoton ja maalin materiaalit
79
Seuraa osallistujien edistymistä
2 henkilöä
80
Kirjaa parannukset tulevia tapahtumia varten

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Tapahtumasuunnittelun tarkistuslista
Kaulanauhat
Osallistujien tietokortit
Pistelomakkeet
Tapahtumabudjetti
Vapaaehtoisten ohjeet
Sisäänkirjautumislomakkeet
Klemmaritaulut ajanottovapaaehtoisille
Osallistujien ilmoittautumislomakkeet
Vastuuvapautuslomakkeet
Osallistujalista
Puristimet
Kansiot papereille
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Tapahtuman aikataulu
Osallistujien ohjeet
Nimikyltit
Osallistujien rannekkeet
Ajanottolomakkeet
Kynät
Pysyvät tussit
Korostuskynät
Osallistujanumerot
Kuittivihko
Muistikirjat
Lähtönumerotarrat
Muistilaput
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Todistukset

Safety

Turvallisuusohjeet
Pelastusrengas
EA-pakkaus
Ensiapulaukku uintialueella
Laastarit
Hätäpyyhkeet
Pillit
Urheiluteippi
Hätäyhteystietokyltti
Elastiset siteet
Turvaliivit
Hätäyhteystietoluettelo
Turvakartiot
Aitausteippi
Pelastusrengas
Turvaköydet
Desinfiointipyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Varoituskyltit
Hätäpeite
Uinnin turvallisuuskylttit
Jääpakkaukset
Pelastusvarusteet
Heijastavat liivit reittivapaaehtoisille
Kylmäpakkaukset

Activities

Pyöräpumppu
Varasisäkumit
Uintireitin merkinnät
Rengaspaikkaussarja
Poijut
Monitoimityökalu
Palkinnot voittajille
Pienet palkinnot
Lahjakassit
Kukat voittajille
Pyöränkorjaussarja
Ketjuöljy
Ratatunnisteet
Lähtölava
Maalimitalit

Logistics

Reittimerkinnät
Ilmoittautumispöytä
Vapaaehtoispaikkojen kyltit
Pöytäliina ilmoittautumispöytään
Asiakirjalaatikot
Pöydät juomapisteelle
Tervetulokyltti
Pukuhuoneen kyltit
Lattiamerkit pyöräpaikoille
Säilytysastiat
Työkalupakki
Sakset
Kokoontaitettavat pöydät
Narua tai köyttä
Reittikartat
Lähtökaari
Ilmoittautumiskyltti
Kassalaatikko
Reittiohjekyltit
Infopöydän kyltti
Käteiskassa
Nuolikyltit
Teippirulla
Nippusiteet
Kilometripaalut
Juoksureitin kyltit
Hakaneulat
Maaliin saapumisen banneri
Vaihtoalueen kyltit
Taittotuolit
Pyörätelineet
Suojateltta
Pyöräparkin merkinnät
Varastolaatikot
Vaihtoalueen sisäänkäyntikyltit
Tapahtumakoristeet
Vaihtoalueen poistumiskyltit
Ilmapallot
Löytötavaralaatikko
Osallistujalaukut
Sponsoribannerit
Materiaalin kuljetuskärry

Groceries

Hyönteiskarkote
Välipalat
Sandwichit
Pikkuleivät
Kahvi
Kupit
Aurinkovoide
Energiapatukat
Juomavesi
Tee
Vesipullot
Maito
Vesiautomaatit
Sokeri
Urheilujuoma
Servetit
Hedelmät
Astiat ja aterimet
Vapaaehtoisten tarjoilut
Järjestäjien virvokkeet
Kylmälaukut
Jää
Juomavesisäiliöt

Cleaning

Käsidesi
Jätesäkit
Kierrätyspussit
Jäteastiat
Kierrätysastiat
Jäteastiat
Paperipyyhkeet
Puhdistusliinat
Puhdistussuihke
Ämpäri

Technology

Radiopuhelimet
Maksupääte
Jatkopistorasiat
Matkapuhelimet viestintään
Kannettavat laturit
Kuulutusjärjestelmä
Sekuntikello
Mikrofoni
Ajastin
Jatkojohdot
Kamera
Puhelinjalusta
Varaparistot

Kitchen

Tarjoiluvadit

Vinkit

Vahvista uintialue, pyöräreitti ja juoksureitti vähintään 6–8 viikkoa ennen kilpailua. Merkitse reitit niin, että osallistuja näkee seuraavan käännöksen ajoissa, ja tarkista samalla pysäköinti, wc:t sekä pukeutumistilat.
Laske vapaaehtoisten määrä pisteittäin, ei vain kokonaismääränä. Huolto-, ajanotto-, liikenteenohjaus- ja ensiapupisteille tarvitaan jokaiselle oma vastuuhenkilö sekä ohjeet, jotka jaetaan viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa.
Mitoita juoma- ja välipisteet osallistujamäärän ja reitin pituuden mukaan. Sijoita pisteet niin, että osallistuja saa juotavaa sekä pyöräilyn että juoksun aikana, ja varaa lisäksi täydennykset myöhästyneitä lähtöjä ja kuumaa säätä varten.
Tee turvallisuustarkistus ennen lähtöä ja nimeä hätätilanteisiin yhteyshenkilö. Uintialueella ensiapu ja pelastusvälineet on saatava nopeasti käyttöön, ja jokaisella reittiosuudella pitää olla tiedossa kulkutie ja hätänumeroon ilmoitettavat sijaintitiedot.
Sulje ilmoittautuminen ajoissa, jotta saat osallistujalistat, ikäryhmät, vastuuvapautuslomakkeet ja kilpailunumerot valmiiksi. Jätä kilpailupäivään vain tarkistus ja poikkeustilanteiden käsittely; puuttuvien lomakkeiden etsiminen lähtöaamuna hidastaa koko tapahtumaa.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka kauan triathlonin järjestäminen kestää?: Varaa suunnitteluun vähintään 8–12 viikkoa, jos reitit, luvat ja vapaaehtoiset ovat vielä avoinna. Suuremmalle osallistujamäärälle tai yleisiä teitä käyttävään kilpailuun kannattaa jättää 4–6 kuukautta.
Kuinka monta vapaaehtoista triathloniin tarvitaan?: Määrä riippuu osallistujista ja reiteistä, mutta pienessä kilpailussa tarvitset yleensä vähintään 15–25 vapaaehtoista. Laske erikseen henkilöt ilmoittautumiseen, uintiin, liikenteenohjaukseen, huoltopisteisiin, ajanottoon, ensiapuun ja maaliin.
Mitä lupia triathlonin järjestäminen vaatii?: Tarvitset luvat tapahtumapaikalle ja uintialueelle sekä tienkäyttöön, jos reitillä liikutaan yleisillä teillä. Aloita lupien selvittäminen vähintään 2–3 kuukautta ennen tapahtumaa ja tee asukasilmoitukset viranomaisten ohjeiden mukaan.
Miten triathlonin turvallisuus järjestetään?: Laadi kirjallinen turvallisuus- ja hätätilannesuunnitelma vähintään 2 viikkoa ennen kilpailua. Määritä ensiapu, uintialueen pelastusvalmius, hätäyhteystiedot, kulkutiet, reittien valvonta ja toimintatapa ukkosella, helteellä tai veden vaarantuessa.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.