Jalkapalloturnauksen järjestäjän muistilista

Jalkapalloturnauksessa eniten aikaa vievät usein asiat, jotka jäävät viime tinkaan: ilmoittautumiset, otteluohjelma, kenttäjärjestelyt ja pukuhuoneiden valmistelu. Kun osallistujamäärä, sarjataso ja turnausmuoto ovat selvillä ajoissa, vältytään viime hetken muutoksilta. Varaa myös riittävästi aikaa tulospalvelulle, tauoille ja siirtymille otteluiden välillä. Moni unohtaa tarkistaa vielä 1–2 päivää ennen tapahtumaa lisenssit, yhteystiedot ja ensiapuvälineet.

Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi Lizztillä

Suunnitelma vaihe vaiheelta

Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.

Määritä turnauksen tavoite
Määritä joukkueiden ilmoittautumisehdot
Vahvista osallistuvat joukkueet
Järjestä tilat pelaajille ja erotuomareille
Selitä säännöt joukkueille
2 henkilöä
Siivoa tapahtumapaikka
4 henkilöä
Valitse turnauksen muoto
Järjestä tarvittaessa tapahtumavakuutus
Kerää joukkueiden tiedot
Valmistele pukuhuoneet
Pidä avajaisilmoitukset
2 henkilöä
Kerää löytötavarat
2 henkilöä
Määritä ikäluokka tai pelitaso
Tarkista tarvitaanko lupia
Laadi lopullinen joukkuelista
Valmistele ilmoittautumisalue
Aloita turnausottelut
4 henkilöä
Määritä osallistuvien joukkueiden määrä
Laadi turnausaikataulu
Sulje ilmoittautuminen
Valmistele neuvontapiste
Seuraa otteluaikoja
2 henkilöä
Palauta lainatut materiaalit
2 henkilöä
Valitse turnauspäivä
Kokoa järjestelytiimi
Tee turnausarvonta
Tulosta otteluohjelmat ja joukkuelistat
Kirjaa ottelutulokset
2 henkilöä
Hävitä jätteet asianmukaisesti
3 henkilöä
Valitse varapäivä
Jaa tehtävät järjestäjien kesken
Laadi otteluohjelmat
Tulosta ottelulomakkeet
Päivitä turnaustilanne
2 henkilöä
Hoida avoinna olevat maksut
Valitse jalkapallotapahtumapaikka
Vapaaehtoisten rekrytointi
Määritä kentät otteluille
Valmistele turnauskyltit
Hallitse tarvittaessa aikataulumuutoksia
2 henkilöä
Kiitä sponsoreita tarvittaessa
Varaa jalkapallokenttä
Määritä vapaaehtoisten roolit
Määritä erotuomarit otteluihin
Valmistele sponsorikyltit tarvittaessa
Tue erotuomareita ja vapaaehtoisia
3 henkilöä
Jaa turnaustulokset
Vahvista kenttien saatavuus
Järjestä erotuomarit
Lähetä aikataulut joukkueille
Tarkista äänentoisto
Vastaa joukkueiden kysymyksiin tapahtuman aikana
2 henkilöä
Jaa kuvia tapahtuman jälkeen
Tarkista pukuhuoneiden saatavuus
Vahvista erotuomareiden saatavuus
Jaa turnaussäännöt joukkueille
Järjestä musiikki tai kuulutukset
Huolehdi pelaajien turvallisuudesta
3 henkilöä
Lähetä kiitosviestit
Tarkista pysäköintipaikkojen saatavuus
Järjestä ensiapu
Jaa saapumisohjeet
Järjestä tapahtumapaikka
Pidä pukuhuoneet siisteinä
2 henkilöä
Kerää palautetta joukkueilta
Arvioi odotettu osallistujamäärä
Laadi hätätoimenpiteet
Jaa pysäköintitiedot
Aseta kylttejä tapahtuma-alueelle
Täydennä tarjoilut
2 henkilöä
Arvioi tapahtuma järjestäjien kanssa
Laadi tapahtumabudjetti
Laadi joukkueiden ilmoittautumislomakkeet
Valmistele joukkueille tervetuloinfo
Järjestä istumapaikat
Huolehdi siitä, että tapahtumapaikka pysyy siistinä
3 henkilöä
Kirjaa kehityskohteet tulevia turnauksia varten
Määritä, peritäänkö ilmoittautumismaksu
Avaa joukkueiden ilmoittautuminen
Järjestä ruoat ja juomat
Järjestä tarjoilualue
Järjestä finaaliottelut
4 henkilöä
Päätä, ovatko katsojat tervetulleita
Markkinoi turnausta
Järjestä palkinnot ja huomionosoitukset
Järjestä ensiaputila
Valmistele palkintojenjako
3 henkilöä
Määritä turnauksen säännöt
Jaa tapahtuma sosiaalisessa mediassa
Tilaa pokaalit tai mitalit
Tiedota vapaaehtoisille tapahtumasta
Jaa pokaalit ja todistukset
3 henkilöä
Määritä otteluiden kesto
Kutsu paikalliset seurat ja joukkueet
Valmistele tarvittaessa todistukset
Tervetuloa joukkueet saapuessa
2 henkilöä
Kiitä joukkueita, erotuomareita ja vapaaehtoisia
2 henkilöä
Määritä pistelaskujärjestelmä
Ota yhteyttä kouluihin tai naapuriryhmiin
Tarkista jalkapallokentän kunto
Joukkueiden ilmoittautuminen
2 henkilöä
Ota joukkue- ja tapahtumakuvia
2 henkilöä
Määritä tasatilanteen ratkaisusäännöt
Vastaa joukkueiden kysymyksiin
Tarkista maalit ja verkot
Vahvista pelaajien läsnäolo
2 henkilöä
Ilmoita turnauksen päättymisestä
2 henkilöä
Määritä turnausaikataulun rakenne
Seuraa ilmoittautumisia
Valmistele kenttämerkinnät
Anna turnaustietoja
2 henkilöä
Siivoa materiaalit
4 henkilöä

Mitä tarvitset

Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.

Administration

Joukkueen lista
Pelaajien ilmoittautumislomakkeet
Pysyvät tussit
Todistukset
Vapaaehtoisten yhteystiedot
Korostuskynät
Pokaalit
Erotuomareiden yhteystietolista
Muistikirjat
Mitalit
Joukkueen tietolomakkeet
Tarralaput
Palkinnot voittajille
Henkilöstön tunnistekortit
Turnausaikataulut
Nimikyltit
Osallistujalahjat
Pistelomakkeet
Kaulanauhat
Lahjakassit
Joukkueiden sisäänkirjautumislomakkeet
Erotuomarin muistivihko
Kukat palkintojenjakoon
Kiitoskortit vapaaehtoisille
Vastuuvapautuslomakkeet
Leikepöydät
Kynät
Turnauksen järjestelyjen tarkistuslista
Kassalaatikko
Tapahtumabudjetin asiakirja
Käteiskassa
Turnaussääntöjen asiakirja
Kuittivihko
Otteluohjelma
Maksupääte

Logistics

Pöytäliina ilmoittautumispisteeseen
Liput
Kyltti tervetulopisteeseen
Vaihtopenkkikyltit
Vapaaehtoisten liivit
Löytötavaralaatikko
Erotuomarin paidat
Säilytysastiat
Materiaalien kuljetuskärry
Työkalupakki
Teippirulla
Nippusiteet
Sakset
Narua tai köyttä
Opaste infopisteelle
Suuntakyltit
Taittopöydät
Pysäköintikyltit
Taittotuolit
Kenttänumerot
Penkit
Opasteet joukkuealueelle
Katsojien tuolit
Opasteet pukuhuoneisiin
Juhlateltta
Sponsoribannerit
Taitettava suojateltta
Ilmoittautumispöytä
Turnausbanneri

Technical

Jatkopistorasiat
Varavirtalähde
Muistikortit
Kamera
Jalusta
Lisäkameran akut
Kannettava tietokone tai tabletti
Tulostin
Tulostinpaperi
Tulostimen muste
Käsikajari
Mikrofoni
Äänentoistojärjestelmä
Jatkojohdot

Safety

Ensiapulaukku
Hyönteiskarkote
Turvakartiot
Kylmäkallet
Käsidesi
Hätäyhteystietoluettelo
Aitausnauha
Kylmäpakkaukset
Laastarit
Urheiluteippi
Elastiset siteet
Antiseptiset pyyhkeet
Kertakäyttökäsineet
Pelastuspeite
Aurinkovoide

Kitchen

Tarjoiluvadit
Kylmälaukut

Activities

Kulmaliput
Harjoituskartiot
Kenttämerkintämaali
Harjoitusmerkit
Pistetaulu
Kentänmerkintäkone
Erotuomarin pillit
Kannettava tulostaulu
Jalkapallot
Erotuomarin kellot
Varapallot
Sekuntikello
Ottelupallot
Erotuomarin kortit
Pallopumppu
Jalkapallomaalit
Pumppuneulat
Avustavan erotuomarin liput
Maaliverkot
Pallolaukku
Kapteenin nauhat
Varamaaliverkot
Joukkueliivit
Pelinumerot tai liivit

Groceries

Juomavesi
Hedelmät
Vesipullot
Voileivät
Vesiautomaatti
Energiapatukat
Uudelleenkäytettävät kupit
Pikkuleivät
Kertakäyttökupit
Lautaset
Virkistys vapaaehtoisille
Urheilujuoma
Servetit
Virkistys järjestäjille
Virvoitusjuoma
Ruokailuvälineet
Kahvi
Tee
Välipalat
Jää

Cleaning

Lastausmoppi
Jätesäkit
Ämpäri
Kierrätyspussit
Jäteastiat
Kierrätysastiat
Talouspaperi
Puhdistussuihke
Puhdistusliinat
Luuta
Lattiaharja

Vinkit

Päätä ensin, montako joukkuetta otat mukaan. Kun lopullinen määrä on tiedossa, otteluohjelma kannattaa tehdä niin, että joukkueelle jää vähintään 45–60 minuutin väli otteluiden väliin, jos kenttiä on vain yksi.
Tarkista ilmoittautumiset viimeistään 7 päivää ennen turnausta ja lukitse sen jälkeen lopullinen joukkuelista. Silloin ehdit vielä korjata nimet, yhteystiedot ja mahdolliset sarjatasomuutokset ilman kiirettä.
Valmistele pukuhuoneet ja toimitsijapöytä ennen ensimmäistä peliä, ei vasta avauspotkun aikaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että opasteet, joukkueiden listat, kynät ja mahdolliset varalaput ovat paikalla vähintään 30 minuuttia ennen aloitusta.
Pidä kentän laidalla selkeä paikka vaihtopelaajille, ensiapulaukulle ja vesille. Jos turnauksessa on useita pelejä putkeen, juomatauko 1–2 kertaa per ottelu vähentää turhaa sähläystä ja myöhästymisiä.
Tarkista lupa- ja vakuutusasiat hyvissä ajoin, mieluiten 2–4 viikkoa ennen tapahtumaa. Myös löytötavaroille ja yhteystiedoille kannattaa varata oma paikka, koska ne jäävät usein hoitamatta vasta päivän päätteeksi.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä pitää järjestää jalkapalloturnaukseen?: Ainakin joukkueiden ilmoittautuminen, otteluohjelma, kenttäjärjestelyt, pukuhuoneet, toimitsijat ja ensiapu. Käytännössä nämä kannattaa lukita viimeistään 1–2 viikkoa ennen turnausta, jotta ehdit vielä korjata puuttuvat tiedot.
Milloin jalkapalloturnauksen otteluohjelma pitää tehdä?: Otteluohjelma kannattaa tehdä heti, kun joukkueiden määrä on varmistunut. Jos ilmoittautuminen päättyy esimerkiksi 7 päivää ennen turnausta, ohjelma kannattaa julkaista viimeistään 2–3 päivää sen jälkeen.
Kuinka aikaisin pukuhuoneet pitää valmistella turnaukseen?: Varaa pukuhuoneiden ja opasteiden valmisteluun vähintään 30–60 minuuttia ennen ensimmäistä ottelua. Jos joukkueita on useita, käynnistä valmistelu jo tuntia ennen avausta, jotta kaikki ehtii rauhassa paikalle.
Mitä unohtuu useimmin jalkapalloturnauksessa?: Usein unohtuvat yhteystietolistat, löydetyt tavarat, varakynät ja selkeä paikka vesille sekä ensiapulaukulle. Nämä kannattaa tarkistaa vielä tapahtumapäivän aamuna, koska niiden puute hidastaa koko turnausta.

Aloita tämä suunnitelma Lizztissä

Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.