Puutarhajuhlien järjestäminen: käytännöllinen tarkistuslista
Puutarhajuhlat vaativat enemmän valmistelua kuin vain pöytien ja ruoan viemistä ulos. Aloita päivämäärästä, tavoitteesta ja puutarhan jaosta ja etene sitten vieraisiin, tarjoiluun, varjoon, valaistukseen ja saniteettitiloihin. Tarkista etukäteen, missä on sähköä ja kuinka monta istumapaikkaa todella tarvitset. Tämän tarkistuslistan avulla pidät hallinnassa suunnitelman 116 tehtävää ja 149 tarviketta, jotta juhlapäivänä sinun tarvitsee lähinnä rakentaa kaikki valmiiksi ja ottaa vieraat vastaan.
Suunnitelma vaihe vaiheelta
Jokainen tehtävä omine alalistoineen, siinä järjestyksessä kuin niitä oikeasti tarvitset.
Määritä puutarhajuhlien tarkoitus
Suunnittele valaistuksen sijoittelu
Valitse jälkiruoat
Valmistele varjoisat alueet
2 henkilöä
Asenna koristeet
4 henkilöä
Määritä puutarhajuhlien tyyppi
Seuraa vieraiden vastauksia
Suunnittele kukkakoristeiden sijoittelu
Valitse kasvisvaihtoehdot
Tarkista ulkovalaistus
2 henkilöä
Asettele kukka-asetelmat
3 henkilöä
Valitse tapahtuman päivämäärä ja aika
Ota yhteyttä vieraisiin, jotka eivät ole vastanneet
Valmistele koristelun aikataulu
Valitse vegaaniset vaihtoehdot
Testaa sähkökytkennät
2 henkilöä
Asenna valaistuslaitteet
2 henkilöä
Valitse puutarhajuhlien paikka
Vahvista vieraiden osallistuminen
Tutki catering-yrityksiä
Valitse allergiaystävälliset vaihtoehdot
Valmistele saniteettitilat
2 henkilöä
Valmistele tarjoilupisteet
3 henkilöä
Tarkasta puutarhatila
2 henkilöä
Kirjaa ruokavaliotoiveet
Pyydä catering-tarjouksia
Laske ruokamäärät
Järjestä jätteiden keräyspisteet
2 henkilöä
Valmistele juomapisteet
3 henkilöä
Mittaa käytettävissä olevat tapahtumatilat
2 henkilöä
Kirjaa allergiatiedot
Vertaile catering-tarjouksia
Laske juomamäärät
Tarkista sääpäivitykset
Testaa viihdelaitteet
2 henkilöä
Arvioi tilan kapasiteetti
Kirjaa esteettömyysvaatimukset
Valitse catering-yritys
Valitse alkoholijuomat
Vahvista vieraiden lopullinen osallistuminen
Toivota vieraat tervetulleiksi
4 henkilöä
Arvioi vieraiden määrä
Laadi lopullinen vieraslista
Vahvista cateringin saatavuus
Valitse alkoholittomat juomat
Vahvista toimittajien saapumisajat
Opasta vieraat tilan läpi
2 henkilöä
Laadi tapahtuman alkuperäinen budjetti
Valitse tapahtuman teema
Tutki juomatoimittajia
Suunnittele kahvitarjoilu
Hanki puuttuvat tarvikkeet
Valvo catering-palvelua
2 henkilöä
Jaa budjetti kustannusluokkiin
Valitse tapahtuman väripaletti
Valitse juomatoimittajat
Suunnittele teen tarjoilu
Järjestä koristelut
2 henkilöä
Valvo juomatarjoilua
2 henkilöä
Laadi tapahtuman alustava aikataulu
Määritä koristelukonsepti
Tee selvitys viihdetarjoajista
Vahvista lopullinen menu
Järjestä tarjoiluastiat
2 henkilöä
Koordinoi viihdeaktiviteetit
2 henkilöä
Tunnista mahdolliset järjestelyihin liittyvät riskit
Tee visuaalinen inspiraatiotaulu
Varaa viihdepalvelut
Valmistele menutiedot
Valmistele tapahtuma-asiakirjat
Hoida odottamattomat ongelmat
2 henkilöä
Valmistele varasuunnitelma huonon sään varalle
Suunnittele puutarhan pohjaratkaisu
Tee selvitys säänsuojamateriaaleista
Tarkasta puutarha ennen tapahtumaa
2 henkilöä
Laadi tapahtuman päivän aikataulu
Koordinoi vieraiden poistuminen
3 henkilöä
Laadi vieraslista
Merkitse sisäänkäyntialue
Varaa säänsuojamateriaaleja
Puhdista ulkopinnat
2 henkilöä
Määritä vastuut henkilökunnalle
Poista koristeet
3 henkilöä
Kerää vieraiden yhteystiedot
Merkitse ruokailualue
Vahvista toimittajien sopimukset
Hoida nurmikkoa
2 henkilöä
Valmistele hätäkaiyhteystiedot
Puhdista puutarha
4 henkilöä
Luokittele vieraat
Merkitse istuma-alue
Laadi toimittajien yhteystiedot
Leikkaa puutarhakasvit
2 henkilöä
Valmistele toimittajien maksutiedot
Palauta vuokratut laitteet
2 henkilöä
Valmistele kutsuteksti
Merkitse viihdealue
Määritä ruoan tarjoilutapa
Poista tarpeettomat esineet
2 henkilöä
Lataa elektroniset laitteet
Kerää palautetta vierailta
Suunnittele kutsut
Suunnittele vieraiden kulkureitit
Koosta menu
Valmistele puutarhapolut
2 henkilöä
Valmistele tervetuliaismateriaali vieraille
Valitse kutsun formaatti
Suunnittele pöytäjärjestys
Valitse alkupalat
Tarkista puutarhakalusteiden kunto
2 henkilöä
Pystytä pöydät
4 henkilöä
Lähetä kutsut
Suunnittele istumajärjestys
Valitse pääruoat
Järjestä lisäistumapaikkoja
2 henkilöä
Järjestä tuolit
4 henkilöä
Mitä tarvitset
Ryhmitelty niin kuin ostoksia tehdään, määrineen.
Accommodation
- Tapahtumateltta
- Paviljonki
- Ulkokatos
- Terassivarjo
- Varjokatos
- Taittopöydät
- Ruokapöydät
- Cocktailpöydät
- Taittotuolit
- Puutarhatuolit
- Penkit
- Ulkotyynyt
- Tuolihuput
- Pöytäliinat
- Pöytäjuoksut
- Ulkomatot
- Sisäänkäyntimatto
- Taittuvat väliseinät
- Koristetyynyt
- Viltit vieraille
- Lepotuolit
- Ulkosohvat
- Sivupöydät
- Jalkarahit
- Viileät pyyhkeet
- Buffetpöydät
- Baaripöytä
- Baarijakkarat
- Aurinkohatut vieraille
- Sateenvarjot
- Vedenpitävät suojat
- Ulkohuovat
- Lasten piknikpeitot
Technical
- Siirrettävä lava
- Ulkolämmittimet
- Tunnusvalot
- Valosarjat
- Ulkovalaisimet
- Ulkokaiuttimet
- Mikrofoni
- Laitteisto soittolistalle
- Kannettavat tuulettimet
Logistics
- Tarjoiluvaunut
- Naulakko
- Vaateripustimet
- Vieraiden tervetuliaispöytä
- Vieraskirja
- Nimikyltit
- Paikkakortit
- Pöytänumerokyltit
- Opasteet
- Juomavalikko
- Juomakyltit
Decorations
- Kukka-asetelmat
- Tuoreet kukat
- Ruukkukasvit
- Koristeelliset maljakot
- Kukkaruukut
- Koristenauhat
- Paperikoristeet
- Tekstiilikoristeet
- Koristenauhat
- Ilmapallot
- Kynttilät
- Kynttilänjalat
- Lyhdyt
- Koristepeilit
- Keskipöydän koristeet
- Koristelautaset
- Kausikoristeet
Kitchen
- Samppanjalasit
- Tarjoiluhaarukat
- Lämpöastiat
- Kastikeastiat
- Mehukannut
- Lasit vedelle
- Pihdit
- Jääastiat
- Suola-astiat
- Cocktailshaker
- Kahvitermos
- Pääruokalautaset
- Jälkiruokalautaset
- Aamiaislautaset
- Keittokulhot
- Tarjoiluvadit
- Veitset
- Ruokatarjoilut
- Tarjoiluvadit
- Korkinavaajat
- Jäätelökauha
- Lasit
- Lusikat
- Leipäkorit
- Juoma-automaatti
- Pullonjäähdyttimet
- Viinilasit
- Tarjoilulusikat
- Chafing dishes
- Kastikepullot
- Vesikannut
- Kahvikupit
- Servetit
- Jääpalamuotit
- Pippurisirottimet
- Teekannu
- Teekupit
- Servettirenkaat
- Kylmälaukut
- Maustepurkit
- Lautasalusset
- Pöytätabletti
- Jäähdytetyt säilytysastiat
- Leikkuulaudat
- Cocktaillasit
- Aterinsetit
- Tarjoiluvadit
- Ruoan säilytysastiat
- Keittiöveitset
- Pillit
- Haarukat
- Kakkuvadit
- Lasipurkit
- Pullonavaajat
- Sekoittimet
Safety
- Antiseptiset pyyhkeet
- Käsidesi
- Kannettava käsienpesupiste
- Kertakäyttökäsineet
- Turvakyltit
- EA-pakkaus
- Laastarit
- Hyönteiskarkote
- Aurinkovoide
- Hätätaskulamppu
- Sammutin
Cleaning
- Käsisaippua
- Jätesäkit
- Kierrätyspussit
- Paperipyyhkeet
- Kosteuspyyhkeet
- Nenäliinat
- Varaa WC-paperia
- Ilmanraikastin
Activities
- Värityskirjat
- Liidut
- Ulkolelut
- Pelit
- Saippuakuplakepit
Vinkit
- Tee puutarhan pohjaratkaisu viimeistään kaksi viikkoa etukäteen. Varaa tila tarjoilupisteille, tervetulopöydälle, istumapaikoille ja vapaalle kulkureitille; huomioi myös tapahtumateltta, paviljonki tai ulkokatos, jos tarvitaan varjoa tai suojaa.
- Kysy erityisruokavaliot suoraan kutsun yhteydessä ja tarkista vastaukset seitsemän päivää ennen puutarhajuhlia. Suunnittele tavallisen menun lisäksi kasvis-, vegaani- ja allergiaystävälliset vaihtoehdot, jotta annoksia ei tarvitse säätää viime hetkellä.
- Testaa kaikki ulkovalaistus ja sähköliitännät vähintään päivää etukäteen. Tarkista, että kaapelit ovat riittävän pitkiä, ja sijoita valaistus niin, että sisäänkäynti, tarjoilupisteet ja kulkureitit näkyvät, mutta kaapelit eivät ole kulkutiellä.
- Valmistele saniteettitilat ja jätepisteet vähintään 24 tuntia etukäteen. Vieraat etsivät nämä paikat usein vasta tarvittaessa; varmista siksi selkeä pääsy ja tarkista juuri ennen alkua, että kaikki on siistiä ja käyttökelpoista.
- Älä laita pöytiä, tuoleja ja varjoalueita valmiiksi vasta vastaanoton aikana. Varaa vähintään kolmen tunnin rakennusaika ja laita pöytäliinat, ulkotyynyt, peitot ja mahdolliset ulkolämmittimet valmiiksi alueittain; näin voit vaihtaa nopeasti säätilan mukaan.
Usein kysytyt kysymykset
- Kuinka paljon aikaa puutarhajuhlien järjestäminen vaatii?
- Aloita mieluiten neljästä kuuteen viikkoa etukäteen päivämäärästä, paikasta, vieraslistasta ja tarjoilusta. Varaa viimeiset 24 tuntia puutarhan tarkistukseen, siivoukseen, viilennykseen, koristeluun sekä valaistuksen ja sähkön testaamiseen.
- Kuinka monta istumapaikkaa tarvitsen puutarhajuhliin?
- Laske istuvissa puutarhajuhlissa yksi istumapaikka per vieras. Rennomissa tarjoiluissa voit varata noin 70–80 prosentille vieraista tuolin tai lounge-paikan, mutta suunnittele silti riittävästi sivupöytiä ja vapaata tilaa tarjoilupisteille.
- Milloin minun pitäisi lähettää puutarhajuhlakutsu vieraille?
- Lähetä kutsu neljästä kuuteen viikkoa etukäteen ja pyydä vastaus viimeistään seitsemän päivää ennen juhlaa. Ota sen jälkeen yhteyttä vieraisiin, jotka eivät ole vielä vastanneet, jotta voit tarvittaessa säätää ruokaa, tuoleja ja varjopaikkoja.
- Kuinka paljon ruokaa ja juomaa minun pitää järjestää puutarhajuhliin?
- Ensimmäiseksi tunniksi voit laskea kaksi tai kolme juomaa henkilöä kohden; sen jälkeen yleensä yhden tai kaksi tunnissa. Kolmen tunnin juhlissa varaa lisäksi vähintään yksi kokonainen ateria tai useita tarjoiluhetkiä sekä extraa vettä ja muutama annos erityisruokavalioita varten.
Samankaltaisia suunnitelmia
Aloita tämä suunnitelma Lizztissä
Kaikki tämän sivun tehtävät ja tarvikkeet valmiina omassa tapahtumassasi. Kutsu ihmisiä, jakakaa työt ja näe kuka on tehnyt mitäkin.
Järjestä tämä tapahtuma ilmaiseksi LizztilläJärjestä ilmaiseksi ja kutsu kontaktisi!