Чеклист за организиране на местно състезателно бягане

Местното състезателно бягане изисква повече от избиране на дистанция и стартов час. Трябва навреме да уточниш разрешенията, маршрута, регистрацията, достъпа до тоалетни и комуникацията с жителите. В деня на бягането зоните за загрявка, изчакване, старт и финал трябва да са обозначени и подготвени преди пристигането на участниците. Този чеклист подрежда организацията от първото решение до прибирането на маркировките и отпадъците.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на събитието
При необходимост се свържете с местните власти
Споделете информация с училища или квартални групи
Маркирайте стартовата и финалната зона
Пристигнете рано и огледайте мястото
2 души
Премахнете указателните табели и маркировките на маршрута
2 души
Изберете формата на събитието
При необходимост поискайте разрешение за временно използване на път или пътека
Разлепете местни плакати или флаери
Планирайте зоната за изчакване на бегачите
Оборудвайте регистрационното гише
2 души
Приберете масите, столовете и материалите
3 души
Изберете дистанцията за бягане
Информирайте жителите наоколо за събитието
Отговаряйте на въпросите на участниците
Планирайте зоната за загрявка
Оформете стартовата и финалната зона
2 души
Почистете стартовата и финалната зона
3 души
Определете дали децата могат да участват
Осигурете достъп до тоалетни
Следете броя на регистрираните участници
Подгответе подреждането на регистрационната маса
Поставете указателни табели по маршрута
2 души
Съберете отпадъците по маршрута
4 души
Определете дали е позволено да се ходи по маршрута
Проверете възможностите за паркиране
Потвърдете регистрациите преди събитието
Подгответе материали за регистрация на участниците
Осигурете пунктове за вода
2 души
Проверете за изгубени вещи
2 души
Изберете датата на събитието
Планирайте места за паркиране на велосипеди
Съставете окончателния списък на участниците
Подгответе декорации за стартовата зона
Уведомете всички доброволци
2 души
Върнете заетото оборудване
2 души
Проверете за конфликти с други местни събития
При необходимост осигурете достъп до електричество
Подгответе номера на участниците или табелки с имена
Подгответе декорации за финалната линия
Посрещнете пристигащите участници
3 души
Благодарете на местните поддръжници и спонсори
Изберете алтернативна дата при лошо време
Определете къде ще се съхранява оборудването преди събитието
Изпратете подробностите за събитието на регистрираните бегачи
Подредете масите и столовете
Проверете регистрациите на участниците
2 души
Споделяйте снимки от събитието
Изберете мястото на старта и финала
Изгответе прост бюджет на събитието
Споделете информация за мястото на срещата
Подгответе необходимите неща за масата с вода
Раздайте стартови номера или материали
2 души
Споделете резултатите, ако е приложимо
Потвърдете разрешението за използване на мястото
Изчислете разходите за принадлежности, храна и материали
Споделете инструкциите за паркиране
Подгответе закуски за участниците
Обяснете маршрута и правилата за безопасност
2 души
Поискайте обратна връзка от участниците
Изминете планирания маршрут
2 души
Определете дали участието е безплатно или платено
Споделете какво трябва да носят участниците
Подгответе инструкции за доброволците
Организирайте участниците преди старта
2 души
Обсъдете с организаторите какво е минало добре
Измерете точната дължина на маршрута
Определете какво получават участниците след финала
Изминете маршрута отново пеша или с велосипед преди събитието
2 души
Разпределете доброволците по конкретни места
Обявете началото на събитието
Запишете възможните подобрения за следващото събитие
Ако е нужно, коригирайте маршрута
При желание осигурете местни спонсори
Проверете състоянието на пътеките и пътищата
Обяснете отговорностите на доброволците
Следете бегачите по маршрута
4 души
Проверете дали маршрутът е подходящ за различни нива на подготовка
Ако е нужно, потърсете подкрепа от местни фирми
Премахнете или докладвайте възможни препятствия
Подгответе материали за първа помощ
Подкрепяйте участниците, които имат нужда от помощ
3 души
Картирайте натоварените пътища и опасните зони
Направете проста форма за регистрация
Определете къде да се поставят указателните табели на маршрута
Назначете отговорник за извънредни ситуации
Погрижете се водните пунктове да са заредени
2 души
Определете къде са нужни доброволци по маршрута
Определете каква информация за участниците е необходима
Подгответе стрелки и обозначения на маршрута
Подгответе измерването на времето
Регистрирайте завършилите
2 души
Изберете места за водните пунктове
Отворете регистрацията на участниците
Планирайте местата на доброволците по маршрута
Подгответе регистрацията на финала
Осигурете почерпка след финала
2 души
Изберете сборни пунктове за участниците
Създайте онлайн обява за събитието
Направете проста карта на маршрута
Осигурете медали, сертификати или малки награди
Раздайте медали или сертификати
2 души
Оценете очаквания брой бегачи
Споделете събитието в местни групи в социалните мрежи
Разпечатайте карти на маршрута, ако е необходимо
Осигурете музика или съобщения, ако е планирано
Направете групови снимки
2 души
Определете максималния брой участници
Споделете информация с местни спортни клубове
Осигурете информация за достъп при спешни случаи
Проверете метеорологичните условия преди събитието
Благодарете на доброволците и участниците
2 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Administration

Контролен списък за планиране на събитието
Инструкции за доброволците
Ленти за врат
Флаери за събитието
Преглед на бюджета на събитието
Правила и информация за участниците
Информационни карти за маршрута
Списък за регистрация на участниците
Формуляри за освобождаване от отговорност
Разпечатани графици
Регистрационни формуляри
Клипборд
Сертификати
Информационен лист за участниците
Писалки
Ленти за медали
Благодарствени картички за доброволците
Списък с контакти на доброволците
Лепящи бележки
Стикери за завършили
График на събитието
Именни баджове
Подаръчни торбички за участниците
Идентификационни баджове за доброволците
Перманентни маркери
Стартови номера
Медали за завършилите
Флумастери
Застопоряващи игли
Малки награди за победителите
Бележник
Гривни за участие
Подаръчни торбички

Logistics

Километрови маркери
Сгъваеми столове
Маса за регистрация
Паркинг табели
Шатра или беседка
Покривка за масата за регистрация
Табели за тоалетните
Табели за зоната за изчакване на участниците
Табела за регистрация
Кутии за съхранение
Табела за информационния щанд
Табели за водния пункт
Чанти с материали
Ножици
Лента или маркировка за стартовата линия
Дамска лента
Малки декорации
Карта на маршрута
Указателни табели
Стрелки за маршрута
Сгъваеми маси
Банер за добре дошли
Табели с местата на доброволците
Табела на стартовата линия
Спонсорски табели
Табела за финала
Кутия за изгубени и намерени вещи
Лента или маркировка за финалната линия
Кабелни превръзки
Балони
Въже или шнур
Многофункционален инструмент
Кутия с инструменти
Сгъваема ръчна количка или тролей

Safety

Свирки
Радиостанции
Мобилни телефони за комуникация
Табела за първа помощ
Списък с контакти при спешни случаи
Лейкопласт
Дезинфектант за ръце
Лепяща лента
Ограждаща лента
Светлоотразителни жилетки за доброволците
Предпазни конуси
Слънцезащитен крем
Аптечка за първа помощ
Репелент против насекоми
Спортна лента
Еластични бинтове
Антисептични кърпички
Ръкавици за еднократна употреба
Аварийно одеяло
Охладителни пакети

Groceries

Енергийни блокчета
Кутии за хладилно съхранение
Закуски
Лед
Питейна вода
Сандвичи
Бутилки вода
Бисквити
Контейнери за вода
Кафе, чай, мляко
Спортни напитки
Прибори
Плодове
Подноси
Диспенсър за вода
Захар
Чаши
Салфетки
Многократни чаши
Чинии
Освежителни напитки за доброволците
Освежителни напитки за екипа на организаторите

Technical

Разклонител
Преносима външна батерия
Преносими зарядни
Устройство за музикален плейлист
Удължител
Камера
Хронометър
Стойка за телефон
Таймер
Допълнителни батерии
Звънец или рог за стартов сигнал
Паметна карта
Резервни батерии
Говорител
Микрофон

Cleaning

Контейнери за рециклиране
Почистващи кърпи
Чували за рециклиране
Кошчета за отпадъци
Чували за отпадъци
Почистващи кърпи
Препарат за почистване
Метла
Метла и лопатка
Моп
Пликчета за боклук
Кофа

Съвети

Провери разрешенията поне 3–4 седмици предварително, ако маршрутът използва временно път или алея. Уведоми местните власти и живеещите по трасето, преди да разлепиш плакати или да поканиш участници.
Определи дистанцията, формата и правилата за участие най-малко 2 седмици преди старта. Ако деца могат да участват, уточни възрастовите условия и подготви формуляри за освобождаване от отговорност.
Планирай регистрационната маса така, че да обслужва участниците поне 45 минути преди старта. Подреди списъка за регистрация, формулярите, клипборда и табелата, за да не се образува опашка на едно място.
Пристигни на място поне 90 минути по-рано и провери стартовата зона, финала, зоната за изчакване, загрявката, паркирането и тоалетните. Тествай радиостанциите или телефоните, преди доброволците да заемат позициите си.
Предвиди вода на старта и финала, както и охлаждане за храните и напитките. След края отдели поне 30 минути за събиране на отпадъците и премахване на всички километрови маркери, табели и маршрутни обозначения.

Често задавани въпроси

Колко по-рано трябва да поискам разрешение за местно състезателно бягане?: Започни проверката с местните власти поне 3–4 седмици преди събитието. Ако се затваря път или се използва обществена алея, остави допълнителен срок според местната процедура.
Колко по-рано трябва да пристигнат организаторите на състезанието?: Основният екип трябва да пристигне поне 90 минути преди старта. Това оставя време за оглед, поставяне на табели, подреждане на регистрацията и проверка на комуникацията.
Кога да започна регистрацията на участниците?: Отвори регистрацията най-малко 45 минути преди старта, особено ако участниците попълват формуляри на място. Следи броя на регистрираните, за да планираш вода, закуски и доброволци.
Колко време след бягането трябва да почистя маршрута?: Започни събирането на отпадъците и премахването на маркировките веднага след преминаването на последния участник. Предвиди около 30 минути за финалната зона и повече време, ако трасето е дълго или има много пунктове.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.