Ordna trädgårdsfest: en praktisk checklista

En trädgårdsfest kräver mer förberedelser än att bara ställa ut bord och mat utomhus. Börja med datum, syfte och trädgårdens planering och arbeta dig sedan vidare till gäster, catering, skugga, belysning och toaletter. Kontrollera i förväg var det finns el och hur många sittplatser du faktiskt behöver. Med denna checklista håller du koll på de 116 uppgifterna och 149 sakerna i planen, så att du på själva dagen främst behöver bygga upp och ta emot gäster.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

Bestäm syftet med trädgårdsfesten
Planera placeringen av belysningen
Välj desserter
Förbered skuggiga platser
2 personer
Installera dekorationer
4 personer
Bestäm typen av trädgårdsfest
Följ upp gästernas svar
Planera placeringen av blomdekorationer
Välj vegetariska alternativ
Kontrollera utomhusbelysningen
2 personer
Arrangera blomsterdekorationer
3 personer
Välj datum och tid för evenemanget
Kontakta gäster som inte har svarat
Förbered dekorationstidsplanen
Välj veganska alternativ
Testa elanslutningarna
2 personer
Installera belysningsutrustning
2 personer
Välj plats för trädgårdsfesten
Bekräfta gästernas närvaro
Undersök cateringföretag
Välj allergivänliga alternativ
Förbered sanitetsutrymmen
2 personer
Förbered matstationer
3 personer
Inspektera trädgårdslokalen
2 personer
Notera kostönskemål
Begär cateringofferter
Beräkna matmängder
Ordna insamlingspunkter för avfall
2 personer
Förbered dryckesstationer
3 personer
Mät upp tillgängliga evenemangsytor
2 personer
Notera allergiuppgifter
Jämför cateringofferter
Beräkna dryckesmängder
Kontrollera väderuppdateringar
Testa underhållningsutrustning
2 personer
Uppskatta lokalens kapacitet
Notera tillgänglighetskrav
Välj cateringfirma
Välj alkoholhaltiga drycker
Bekräfta slutlig gästnärvaro
Välkomna gästerna
4 personer
Uppskatta antalet gäster
Ta fram den slutliga gästlistan
Bekräfta tillgången på catering
Välj alkoholfria drycker
Bekräfta leverantörernas ankomsttider
Vägled gästerna genom lokalen
2 personer
Ta fram den initiala evenemangsbudgeten
Välj evenemangets tema
Undersök dryckesleverantörer
Planera kaffeserveringen
Köp återstående tillbehör
Övervaka cateringtjänsten
2 personer
Fördela budgeten på kostnadskategorier
Välj evenemangets färgpalett
Välj dryckesleverantörer
Planera teserveringen
Organisera dekorationer
2 personer
Övervaka dryckesserveringen
2 personer
Upprätta evenemangets preliminära tidslinje
Bestäm dekorationstemat
Undersök underhållningsleverantörer
Bekräfta den slutgiltiga menyn
Organisera serveringsutrustning
2 personer
Samordna underhållningsaktiviteter
2 personer
Kartlägg möjliga organisatoriska risker
Skapa en visuell inspirationsboard
Boka underhållningstjänster
Förbered menyns information
Förbered evenemangsunderlag
Hantera oväntade problem
2 personer
Förbered en nödplan för dåligt väder
Planera trädgårdens layout
Undersök väderskyddsmaterial
Inspektera trädgården inför evenemanget
2 personer
Upprätta evenemangets dagschema
Samordna gästernas avfärd
3 personer
Upprätta gästlistan
Markera entréområdet
Reservera väderskyddsmaterial
Rengör utomhusytor
2 personer
Dela ut ansvar till personalen
Ta bort dekorationer
3 personer
Samla in gästernas kontaktuppgifter
Markera matplatsen
Bekräfta leverantörsavtal
Sköt gräsmattan
2 personer
Förbered nödkontaktuppgifter
Rengör trädgården
4 personer
Kategorisera gäster
Markera sittplatsområdet
Upprätta leverantörernas kontaktlista
Beskär trädgårdsväxter
2 personer
Förbered betalningsinformation för leverantörer
Lämna tillbaka hyrd utrustning
2 personer
Förbered inbjudningstexten
Markera underhållningsområdet
Bestäm hur maten ska serveras
Ta bort onödiga föremål
2 personer
Ladda elektroniska enheter
Samla in feedback från gäster
Designa inbjudningarna
Planera gästernas gångvägar
Sätt ihop menyn
Förbered trädgårdsgångarna
2 personer
Förbered välkomstmaterial för gäster
Välj inbjudningsformat
Planera bordsplaceringen
Välj förrätter
Kontrollera skicket på trädgårdsmöblerna
2 personer
Ställ fram bord
4 personer
Skicka inbjudningar
Planera sittordningen
Välj huvudrätter
Ordna extra sittplatser
2 personer
Ställ i ordning stolar
4 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Accommodation

Evenemangstält
Paviljong
Utomhuscanopy
Terrassparasoll
Skuggsegel
Hopfällbara bord
Matbord
Cocktailbord
Hopfällbara stolar
Trädgårdsstolar
Bänkar
Utomhuskuddar
Stolsöverdrag
Bordsdukar
Bordslöpare
Utomhusmattor
Entrématta
Hopfällbara skärmväggar
Dekorativa kuddar
Filtar till gäster
Loungefåtöljer
Utomhussoffor
Sidobord
Fotpallar
Kylhanddukar
Buffébord
Bardbord
Barstolar
Solhattar för gäster
Paraplyer för regn
Vattentäta överdrag
Utomhusfiltar
Picknickfiltar för barn

Technical

Portabel scen
Utevärmare
Stämningsbelysning
Ljusslingor
Utomhuslampor
Utomhushögtalare
Mikrofon
Enhet för musikspellista
Bärbara fläktar

Logistics

Serveringsvagnar
Klädställning
Klädhängare
Välkomstbord för gäster
Gästbok
Namnskyltar
Bordsplaceringskort
Bordsnummerskyltar
Vägvisare
Dryckesmeny
Dryckesetiketter

Decorations

Blomsterarrangemang
Färska blommor
Kruka växter
Dekorativa vaser
Blomkrukor
Girlanger
Pappersdekorationer
Tygerdekorationer
Dekorativa band
Ballonger
Ljus
Ljushållare
Lyktor
Dekorativa speglar
Bordsdekorationer
Dekorativa skålar
Säsongsdekorationer

Kitchen

Champagneglas
Serveringsgafflar
Värmehållare för mat
Såsskålar
Saftkaraffer
Vattenglas
Tänger
Ishinkar
Saltkar
Cocktailshaker
Kaffetermos
Middagstallrikar
Desserttallrikar
Frukosttallrikar
Soppskålar
Serveringsfat
Knivar
Matdisplayer
Serveringsfat
Korkar
Issked
Glas
Slevar
Brödkorgar
Dryckesautomat
Flaskkylare
Vinglas
Serveringsskedar
Chafing dishes
Såsflaskor
Vattenkaraffer
Kaffekoppar
Servetter
Isformar
Papperskvarnar för peppar
Tekanna
Tekoppar
Servettringar
Kylboxar
Kryddburkar
Fat
Bordsunderlägg
Kylda behållare
Skärbrädor
Cocktailglas
Bestickset
Serveringsfat
Matförvaringsbehållare
Köksknivar
Sugrör
Gafflar
Tårtfat
Glasburkar
Flasköppnare
Rörpinnar

Safety

Antiseptiska våtservetter
Handdesinfektion
Bärbar handtvättstation
Engångshandskar
Säkerhetsskyltar
Första hjälpen-kit
Förband
Insektsmedel
Solkräm
Ficklampa för nödsituationer
Brandsläckare

Cleaning

Handtvål
Sopsäckar
Återvunna påsar
Pappershanddukar
Våtservetter
Pappersnäsdukar
Extra toalettpapper
Luftfräschare

Activities

Målarböcker
Kritor
Uteleksaker
Brädspel
Bubbelstav

Tips

Gör trädgårdsplaneringen senast två veckor i förväg. Avsätt plats för matstationer, ett välkomstbord, sittplatser och en fri gångväg; ta också hänsyn till ett evenemangstält, en pergola eller en outdoor canopy om skugga eller skydd behövs.
Fråga om specialkost direkt i inbjudan och kontrollera svaren sju dagar före trädgårdsfesten. Planera, utöver den vanliga menyn, vegetariska, veganska och allergivänliga alternativ så att du inte behöver ändra portioner i sista stund.
Testa all utomhusbelysning och alla elanslutningar minst en dag i förväg. Kontrollera att kablarna är tillräckligt långa och placera belysningen så att entré, matstationer och gångvägar är synliga utan att kablar ligger i vägen.
Förbered toaletter och sopstationer minst 24 timmar i förväg. Gäster letar ofta efter dessa platser först när de behövs; se därför till att de är lätt tillgängliga och kontrollera strax före start att allt är rent och användbart.
Ställ inte fram bord, stolar och skuggplatser först under mottagningen. Planera ett uppbyggnadsblock på minst tre timmar och lägg dukar, utomhuskuddar, filtar och eventuella utevärmare per zon i förväg; då kan du snabbt ställa om vid växlande väder.

Vanliga frågor

Hur lång tid behöver man för att ordna en trädgårdsfest?: Börja helst fyra till sex veckor i förväg med datum, plats, gästlista och catering. Avsätt de sista 24 timmarna för trädgårdsinspektion, städning, kylning, dekoration och test av belysning och el.
Hur många sittplatser behöver jag till en trädgårdsfest?: Räkna med en sittplats per gäst för en sittande trädgårdsfest. Vid en mer informell mingelbuffé kan du ge ungefär 70 till 80 procent av gästerna en stol eller loungplats, men planera ändå för tillräckligt med avlastningsbord och fri yta för matstationer.
När ska jag skicka en inbjudan till en trädgårdsfest?: Skicka inbjudan fyra till sex veckor i förväg och be om svar senast sju dagar före festen. Följ sedan upp med gäster som ännu inte har svarat, så att du kan justera mat, stolar och skuggplatser.
Hur mycket mat och dryck ska jag ordna till en trädgårdsfest?: För den första timmen kan du räkna med två till tre drycker per person; därefter vanligtvis en till två per timme. Vid en fest på tre timmar bör du dessutom planera för minst en full måltid eller flera mattillfällen, plus extra vatten och några portioner för specialkost.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.