Så organiserar du en julmiddag från början till slut

En lyckad julmiddag börjar inte med dukningen, utan med syftet, gästantalet och lokalens faktiska möjligheter. Bestäm datum och målgrupp först, lås sedan catering, sittkapacitet och eventuella underhållningsleverantörer. När grunderna är klara bygger du ett tidsschema för mat, musik, servering och avslutning. De vanligaste problemen uppstår när köksutrustning, bemanning, klädförvaring eller nödprocedurer lämnas till sista veckan.

Organisera detta event gratis med Lizzt

Planen, steg för steg

Varje uppgift med sin egen dellista, i den ordning du faktiskt behöver dem.

1
Fastställ syftet och målen
2
Inspektera matsalen
3
Bekräfta dessertalternativen
4
Planera belysningen
5
Gör en sittplan
6
Övervaka gästernas behov
2 personer
7
Fastställ evenemangstypen
8
Bekräfta sittkapaciteten
9
Ordna cateringavtal
10
Ordna julmusik
11
Förbered evenemangsmaterial
12
Samordna evenemangets tidsschema
13
Definiera gästmålgruppen
14
Planera bordsplaceringen
15
Kontakta underhållningsleverantörer
16
Förbered bakgrundsunderhållning
17
Informera personal och volontärer
18
Organisera avslutningsaktiviteter
2 personer
19
Uppskatta det förväntade antalet gäster
20
Bekräfta köksutrustningen
21
Ordna uthyrning av utrustning vid behov
22
Organisera fototillfällen
23
Förbered nödprocedurer
24
Tacka gäster och leverantörer
2 personer
25
Välj önskat evenemangsdatum
26
Bekräfta förvaringsutrymmena
27
Övervaka evenemangskostnaderna
28
Samordna placeringen av dekorationer
29
Kontrollera lokalens utrustning
30
Övervaka städningen av lokalen
3 personer
31
Identifiera alternativa datum
32
Ordna parkeringsalternativ
33
Upprätta gästlistan
34
Ställ upp middagsprogrammet
35
Samordna leveransscheman
36
Lämna tillbaka hyrd utrustning
2 personer
37
Välj platsen
38
Bekräfta tillgänglighetskrav
39
Samla in gästernas kontaktuppgifter
40
Planera välkomsttal
41
Organisera uppsättningen av dekorationer
42
Samla in gästfeedback
2 personer
43
Undersök lokalens lämplighet
44
Planera gästernas ankomstrutiner
45
Designa inbjudningar
46
Ordna värdar eller presentatörer
47
Förbered middagsborden
48
Utvärdera evenemangets resultat
49
Sätt ihop organisationsteamet
50
Samordna dekoralternativ med lokalen
51
Skicka ut inbjudningar
52
Förbered underhållningsprogrammet
53
Ställ i ordning stolar och sittplatser
54
Uppdatera den ekonomiska dokumentationen
55
Utse evenemangssamordnaren
56
Godkänn lokalens slutliga uppställningsplan
57
Fastställ rutiner för OSA
58
Boka musiker eller artister
59
Genomför den slutliga lokalinspektionen
60
Arkivera evenemangs dokumentationen
61
Tilldela ansvarsområden till teammedlemmar
62
Slutför evenemangets budget
63
Följ upp gästernas bekräftelser
64
Organisera spel eller aktiviteter
65
Öppna lokalen
66
Skapa det första evenemangskonceptet
67
Bestäm cateringbudgeten
68
Följ upp gäster som inte svarat
69
Förbered vid behov aktiviteter för julklappsbyte
70
Övervaka uppbyggnadsarbetet
2 personer
71
Utveckla temat för julmiddagen
72
Välj cateringstil
73
Notera kostönskemål
74
Förbered priser eller utmärkelser
75
Välkomna leverantörer
76
Förbered den preliminära evenemangstidslinjen
77
Kontakta cateringföretag
78
Förbered gästernas sittplacering
79
Samordna tal och presentationer
80
Samordna cateringens ankomst
2 personer
81
Skapa den första eventbudgeten
82
Begär in cateringförslag
83
Skapa den slutgiltiga gästlistan
84
Skapa det slutgiltiga kvällsprogrammet
85
Välkomna gästerna
3 personer
86
Kontakta möjliga lokaler
87
Jämför cateringerbjudanden
88
Utveckla konceptet för juldekorationerna
89
Bekräfta alla leverantörer
90
Hantera gästregistreringen
2 personer
91
Jämför lokalerbjudanden och villkor
92
Välj cateringfirma
93
Välj färgteman och dekorationsstilar
94
Bekräfta cateringarrangemangen
95
Visa gäster till sittplatserna
2 personer
96
Förhandla om lokalens hyresvillkor
97
Bekräfta julmenyn
98
Köp eller hyr dekorationer
99
Bekräfta underhållningsarrangemangen
100
Samordna serveringen av middagen
4 personer
101
Bekräfta lokalens tillgänglighet
102
Ordna vegetariska och särskilda kostalternativ
103
Ordna planer för bordsdekoration
104
Bekräfta gästernas närvaro
105
Hantera underhållningsaktiviteter
2 personer
106
Underteckna lokalavtalet
107
Välj drycker
108
Förbered mittpunktdekorationer
109
Förbered namnskyltar
110
Stöd talare och artister
2 personer

Det du behöver

Grupperat som du skulle handla det, med mängder.

Administration

Mapp för eventplanering
Evenemangets tidslinje
Budgetkalkylark
Gästernas kontaktlista
Kontaktlista över leverantörer
Dokument för lokalavtalet
Cateringavtal
Underhållningsavtal
Registreringsformulär för gäster
RSVP-översiktslistor
Sittplan
Namnskyltar
Utskrifter av gästlistan
Evenemangsschema
Personalens tjänstgöringsschema
Frivilligas bemanningslistor
Betalningsuppgifter
Feedbackformulär
Utvärderingsdokument för evenemanget
Sax
Etiketter
Matetiketter
Gästbok

Safety

Kontaktlista för nödsituationer
Brandsläckare
Nödbelysning
Engångshandskar
Första hjälpen-väska
Handsprit
Pappersnäsdukar

Logistics

Mottagningsbord
Incheckningsbord
Matbord
Bankettbord
Cocktailbord
Matsalsstolar
Loungefåtöljer
Klädställningar
Klädhängare
Routskyltar
Hittegods
Transportlådor
Förvaringslådor
Förpackningsmaterial
Serveringsvagnar
Cateringbord
Buffébord

Decor

Bordsdukar
Stolsöverdrag
Bordslöpare
Servetthållare
Bordsnummer
Juldekorationer
Dekorativa figurer
Julbelysning
Snödekorationer
Girlanger
Dekorativa bordsaccessoarer
Julkransar
Dekorativa lampor
Ljus
Stämningsbelysning
Ljusstakar
LED-ljus
Lyktor
Dekorativa band
Julgran
Julblommor
Ställning till julgran
Bordsdekorationer

Kitchen

Middagstallrikar
Desserttallrikar
Soppskålar
Glas
Vinglas
Champagneglas
Vattenglas
Bestickset
Knivar
Gafflar
Slevar
Dessertskedar
Serveringsfat
Brödkorgar
Serveringsfat
Serveringsfat
Värmebehållare för mat
Serveringsbestick
Servetter
Bordstabletter
Salt- och pepparkar
Kaffemaskiner
Tearrangemang
Ishinkar
Isbehållare
Flasköppnare
Korkskruvar
Köksredskap
Förvaringsbehållare för mat
Dryckesautomater
Kylbackar

Groceries

Kaffe
Huvudrätter
Te
Vegetariska rätter
Läsk
Tillbehör
Mineralvatten
Sallader
Vin
Juldesserter
Champagne
Tårtor
Julpunch
Kakor
Cocktailingredienser
Chokladgodis
Kryddor och såser
Julsnittar
Fruktfat

Cleaning

Rengöringsdukar
Pappershanddukar
Sopborstar
Rengöringsdukar
Sopskyffel
Soptunnor
Mopp
Återvinningskärl
Städmaterial
Sopsäckar

Technical

Tejp
Reservbatterier
Portabla värmeelement
Buntband
Förlängningssladdar
Kamera
Grenuttag
Stativ
Belysningskontroller
Högtalare
Mikrofoner
Ljudmixer
Musikspelare
Musiklistor
Scenutrustning

Activities

Sinterklaapresenter
Presentinslagningsmaterial
Sällskapsspel
Quizmaterial
Fotobakgrund

Tips

Börja med lokal och kapacitet innan du skickar inbjudningar. Kontrollera matsalen på plats, räkna sittplatserna och kontrollera att köksutrustningen räcker för det planerade antalet gäster.
Gör en gästprognos och följ RSVP löpande. Sätt en sista svarsdag minst 14 dagar före middagen, så att catering, sittplan och namnskyltar kan färdigställas utan gissningar.
Lås catering och dessertalternativ tidigt. Be om slutligt antal portioner senast 7 dagar före middagen och kontrollera samtidigt allergier, serveringstid och betalningsvillkor.
Skriv ett körschema med klockslag för incheckning, mat, julmusik, underhållning och avslutning. Dela en separat bemanningsplan med personal och volontärer senast 3 dagar före start.
Planera sådant gästerna märker först när det saknas: klädställningar och galgar, tydlig incheckning, belysning, nödnummer och en plan för att tacka gäster och leverantörer efteråt.

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska man planera en julmiddag?: Börja minst 6–8 veckor före middagen. Då hinner du välja datum, kontrollera lokalen, boka catering och underhållning samt följa upp RSVP innan sittplanen låses.
När ska man skicka ut inbjudningar till en julmiddag?: Skicka dem 4–6 veckor före datumet och ange ett sista svarsdatum cirka 14 dagar före middagen. Då har du normalt tillräckligt med tid för matbeställning, namnskyltar och bordsplacering.
Hur gör man ett körschema för en julmiddag?: Skriv in varje moment med starttid och ansvarig, från incheckning till avslutning. Lägg gärna in 10–15 minuters marginal mellan större delar, särskilt före servering och underhållning.
När ska sittplanen till en julmiddag vara klar?: Gör ett första utkast när RSVP börjar stabiliseras och lås planen 5–7 dagar före middagen. Kontrollera då gångar, bordskapacitet, särskilda behov och att namnskyltarna stämmer med gästlistan.

Starta den här planen i Lizzt

Alla uppgifter och saker från den här sidan, klara i ditt eget evenemang. Bjud in folk, dela upp arbetet och se vem som gjort vad.