Így szervezz jól működő karácsonyi vacsorát

A karácsonyi vacsora szervezését a dátummal, a vendégkörrel és a helyszín kapacitásával kezdd, ne a dekorációval. Először döntsd el, hányan ültök asztalhoz, milyen étkezési igényekre kell készülni, és ki felel az egyes feladatokért. Ezután jöhet a catering, az ülésrend, a zene, a világítás és az esti program időzítése. A legtöbb hiba abból adódik, hogy a visszajelzéseket, a bérelhető felszerelést vagy a desszertet túl későn véglegesítik.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

1
Határozd meg a célt és a célkitűzéseket
2
Ellenőrizd az étkezőtérséget
3
Erősítsd meg a desszertlehetőségeket
4
Tervezd meg a világítást
5
Készíts ülésrendet
6
Kövesd nyomon a vendégek igényeit
2 fő
7
Határozd meg az esemény típusát
8
Erősítsd meg a férőhelyet
9
Rendezd el a catering-szerződéseket
10
Rendezd el a karácsonyi zenét
11
Készítsd elő az eseményanyagokat
12
Hangold össze az esemény időzítését
13
Határozd meg a vendégcélcsoportot
14
Tervezd meg az asztalelrendezést
15
Vedd fel a kapcsolatot a szórakoztatóipari szolgáltatókkal
16
Készíts háttérszórakoztatást
17
Tájékoztasd a személyzetet és az önkénteseket
18
Szervezz záróprogramokat
2 fő
19
Becsüld meg a várható vendégszámot
20
Erősítsd meg a konyhai felszereléseket
21
Szükség esetén intézd a felszerelések bérlését
22
Szervezz fotózási lehetőségeket
23
Készítsen vészhelyzeti eljárásokat
24
Köszönd meg a vendégeknek és a szolgáltatóknak
2 fő
25
Válassza ki a kívánt eseménydátumot
26
Erősítsd meg a tárolási lehetőségeket
27
Kövesd nyomon az eseményköltségeket
28
Hangold össze a dekorációk elhelyezését
29
Ellenőrizd a helyszín felszerelését
30
Felügyeld a helyszín takarítását
3 fő
31
Azonosíts alternatív dátumokat
32
Rendezd el a parkolási lehetőségeket
33
A vendéglista összeállítása
34
Állítsd össze a vacsora programját
35
Hangold össze a szállítási ütemterveket
36
Add vissza a bérelt felszereléseket
2 fő
37
Válaszd ki a helyszínt
38
Erősítsd meg a hozzáférhetőségi követelményeket
39
A vendégek elérhetőségeinek összegyűjtése
40
Tervezd meg a köszöntőbeszédeket
41
Szervezd meg a dekoráció felállítását
42
Gyűjts visszajelzést a vendégektől
2 fő
43
Vizsgáld meg a helyszín alkalmasságát
44
Tervezd meg a vendégek érkezési folyamatát
45
Tervezd meg a meghívókat
46
Rendezz házigazdákat vagy műsorvezetőket
47
Készítsd elő a vacsoraasztalokat
48
Értékeld az esemény teljesítményét
49
Állítsa össze a szervezőcsapatot
50
Egyeztesd a dekorációs lehetőségeket a helyszínnel
51
Küldd ki a meghívókat
52
Készítsd elő a szórakoztató programot
53
Rendezd el a székeket és ülőhelyeket
54
Frissítsd a pénzügyi nyilvántartásokat
55
Jelöld ki az eseménykoordinátort
56
Jóváhagyja a helyszín végleges berendezési tervét
57
Állítsd össze az RSVP-eljárásokat
58
Foglalj zenészeket vagy előadókat
59
Végezd el a helyszín záróellenőrzését
60
Archiváld az eseménydokumentációt
61
Osztasd ki a feladatokat a csapattagok között
62
Zárd le az eseményköltségvetést
63
Kövessd nyomon a vendégek visszajelzéseit
64
Szervezz játékokat vagy programokat
65
Nyisd meg a helyszínt
66
Készítsd el az első eseményötletet
67
Határozd meg a cateringköltségvetést
68
Kövesd nyomon a nem válaszoló vendégeket
69
Szükség esetén készítsd elő az ajándékváltó programokat
70
Felügyeld a felépítési tevékenységeket
2 fő
71
Dolgozd ki a karácsonyi vacsora témáját
72
Válaszd ki a catering stílusát
73
Jegyezd fel a diétás igényeket
74
Készítsd elő a díjakat vagy az elismeréseket
75
Fogadd a szolgáltatókat
76
Készítsd elő az esemény előzetes idővonalát
77
Vedd fel a kapcsolatot a cateringcégekkel
78
Készítsd elő a vendégek ülésrendjét
79
Hangold össze a beszédeket és előadásokat
80
Hangolja össze a catering érkezését
2 fő
81
Készítse el az első rendezvényköltségvetést
82
Kérjen cateringajánlatokat
83
Készítse el a végleges vendéglistát
84
Készítse el a végleges esti programot
85
Fogadd a vendégeket
3 fő
86
Vegye fel a kapcsolatot a lehetséges helyszínekkel
87
Hasonlítsa össze a cateringajánlatokat
88
Dolgozza ki a karácsonyi dekorációs koncepciót
89
Erősítse meg az összes beszállítót
90
Kezelje a vendégregisztrációt
2 fő
91
Hasonlítsa össze a helyszíni ajánlatokat és feltételeket
92
Válaszd ki a caterert
93
Válassza ki a színvilágot és a dekorációs stílusokat
94
Erősítsd meg a cateringmegállapodásokat
95
Irányítsa a vendégeket az ülőhelyekhez
2 fő
96
Tárgyalja meg a helyszín bérleti feltételeit
97
Erősítse meg a karácsonyi menüt
98
Vásároljon vagy béreljen dekorációkat
99
Erősítse meg a szórakoztató műsor egyeztetéseit
100
Vacsoraszolgáltatás koordinálása
4 fő
101
Erősítse meg a helyszín elérhetőségét
102
Rendezze a vegetáriánus és speciális étrendi opciókat
103
Rendezze az asztaldekorációs terveket
104
Erősítse meg a vendégek részvételét
105
Kezelje a szórakoztató programokat
2 fő
106
Írja alá a helyszíni szerződést
107
Válassza ki az italokat
108
Készítse elő a középponti díszeket
109
Készítse elő a névtáblákat
110
Támogassa a beszélőket és az előadókat
2 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Administration

Rendezvényszervezési mappa
Eseményidővonal
Költségvetési táblázat
Vendég kapcsolati lista
Beszállítói kapcsolattartó lista
Helyszíni szerződés dokumentumai
Catering szerződés
Szórakoztató program szerződései
Vendégregisztrációs űrlapok
RSVP összesítő listák
Ültetési rend
Névtáblák
A vendéglista nyomtatott példányai
Eseményprogram
Személyzeti beosztás
Önkéntes beosztások
Fizetési adatok
Visszajelző űrlapok
Rendezvényértékelési dokumentumok
Olló
Címkék
Élelmiszercímkék
Vendégkönyv

Safety

Vészhelyzeti kapcsolati lista
Tűzoltó készülék
Vészvilágítás
Egyszer használatos kesztyűk
Elsősegélycsomag
Kézfertőtlenítő
Papírzsebkendők

Logistics

Fogadóasztal
Regisztrációs asztal
Étkezőasztalok
Bankettasztalok
Koktélasztalok
Étkezőszékek
Lounge székek
Ruhaállványok
Akasztók
Útjelző táblák
Elveszett tárgyakhoz való eszközök
Szállítókonténerek
Tárolódobozok
Csomagolóanyagok
Tálalókocsik
Cateringasztalok
Büféasztalok

Decor

Asztalterítők
Székhuzatok
Asztali futók
Szalvétatartók
Asztalszámok
Karácsonyi díszek
Dekoratív figurák
Karácsonyi fények
Hódekorációk
Füzérek
Dekoratív asztali kiegészítők
Karácsonyi koszorúk
Dekoratív lámpák
Gyertyák
Hangulatvilágítás
Gyertyatartók
LED-gyertyák
Lámpások
Dekorációs szalagok
Karácsonyfa
Karácsonyi virágok
Karácsonyfaállvány
Asztaldíszek

Kitchen

Vacsoratányérok
Desszerttányérok
Leveses tálak
Poharak
Borospoharak
Pezsgőspoharak
Vizespoharak
Evőeszközkészletek
Kések
Villák
Kanálak
Desszertes kanalak
Tálalótálak
Kenyérkosarak
Tálalótálak
Tálalótálak
Ételmelegítők
Tálalóeszközök
Szalvéták
Tányéralátétek
Só- és borsszórók
Kávéfőzők
Teakiegészítők
Jévedrek
Jégtárolók
Palacknyitók
Kihúzók
Konyhai eszközök
Élelmiszertároló edények
Italadagolók
Hűtőládák

Groceries

Kávé
Főételek
Tea
Vegetáriánus ételek
Üdítőitalok
Köretek
Ásványvíz
Saláták
Bor
Karácsonyi desszertek
Pezsgő
Torták
Karácsonyi puncs
Kekszek
Koktélalapanyagok
Csokoládés finomságok
Fűszerek és szószok
Karácsonyi falatkák
Gyümölcstálak

Cleaning

Tisztítókendők
Papírtörlők
Söprűk
Tisztítókendők
Szemétlapát
Hulladékgyűjtők
Felmosó
Újrahasznosító edények
Tisztítószerek
Szemeteszsákok

Technical

Ragasztószalag
Tartalék elemek
Mobil fűtőtestek
Kábelkötegelők
Hosszabbítók
Kamera
Elosztók
Állvány
Világításvezérlők
Zenei hangszórók
Mikrofonok
Hangkeverő
Zenelejátszó
Zenelejátszási listák
Színpadi felszerelés

Activities

Szent Miklós-ajándékok
Ajándékcsomagoló anyagok
Társasjátékok
Kvízanyagok
Fotóháttér

Tippek

A dátum és a létszám után azonnal ellenőrizd, hogy az étkezőben elfér-e minden vendég, az étkezőasztal, a székek és szükség esetén a külön fogadó- vagy koktélasztal. Hagyj szabad közlekedősávot a felszolgáláshoz is.
Kérd be az RSVP-ket egy előre megadott határidőig, majd külön vezesd a vegetáriánus, allergiás és egyéb étkezési igényeket. A végleges létszámot legalább 7 nappal a vacsora előtt add át a cateringnek.
Az ülésrendet ne az utolsó este készítsd el: a névtáblákat és a nyomtatott vendéglistát legalább 2 nappal korábban rendezd össze. Ültetésnél számolj azzal is, hogy a gyakran beszélgető vagy segítségre szoruló vendégeknek megfelelő helyük legyen.
A világítást és a karácsonyi zenét a vacsora kezdése előtt próbáld ki, nem a vendégek érkezésekor. Készíts idővonalat az érkezéstől a desszerten át a záróprogramig, és oszd ki a személyzeti vagy önkéntes beosztást.
Ellenőrizd a konyhai felszerelést, a tálaláshoz szükséges eszközöket és a bérelt tárgyak átvételét legalább 48 órával korábban. Készíts vészhelyzeti kapcsolati listát, és a szolgáltatók elérhetőségeit tartsd a rendezvényszervezési mappában.

Gyakori kérdések

Mikor kezdjem el megszervezni a karácsonyi vacsorát?: Legalább 6–8 héttel a tervezett dátum előtt kezdd el. A dátum, a helyszín, a várható létszám és a catering legyen meg először; a végleges menüt és az ülésrendet később is pontosíthatod.
Mikor kell véglegesíteni a vendégek számát?: A visszajelzések határidejét 2–3 héttel előre add meg, a végleges létszámot pedig legalább 7 nappal a vacsora előtt rögzítsd. Így a catering az adagokat, az asztalokat és a különleges étrendeket is megfelelően tudja kezelni.
Hogyan készítsek ülésrendet karácsonyi vacsorához?: Először a ténylegesen érkező vendégek listájából dolgozz, majd oszd el őket a rendelkezésre álló asztalok szerint. A névtáblákat legalább 2 nappal korábban készítsd el, hogy legyen időd az utolsó lemondások vagy változások átvezetésére.
Mikor ellenőrizzem a helyszínt és a felszerelést?: A helyszínt legalább 2 héttel korábban ellenőrizd, a konyhai eszközöket és a bérelt felszerelést pedig 48 órával az esemény előtt. Nézd meg az ülőhelyeket, a világítást, a tálalási útvonalat és azt is, hová kerülnek a kabátok.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.