Kako organizirati božićnu večeru bez kaosa

Božićna večera traži više od jelovnika i ukrasa. Najprije odredite broj gostiju, vrstu večere i datum, a zatim redom riješite prostor, sjedenje, catering, rasvjetu i program. Posebnu pažnju posvetite potrebama gostiju, kuhinjskoj opremi i vremenskom rasporedu, jer se upravo ti detalji najčešće rješavaju prekasno. Ovaj plan vodi vas od prvih odluka do zahvaljivanja gostima i dobavljačima.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

1
Definirajte cilj i zadatke
2
Pregledajte prostor za objedovanje
3
Potvrdite opcije deserta
4
Planirajte rasvjetu
5
Izradite raspored sjedenja
6
Pratite potrebe gostiju
2 osoba
7
Odredite vrstu događaja
8
Potvrdite broj sjedećih mjesta
9
Ugovorite catering
10
Organizirajte božićnu glazbu
11
Pripremite materijale za događaj
12
Koordinirajte vremenski raspored događaja
13
Odredite ciljnu skupinu gostiju
14
Planirajte raspored stolova
15
Kontaktirajte dobavljače zabavnog programa
16
Pripremite popratni zabavni program
17
Informirajte osoblje i volontere
18
Organizirajte završne aktivnosti
2 osoba
19
Procijenite očekivani broj gostiju
20
Potvrdite kuhinjske potrepštine
21
Po potrebi organizirajte najam opreme
22
Organizirajte fototrenutke
23
Pripremite postupke u slučaju nužde
24
Zahvalite gostima i dobavljačima
2 osoba
25
Odaberite željeni datum događaja
26
Potvrdite skladišni prostor
27
Pratite troškove događaja
28
Koordinirajte postavljanje dekoracija
29
Provjerite opremu prostora
30
Nadzirite čišćenje prostora
3 osoba
31
Identificirajte alternativne datume
32
Organizirajte mogućnosti parkiranja
33
Sastavite popis gostiju
34
Sastavite program večere
35
Koordinirajte rasporede dostave
36
Vratite unajmljenu opremu
2 osoba
37
Odaberite lokaciju
38
Potvrdite zahtjeve za pristupačnost
39
Prikupite kontaktne podatke gostiju
40
Planirajte pozdravne govore
41
Organizirajte postavljanje dekoracija
42
Prikupite povratne informacije gostiju
2 osoba
43
Istražite izvedivost lokacije
44
Planirajte postupak dolaska gostiju
45
Dizajnirajte pozivnice
46
Organizirajte domaćine ili voditelje
47
Pripremite stolove za večeru
48
Ocijenite uspješnost događaja
49
Sastavite organizacijski tim
50
Uskladite opcije dekoracije s lokacijom
51
Pošaljite pozivnice
52
Pripremite program zabave
53
Rasporedite stolice i sjedeća mjesta
54
Ažurirajte financijsku evidenciju
55
Imenujte koordinatora događaja
56
Odobrite završni plan postave prostora
57
Uspostavite RSVP postupke
58
Rezervirajte glazbenike ili izvođače
59
Provedite završni pregled prostora
60
Arhivirajte dokumentaciju događaja
61
Dodijelite odgovornosti članovima tima
62
Zaključite proračun događaja
63
Pratite potvrde gostiju
64
Organizirajte igre ili aktivnosti
65
Otvorite prostor
66
Izradite prvi koncept događaja
67
Odredite proračun za catering
68
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
69
Po potrebi pripremite aktivnosti razmjene darova
70
Nadzirite aktivnosti postavljanja
2 osoba
71
Razvijte temu za božićnu večeru
72
Odaberite stil cateringa
73
Zabilježite prehrambene zahtjeve
74
Pripremite nagrade ili priznanja
75
Dočekajte dobavljače
76
Pripremite preliminarni vremenski raspored događaja
77
Kontaktirajte catering tvrtke
78
Pripremite raspored sjedenja za goste
79
Koordinirajte govore i prezentacije
80
Koordinirajte dolazak cateringa
2 osoba
81
Izradite prvi proračun događaja
82
Zatražite prijedloge cateringa
83
Izradite konačan popis gostiju
84
Izradite konačan večernji program
85
Dočekajte goste
3 osoba
86
Stupite u kontakt s mogućim lokacijama
87
Usporedite ponude cateringa
88
Razvijte koncept božićnog uređenja
89
Potvrdite sve dobavljače
90
Upravljajte registracijom gostiju
2 osoba
91
Usporedite ponude i uvjete lokacija
92
Odaberite caterera
93
Odaberite tematske boje i stilove uređenja
94
Potvrdite dogovore s cateringom
95
Uputite goste prema sjedećim zonama
2 osoba
96
Pregovarajte o uvjetima najma lokacije
97
Potvrdite božićni jelovnik
98
Kupite ili unajmite dekoracije
99
Potvrdite dogovore za zabavni program
100
Koordinirajte posluživanje večere
4 osoba
101
Potvrdite raspoloživost lokacije
102
Uredite vegetarijanske i posebne prehrambene opcije
103
Uredite planove stolnog uređenja
104
Potvrdite dolazak gostiju
105
Upravljajte zabavnim aktivnostima
2 osoba
106
Potpišite ugovor za lokaciju
107
Odaberite pića
108
Pripremite središnje dekoracije
109
Pripremite oznake s imenima
110
Podržite govornike i izvođače
2 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Mapa za planiranje događaja
Vremenski plan događaja
Tablica proračuna
Popis kontakata gostiju
Popis kontakata dobavljača
Dokumenti za ugovor o lokaciji
Ugovor o cateringu
Ugovori za zabavni program
Obrasci za registraciju gostiju
Pregled RSVP-a
Plan sjedenja
Oznake s imenima
Ispisi popisa gostiju
Raspored događaja
Raspored smjena osoblja
Raspored volontera
Podaci o plaćanju
Obrasci za povratne informacije
Dokumenti za evaluaciju događaja
Škare
Naljepnice
Oznake hrane
Knjiga gostiju

Safety

Popis kontakata za hitne slučajeve
Protupožarni aparat
Sigurnosna rasvjeta
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Kutija prve pomoći
Dezinficijens za ruke
Maramice

Logistics

Recepcijski stol
Stol za prijavu
Blagovaonski stolovi
Banketni stolovi
Koktel-stolovi
Stolice za blagovanje
Lounge stolice
Stalci za odjeću
Vješalice za odjeću
Oznake rute
Predmeti za izgubljeno i pronađeno
Transportne kutije
Kutije za pohranu
Materijal za pakiranje
Poslužna kolica
Catering stolovi
Buffet stolovi

Decor

Stolnjaci
Navlake za stolce
Stolni trkači
Držači za salvete
Brojevi stolova
Božićni ukrasi
Dekorativne figurice
Božićna rasvjeta
Dekoracije sa snijegom
Girlande
Dekorativni stolni dodaci
Božićni vijenci
Dekorativne lampe
Svijeće
Ambijentalna rasvjeta
Svijećnjaci
LED svijeće
Lanterne
Ukrasne vrpce
Božićno drvce
Božićno cvijeće
Stalak za božićno drvce
Stolni ukrasi

Kitchen

Tanjuri za večeru
Tanjuri za desert
Zdjelice za juhu
Čaše
Čaše za vino
Čaše za šampanjac
Čaše za vodu
Kompleti pribora za jelo
Noževi
Vilice
Žlice
Žličice za desert
Poslužni tanjuri
Košare za kruh
Posude za posluživanje
Posude za posluživanje
Grijači hrane
Servisno posuđe
Salvete
Podlošci za tanjure
Soljenke i paprenke
Aparati za kavu
Dodaci za čaj
Posudice za led
Spremnici za led
Otvarači za boce
Otvarači za boce
Kuhinjski pribor
Spremnici za skladištenje hrane
Dozatori pića
Ladice za hladnjak

Groceries

Kava
Glavna jela
Čaj
Vegetarijanska jela
Bezalkoholna pića
Prilozi
Mineralna voda
Salate
Vino
Božićni deserti
Šampanjac
Torte
Božićni punč
Keksi
Sastojci za koktele
Čokoladne poslastice
Začini i umaci
Božićni zalogaji
Voćni pladnjevi

Cleaning

Krpe za čišćenje
Papirnati ručnici
Metle
Krpe za čišćenje
Metlica i lopatica
Kante za otpad
Krpa za pod
Spremnici za recikliranje
Sredstva za čišćenje
Vreće za smeće

Technical

Traka
Rezervne baterije
Prijenosni grijači
Plastične vezice
Produžni kablovi
Kamera
Razvodne utičnice
Stalak
Upravljači rasvjete
Zvučnici za glazbu
Mikrofoni
Audio mikser
Glazbeni player
Glazbene liste
Oprema za pozornicu

Activities

Sinterklaidski darovi
Materijal za pakiranje poklona
Društvene igre
Materijal za kviz
Foto pozadina

Savjeti

Zaključite okviran broj gostiju prije dogovora s cateringom i potvrde broja sjedećih mjesta. Nakon RSVP-a izradite konačan raspored sjedenja i pripremite oznake s imenima.
Prostor pregledajte najmanje 2 do 3 tjedna prije večere. Provjerite stanu li blagovaonski i banketni stolovi, ima li dovoljno stolica, gdje će biti prijava gostiju i kamo se odlažu kaputi.
Catering, desert i posebne prehrambene potrebe potvrdite najmanje 7 dana prije događaja. Istodobno provjerite kuhinjske potrepštine i naručite najam opreme ako nešto nedostaje.
Sastavite satnicu s vremenom dolaska gostiju, posluživanja, deserta, glazbe i popratnog programa. Osoblju i volonterima pošaljite njihove smjene i upute barem 2 dana unaprijed.
Rasvjetu, božićnu glazbu, fotokutak i materijale pripremite prije dolaska prvih gostiju. Odredite i osobu za hitne situacije te završne obaveze, uključujući pospremanje i zahvaljivanje dobavljačima.

Česta pitanja

Kada početi organizirati božićnu večeru?: Za večeru s većim brojem gostiju počnite najmanje 4 do 6 tjedana unaprijed. Datum, okviran broj gostiju i prostor riješite prvi, a catering i program potvrdite najkasnije 2 do 3 tjedna prije događaja.
Kako napraviti raspored sjedenja za božićnu večeru?: Prvo potvrdite broj gostiju i raspoloživ broj sjedećih mjesta, zatim uzmite u obzir obiteljske veze, prehrambene potrebe i pristupačnost. Konačan raspored izradite 5 do 7 dana prije večere, a oznake s imenima pripremite za svaki stol.
Koliko hrane i pića naručiti za božićnu večeru?: Količinu hrane uskladite s potvrđenim brojem gostiju, uz rezervu od približno 5 do 10 posto za neplanirane promjene. Za piće računajte 2 do 3 pića po osobi tijekom prvog sata, a zatim oko 1 piće po osobi za svaki sljedeći sat.
Kada potvrditi catering i desert za božićnu večeru?: Catering ugovorite najmanje 2 do 3 tjedna unaprijed, a konačan broj gostiju i posebne prehrambene zahtjeve potvrdite 7 dana prije večere. Opcije deserta zaključite u istom roku kako biste izbjegli promjene u zadnji čas.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.