Sådan organiserer du en julemiddag uden stress

Start med formålet, gæsteantallet og datoen, før du bestiller mad eller planlægger bordene. En julemiddag kræver tidlig koordinering af lokale, siddepladser, catering, dessert og underholdning. Arbejd derefter frem mod en detaljeret tidsplan, hvor ansvar, leverancer og bemanding står samlet. På dagen handler det især om at få modtagelse, servering, musik, belysning og gæsternes behov til at hænge sammen.

Organisér dette event gratis med Lizzt

Planen, trin for trin

Hver opgave med sin egen underliste, i den rækkefølge du faktisk får brug for dem.

1
Fastlæg formål og mål
2
Gennemgå spiseområdet
3
Bekræft dessertmulighederne
4
Planlæg belysningen
5
Lav en bordplan
6
Overvåg gæsternes behov
2 personer
7
Fastlæg eventtypen
8
Bekræft siddepladskapaciteten
9
Aftal cateringkontrakter
10
Aftal julemusik
11
Forbered eventmaterialer
12
Koordiner eventets tidsplan
13
Fastlæg gæsternes målgruppe
14
Planlæg bordopstillingen
15
Kontakt underholdningsleverandører
16
Forbered baggrundsunderholdning
17
Brief personale og frivillige
18
Organiser afsluttende aktiviteter
2 personer
19
Anslå det forventede antal gæster
20
Bekræft køkkenfaciliteterne
21
Arranger udlejning af udstyr, hvis nødvendigt
22
Organiser fotomuligheder
23
Forbered nødprocedurer
24
Tak gæster og leverandører
2 personer
25
Vælg den ønskede arrangementsdato
26
Bekræft opbevaringsfaciliteterne
27
Overvåg eventudgifterne
28
Koordiner placeringen af dekorationer
29
Tjek stedets udstyr
30
Vejled rengøringen af stedet
3 personer
31
Identificer alternative datoer
32
Arranger parkeringsmuligheder
33
Udarbejd gæstelisten
34
Lav middagsprogrammet
35
Koordiner leveringsplaner
36
Returner lejet udstyr
2 personer
37
Vælg stedet
38
Bekræft tilgængelighedskravene
39
Indsaml gæsternes kontaktoplysninger
40
Planlæg velkomsttaler
41
Organiser opsætning af dekorationer
42
Indsaml feedback fra gæster
2 personer
43
Undersøg stedets gennemførlighed
44
Planlæg gæsternes ankomstprocedure
45
Design invitationer
46
Arranger værter eller konferencierer
47
Forbered middagsbordene
48
Evaluer eventets resultat
49
Sammensæt organiseringsteamet
50
Afstem dekorationsmuligheder med stedet
51
Send invitationer
52
Forbered underholdningsprogrammet
53
Arranger stole og siddeområder
54
Opdater økonomiregnskabet
55
Udnævn eventkoordinatoren
56
Godkend stedets endelige opsætningsplan
57
Fastlæg RSVP-procedurer
58
Book musikere eller optrædende
59
Udfør den afsluttende inspektion af stedet
60
Arkivér eventdokumentationen
61
Tildel ansvar til teammedlemmer
62
Afslut eventbudgettet
63
Følg op på gæsternes bekræftelser
64
Organiser spil eller aktiviteter
65
Åbn stedet
66
Lav det første eventkoncept
67
Fastlæg cateringbudgettet
68
Følg op på gæster, der ikke har svaret
69
Forbered aktiviteter til gaveudveksling, hvis relevant
70
Vejled opsætningsaktiviteterne
2 personer
71
Udvikl temaet for julemiddagen
72
Vælg cateringstilen
73
Notér kostbehov
74
Forbered præmier eller anerkendelsesøjeblikke
75
Byd leverandører velkommen
76
Forbered den foreløbige eventtidslinje
77
Kontakt cateringfirmaer
78
Forbered gæsternes bordplan
79
Koordiner taler og præsentationer
80
Koordiner cateringens ankomst
2 personer
81
Lav det første eventbudget
82
Indhent cateringforslag
83
Lav den endelige gæsteliste
84
Lav det endelige aftenprogram
85
Byd gæsterne velkommen
3 personer
86
Kontakt mulige lokaler
87
Sammenlign cateringtilbud
88
Udvikl konceptet for julepynten
89
Bekræft alle leverandører
90
Håndter gæsteregistreringen
2 personer
91
Sammenlign tilbud og vilkår for lokaler
92
Vælg catereren
93
Vælg farvetemaer og dekorationsstile
94
Bekræft aftaler om catering
95
Vis gæsterne hen til siddeområderne
2 personer
96
Forhandl om lokalets lejevilkår
97
Bekræft julemenuen
98
Køb eller lej dekorationer
99
Bekræft aftalerne med underholdningen
100
Koordinér serveringen af middagen
4 personer
101
Bekræft lokalets tilgængelighed
102
Arrangér vegetariske og særlige diætvalg
103
Arrangér planer for borddekoration
104
Bekræft gæsternes fremmøde
105
Administrér underholdningsaktiviteter
2 personer
106
Underskriv lokalaftalen
107
Vælg drikkevarer
108
Forbered borddekorationer til midten
109
Forbered navneskilte
110
Støt talere og kunstnere
2 personer

Det du skal bruge

Grupperet som du ville handle det, med mængder.

Administration

Mappe til eventplanlægning
Tidsplan for arrangementet
Budgetark
Gæsternes kontaktliste
Kontaktliste over leverandører
Dokumenter til lokalaftalen
Cateringkontrakt
Kontrakter for underholdning
Registreringsformularer til gæster
RSVP-oversigtslister
Siddeplan
Navneskilte
Udskrifter af gæstelisten
Eventprogram
Personalets vagtplan
Vagtlister for frivillige
Betalingsoplysninger
Feedbackformularer
Evaluationsdokumenter for eventet
Saks
Etiketter
Madmærkater
Gæstebog

Safety

Kontaktliste til nødsituationer
Brandslukker
Nødlys
Engangshandsker
Førstehjælpskasse
Håndsprit
Papirlommetørklæder

Logistics

Modtagelsesbord
Tilmeldingsbord
Spiseborde
Banketborde
Cocktailborde
Spisebordsstole
Lounge-stole
Tøjstativer
Bøjler
Ruteskilte
Genstande til hittegods
Transportkasser
Opbevaringskasser
Emballagemateriale
Serveringsvogne
Cateringborde
Buffetborde

Decor

Bordduge
Stolebetræk
Bordløbere
Servietholdere
Bordnumre
Julepynt
Dekorative figurer
Julelys
Snefaldsdekorationer
Guirlander
Dekorative bordtilbehør
Julekranse
Dekorative lamper
Stearinlys
Stemningslys
Lysestager
LED-lys
Lanterner
Dekorative bånd
Juletræ
Juleblomster
Juletræsfod
Borddekorationer

Kitchen

Middagstallerkener
Desserttallerkener
Suppeskåle
Glas
Vinglas
Champagneglas
Vandglas
Bestiksæt
Knive
Gafler
Skeer
Dessertskeer
Serveringsfade
Brødkurve
Serveringsfade
Serveringsfade
Madvarmere
Serveringsredskaber
Servietter
Dækkeservietter
Salt- og peberkværne
Kaffemaskiner
Te-tilbehør
Ispande
Isbeholdere
Flaskeåbnere
Korketrækkere
Køkkenudstyr
Opbevaringsbeholdere til mad
Drikkeautomater
Køleskuffe

Groceries

Kaffe
Hovedretter
Te
Vegetariske retter
Sodavand
Tilbehør
Mineralvand
Salater
Vin
Julespecialiteter
Champagne
Kager
Julepunch
Småkager
Ingredienser til cocktails
Chokoladelækkerier
Krydderier og saucer
Julesnacks
Frugtfade

Cleaning

Rengøringsklude
Papirhåndklæder
Koste
Rengøringsklude
Fejebakke
Affaldsbeholdere
Moppe
Genbrugsbeholdere
Rengøringsmidler
Affaldsposer

Technical

Tape
Ekstra batterier
Transportable varmeapparater
Kabelbindere
Forlængerkabler
Kamera
Stikdåser
Stativ
Lysecontrollere
Musikhøjttalere
Mikrofoner
Audio mixer
Musikafspiller
Musiklister
Sceneudstyr

Activities

Sinterklaasgaver
Gaveindpakningsmaterialer
Selskabsspil
Quizmateriale
Fotobaggrund

Tips

Fastlæg dato, målgruppe og forventet antal gæster først. Brug derefter tallet til at kontrollere siddekapacitet, køkkenfaciliteter og behovet for spiseborde, stole og eventuelt ekstra udstyr.
Lav en samlet tidsplan med deadlines for RSVP, catering, dessert, musik og underholdning. Sæt den endelige gæsteliste mindst 7 dage før middagen, så bordplan og navneskilte kan færdiggøres.
Aftal menu, dessert og catering skriftligt. Bekræft senest 3-5 dage før, hvornår maden leveres, hvilke køkkenfaciliteter leverandøren behøver, og hvem der håndterer ændringer eller allergier.
Planlæg bordopstillingen ud fra både kapacitet og flow. Placér modtagelsesbord, garderobe, spiseområde og eventuelle cocktailborde, så gæsterne ikke blokerer indgangen eller serveringen.
Brief personale og frivillige 30-60 minutter før gæsterne ankommer. Giv dem vagtplan, kontaktliste til nødsituationer og klare roller for modtagelse, servering, oprydning og afslutning.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen skal man planlægge en julemiddag?: Begynd helst 6-8 uger før, især hvis der skal bookes lokale, catering eller underholdning. Lås dato, budget og forventet gæsteantal i den første uge, og færdiggør gæstelisten senest 7 dage før.
Hvor mange siddepladser skal man planlægge til en julemiddag?: Planlæg én siddeplads pr. inviteret gæst plus 5-10 % ekstra, hvis pladsen tillader det. Ved 40 gæster bør du derfor kontrollere mindst 40 pladser og helst have 2-4 ekstra stole til ændringer i sidste øjeblik.
Hvornår skal man bestille catering til en julemiddag?: Bestil catering mindst 3-4 uger før, og tidligere hvis datoen ligger tæt på jul. Bekræft antal kuverter, leveringstid, dessert og køkkenbehov igen 3-5 dage før arrangementet.
Hvordan laver man en bordplan til en julemiddag?: Lav et første udkast, når RSVP-svarene begynder at være stabile, og færdiggør planen 5-7 dage før. Tag hensyn til par, børn, mobilitet, samtalegrupper og gæster med særlige kostbehov, og lav navneskilte ud fra den endelige version.

Start denne plan i Lizzt

Alle opgaver og ting fra denne side, klar i din egen begivenhed. Inviter folk, fordel arbejdet, og se hvem der har gjort hvad.