Kako organizovati božićnu večeru bez kašnjenja i improvizacije

Božićna večera se najlakše organizuje kada prvo zaključate datum, broj gostiju i kapacitet prostora, a tek zatim dogovarate ketering, raspored stolova i program. Plan podelite na potvrde, pripremu prostora i vođenje same večeri. Posebnu pažnju posvetite desertu, potrebama gostiju, rasveti i kaputima za goste — to su detalji koji se često rešavaju prekasno. Sve rokove, ugovore, RSVP odgovore i kontakte držite u jednoj fascikli.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

1
Definišite svrhu i ciljeve
2
Pregledajte prostor za obedovanje
3
Potvrdite opcije deserta
4
Planirajte raspored osvetljenja
5
Pripremite raspored sedenja
6
Pratite potrebe gostiju
2 osoba
7
Odredite vrstu događaja
8
Potvrdite kapacitet sedenja
9
Dogovorite ugovore s keteringom
10
Dogovorite božićnu muziku
11
Pripremite materijale za događaj
12
Koordinirajte vreme održavanja događaja
13
Definišite ciljnu grupu gostiju
14
Planirajte raspored stolova
15
Kontaktirajte dobavljače zabavnog programa
16
Pripremite prateću zabavu
17
Uputite osoblje i volontere
18
Organizujte završne aktivnosti
2 osoba
19
Procijenite očekivani broj gostiju
20
Potvrdite kuhinjske prostorije
21
Dogovorite iznajmljivanje opreme ako je potrebno
22
Organizujte foto-prilike
23
Pripremite hitne procedure
24
Zahvalite gostima i dobavljačima
2 osoba
25
Izaberite željeni datum događaja
26
Potvrdite prostorije za skladištenje
27
Pratite troškove događaja
28
Koordinirajte postavljanje dekoracije
29
Proverite opremu prostora
30
Nadzirite čišćenje prostora
3 osoba
31
Identifikujte alternativne datume
32
Dogovorite opcije za parking
33
Napravite spisak gostiju
34
Napravite program večere
35
Koordinirajte raspored isporuka
36
Vratite iznajmljenu opremu
2 osoba
37
Izaberite prostor
38
Potvrdite zahteve za pristupačnost
39
Prikupite kontakt informacije gostiju
40
Planirajte uvodne govore
41
Organizujte postavljanje dekoracije
42
Prikupite povratne informacije od gostiju
2 osoba
43
Istražite izvodljivost prostora
44
Planirajte proceduru dolaska gostiju
45
Dizajnirajte pozivnice
46
Dogovorite domaćine ili voditelje
47
Pripremite stolove za obedovanje
48
Pregledajte uspešnost događaja
49
Formirajte organizacioni tim
50
Dogovorite opcije dekoracije s prostorom
51
Pošaljite pozivnice
52
Pripremite raspored zabavnog programa
53
Rasporedite stolice i prostore za sedenje
54
Dovršite finansijsku evidenciju
55
Imenujte koordinatora događaja
56
Odobrite konačni plan postavljanja prostora
57
Kreirajte proceduru za RSVP
58
Rezervišite muzičare ili izvođače
59
Dovršite završni pregled prostora
60
Arhivirajte dokumentaciju događaja
61
Raspodelite odgovornosti članovima tima
62
Finalizujte budžet događaja
63
Pratite potvrde gostiju
64
Organizujte igre ili aktivnosti
65
Otvorite prostor
66
Kreirajte početni koncept događaja
67
Odredite budžet za ketering
68
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
69
Pripremite aktivnosti razmene poklona ako je primenljivo
70
Nadzirite aktivnosti postavljanja
2 osoba
71
Razvijte temu božićne večere
72
Izaberite stil keteringa
73
Zabeležite zahteve u ishrani
74
Pripremite trenutke za nagrade ili priznanja
75
Dočekajte dobavljače
76
Pripremite preliminarni vremenski plan događaja
77
Kontaktirajte ketering kompanije
78
Pripremite raspored sedenja gostiju
79
Koordinirajte govore i prezentacije
80
Koordinirajte dolazak keteringa
2 osoba
81
Kreirajte početni budžet događaja
82
Zatražite predloge keteringa
83
Napravite konačan spisak gostiju
84
Napravite konačan raspored večeri
85
Dočekajte goste
3 osoba
86
Kontaktirajte potencijalne prostore
87
Uporedite ponude keteringa
88
Razvijte koncept božićne dekoracije
89
Potvrdite sve dobavljače
90
Upravljajte registracijom gostiju
2 osoba
91
Uporedite ponude i uslove prostora
92
Izaberite ketering službu
93
Izaberite color theme i stil dekoracije
94
Potvrdite aranžmane za ketering
95
Uputite goste ka prostorima za sedenje
2 osoba
96
Pregovarajte o uslovima zakupa prostora
97
Potvrdite božićni meni
98
Kupite ili iznajmite dekoraciju
99
Potvrdite aranžmane za zabavni program
100
Koordinirajte uslugu večere
4 osoba
101
Potvrdite dostupnost prostora
102
Obezbedite vegetarijanske i specijalne dijetalne opcije
103
Dogovorite planove dekoracije stolova
104
Potvrdite prisustvo gostiju
105
Upravljajte zabavnim aktivnostima
2 osoba
106
Potpišite ugovor za prostor
107
Izaberite pića
108
Pripremite centralne dekoracije
109
Pripremite kartice s imenima
110
Podržite govornike i izvođače
2 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Fascikla za planiranje događaja
Vremenski plan događaja
Tabelarni pregled budžeta
Spisak kontakata gostiju
Spisak kontakata dobavljača
Dokumenta ugovora za prostor
Ugovor za ketering
Ugovori za zabavu
Obrasci za registraciju gostiju
Tabele za praćenje RSVP odgovora
Raspored sedenja
Kartice s imenima
Štampani spiskovi gostiju
Raspored događaja
Raspored dežurstava osoblja
Tabele za raspodelu volontera
Evidencija plaćanja
Obrasci za povratne informacije
Dokumenta za evaluaciju događaja
Makaze
Nalepnice
Nalepnice za hranu
Knjiga gostiju

Bezbednost

Spisak hitnih kontakata
Protivpožarni aparat
Hitno osvetljenje
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Prva pomoć
Dezinfekciono sredstvo za ruke
Maramice

Logistika

Prijemni sto
Pult za registraciju
Trpezarijski stolovi
Banket stolovi
Koktel stolovi
Trpezarijske stolice
Fotelje za lounge
Stalci za kapute
Vešalice za kapute
Usmeravajuće table
Kutija za izgubljene stvari
Transportne posude
Kutije za odlaganje
Materijal za pakovanje
Servisna kolica
Ketering stolovi
Bife stolovi

Dekor

Stolnjaci
Navlake za stolice
Dekorativni nadstolnjaci
Držači za salvete
Brojevi stolova
Novogodišnji ukrasi
Dekorativne figurice
Novogodišnje lampice
Snežne dekoracije
Girlande
Dekorativni stolni dodaci
Venčići
Dekorativne lampe
Sveće
Lampice
Držači za sveće
LED sveće
Lampioni
Ukrasne trake
Božićna jelka
Božićno cveće
Postolje za božićnu jelku
Centralni ukrasi za sto

Kuhinja

Tanjiri za večeru
Tanjiri za desert
Činije za supu
Čaše
Čaše za vino
Čaše za šampanjac
Čaše za vodu
Kompleti pribora za jelo
Noževi
Viljuške
Kašike
Kašičice za desert
Servirni tanjiri
Korpe za hleb
Servirne činije
Servirni poslužavnici
Grejači za hranu
Pribor za serviranje
Stolne salvete
Podmetači za tanjire
Soli i biber strelice
Aparati za kafu
Oprema za čaj
Kofe za led
Posude za led
Otvarači za flaše
Otvarači za vino
Kuhinjski pribor
Posude za čuvanje hrane
Dispenzeri za piće
Posude za frižider

Namirnice

Kafa
Tanjiri za glavno jelo
Čaj
Vegetarijanska jela
Bezalkoholna pića
Prilozi
Mineralna voda
Salate
Vino
Novogodišnji deserti
Šampanjac
Torte
Božićni punč
Keksi
Sastojci za koktele
Čokoladne poslastice
Dodaci za jelo
Božićna predjela
Voćni tanjiri

Čišćenje

Krpe za čišćenje
Papirni ubrusi
Metle
Vlažne maramice za čišćenje
Metlica i lopatica
Kante za otpatke
Mop
Kante za reciklažu
Sredstva za čišćenje
Kese za smeće

Tehnička oprema

Traka
Rezervne baterije
Prenosivi grejači
Plastične vezice
Produžni kablovi
Kamera
Razvodnici
Stativ
Kontroleri osvetljenja
Muzički zvučnici
Mikrofoni
Audio mikser
Muzički plejer
Muzičke liste pesama
Oprema za nastup

Aktivnosti

Predmeti za razmenu poklona
Materijal za pakovanje poklona
Igre za žurku
Materijal za kviz
Pozadina za fotografisanje

Saveti

Počnite od očekivanog broja gostiju i proverite da li prostor za obedovanje ima dovoljno stolova i stolica. Ostavite prolaz do kuhinje i najmanje jedno jasno mesto za prijem gostiju i odlaganje kaputa.
Zaključajte ketering čim imate okviran broj gostiju, a konačan broj potvrdite pre roka koji dobavljač traži. U istom razgovoru proverite meni, opcije deserta, kuhinjske prostorije i način posluživanja.
Raspored sedenja napravite najmanje 7 dana unapred i pripremite kartice s imenima. Nemojte čekati dan večere da rešavate posebne potrebe gostiju, alergije ili mesto za porodice koje žele da sede zajedno.
Napravite vremenski plan sa satnicom za dolazak gostiju, večeru, muziku, zabavu, fotografisanje i završne aktivnosti. Osoblju i volonterima podelite njihove smene i hitne kontakte pre početka događaja.
Rasvetu, božićnu muziku, materijale za događaj i stalke za kapute proverite dan ranije. Na sam dan ostavite dovoljno vremena za postavljanje stolnjaka, stolova, registracionog stola i oznaka za sedenje.

Česta pitanja

Kada treba početi sa organizacijom božićne večere?: Počnite najmanje 4 do 6 nedelja pre večere. U prvoj nedelji potvrdite datum, prostor, ciljnu grupu gostiju i okviran broj ljudi, jer te odluke određuju ketering, sedenje i opremu.
Koliko ranije treba potvrditi broj gostiju za božićnu večeru?: Pošaljite pozive ili registraciju najmanje 3 nedelje unapred, a RSVP odgovore zaključite 7 do 10 dana pre događaja. Keteringu tada prosledite konačan broj i posebne potrebe gostiju.
Kada napraviti raspored sedenja za božićnu večeru?: Prvu verziju napravite oko 2 nedelje unapred, a konačnu 5 do 7 dana pre večere. Tada možete odštampati spisak gostiju i pripremiti kartice s imenima bez žurbe.
Šta proveriti dan pre božićne večere?: Dan pre proverite rasvetu, muziku, stolove, stolice, stolnjake, kapute, registraciju i hitne kontakte. Prođite i ceo raspored događaja sa osobljem, uključujući vreme dolaska keteringa i završne aktivnosti.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.