Come organizzare una Cena di Natale senza imprevisti

Per organizzare una Cena di Natale parti dal numero realistico degli invitati e dalla capienza della sala, non dalle decorazioni. Definisci il tipo di serata, fissa il budget e conferma per tempo catering, dessert, tavoli e sedute. Poi costruisci una scaletta con accoglienza, cena, musica e momenti fotografici. Gli errori più frequenti sono i posti assegnati all’ultimo minuto, le esigenze alimentari raccolte troppo tardi e una chiusura lasciata senza responsabili.

Organizza gratuitamente questo evento con Lizzt

Il piano, passo dopo passo

Ogni attività con la sua sotto-lista, nell'ordine in cui ti servirà davvero.

1
Definisci lo scopo e gli obiettivi
2
Ispeziona l'area pranzo
3
Conferma le opzioni del dessert
4
Pianifica l'illuminazione
5
Prepara la disposizione dei posti
6
Monitora le esigenze degli ospiti
2 persone
7
Definisci il tipo di evento
8
Conferma la capienza dei posti
9
Organizza i contratti di catering
10
Organizza la musica di Natale
11
Prepara il materiale per l'evento
12
Coordina la tempistica dell'evento
13
Definisci il pubblico di riferimento
14
Pianifica la disposizione dei tavoli
15
Contatta i fornitori di intrattenimento
16
Prepara l'intrattenimento di sottofondo
17
Briefing per staff e volontari
18
Organizza le attività di chiusura
2 persone
19
Stima il numero previsto di ospiti
20
Conferma le forniture della cucina
21
Organizza il noleggio dell'attrezzatura, se necessario
22
Organizza i momenti fotografici
23
Prepara le procedure di emergenza
24
Ringrazia ospiti e fornitori
2 persone
25
Scegli la data desiderata dell’evento
26
Conferma le strutture di stoccaggio
27
Monitora le spese dell'evento
28
Coordina il posizionamento delle decorazioni
29
Controlla l'attrezzatura della location
30
Supervisiona la pulizia della location
3 persone
31
Individua date alternative
32
Organizza le opzioni di parcheggio
33
Prepara la lista degli ospiti
34
Prepara il programma della cena
35
Coordina i programmi di consegna
36
Restituisci l'attrezzatura noleggiata
2 persone
37
Scegli la location
38
Conferma i requisiti di accessibilità
39
Raccogli i recapiti degli ospiti
40
Pianifica i discorsi di benvenuto
41
Organizza l'allestimento delle decorazioni
42
Raccogli il feedback degli ospiti
2 persone
43
Valuta la fattibilità della location
44
Pianifica la procedura di arrivo degli ospiti
45
Progetta gli inviti
46
Organizza host o presentatori
47
Prepara i tavoli per la cena
48
Valuta i risultati dell'evento
49
Forma il team organizzativo
50
Concorda le opzioni decorative con la location
51
Invia gli inviti
52
Prepara il programma di intrattenimento
53
Disponi sedie e aree salotto
54
Aggiorna la contabilità finanziaria
55
Assegna il coordinatore dell'evento
56
Approva il piano definitivo di allestimento della location
57
Stabilisci le procedure RSVP
58
Prenota musicisti o artisti
59
Esegui l'ispezione finale della location
60
Archivia la documentazione dell'evento
61
Assegna le responsabilità ai membri del team
62
Definisci il budget finale dell'evento
63
Segui i riscontri di conferma degli ospiti
64
Organizza giochi o attività
65
Apri la location
66
Crea il concept iniziale dell'evento
67
Definisci il budget per il catering
68
Segui gli ospiti che non hanno risposto
69
Prepara le attività di scambio regali, se previste
70
Supervisiona le attività di allestimento
2 persone
71
Sviluppa il tema per la cena di Natale
72
Scegli lo stile di catering
73
Annota le esigenze alimentari
74
Prepara premi o momenti di riconoscimento
75
Dai il benvenuto ai fornitori
76
Prepara la bozza della timeline dell'evento
77
Contatta le aziende di catering
78
Prepara la disposizione dei posti per gli ospiti
79
Coordina discorsi e presentazioni
80
Coordina l’arrivo del catering
2 persone
81
Crea il budget iniziale dell’evento
82
Richiedi proposte di catering
83
Crea la lista finale degli invitati
84
Crea il programma finale della serata
85
Accogli gli ospiti
3 persone
86
Contatta le possibili location
87
Confronta le offerte di catering
88
Sviluppa il concept delle decorazioni natalizie
89
Conferma tutti i fornitori
90
Gestisci la registrazione degli ospiti
2 persone
91
Confronta le offerte e le condizioni della location
92
Scegli il catering
93
Scegli i temi colore e gli stili di decorazione
94
Conferma gli accordi per il catering
95
Indica agli ospiti le aree di seduta
2 persone
96
Negozia le condizioni di affitto della location
97
Conferma il menu natalizio
98
Acquista o noleggia le decorazioni
99
Conferma gli accordi di intrattenimento
100
Coordinare il servizio della cena
4 persone
101
Conferma la disponibilità della location
102
Organizza opzioni vegetariane e per diete speciali
103
Organizza i piani per le decorazioni dei tavoli
104
Conferma la presenza degli ospiti
105
Gestisci le attività di intrattenimento
2 persone
106
Firma il contratto della location
107
Seleziona le bevande
108
Prepara le decorazioni centrotavola
109
Prepara i cartellini segnaposto
110
Supporta relatori e artisti
2 persone

Cosa ti serve

Raggruppato come faresti la spesa, con le quantità.

Administration

Cartella per la pianificazione dell’evento
Timeline dell'evento
Foglio di calcolo del budget
Elenco contatti degli ospiti
Elenco contatti dei fornitori
Documenti per il contratto della location
Contratto di catering
Contratti per l’intrattenimento
Moduli di registrazione degli ospiti
Elenchi riepilogativi RSVP
Piano dei posti
Cartellini segnaposto
Stampe della lista degli invitati
Programma dell’evento
Turno del personale
Liste di assegnazione dei volontari
Dati di pagamento
Moduli di feedback
Documenti di valutazione dell’evento
Forbici
Etichette
Etichette alimentari
Libro degli ospiti

Safety

Elenco contatti di emergenza
Estintore
Illuminazione di emergenza
Guanti monouso
Cassetta di pronto soccorso
Disinfettante per le mani
Fazzoletti

Logistics

Tavolo accoglienza
Tavolo registrazione
Tavoli da pranzo
Tavoli da banchetto
Tavoli cocktail
Sedie da pranzo
Poltrone lounge
Stand appendiabiti
Grucce
Cartelli del percorso
Oggetti smarriti
Contenitori per il trasporto
Scatole per riporre
Materiali da imballaggio
Carrelli di servizio
Tavoli per catering
Tavoli buffet

Decor

Tovaglie
Coprisedia
Runner da tavolo
Portatovaglioli
Numeri del tavolo
Decorazioni natalizie
Statuette decorative
Luci natalizie
Decorazioni di neve
Festoni
Accessori decorativi per tavola
Ghirlande natalizie
Luci decorative
Candele
Illuminazione d'atmosfera
Portacandele
Candele LED
Lanterne
Nastri decorativi
Albero di Natale
Fiori natalizi
Base per albero di Natale
Centrotavola

Kitchen

Piatti da cena
Piatti da dessert
Zuppiere
Bicchieri
Bicchieri da vino
Bicchieri da champagne
Bicchieri d'acqua
Set di posate
Coltelli
Forchette
Cucchiai
Cucchiaini da dessert
Piatti da portata
Cestini per il pane
Piatti da portata
Piatti da portata
Scaldavivande
Utensili da portata
Tovaglioli
Tovagliette
Saliera e pepiera
Macchine da caffè
Accessori per il tè
Secchielli per ghiaccio
Contenitori per il ghiaccio
Apribottiglie
Cavatappi
Utensili da cucina
Contenitori per conservare gli alimenti
Dispenser per bevande
Contenitori per frigorifero

Spesa

Caffè
Secondi piatti
Tè
Piatti vegetariani
Bibite analcoliche
Contorni
Acqua minerale
Insalate
Vino
Dessert natalizi
Champagne
Torte
Punch natalizio
Biscotti
Ingredienti per cocktail
Dolci al cioccolato
Erbe e salse
Stuzzichini natalizi
Vassoi di frutta

Pulizia

Panni per la pulizia
Asciugamani di carta
Scope
Panni per la pulizia
Paletta e scopa
Cestini dei rifiuti
Mocio
Bidoni per la raccolta differenziata
Prodotti per la pulizia
Sacchi della spazzatura

Technical

Nastro adesivo
Batterie di ricambio
Stufe portatili
Fascette fermacavo
Prolunghe
Fotocamera
Multiprese
Treppiede
Controller di illuminazione
Altoparlanti musicali
Microfoni
Mixer audio
Lettore musicale
Playlist musicali
Attrezzatura da palco

Activities

Regali di Sinterklaas
Materiale per incartare i regali
Giochi da tavolo
Materiale per il quiz
Backdrop fotografico

Consigli

Conferma gli RSVP almeno 10 giorni prima e aggiorna subito il piano dei posti. Prevedi qualche posto libero per variazioni dell’ultima settimana, invece di riempire ogni tavolo al primo conteggio.
Controlla la sala con almeno 7 giorni di anticipo: misura i passaggi, verifica la capienza dei posti e stabilisci dove collocare tavoli da pranzo, accoglienza, guardaroba e servizio. Lascia corridoi abbastanza ampi per il personale e per gli ospiti.
Chiudi catering e dessert almeno 14 giorni prima. Invia al fornitore il numero previsto di ospiti, le esigenze alimentari e l’orario esatto di servizio; il dessert è spesso la voce che viene confermata troppo tardi.
Prepara una timeline con orari precisi per arrivi, cena, musica, intrattenimento e foto. Condividila con staff e volontari 3-5 giorni prima, indicando chi gestisce accoglienza, fornitori, emergenze e chiusura.
Pianifica l’illuminazione e la musica prima dell’allestimento finale, non durante l’arrivo degli invitati. Fai una prova tecnica almeno 2 ore prima e tieni pronti contatti di emergenza, materiali dell’evento e una copia stampata del programma.

Domande frequenti

Quanto tempo prima bisogna organizzare una Cena di Natale?: Inizia almeno 6 settimane prima, soprattutto se servono catering, attrezzature o intrattenimento. A 14 giorni dall’evento dovrebbero essere confermati fornitori, dessert, budget aggiornato e numero provvisorio degli ospiti.
Quando bisogna raccogliere le conferme degli invitati?: Raccogli le RSVP entro 10-14 giorni prima della cena. Usa l’elenco finale per controllare capienza, esigenze alimentari, piano dei posti, cartellini e quantità da comunicare al catering.
Come si organizza il piano dei posti per una Cena di Natale?: Prepara una prima bozza circa 2 settimane prima e finalizzala 5-7 giorni prima, quando il numero degli invitati è più stabile. Tieni conto di esigenze alimentari, accessibilità, relazioni tra gli ospiti e spazio sufficiente tra le sedie.
Quando bisogna preparare la sala per la Cena di Natale?: Completa tavoli, sedie, tovaglie, illuminazione e guardaroba almeno 2 ore prima dell’accoglienza. Dedica gli ultimi 30 minuti a prova audio, controllo dei posti, materiali sul tavolo di registrazione e briefing del personale.

Avvia questo piano in Lizzt

Tutte le attività e gli articoli di questa pagina, pronti nel tuo evento. Invita persone, dividetevi il lavoro e guarda chi ha fatto cosa.