Lista kontrolna na świąteczną kolację

Świąteczna kolacja wymaga dopięcia kilku rzeczy wcześniej, bo część z nich schodzi na ostatnią chwilę: potwierdzenie liczby gości, układ stołów, menu, obsługa i logistyka sali. Najpierw ustal termin, przewidywaną frekwencję i to, czy wydarzenie ma mieć charakter bardziej kameralny, czy z pełną obsługą. Potem sprawdź przestrzeń, miejsca siedzące, zaplecze kuchenne i to, co trzeba wynająć. Dobrze też od razu rozpisać harmonogram na ostatni tydzień, bo przy kolacji świątecznej najczęściej zapomina się o detalach, które później blokują cały wieczór.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

Określ cel i założenia
Sprawdź salę jadalną
Potwierdź opcje deserów
Zaplanowanie oświetlenia
Stwórz plan miejsc siedzących
Monitoruj potrzeby gości
2 osób
Określ typ wydarzenia
Potwierdź liczbę miejsc siedzących
Ustal umowy cateringowe
Zapewnij muzykę świąteczną
Przygotuj materiały na wydarzenie
Koordynuj harmonogram wydarzenia
Określ grupę docelową gości
Zaplanowanie ustawienia stołów
Skontaktuj się z dostawcami atrakcji
Przygotuj atrakcje w tle
Przeprowadź briefing dla personelu i wolontariuszy
Zorganizuj atrakcje na zakończenie
2 osób
Oszacuj przewidywaną liczbę gości
Potwierdź zaplecze kuchenne
W razie potrzeby zorganizuj wynajem sprzętu
Zorganizuj sesje zdjęciowe
Przygotuj procedury awaryjne
Podziękuj gościom i dostawcom
2 osób
Wybierz preferowaną datę wydarzenia
Potwierdź miejsca do przechowywania
Monitoruj wydatki na wydarzenie
Koordynuj rozmieszczenie dekoracji
Sprawdź sprzęt obiektu
Nadzoruj sprzątanie obiektu
3 osób
Zidentyfikuj alternatywne terminy
Zorganizuj opcje parkingowe
Sporządź listę gości
Ustal program kolacji
Koordynuj harmonogramy dostaw
Zwróć wypożyczony sprzęt
2 osób
Wybierz miejsce
Potwierdź wymagania dotyczące dostępności
Zbierz dane kontaktowe gości
Zaplanowanie przemówień powitalnych
Zorganizuj ustawianie dekoracji
Zbierz opinie gości
2 osób
Sprawdź wykonalność miejsca
Zaplanowanie procedury przybycia gości
Zaprojektuj zaproszenia
Zorganizuj gospodarzy lub prowadzących
Przygotuj stoły obiadowe
Oceń przebieg wydarzenia
Skompletuj zespół organizacyjny
Uzgodnij opcje dekoracji z obiektem
Wyślij zaproszenia
Przygotuj program atrakcji
Ustaw krzesła i strefy siedzące
Zaktualizuj dokumentację finansową
Wyznacz koordynatora wydarzenia
Zatwierdź ostateczny plan ustawienia obiektu
Ustal procedury RSVP
Zarezerwuj muzyków lub artystów
Przeprowadź końcową inspekcję obiektu
Zarchiwizuj dokumentację wydarzenia
Przydziel obowiązki członkom zespołu
Zamknij budżet wydarzenia
Przypomnij o potwierdzeniach od gości
Zorganizuj gry lub aktywności
Otwórz obiekt
Stwórz wstępny koncept wydarzenia
Określ budżet cateringowy
Przypomnij gościom, którzy nie odpowiedzieli
W razie potrzeby przygotuj aktywności związane z wymianą prezentów
Nadzoruj działania związane z montażem
2 osób
Opracuj motyw kolacji wigilijnej
Wybierz styl cateringu
Zanotuj wymagania dietetyczne
Przygotuj nagrody lub momenty wyróżnienia
Powitaj dostawców
Przygotuj wstępny harmonogram wydarzenia
Skontaktuj się z firmami cateringowymi
Przygotuj układ miejsc siedzących dla gości
Koordynuj przemówienia i prezentacje
Skoordynuj przyjazd cateringu
2 osób
Utwórz wstępny budżet wydarzenia
Poproś o oferty cateringu
Utwórz ostateczną listę gości
Utwórz ostateczny program wieczoru
Powitaj gości
3 osób
Skontaktuj się z potencjalnymi lokalami
Porównaj oferty cateringowe
Opracuj koncepcję świątecznych dekoracji
Potwierdź wszystkich dostawców
Zarządzaj rejestracją gości
2 osób
Porównaj oferty i warunki lokali
Wybierz firmę cateringową
Wybierz motywy kolorystyczne i style dekoracji
Potwierdź ustalenia dotyczące cateringu
Kieruj gości do stref siedzących
2 osób
Negocjuj warunki wynajmu lokalu
Potwierdź świąteczne menu
Kup lub wynajmij dekoracje
Potwierdź ustalenia dotyczące rozrywki
Koordynuj serwowanie kolacji
4 osób
Potwierdź dostępność lokalu
Zorganizuj opcje wegetariańskie i specjalne diety
Zorganizuj plany dekoracji stołów
Potwierdź obecność gości
Zarządzaj atrakcjami rozrywkowymi
2 osób
Podpisz umowę z lokalem
Wybierz napoje
Przygotuj dekoracje centralne
Przygotuj wizytówki
Wspieraj prelegentów i artystów
2 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Administracja

Folder planowania wydarzenia
Harmonogram wydarzenia
Arkusz budżetu
Lista kontaktów gości
Lista kontaktów dostawców
Dokumenty umowy z lokalem
Umowa cateringowa
Umowy dotyczące rozrywki
Formularze rejestracyjne gości
Listy RSVP
Plan miejsc siedzących
Wizytówki
Wydruki listy gości
Plan wydarzenia
Grafik pracy personelu
Listy dyżurów wolontariuszy
Dane płatności
Formularze opinii
Dokumenty ewaluacyjne wydarzenia
Nożyczki
Etykiety
Etykiety na żywność
Księga gości

Bezpieczeństwo

Lista kontaktów alarmowych
Gaśnica
Awaryjne oświetlenie
Rękawiczki jednorazowe
Apteczka pierwszej pomocy
Środek do dezynfekcji rąk
Chusteczki

Logistyka

Stół recepcyjny
Stół rejestracyjny
Stoły jadalniane
Stoły bankietowe
Stoły koktajlowe
Krzesła bankietowe
Fotele lounge
Wieszaki na ubrania
Wieszaki na ubrania
Tablice kierunkowe
Rzeczy do rzeczy znalezionych
Pojemniki transportowe
Pudła do przechowywania
Materiały opakowaniowe
Wózki kelnerskie
Stoły cateringowe
Stoły bufetowe

Dekoracje

Obrusy
Pokrowce na krzesła
Bieżniki
Podstawki na serwetki
Numery stołów
Świąteczne ozdoby
Figurki dekoracyjne
Świąteczne oświetlenie
Dekoracje śnieżne
Girlandy
Dekoracyjne akcesoria stołowe
Świąteczne wieńce
Lampki dekoracyjne
Świece
Oświetlenie nastrojowe
Świeczniki
Świeczki LED
Latarnie
Dekoracyjne wstążki
Choinka
Świąteczne kwiaty
Stojak do choinki
Dekoracje stołowe

Kuchnia

Talerze obiadowe
Talerze deserowe
Miski na zupę
Szklanki
Kieliszki do wina
Kieliszki do szampana
Szklanki do wody
Zestawy sztućców
Noże
Widelce
Łyżki
Łyżeczki do deserów
Talerze do serwowania
Kosze na chleb
Półmiski do serwowania
Półmiski do serwowania
Podgrzewacze do potraw
Naczynia do serwowania
Serwetki
Podkładki pod talerze
Solniczki i pieprzniczki
Ekspresy do kawy
Akcesoria do herbaty
Wiaderka na lód
Pojemniki na lód
Otwieracze do butelek
Korkociągi
Naczynia kuchenne
Pojemniki do przechowywania żywności
Dystrybutory napojów
Pojemniki do lodówki

Zakupy

Kawa
Dania główne
Herbata
Dania wegetariańskie
Napoje bezalkoholowe
Dodatki
Woda mineralna
Sałatki
Wino
Świąteczne desery
Szampan
Ciasta
Świąteczny poncz
Ciastka
Składniki koktajlowe
Czekoladowe słodycze
Przyprawy i sosy
Świąteczne przekąski
Półmiski z owocami

Sprzątanie

Ściereczki do sprzątania
Ręczniki papierowe
Miotły
Ściereczki do czyszczenia
Szufelka i zmiotka
Kosze na śmieci
Mop
Pojemniki do recyklingu
Środki czystości
Worki na śmieci

Techniczne

Taśma
Zapasowe baterie
Przenośne grzejniki
Opaski kablowe
Przedłużacze
Aparat fotograficzny
Listwy zasilające
Statyw
Sterowniki oświetlenia
Głośniki muzyczne
Mikrofony
Mikser audio
Odtwarzacz muzyki
Listy muzyczne
Sprzęt sceniczny

Atrakcje

Prezenty na Sinterklaasa
Materiały do pakowania prezentów
Gry towarzyskie
Materiały do quizu
Tło fotograficzne

Wskazówki

Policz gości najpóźniej 7–10 dni przed wydarzeniem i od razu porównaj to z liczbą miejsc przy stołach. Jeśli masz mniej niż 10% zapasu krzeseł, zaplanuj dodatkowe siedziska albo korektę układu sali.
Sprawdź kuchnię i zaplecze co najmniej 2 tygodnie wcześniej: ile jest miejsca do podania dań, gdzie trzymasz gorące półmiski i czy trzeba domówić sprzęt. Brak jednego podgrzewacza albo dodatkowych blatów wychodzi zwykle dopiero wtedy, gdy kuchnia jest już w pełnym ruchu.
Rozpisz muzykę, światło i ewentualne wystąpienia na jeden harmonogram z minutami. Przy świątecznej kolacji wystarczy 15-minutowe opóźnienie, żeby serwis dań i przemówienia zaczęły się nakładać.
Zrób plan stołów po potwierdzeniu RSVP, a nie wcześniej. Przy zmianach gości najwięcej czasu traci się na przepisywanie winietek i szukanie brakujących miejsc, dlatego warto zostawić 1–2 rezerwowe miejsca przy każdym większym stole.
Przygotuj listę kontaktów awaryjnych i plan działania na minimum 3 scenariusze: opóźniony catering, brak prądu, dodatkowi goście. To są rzeczy, które najczęściej nie są wpisane w plan, a zatrzymują całe wydarzenie na 20–30 minut.

Często zadawane pytania

Ile wcześniej zacząć organizować świąteczną kolację?: Najbezpieczniej zacząć 4–6 tygodni wcześniej, a przy większej liczbie gości nawet 8 tygodni przed terminem. Układ sali, catering i wynajem sprzętu warto potwierdzić co najmniej 14 dni przed wydarzeniem.
Kiedy potwierdzić liczbę gości na świąteczną kolację?: Ostateczne potwierdzenie zrób 7 dni przed kolacją, a przy wydarzeniu z miejscami przydzielonymi nawet 10 dni wcześniej. Dzięki temu zdążysz poprawić plan stołów, zamówienie cateringu i liczbę winietek.
Ile zapasu miejsc siedzących trzeba przygotować?: Przygotuj minimum 5–10% zapasu w stosunku do potwierdzonej liczby gości. Jeśli spodziewasz się 40 osób, dobrze mieć 2–4 dodatkowe miejsca, bo w święta zmiany są częstsze niż zwykle.
Co najczęściej zapomina się przy organizacji świątecznej kolacji?: Najczęściej wypadają rzeczy związane z logistyką: dodatkowe krzesła, plan podania deseru, obsługa przy wejściu i lista kontaktów awaryjnych. Warto sprawdzić je 2–3 dni przed wydarzeniem, bo wtedy nadal da się coś domówić.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.