Kerstdiner checklista za organizaciju bez propusta

Za kerstdiner najčešće zakasne stolice, raspored sedenja i dogovor sa keteringom, a ne ukrasi. Ako znate broj gostiju i vreme posluživanja, lakše je da uskladite prostor, kuhinju i osoblje. Ova checklista pomaže da redosled bude jasan: prvo prostor i kapacitet, zatim hrana, sedenje, muzika i završne pripreme. Tako smanjujete šansu da vam u poslednja 24 sata zafali sto, pribor ili plan za alergije.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Definišite svrhu i ciljeve
Pregledajte prostor za obedovanje
Potvrdite opcije deserta
Planirajte raspored osvetljenja
Pripremite raspored sedenja
Pratite potrebe gostiju
2 osoba
Odredite vrstu događaja
Potvrdite kapacitet sedenja
Dogovorite ugovore s keteringom
Dogovorite božićnu muziku
Pripremite materijale za događaj
Koordinirajte vreme održavanja događaja
Definišite ciljnu grupu gostiju
Planirajte raspored stolova
Kontaktirajte dobavljače zabavnog programa
Pripremite prateću zabavu
Uputite osoblje i volontere
Organizujte završne aktivnosti
2 osoba
Procijenite očekivani broj gostiju
Potvrdite kuhinjske prostorije
Dogovorite iznajmljivanje opreme ako je potrebno
Organizujte foto-prilike
Pripremite hitne procedure
Zahvalite gostima i dobavljačima
2 osoba
Izaberite željeni datum događaja
Potvrdite prostorije za skladištenje
Pratite troškove događaja
Koordinirajte postavljanje dekoracije
Proverite opremu prostora
Nadzirite čišćenje prostora
3 osoba
Identifikujte alternativne datume
Dogovorite opcije za parking
Napravite spisak gostiju
Napravite program večere
Koordinirajte raspored isporuka
Vratite iznajmljenu opremu
2 osoba
Izaberite prostor
Potvrdite zahteve za pristupačnost
Prikupite kontakt informacije gostiju
Planirajte uvodne govore
Organizujte postavljanje dekoracije
Prikupite povratne informacije od gostiju
2 osoba
Istražite izvodljivost prostora
Planirajte proceduru dolaska gostiju
Dizajnirajte pozivnice
Dogovorite domaćine ili voditelje
Pripremite stolove za obedovanje
Pregledajte uspešnost događaja
Formirajte organizacioni tim
Dogovorite opcije dekoracije s prostorom
Pošaljite pozivnice
Pripremite raspored zabavnog programa
Rasporedite stolice i prostore za sedenje
Dovršite finansijsku evidenciju
Imenujte koordinatora događaja
Odobrite konačni plan postavljanja prostora
Kreirajte proceduru za RSVP
Rezervišite muzičare ili izvođače
Dovršite završni pregled prostora
Arhivirajte dokumentaciju događaja
Raspodelite odgovornosti članovima tima
Finalizujte budžet događaja
Pratite potvrde gostiju
Organizujte igre ili aktivnosti
Otvorite prostor
Kreirajte početni koncept događaja
Odredite budžet za ketering
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
Pripremite aktivnosti razmene poklona ako je primenljivo
Nadzirite aktivnosti postavljanja
2 osoba
Razvijte temu božićne večere
Izaberite stil keteringa
Zabeležite zahteve u ishrani
Pripremite trenutke za nagrade ili priznanja
Dočekajte dobavljače
Pripremite preliminarni vremenski plan događaja
Kontaktirajte ketering kompanije
Pripremite raspored sedenja gostiju
Koordinirajte govore i prezentacije
Koordinirajte dolazak keteringa
2 osoba
Kreirajte početni budžet događaja
Zatražite predloge keteringa
Napravite konačan spisak gostiju
Napravite konačan raspored večeri
Dočekajte goste
3 osoba
Kontaktirajte potencijalne prostore
Uporedite ponude keteringa
Razvijte koncept božićne dekoracije
Potvrdite sve dobavljače
Upravljajte registracijom gostiju
2 osoba
Uporedite ponude i uslove prostora
Izaberite ketering službu
Izaberite color theme i stil dekoracije
Potvrdite aranžmane za ketering
Uputite goste ka prostorima za sedenje
2 osoba
Pregovarajte o uslovima zakupa prostora
Potvrdite božićni meni
Kupite ili iznajmite dekoraciju
Potvrdite aranžmane za zabavni program
Koordinirajte uslugu večere
4 osoba
Potvrdite dostupnost prostora
Obezbedite vegetarijanske i specijalne dijetalne opcije
Dogovorite planove dekoracije stolova
Potvrdite prisustvo gostiju
Upravljajte zabavnim aktivnostima
2 osoba
Potpišite ugovor za prostor
Izaberite pića
Pripremite centralne dekoracije
Pripremite kartice s imenima
Podržite govornike i izvođače
2 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Administracija

Fascikla za planiranje događaja
Vremenski plan događaja
Tabelarni pregled budžeta
Spisak kontakata gostiju
Spisak kontakata dobavljača
Dokumenta ugovora za prostor
Ugovor za ketering
Ugovori za zabavu
Obrasci za registraciju gostiju
Tabele za praćenje RSVP odgovora
Raspored sedenja
Kartice s imenima
Štampani spiskovi gostiju
Raspored događaja
Raspored dežurstava osoblja
Tabele za raspodelu volontera
Evidencija plaćanja
Obrasci za povratne informacije
Dokumenta za evaluaciju događaja
Makaze
Nalepnice
Nalepnice za hranu
Knjiga gostiju

Bezbednost

Spisak hitnih kontakata
Protivpožarni aparat
Hitno osvetljenje
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Prva pomoć
Dezinfekciono sredstvo za ruke
Maramice

Logistika

Prijemni sto
Pult za registraciju
Trpezarijski stolovi
Banket stolovi
Koktel stolovi
Trpezarijske stolice
Fotelje za lounge
Stalci za kapute
Vešalice za kapute
Usmeravajuće table
Kutija za izgubljene stvari
Transportne posude
Kutije za odlaganje
Materijal za pakovanje
Servisna kolica
Ketering stolovi
Bife stolovi

Dekor

Stolnjaci
Navlake za stolice
Dekorativni nadstolnjaci
Držači za salvete
Brojevi stolova
Novogodišnji ukrasi
Dekorativne figurice
Novogodišnje lampice
Snežne dekoracije
Girlande
Dekorativni stolni dodaci
Venčići
Dekorativne lampe
Sveće
Lampice
Držači za sveće
LED sveće
Lampioni
Ukrasne trake
Božićna jelka
Božićno cveće
Postolje za božićnu jelku
Centralni ukrasi za sto

Kuhinja

Tanjiri za večeru
Tanjiri za desert
Činije za supu
Čaše
Čaše za vino
Čaše za šampanjac
Čaše za vodu
Kompleti pribora za jelo
Noževi
Viljuške
Kašike
Kašičice za desert
Servirni tanjiri
Korpe za hleb
Servirne činije
Servirni poslužavnici
Grejači za hranu
Pribor za serviranje
Stolne salvete
Podmetači za tanjire
Soli i biber strelice
Aparati za kafu
Oprema za čaj
Kofe za led
Posude za led
Otvarači za flaše
Otvarači za vino
Kuhinjski pribor
Posude za čuvanje hrane
Dispenzeri za piće
Posude za frižider

Namirnice

Kafa
Tanjiri za glavno jelo
Čaj
Vegetarijanska jela
Bezalkoholna pića
Prilozi
Mineralna voda
Salate
Vino
Novogodišnji deserti
Šampanjac
Torte
Božićni punč
Keksi
Sastojci za koktele
Čokoladne poslastice
Dodaci za jelo
Božićna predjela
Voćni tanjiri

Čišćenje

Krpe za čišćenje
Papirni ubrusi
Metle
Vlažne maramice za čišćenje
Metlica i lopatica
Kante za otpatke
Mop
Kante za reciklažu
Sredstva za čišćenje
Kese za smeće

Tehnička oprema

Traka
Rezervne baterije
Prenosivi grejači
Plastične vezice
Produžni kablovi
Kamera
Razvodnici
Stativ
Kontroleri osvetljenja
Muzički zvučnici
Mikrofoni
Audio mikser
Muzički plejer
Muzičke liste pesama
Oprema za nastup

Aktivnosti

Predmeti za razmenu poklona
Materijal za pakovanje poklona
Igre za žurku
Materijal za kviz
Pozadina za fotografisanje

Saveti

Broj gostiju potvrdite najkasnije 7 dana unapred, a zatim proverite RSVP još jednom 48 sati pre događaja. To direktno utiče na raspored stolova, količinu hrane i broj stolica koje morate obezbediti.
Raspored sedenja zatvorite pre nego što odštampate imena i pripremite naznake za sto. Za 20 i više gostiju, promena u poslednjem trenutku obično pravi problem sa prolazima i mestom za posluživanje.
Kuhinjske uslove proverite pre nego što zaključate meni. Ako prostor nema dovoljno radne površine ili rashladnog mesta, bolje je odmah dogovoriti drugačiji način posluživanja nego kasnije rešavati gužvu iza kulisa.
Muziku i pozadinski program uskladite sa tačnim vremenom večere, ne samo sa početkom događaja. Ako večera traje 2 do 3 sata, planirajte mirniji početak i jači završetak tek nakon glavnog jela.
Pripremite kontakt listu za hitne slučajeve i odredite jednu osobu koja rešava probleme na licu mesta. To je sitnica koja često nedostaje, a štedi vreme kada kasni isporuka ili se promeni broj gostiju.

Česta pitanja

Kada treba da potvrdim broj gostiju za kerstdiner?: Najkasnije 7 dana pre događaja, a zatim još jednom 48 sati ranije. Tako imate dovoljno vremena da korigujete raspored stolova, količinu hrane i broj mesta.
Koliko ranije treba napraviti raspored sedenja za kerstdiner?: Raspored sedenja napravite čim imate skoro konačan broj gostiju, idealno 3 do 5 dana unapred. Ako imate više od 15 gostiju, odštampajte ga i proverite pre postavljanja stolova.
Šta se najčešće zaboravi kod organizacije kerstdinera?: Najčešće se zaborave kapacitet prostora, kuhinjski uslovi i plan za poslednje izmene gostiju. Zbog toga je korisno da sve kritične provere završite 1 do 2 dana pre večere.
Koliko ranije treba uskladiti ketering i muziku?: Ketering treba potvrditi najmanje 2 nedelje unapred, a muziku i završni tok večeri 3 do 5 dana pre događaja. Tako imate vremena da uskladite satnicu posluživanja i pauze između sledova.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.