Sjekkliste for julemiddag

En julemiddag blir mye enklere når du har kontroll på rekkefølgen: gjester, bordplassering, servering og tidspunkter. Start med antall personer og kapasitet, så vet du hvor mange kuverter, stoler og bord som faktisk trengs. Deretter kan du låse meny, dessert og eventuelle behov for utstyr eller ekstra personell. Det som oftest glipper, er små ting som navnelapper, ekstra serveringsbestikk, plass til jakker og en tydelig plan for når maten skal ut.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Definer formål og mål
Inspiser spiseområdet
Bekreft dessertalternativene
Planlegg belysningen
Lag en sitteplan
Overvåk gjestenes behov
2 personer
Bestem type arrangement
Bekreft sittekapasiteten
Avtal cateringkontrakter
Avtal julemusikk
Forbered arrangementsmateriell
Koordiner arrangementets tidsplan
Fastsett målgruppen for gjestene
Planlegg bordplasseringen
Ta kontakt med underholdningsleverandører
Forbered underholdning i bakgrunnen
Brief ansatte og frivillige
Organiser avsluttende aktiviteter
2 personer
Estimer forventet antall gjester
Bekreft kjøkkenfasilitetene
Avtal utleie av utstyr ved behov
Organiser fotomuligheter
Forbered nødprosedyrer
Takk gjester og leverandører
2 personer
Velg ønsket arrangementsdato
Bekreft oppbevaringsfasilitetene
Overvåk arrangementskostnadene
Koordiner plasseringen av dekorasjoner
Kontroller lokalets utstyr
Overvåk rengjøringen av lokalet
3 personer
Identifiser alternative datoer
Ordne parkeringsmuligheter
Sett opp gjestelisten
Sett opp middagsprogrammet
Koordiner leveringsplaner
Lever tilbake leid utstyr
2 personer
Velg lokalet
Bekreft tilgjengelighetskrav
Samle inn gjestenes kontaktinformasjon
Planlegg velkomsttaler
Organiser oppsett av dekorasjoner
Samle tilbakemeldinger fra gjester
2 personer
Undersøk lokalets egnethet
Planlegg gjestenes ankomstprosess
Design invitasjoner
Ordne verter eller konferansierer
Forbered middagsbordene
Evaluer arrangementets resultater
Sammensett organisasjonsteamet
Avklar dekorasjonsalternativer med lokalet
Send ut invitasjoner
Forbered underholdningsprogrammet
Sett opp stoler og sitteområder
Oppdater regnskapet
Utnevn arrangementkoordinatoren
Godkjenn lokalets endelige oppsettsplan
Sett opp RSVP-prosedyrer
Book musikere eller artister
Utfør den endelige inspeksjonen av lokalet
Arkiver arrangementsdokumentasjon
Fordel ansvar til teammedlemmene
Ferdigstill arrangementets budsjett
Følg opp gjestenes bekreftelser
Organiser spill eller aktiviteter
Åpne lokalet
Lag det første arrangementskonseptet
Fastsett cateringbudsjettet
Følg opp gjester som ikke har svart
Forbered aktiviteter for gaveutveksling ved behov
Overvåk oppsettet
2 personer
Utvikle temaet for julemiddagen
Velg cateringsstil
Noter kostbehov
Forbered premier eller anerkjennelse
Ønsk leverandører velkommen
Forbered den foreløpige tidslinjen for arrangementet
Ta kontakt med cateringselskaper
Forbered gjestenes sitteplan
Koordiner taler og presentasjoner
Koordiner ankomsten av cateringen
2 personer
Lag det første eventbudsjettet
Be om cateringforslag
Lag den endelige gjestelisten
Lag det endelige kveldprogrammet
Ønsk gjestene velkommen
3 personer
Ta kontakt med mulige lokaler
Sammenlign cateringtilbud
Utvikle juledekorasjonskonseptet
Bekreft alle leverandører
Administrer gjesteregistreringen
2 personer
Sammenlign tilbud og vilkår for lokaler
Velg caterer
Velg fargetemaer og dekorasjonsstiler
Bekreft serveringsavtalen
Vis gjester til sitteområdene
2 personer
Forhandle om leievilkårene for lokalet
Bekreft julematen
Kjøp eller lei dekorasjoner
Bekreft underholdningsavtalene
Koordinere serveringen av middagen
4 personer
Bekrefte tilgjengeligheten til lokalet
Ordne vegetariske og spesielle diettalternativer
Ordne planer for borddekorasjon
Bekreft gjestenes oppmøte
Administrer underholdningsaktiviteter
2 personer
Signer avtalen for lokalet
Velg drikkevarer
Forbered midtpunktdekorasjoner
Forbered navneskilt
Støtt foredragsholdere og artister
2 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Administration

Mappe for eventplanlegging
Arrangementstidslinje
Budsjettregneark
Kontaktliste for gjester
Kontaktliste for leverandører
Dokumenter for avtalen med lokalet
Cateringkontrakt
Kontrakter for underholdning
Registreringsskjemaer for gjester
RSVP-oversiktslister
Sitteplan
Navneskilt
Utskrifter av gjestelisten
Arrangementsskjema
Vaktplan for ansatte
Vaktlister for frivillige
Betalingsopplysninger
Tilbakemeldingsskjemaer
Evalueringsdokumenter for arrangementet
Saks
Etiketter
Matetiketter
Gjestebok

Safety

Kontaktliste for nødstilfeller
Brannslukker
Nødlys
Engangshansker
Førstehjelpsskrin
Hånddesinfeksjon
Tørkepapir

Logistics

Resepsjonsbord
Påmeldingsbord
Spisebord
Bankettbord
Cocktailbord
Spisestoler
Lounge-stoler
Klesstativer
Kleshengere
Ruteskilt
Gjenstander for hittegods
Transportkasser
Oppbevaringsbokser
Emballasjemateriell
Serveringsvogner
Cateringbord
Buffébord

Decor

Bordduker
Stoltrekk
Bordløpere
Serviettholdere
Bordnumre
Juledekorasjoner
Dekorative figurer
Julelys
Snødekorasjoner
Guirlander
Dekorative bordtilbehør
Julekranser
Dekorative lamper
Stearinlys
Stemningsbelysning
Lysestaker
LED-lyslys
Lanterner
Dekorative bånd
Juletre
Juleblomster
Juletrestativ
Senterdekorasjoner

Kitchen

Middagstallerkener
Desserttallerkener
Suppeskåler
Glass
Vinglass
Champagneglass
Vannglass
Bestikksett
Kniver
Gafler
Skjeer
Dessertskjeer
Serveringsfat
Brødkurver
Serveringsfat
Serveringsfat
Matvarmere
Serveringsutstyr
Servietter
Dekkebrikker
Salt- og pepperbøsser
Kaffemaskiner
Tebeholdere
Isbøtter
Isbeholdere
Flaskeåpnere
Korketrekkere
Kjøkkenutstyr
Matoppbevaringsbokser
Drikkedispenser
Kjøleskuffer

Groceries

Kaffe
Hovedretter
Te
Vegetarretter
Brus
Tilbehør
Mineralvann
Salater
Vin
Jule-desserter
Champagne
Kaker
Julepunsj
Kjeks
Cocktailingredienser
Sjokoladekonfekt
Krydder og sauser
Jule-snacks
Fruktfat

Cleaning

Rengjøringskluter
Papirhåndklær
Koster
Rengjøringskluter
Feiebrett
Søppelkasser
Mopp
Resirkuleringsbeholdere
Rengjøringsmidler
Søppelposer

Technical

Tape
Reservebatterier
Bærbare ovner
Kabelstrips
Skjøteledninger
Kamera
Grenuttak
Stativ
Belysningskontroller
Høyttalere
Mikrofoner
Lydmikser
Musikkspiller
Musikklister
Sceneutstyr

Activities

Sinterklaasgaver
Gavepapir
Selskapsspill
Quizmateriell
Fotobakgrunn

Tips

Regn ut gjestetallet tidlig og legg inn 1–2 ekstra plasser hvis du inviterer med åpne svar. Det gir rom for sene bekreftelser uten at bordplanen kollapser.
Lag bordplasseringen før du bestiller dekor og trykksaker. Da vet du hvor mange bordkort, servietter og stoler du faktisk trenger, og du unngår å bestille for lite.
Sjekk serveringsflyten i rommet minst én dag før middagen. Gå veien fra kjøkken til bord med fat og skåler, så ser du fort om det mangler plass til oppdekking eller avlastningsbord.
Sett av 15–20 minutter ekstra i tidsplanen mellom velkomst, hovedrett og dessert. Julemiddager drar ofte ut, særlig når det skal serveres kaffe, mingles og ryddes mellom rettene.
Ikke glem garderobe og småting ved inngangen. En enkel plass for jakker, vesker og gaver gjør at lokalet holder seg ryddig, og du slipper at folk setter ting på spisebordet.

Ofte stilte spørsmål

Hvor tidlig bør jeg starte planlegging av julemiddag?: Start helst 4–6 uker før, så du får tid til å bekrefte gjester, meny og plassering. Skal du leie inn utstyr eller servering, er 2–3 uker ofte for sent i travle perioder.
Hvor mye ekstra tid bør jeg legge inn i tidsplanen?: Legg inn minst 15 minutter mellom de viktigste punktene, og 20–30 minutter hvis du skal servere flere retter. På den måten får du rom til forsinkelser uten at hele kvelden sklir ut.
Hvor mange sitteplasser bør jeg ha til julemiddag?: Ha en fast plass til hver bekreftet gjest, og legg gjerne til 1–2 ekstra stoler hvis du venter sene svar. Hvis du bruker flere bord, test at det fortsatt er nok plass til servering og bevegelse mellom dem.
Hva er det folk oftest glemmer til en julemiddag?: Navnelapper, ekstra bestikk til dessert og en tydelig plan for jakker blir ofte glemt. Mange oppdager også for sent at det trengs flere serveringsfat, et avlastningsbord eller en egen plass til gaver.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.