Kontrolni seznam za božično večerjo

Božična večerja se hitro zaplete, če začneš prepozno urejati sedežni red, potrditi število gostov ali uskladiti čas strežbe. Pri takem dogodku se največkrat zatakne pri drobnih stvareh: kdo sedi kje, kdaj pride hrana, ali je dovolj stolov in ali ima prostor dovolj toplo, mirno osvetlitev. Ta kontrolni seznam ti pomaga razporediti priprave po vrsti, da na dan dogodka ne rešuješ stvari sproti. Koristno je tudi pri družinski večerji z nekaj deset gosti, ne le pri večjem praznovanju.

Organizirajte ta dogodek brezplačno z Lizzt

Načrt, korak za korakom

Vsaka naloga s svojim podseznamom, v vrstnem redu, kot jih boste res potrebovali.

Določite namen in cilje
Preglejte jedilni prostor
Potrdite sladice
Načrtujte osvetlitev
Pripravite sedežni red
Spremljajte potrebe gostov
2 oseb
Določite vrsto dogodka
Potrdi kapaciteto sedišč
Uredite pogodbe za catering
Uredite božično glasbo
Pripravite gradivo za dogodek
Uskladite časovni potek dogodka
Določite ciljno skupino gostov
Načrtujte razpored miz
Stopite v stik z ponudniki zabavnega programa
Pripravite spremljevalni program
Obvestite osebje in prostovoljce
Organizirajte zaključne aktivnosti
2 oseb
Ocenite pričakovano število gostov
Potrdite kuhinjsko opremo
Po potrebi uredite najem opreme
Organizirajte fotografske trenutke
Pripravite postopke v sili
Zahvalite se gostom in ponudnikom
2 oseb
Izberite želeni datum dogodka
Potrdite skladiščne zmogljivosti
Spremljajte stroške dogodka
Uskladite postavitev dekoracije
Preverite opremo prizorišča
Nadzirajte čiščenje prizorišča
3 oseb
Identificirajte alternativne datume
Uredite možnosti parkiranja
Sestavite seznam gostov
Pripravite program večerje
Uskladite urnike dostav
Vrni najeto opremo
2 oseb
Izberite prizorišče
Potrdite zahteve glede dostopnosti
Zberite kontaktne podatke gostov
Načrtujte pozdravne govore
Organizirajte postavitev dekoracije
Zberite povratne informacije gostov
2 oseb
Preverite izvedljivost prizorišča
Načrtujte prihod gostov
Oblikujte vabila
Uredite voditelje ali predstavitelje
Pripravite jedilne mize
Ocenite uspešnost dogodka
Sestavite organizacijsko ekipo
Uskladite možnosti dekoracije s prizoriščem
Pošljite vabila
Pripravite zabavni program
Razporedite stole in sedežne dele
Posodobite finančno evidenco
Imenujte koordinatorja dogodka
Potrdite končni načrt postavitve prizorišča
Pripravite postopke za RSVP
Rezervirajte glasbenike ali nastopajoče
Opravite končni pregled prizorišča
Arhivirajte dokumentacijo o dogodku
Dodelite odgovornosti članom ekipe
Dokončajte proračun dogodka
Spremljajte potrditve gostov
Organizirajte igre ali aktivnosti
Odprite prizorišče
Pripravite prvi koncept dogodka
Določite proračun za catering
Spremljajte goste, ki se niso odzvali
Po potrebi pripravite aktivnosti za izmenjavo daril
Nadzirajte postavljanje
2 oseb
Razvijte temo za božično večerjo
Izberite stil cateringa
Zabeležite prehranske zahteve
Pripravite nagrade ali trenutke priznanja
Pozdravite ponudnike
Pripravite okvirni časovni načrt dogodka
Stopite v stik s catering podjetji
Pripravite razpored sedežev za goste
Uskladite govore in predstavitve
Koordinirajte prihod cateringa
2 oseb
Pripravite prvi proračun dogodka
Zahtevajte ponudbe cateringa
Pripravite končni seznam gostov
Pripravite končni večerni program
Pozdravite goste
3 oseb
Vzpostavite stik z morebitnimi prizorišči
Primerjajte ponudbe cateringa
Razvijte koncept božične dekoracije
Potrdite vse dobavitelje
Upravljajte registracijo gostov
2 oseb
Primerjajte ponudbe in pogoje prizorišč
Izberite catererja
Izberite barvne teme in sloge dekoracije
Potrdi dogovor o cateringu
Usmerjajte goste do sedežnih prostorov
2 oseb
Dogovorite se o najemnih pogojih prizorišča
Potrdite božični meni
Kupite ali najemite dekoracije
Potrdite dogovore z izvajalci
Koordinirajte strežbo večerje
4 oseb
Potrdite razpoložljivost prizorišča
Uredite vegetarijanske in posebne dietne možnosti
Uredite načrte za dekoracijo miz
Potrdite prisotnost gostov
Upravljajte zabavne dejavnosti
2 oseb
Podpišite pogodbo za prizorišče
Izberite pijače
Pripravite sredinske dekoracije
Pripravite imenske tablice
Podprite govorce in izvajalce
2 oseb

Kaj potrebujete

Razvrščeno tako, kot bi nakupovali, s količinami.

Administration

Mapa za načrtovanje dogodka
Časovnica dogodka
Preglednica proračuna
Seznam kontaktov gostov
Kontaktni seznam dobaviteljev
Dokumenti za pogodbo o prizorišču
Pogodba o cateringu
Pogodbe za zabavni program
Obrazci za registracijo gostov
Pregledni seznami RSVP
Načrt sedišč
Imenske tablice
Izpisi seznama gostov
Program dogodka
Razpored osebja
Razpored prostovoljcev
Podatki o plačilu
Obrazci za povratne informacije
Dokumenti za oceno dogodka
Škarje
Nalepke
Oznake za živila
Knjižica za goste

Safety

Seznam stikov za nujne primere
Gasilni aparat
Nujna razsvetljava
Rokavice za enkratno uporabo
Komplet prve pomoči
Razkužilo za roke
Robčki

Logistics

Sprejemna miza
Miza za prijavo
Jedilne mize
Banketne mize
Koktajlne mize
Jedilni stoli
Lounge stoli
Stojala za oblačila
Obešalniki
Potni znaki
Predmeti za izgubljeno in najdeno
Transportne posode
Škatle za shranjevanje
Embalažni material
Servirni vozički
Catering mize
Buffetne mize

Decor

Namizni prti
Prevleke za stole
Namizni tekači
Držala za serviete
Številke miz
Božični okraski
Dekorativne figurice
Božične lučke
Snežne dekoracije
Girlande
Okrasni namizni dodatki
Božični venčki
Dekorativne svetilke
Sveče
Ambientna razsvetljava
Svečniki
LED sveče
Laterne
Okrasni trakovi
Božično drevo
Božične rože
Stojalo za božično drevo
Središčni okraski

Kitchen

Krožniki za večerjo
Desertni krožniki
Sklede za juho
Kozarci
Kozarci za vino
Kozarci za penino
Vodni kozarci
Kompleti jedilnega pribora
Noži
Vilice
Žlice
Žličke za sladico
Pladnji za serviranje
Košare za kruh
Pladnji za postrežbo
Pladnji za postrežbo
Grelniki hrane
Posoda za strežbo
Serviete
Podloge za krožnike
Solnice in poprovke
Kavni aparati
Dodatki za čaj
Vedra za led
Posode za led
Odpirači za steklenice
Vrtnični odpirači
Kuhinjski pribor
Posode za shranjevanje hrane
Dozatorji za pijačo
Pladnji za hladilnik

Groceries

Kava
Glavne jedi
Čaj
Vegetarijanske jedi
Brezalkoholne pijače
Priloge
Mineralna voda
Solate
Vino
Božične sladice
Šampanjec
Torte
Božični punč
Piškotki
Sestavine za koktajle
Čokoladne dobrote
Zelišča in omake
Božični prigrizki
Pladnji s sadjem

Cleaning

Čistilne krpe
Papirnate brisače
Metle
Čistilne krpe
Ročni smetišnica in metlica
Koši za smeti
Brisalo
Posode za recikliranje
Čistila
Vreče za smeti

Technical

Lepilni trak
Rezervne baterije
Prenosni grelniki
Vezice za kable
Podaljški
Kamera
Razdelilniki
Stativ
Krmilniki razsvetljave
Zvočniki za glasbo
Mikrofoni
Zvočni mešalnik
Predvajalnik glasbe
Seznami glasbe
Oprema za oder

Activities

Darila za Miklavža
Material za zavijanje daril
Družabne igre
Gradivo za kviz
Fotopozadina

Nasveti

Število gostov potrdi čim prej, ker od tega zavisi vse: velikost mize, količina hrane in ali potrebuješ dodatne stole. Če je v prostoru prostora malo, naredi sedežni red vsaj 2–3 dni prej, da se izogneš improvizaciji na dan večerje.
Preveri, koliko ljudi lahko prostor dejansko sprejme, ne koliko jih običajno sedi za mizo. Pri božični večerji je pomembno tudi, da imajo gostje dovolj prostora za premikanje med predjedom, glavno jedjo in sladico.
Načrtuj razsvetljavo skupaj z razporeditvijo miz, ne šele zadnji večer. Topla svetloba nad jedilnim delom in nekoliko mehkejša osvetlitev ob robovih prostora naredita več razliko kot dodatna dekoracija.
Če imaš catering, potrdi pogodbo in čas dostave vsaj nekaj dni prej. Najpogostejša napaka je, da se uskladi le jedilnik, pozabi pa se na točen prihod hrane, prostor za postrežbo in kdo prevzame prevzem.
Za glasbo in morebitno ozadno zabavo pripravi točen vrstni red. Pri božični večerji je dovolj, da se glasba začne tiho ob prihodu gostov in da imaš že vnaprej pripravljen zaključek večera, da ne ostaneš brez plana po sladici.

Pogosta vprašanja

Kdaj začeti priprave na božično večerjo?: Za manjšo večerjo začni vsaj 1 teden prej, za več gostov pa 2–3 tedne prej. Tako imaš dovolj časa za potrditev števila gostov, sedežni red in morebitno naročilo catering storitev.
Koliko prej moram potrditi jedilnik in sladice?: Jedilnik je dobro potrditi 3–5 dni prej, sladice pa še prej, če so naročene pri zunanjem ponudniku. Zadnji dan naj ostanejo le še preverjanje dostave in čas postrežbe.
Kdaj urediti sedežni red za božično večerjo?: Sedežni red naredi vsaj 2 dni prej, pri večji skupini pa 4–5 dni prej. Tako lahko še pravočasno popraviš razpored, če kdo odpove ali pripelje dodatnega gosta.
Kaj ljudje najpogosteje pozabijo pri organizaciji božične večerje?: Najpogosteje pozabijo na preverjanje prostorov za postrežbo, dodatne stole, točen čas prihoda hrane in načrt za zaključek večera. Te stvari je najbolje potrditi vsaj 48 ur prej, da se na dan dogodka ne pojaviš brez rešitve.

Zaženite ta načrt v Lizztu

Vse naloge in stvari s te strani, pripravljene v vašem dogodku. Povabite ljudi, razdelite delo in poglejte, kdo je kaj naredil.