Kerstdiner organiseren: checklist en planning

Een kerstdiner vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu kiezen. Je regelt tegelijk de eetruimte, zitcapaciteit, catering, leveranciers, verlichting, muziek en de ontvangst van gasten. Begin met de datum, het verwachte aantal gasten en het type diner; daarna leg je contracten, planning en taakverdeling vast. Deze checklist helpt je om het kerstdiner stap voor stap te organiseren en voorkomt dat zaken als allergieën, kledingrekken, noodcontacten of de afsluiting pas op de avond zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Bepaal het doel en de doelstellingen
Inspecteer de eetruimte
Bevestig de dessertopties
Plan de verlichting
Maak een zitplan
Monitor de behoeften van gasten
2 personen
Bepaal het type evenement
Bevestig de zitcapaciteit
Regel cateringcontracten
Regel kerstmuziek
Bereid eventmateriaal voor
Coördineer de timing van het evenement
Stel de doelgroep van gasten vast
Plan de tafelschikking
Neem contact op met entertainmentleveranciers
Bereid achtergrondentertainment voor
Brif de staf en vrijwilligers
Organiseer afsluitende activiteiten
2 personen
Schat het verwachte aantal gasten in
Bevestig de keukenvoorzieningen
Regel indien nodig verhuur van apparatuur
Organiseer fotomomenten
Bereid noodprocedures voor
Bedank gasten en leveranciers
2 personen
Kies de gewenste evenementdatum
Bevestig de opslagfaciliteiten
Monitor de evenementuitgaven
Coördineer de plaatsing van decoraties
Controleer de apparatuur van de locatie
Begeleid de schoonmaak van de locatie
3 personen
Identificeer alternatieve data
Regel parkeeropties
Stel de gastenlijst op
Stel het dinerprogramma op
Coördineer leveringsschema's
Lever gehuurde apparatuur terug
2 personen
Kies de locatie
Bevestig toegankelijkheidsvereisten
Verzamel contactgegevens van gasten
Plan welkomsttoespraken
Organiseer het opzetten van de decoratie
Verzamel feedback van gasten
2 personen
Onderzoek de haalbaarheid van de locatie
Plan de aankomstprocedure voor gasten
Ontwerp uitnodigingen
Regel hosts of presentatoren
Bereid de dinertafels voor
Evalueer de evenementprestaties
Stel het organisatieteam samen
Stem decoratieopties af met de locatie
Verstuur uitnodigingen
Bereid het entertainmentprogramma voor
Schik stoelen en zitgedeeltes
Werk de financiële administratie bij
Stel de eventcoördinator aan
Keurt het definitieve opzetplan van de locatie goed
Stel RSVP-procedures op
Boek muzikanten of artiesten
Voer de eindinspectie van de locatie uit
Archiveer eventdocumentatie
Wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden
Rond het eventbudget af
Volg gastbevestigingen op
Organiseer spellen of activiteiten
Open de locatie
Maak het eerste eventconcept
Bepaal het cateringbudget
Volg niet-reagerende gasten op
Bereid indien van toepassing activiteiten voor het uitwisselen van cadeaus voor
Begeleid de opbouwactiviteiten
2 personen
Ontwikkel het thema voor het kerstdiner
Kies de cateringstijl
Noteer dieetwensen
Bereid prijzen of erkenningsmomenten voor
Verwelkom leveranciers
Bereid de voorlopige evenemententijdlijn voor
Neem contact op met cateringbedrijven
Bereid de zitindeling voor gasten voor
Coördineer toespraken en presentaties
Coördineer de aankomst van de catering
2 personen
Maak het eerste eventbudget
Vraag cateringvoorstellen op
Maak de definitieve gastenlijst
Maak het definitieve avondprogramma
Verwelkom gasten
3 personen
Neem contact op met mogelijke locaties
Vergelijk cateringaanbiedingen
Ontwikkel het kerstdecoratieconcept
Bevestig alle leveranciers
Beheer de gastenregistratie
2 personen
Vergelijk locatieaanbiedingen en voorwaarden
Kies de cateraar
Kies kleurenthema's en decoratiestijlen
Bevestig de cateringafspraken
Verwijs gasten naar zitgedeeltes
2 personen
Onderhandel over de huurvoorwaarden van de locatie
Bevestig het kerstmenu
Koop of huur decoraties
Bevestig de entertainmentafspraken
Dinerbediening coördineren
4 personen
Beschikbaarheid van de locatie bevestigen
Vegetarische en speciale dieetopties regelen
Plannen voor tafeldecoratie regelen
Aanwezigheid van gasten bevestigen
Entertainmentactiviteiten beheren
2 personen
De locatieovereenkomst ondertekenen
Dranken selecteren
Middelpuntdecoraties voorbereiden
Naambordjes voorbereiden
Sprekers en artiesten ondersteunen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Administration

Map voor evenementplanning
Tijdlijn van het evenement
Begrotingsspreadsheet
Contactlijst gasten
Contactlijst leveranciers
Documenten voor de locatieovereenkomst
Cateringcontract
Contracten voor entertainment
Registratieformulieren voor gasten
RSVP-overzichtslijsten
Zitplan
Naambordjes
Afdrukken van de gastenlijst
Evenementschema
Dienstrooster personeel
Inzetlijsten voor vrijwilligers
Betalingsgegevens
Feedbackformulieren
Evaluatiedocumenten voor het evenement
Schaar
Labels
Voedseletiketten
Gastenboek

Safety

Contactlijst voor noodgevallen
Brandblusser
Noodverlichting
Wegwerphandschoenen
Eerstehulpkoffer
Handontsmettingsmiddel
Tissues

Logistics

Ontvangsttafel
Inschrijftafel
Eettafels
Bankettafels
Cocktailtafels
Eetstoelen
Lounge stoelen
Kledingrekken
Klerenhangers
Routeborden
Voorwerpen voor gevonden voorwerpen
Transportbakken
Opbergdozen
Verpakkingsmateriaal
Serveerwagens
Cateringtafels
Buffettafels

Decor

Tafelkleden
Stoelhoezen
Tafellopers
Servethouders
Tafel nummers
Kerstversieringen
Decoratieve beeldjes
Kerstverlichting
Sneeuwdecoraties
Guirlandes
Decoratieve tafelaccessoires
Kerstkransen
Decoratieve lampen
Kaarsen
Sfeerverlichting
Kaarshouders
LED-kaarsen
Lantaarns
Decoratieve linten
Kerstboom
Kerstbloemen
Kerstboomstandaard
Tafelstukken

Kitchen

Dinerborden
Dessertborden
Soepkommen
Glazen
Wijnglazen
Champagneglazen
Waterglazen
Besteksets
Messen
Vorken
Lepels
Dessertlepels
Serveerborden
Broodmanden
Serveerschalen
Serveerschalen
Voedselverwarmers
Serveergerei
Servetten
Placemats
Zout- en peperstrooiers
Koffiemachines
Thee-accessoires
IJsemmers
IJscontainers
Flesopeners
Kurkentrekkers
Keukengerei
Voedselopslagcontainers
Drankdispensers
Koelkastbakken

Boodschappen

Koffie
Hoofdgerechten
Thee
Vegetarische gerechten
Frisdranken
Bijgerechten
Mineraalwater
Salades
Wijn
Kerstdesserts
Champagne
Taarten
Kerstpunch
Koekjes
Cocktailingrediënten
Chocoladelekkernijen
Kruiden en sauzen
Kersthapjes
Fruitplateaus

Schoonmaak

Schoonmaakdoeken
Papieren handdoeken
Bezems
Schoonmaakdoekjes
Stofblik
Afvalbakken
Dweil
Recyclingbakken
Schoonmaakmiddelen
Vuilniszakken

Technical

Tape
Reservebatterijen
Draagbare kachels
Kabelbinders
Verlengkabels
Camera
Stekkerdozen
Statief
Verlichtingscontrollers
Muziekluidsprekers
Microfoons
Audiomixer
Muziekspeler
Muzieklijsten
Podiumapparatuur

Activities

Sinterklaascadeaus
Cadeauverpakkingsmateriaal
Gezelschapsspellen
Quizmateriaal
Fotobackdrop

Tips

Leg het verwachte aantal gasten uiterlijk twee tot drie weken vooraf vast. Gebruik daarna één RSVP-overzicht voor dieetwensen, registratie en het zitplan, zodat catering en tafelschikking met dezelfde gegevens werken.
Controleer de eetruimte minstens één week vooraf op zitcapaciteit, keukenvoorzieningen, verlichting en plaats voor ontvangst-, inschrijf- en garderobemeubilair. Meet vooral doorgangen en de ruimte rond tafels; die worden bij een volle zaal snel vergeten.
Werk met een tijdlijn per halfuur vanaf de opbouw tot het vertrek van de laatste gast. Noteer daarin ook het serveren van het dessert, fotomomenten, achtergrondentertainment en afsluitende activiteiten, niet alleen het diner zelf.
Breng personeel en vrijwilligers uiterlijk 48 uur vooraf samen voor een korte briefing. Deel het dienstrooster, de inzetlijsten, het zitplan en de contactlijst voor noodgevallen uit, zodat vragen over gasten niet allemaal bij de organisator belanden.
Plan de afronding vóór de ontvangst begint: wie bedankt gasten en leveranciers, wie controleert materialen en betalingen en wie verzamelt feedback? Reserveer hiervoor minimaal 30 minuten na het vertrek van de gasten en bewaar contracten en evaluatiedocumenten in dezelfde planningsmap.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kerstdiner organiseren en de datum vastleggen?: Kies de gewenste datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan houd je tijd over voor de locatie, catering, entertainment, uitnodigingen, RSVP’s en een definitief zitplan.
Hoeveel weken van tevoren moet ik catering voor een kerstdiner regelen?: Leg cateringcontracten ongeveer 6 tot 8 weken vooraf vast en bevestig het definitieve aantal gasten 7 tot 10 dagen voor het diner. Geef dieetwensen en allergieën niet alleen mondeling door, maar zet ze ook in het RSVP-overzicht.
Wanneer maak ik het zitplan voor een kerstdiner?: Maak een eerste zitplan zodra je de zitcapaciteit en de uitnodigingen kent, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Werk het plan uiterlijk 3 dagen voor het diner bij op basis van afmeldingen en print een exemplaar voor de ontvangsttafel en het personeel.
Wat moet ik op de dag van een kerstdiner controleren?: Controleer 2 tot 3 uur voor ontvangst de tafels, stoelen, tafelkleden, verlichting, keukenvoorzieningen, muziek, garderobe en ontvangsttafel. Leg ook het evenementschema, de gastenlijst, noodcontacten en taakverdeling klaar voordat de eerste gast binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.