Checklist za božićnu večeru

Božićna večera traži više od dobrog jelovnika: trebaš uskladiti broj gostiju, sjedenje, kuhinju, rasvjetu i tempo posluživanja. Najviše problema nastaje kad se kasno potvrdi kapacitet prostora ili kad se stolovi i stolci nisu rasporedili za stvaran broj ljudi. Ova checklist pomaže ti složiti večer redom, bez improvizacije u zadnji čas. Posebno pazi na detalje koje ljudi često zaborave, poput rezervnih mjesta za odlaganje kaputa, dodatnog vremena za desert i plana za glazbu u pozadini.

Organizirajte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak s vlastitim podpopisom, redoslijedom kojim će vam stvarno trebati.

Definirajte cilj i zadatke
Pregledajte prostor za objedovanje
Potvrdite opcije deserta
Planirajte rasvjetu
Izradite raspored sjedenja
Pratite potrebe gostiju
2 osoba
Odredite vrstu događaja
Potvrdite broj sjedećih mjesta
Ugovorite catering
Organizirajte božićnu glazbu
Pripremite materijale za događaj
Koordinirajte vremenski raspored događaja
Odredite ciljnu skupinu gostiju
Planirajte raspored stolova
Kontaktirajte dobavljače zabavnog programa
Pripremite popratni zabavni program
Informirajte osoblje i volontere
Organizirajte završne aktivnosti
2 osoba
Procijenite očekivani broj gostiju
Potvrdite kuhinjske potrepštine
Po potrebi organizirajte najam opreme
Organizirajte fototrenutke
Pripremite postupke u slučaju nužde
Zahvalite gostima i dobavljačima
2 osoba
Odaberite željeni datum događaja
Potvrdite skladišni prostor
Pratite troškove događaja
Koordinirajte postavljanje dekoracija
Provjerite opremu prostora
Nadzirite čišćenje prostora
3 osoba
Identificirajte alternativne datume
Organizirajte mogućnosti parkiranja
Sastavite popis gostiju
Sastavite program večere
Koordinirajte rasporede dostave
Vratite unajmljenu opremu
2 osoba
Odaberite lokaciju
Potvrdite zahtjeve za pristupačnost
Prikupite kontaktne podatke gostiju
Planirajte pozdravne govore
Organizirajte postavljanje dekoracija
Prikupite povratne informacije gostiju
2 osoba
Istražite izvedivost lokacije
Planirajte postupak dolaska gostiju
Dizajnirajte pozivnice
Organizirajte domaćine ili voditelje
Pripremite stolove za večeru
Ocijenite uspješnost događaja
Sastavite organizacijski tim
Uskladite opcije dekoracije s lokacijom
Pošaljite pozivnice
Pripremite program zabave
Rasporedite stolice i sjedeća mjesta
Ažurirajte financijsku evidenciju
Imenujte koordinatora događaja
Odobrite završni plan postave prostora
Uspostavite RSVP postupke
Rezervirajte glazbenike ili izvođače
Provedite završni pregled prostora
Arhivirajte dokumentaciju događaja
Dodijelite odgovornosti članovima tima
Zaključite proračun događaja
Pratite potvrde gostiju
Organizirajte igre ili aktivnosti
Otvorite prostor
Izradite prvi koncept događaja
Odredite proračun za catering
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
Po potrebi pripremite aktivnosti razmjene darova
Nadzirite aktivnosti postavljanja
2 osoba
Razvijte temu za božićnu večeru
Odaberite stil cateringa
Zabilježite prehrambene zahtjeve
Pripremite nagrade ili priznanja
Dočekajte dobavljače
Pripremite preliminarni vremenski raspored događaja
Kontaktirajte catering tvrtke
Pripremite raspored sjedenja za goste
Koordinirajte govore i prezentacije
Koordinirajte dolazak cateringa
2 osoba
Izradite prvi proračun događaja
Zatražite prijedloge cateringa
Izradite konačan popis gostiju
Izradite konačan večernji program
Dočekajte goste
3 osoba
Stupite u kontakt s mogućim lokacijama
Usporedite ponude cateringa
Razvijte koncept božićnog uređenja
Potvrdite sve dobavljače
Upravljajte registracijom gostiju
2 osoba
Usporedite ponude i uvjete lokacija
Odaberite caterera
Odaberite tematske boje i stilove uređenja
Potvrdite dogovore s cateringom
Uputite goste prema sjedećim zonama
2 osoba
Pregovarajte o uvjetima najma lokacije
Potvrdite božićni jelovnik
Kupite ili unajmite dekoracije
Potvrdite dogovore za zabavni program
Koordinirajte posluživanje večere
4 osoba
Potvrdite raspoloživost lokacije
Uredite vegetarijanske i posebne prehrambene opcije
Uredite planove stolnog uređenja
Potvrdite dolazak gostiju
Upravljajte zabavnim aktivnostima
2 osoba
Potpišite ugovor za lokaciju
Odaberite pića
Pripremite središnje dekoracije
Pripremite oznake s imenima
Podržite govornike i izvođače
2 osoba

Što vam treba

Grupirano onako kako se kupuje, s količinama.

Administration

Mapa za planiranje događaja
Vremenski plan događaja
Tablica proračuna
Popis kontakata gostiju
Popis kontakata dobavljača
Dokumenti za ugovor o lokaciji
Ugovor o cateringu
Ugovori za zabavni program
Obrasci za registraciju gostiju
Pregled RSVP-a
Plan sjedenja
Oznake s imenima
Ispisi popisa gostiju
Raspored događaja
Raspored smjena osoblja
Raspored volontera
Podaci o plaćanju
Obrasci za povratne informacije
Dokumenti za evaluaciju događaja
Škare
Naljepnice
Oznake hrane
Knjiga gostiju

Safety

Popis kontakata za hitne slučajeve
Protupožarni aparat
Sigurnosna rasvjeta
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Kutija prve pomoći
Dezinficijens za ruke
Maramice

Logistics

Recepcijski stol
Stol za prijavu
Blagovaonski stolovi
Banketni stolovi
Koktel-stolovi
Stolice za blagovanje
Lounge stolice
Stalci za odjeću
Vješalice za odjeću
Oznake rute
Predmeti za izgubljeno i pronađeno
Transportne kutije
Kutije za pohranu
Materijal za pakiranje
Poslužna kolica
Catering stolovi
Buffet stolovi

Decor

Stolnjaci
Navlake za stolce
Stolni trkači
Držači za salvete
Brojevi stolova
Božićni ukrasi
Dekorativne figurice
Božićna rasvjeta
Dekoracije sa snijegom
Girlande
Dekorativni stolni dodaci
Božićni vijenci
Dekorativne lampe
Svijeće
Ambijentalna rasvjeta
Svijećnjaci
LED svijeće
Lanterne
Ukrasne vrpce
Božićno drvce
Božićno cvijeće
Stalak za božićno drvce
Stolni ukrasi

Kitchen

Tanjuri za večeru
Tanjuri za desert
Zdjelice za juhu
Čaše
Čaše za vino
Čaše za šampanjac
Čaše za vodu
Kompleti pribora za jelo
Noževi
Vilice
Žlice
Žličice za desert
Poslužni tanjuri
Košare za kruh
Posude za posluživanje
Posude za posluživanje
Grijači hrane
Servisno posuđe
Salvete
Podlošci za tanjure
Soljenke i paprenke
Aparati za kavu
Dodaci za čaj
Posudice za led
Spremnici za led
Otvarači za boce
Otvarači za boce
Kuhinjski pribor
Spremnici za skladištenje hrane
Dozatori pića
Ladice za hladnjak

Groceries

Kava
Glavna jela
Čaj
Vegetarijanska jela
Bezalkoholna pića
Prilozi
Mineralna voda
Salate
Vino
Božićni deserti
Šampanjac
Torte
Božićni punč
Keksi
Sastojci za koktele
Čokoladne poslastice
Začini i umaci
Božićni zalogaji
Voćni pladnjevi

Cleaning

Krpe za čišćenje
Papirnati ručnici
Metle
Krpe za čišćenje
Metlica i lopatica
Kante za otpad
Krpa za pod
Spremnici za recikliranje
Sredstva za čišćenje
Vreće za smeće

Technical

Traka
Rezervne baterije
Prijenosni grijači
Plastične vezice
Produžni kablovi
Kamera
Razvodne utičnice
Stalak
Upravljači rasvjete
Zvučnici za glazbu
Mikrofoni
Audio mikser
Glazbeni player
Glazbene liste
Oprema za pozornicu

Activities

Sinterklaidski darovi
Materijal za pakiranje poklona
Društvene igre
Materijal za kviz
Foto pozadina

Savjeti

Broj gostiju potvrdi najkasnije 7 dana unaprijed, a za sjedenje računaj 1 mjesto po osobi plus 1–2 rezervna mjesta ako netko otkaže u zadnji trenutak. Tako lakše prilagođavaš stolove i posuđe bez preuređivanja pola prostora.
Ako večera počinje u 19:00, stol postavi i provjeri rasvjetu barem 2 sata ranije. Toplo, difuzno svjetlo bolje funkcionira od jakog stropnog svjetla jer hrana izgleda urednije, a ljudi se duže zadržavaju za stolom.
Kuhinjski kapacitet provjeri prije nego što zaključaš jelovnik. Ako se jedno glavno jelo peče više od 45 minuta, raspored posluživanja trebaš složiti oko toga, inače desert i razgovor krenu prerano ili prekasno.
Planiraj glazbu tako da je prva 1–2 sata tiša, a kasnije možeš pojačati atmosferu. Za 10–20 gostiju dovoljno je jedno mjesto za reprodukciju glazbe, ali provjeri zvuk u prostoru prije dolaska ljudi.
Pripremi odvojeni stol ili kut za kapute, poklone i torbe, posebno ako imaš više od 8 gostiju. To smanjuje nered oko blagovaonskog stola i olakšava kretanje konobarima ili domaćinu tijekom večere.

Česta pitanja

Koliko unaprijed trebam završiti checklistu za božićnu večeru?: Osnovnu checklistu zaključi 10–14 dana unaprijed, a posljednju provjeru napravi 24 sata prije večere. Tada još stigneš potvrditi broj gostiju, raspored sjedenja i vrijeme posluživanja.
Koliko mjesta za sjedenje trebam pripremiti za božićnu večeru?: Pripremi točno onoliko mjesta koliko ima potvrđenih gostiju, plus 1–2 dodatna mjesta ako prostor dopušta. Ako dolazi više od 12 ljudi, provjeri i prolaz između stolova da ostane barem oko 80 cm.
Kad trebam potvrditi jelovnik i desert?: Jelovnik zaključaj najmanje 5 dana prije događaja, a desert potvrdi 2–3 dana ranije. Tako imaš vremena prilagoditi kupovinu, hlađenje i redoslijed posluživanja.
Što ljudi najčešće zaborave kod organizacije božićne večere?: Najčešće zaborave rasvjetu, dodatna mjesta za kapute i realno vrijeme za desert i kavu. Te stvari provjeri najmanje 1 dan prije, jer se zadnje promjene najteže rješavaju nakon dolaska gostiju.

Pokrenite ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stvari s ove stranice, spremni u vašem događaju. Pozovite ljude, podijelite posao i vidite tko je što napravio.