Kerti parti szervezése: gyakorlati ellenőrzőlista

Egy kerti parti több előkészületet igényel, mint egyszerűen asztalokat és ételt kitenni a szabadba. Kezdd a dátummal, a céllal és a kert elrendezésével, majd haladj tovább a vendégek, a catering, az árnyék, a világítás és a mellékhelyiségek felé. Előre ellenőrizd, hol van elérhető áram, és hány ülőhelyre van valóban szükséged. Ezzel az ellenőrzőlistával átláthatod a terv 116 feladatát és 149 kellékét, így a rendezvény napján főként az előkészületekre és a vendégek fogadására kell koncentrálnod.

Szervezd meg ezt az eseményt ingyen a Lizzt-tel

A terv lépésről lépésre

Minden feladat saját allistával, abban a sorrendben, ahogy tényleg szükséged lesz rájuk.

Határozd meg a kerti parti célját
Tervezz világítási elrendezést
Válassz desszerteket
Készíts elő árnyékos helyeket
2 fő
Helyezd el a dekorációkat
4 fő
Határozd meg a kerti parti típusát
Kövesd nyomon a vendégek válaszait
Tervezz virágdekoráció-elhelyezést
Válassz vegetáriánus opciókat
Ellenőrizd a kültéri világítást
2 fő
Állítsd össze a virágkompozíciókat
3 fő
Válaszd ki a rendezvény dátumát és időpontját
Vedd fel a kapcsolatot a nem válaszoló vendégekkel
Készítsd elő a dekorációs időtervet
Válassz vegán opciókat
Teszteld az elektromos csatlakozásokat
2 fő
Telepítsd a világítóberendezéseket
2 fő
Válaszd ki a kerti parti helyszínét
Erősítsd meg a vendégek részvételét
Kutatás cateringcégek után
Válassz allergiabarát opciókat
Készítsd elő a higiéniai létesítményeket
2 fő
Készítsd elő az étkezőállomásokat
3 fő
Ellenőrizd a kerthelyszínt
2 fő
Jegyezd fel a diétás igényeket
Kérj cateringajánlatokat
Számítsd ki az élelmiszermennyiségeket
Szervezd meg a hulladékgyűjtő pontokat
2 fő
Készítsd elő az itallomásokat
3 fő
Mérd fel a rendelkezésre álló rendezvénytereket
2 fő
Jegyezd fel az allergiainformációkat
Hasonlítsd össze a cateringajánlatokat
Számítsd ki az italmennyiségeket
Ellenőrizd az időjárás-frissítéseket
Teszteld a szórakoztató berendezéseket
2 fő
Becsüld meg a helyszín kapacitását
Jegyezd fel a hozzáférhetőségi igényeket
Válaszd ki a caterert
Válassz alkoholos italokat
Erősítsd meg a vendégek végleges részvételét
Fogadd a vendégeket
4 fő
Becsüld meg a vendégek számát
Állítsd össze a végleges vendéglistát
Erősítsd meg a catering rendelkezésre állását
Válassz alkoholmentes italokat
Erősítsd meg a beszállítók érkezési időpontjait
Kísérd végig a vendégeket a helyszínen
2 fő
Állítsd össze a kezdeti rendezvényköltségvetést
Válaszd ki a rendezvény témáját
Kutatás italbeszállítók után
Tervezd meg a kávészolgáltatást
Vásárold meg a hiányzó kellékeket
Felügyeld a catering szolgáltatást
2 fő
A költségvetés felosztása költségkategóriák szerint
Az esemény színpalettájának kiválasztása
Italszállítók kiválasztása
A teaszolgáltatás megtervezése
Dekorációk szervezése
2 fő
Az italszolgáltatás felügyelete
2 fő
Az esemény előzetes időtervének elkészítése
A dekorációs koncepció meghatározása
Szórakoztató szolgáltatók felkutatása
A végleges menü jóváhagyása
Szervizfelszerelés beszervezése
2 fő
Szórakoztató programok koordinálása
2 fő
A lehetséges szervezési kockázatok feltérképezése
Látványos inspirációs tábla készítése
Szórakoztató szolgáltatások lefoglalása
Menüinformációk előkészítése
Eseménydokumentumok előkészítése
Váratlan problémák kezelése
2 fő
Vészforgatókönyv készítése rossz idő esetére
A kert elrendezésének megtervezése
Időjárásvédelmi anyagok felkutatása
A kert ellenőrzése az esemény előtt
2 fő
Az esemény napirendjének elkészítése
A vendégek távozásának koordinálása
3 fő
A vendéglista összeállítása
A bejárati zóna kijelölése
Időjárásvédelmi anyagok lefoglalása
Kültéri felületek tisztítása
2 fő
Feladatok kiosztása a személyzetnek
Dekorációk eltávolítása
3 fő
A vendégek elérhetőségeinek összegyűjtése
Az étkezőrész kijelölése
A beszállítói megállapodások megerősítése
A gyep karbantartása
2 fő
Vészhelyzeti elérhetőségek előkészítése
A kert tisztítása
4 fő
A vendégek kategorizálása
Az ülőhelyek kijelölése
A beszállítók elérhetőségi listájának összeállítása
A kert növényeinek metszése
2 fő
Beszállítói fizetési információk előkészítése
A bérelt eszközök visszavitele
2 fő
A meghívó szövegének előkészítése
A szórakoztató zóna kijelölése
Az ételek felszolgálási módjának meghatározása
Felesleges tárgyak eltávolítása
2 fő
Elektronikus eszközök feltöltése
Vendégvisszajelzések gyűjtése
A meghívók tervezése
A vendégútvonalak megtervezése
A menü összeállítása
Kerti utak előkészítése
2 fő
Üdvözlőanyagok előkészítése a vendégeknek
A meghívó formátumának kiválasztása
Az asztalelrendezés megtervezése
Előételek kiválasztása
A kerti bútorok állapotának ellenőrzése
2 fő
Asztalok felállítása
4 fő
Meghívók kiküldése
Az ülésrend megtervezése
Főételek kiválasztása
További ülőhelyek biztosítása
2 fő
Székek elrendezése
4 fő

Amire szükséged lesz

Úgy csoportosítva, ahogy bevásárolnál, mennyiségekkel.

Accommodation

Rendezvénysátor
Pavilon
Kültéri canopé
Terasznapernyő
Árnyékoló vitorla
Összecsukható asztalok
Étkezőasztalok
Koktélasztalok
Összecsukható székek
Kerti székek
Padok
Kültéri párnák
Székhuzatok
Asztalterítők
Asztali futók
Kültéri szőnyegek
Belépőszőnyeg
Összecsukható térelválasztók
Díszpárnák
Takarók a vendégeknek
Lounge székek
Kültéri kanapék
Kisasztalok
Lábzsámolyok
Hűsítő törölközők
Büféasztalok
Bárasztal
Bárszékek
Napkalapok vendégeknek
Esőernyők
Vízálló huzatok
Kültéri takarók
Piknikplédek gyerekeknek

Technical

Hordozható színpad
Kültéri fűtőtestek
Hangulatvilágítás
Fényfüzérek
Kültéri lámpák
Kültéri hangszórók
Mikrofon
Zenelejátszó eszköz
Hordozható ventilátorok

Logistics

Tálalókocsik
Kabáttartó
Akasztók
Üdvözlőasztal a vendégeknek
Vendégkönyv
Névkitűzők
Névjegykártyák
Asztalszám-táblák
Útjelzők
Itallista tábla
Italcímkék

Decorations

Virágkompozíciók
Friss virágok
Cserépnövények
Díszvázák
Virágcserepek
Füzérek
Papírdíszek
Textildekorációk
Dekorációs szalagok
Lufik
Gyertyák
Gyertyatartók
Lámpások
Dekoratív tükrök
Asztaldíszek
Dekoratív tálak
Szezonális dekorációk

Kitchen

Pezsgőspoharak
Tálalóvillák
Ételmelegítők
Mártásos tálkák
Gyümölcsleskannák
Vizespoharak
Fogók
Jévedrek
Sószórók
Cocktail shaker
Kávé termoszkanna
Vacsoratányérok
Desszerttányérok
Reggelitányérok
Leveses tálak
Tálalótálak
Kések
Ételpultok
Tálalótálak
Dugóhúzók
Jégkanál
Poharak
Kanálak
Kenyérkosarak
Italautomata
Palackhűtők
Borospoharak
Tálalókanalak
Chafing dish-ek
Mártásos flakonok
Vizeskancsók
Kávéscsészék
Szalvéták
Jégformák
Borsszórók
Teáskanna
Teáscsészék
Szalvétagyűrűk
Hűtőládák
Fűszertartók
Csészealjak
Asztali alátét
Hűtött tárolók
Vágódeszkák
Cocktail poharak
Evőeszközkészletek
Tálalótálak
Élelmiszertároló dobozok
Konyhakések
Szívószálak
Villák
Tortatartók
Üvegedények
Palacknyitók
Keverőpálcák

Safety

Antiszeptikus törlőkendők
Kézfertőtlenítő
Hordozható kézmosó állomás
Egyszer használatos kesztyűk
Biztonsági táblák
Elsősegélycsomag
Kötések
Rovarriasztó
Naptej
Vészhelyzeti zseblámpa
Tűzoltó készülék

Cleaning

Kézszappan
Szemeteszsákok
Újrahasznosított táskák
Papírtörlők
Nedves törlőkendők
Papírzsebkendők
Tartalék WC-papír
Légtisztító

Activities

Színezőkönyvek
Kréták
Kültéri játékok
Társasjátékok
Buborékfújó pálcák

Tippek

A kert elrendezését legkésőbb két héttel előre készítsd el. Hagyj helyet az ételosztó pontoknak, a welcome asztalnak, az ülőhelyeknek és egy szabad közlekedő útnak; számolj rendezvénysátorral, pavilonnal vagy kültéri ponyvával is, ha árnyékra vagy védelemre van szükség.
Az étkezési igényeket már a meghívónál kérdezd le, és ellenőrizd a válaszokat hét nappal a kerti parti előtt. A megszokott menü mellett tervezz vegetáriánus, vegán és allergiabarát opciókat is, hogy ne kelljen az utolsó pillanatban adagokat módosítanod.
Az összes kültéri világítást és elektromos csatlakozást legalább egy nappal korábban teszteld le. Ellenőrizd, hogy a kábelek elég hosszúak-e, és a világítást úgy helyezd el, hogy a bejárat, az ételosztó pontok és a közlekedő utak láthatók maradjanak, miközben a kábelek nincsenek az útvonalban.
A mellékhelyiségeket és a hulladékgyűjtő pontokat legalább 24 órával korábban készítsd elő. A vendégek ezeket gyakran csak akkor keresik, amikor már szükség van rájuk; ezért biztosíts jól látható hozzáférést, és közvetlenül a kezdés előtt ellenőrizd, hogy minden tiszta és használható-e.
Az asztalokat, székeket és árnyékos helyeket ne csak a vendégfogadás alatt állítsd fel. Tervezd be legalább három órás előkészítési időt, és a terítőket, kültéri párnákat, takarókat, valamint az esetleges kültéri fűtőket már zónánként készítsd elő; így változékony időben gyorsan tudsz reagálni.

Gyakori kérdések

Mennyi időre van szükség egy kerti parti megszervezéséhez?: Lehetőleg négy-hat héttel előre kezdd el a dátum, a helyszín, a vendéglista és a catering egyeztetését. Az utolsó 24 órát hagyd a kert ellenőrzésére, takarításra, hűtésre, dekorációra, valamint a világítás és az áram tesztelésére.
Hány ülőhelyre van szükségem egy kerti partihoz?: Ülős kerti partinál egy vendégre egy ülőhelyet számolj. Egy kötetlen italos összejövetelnél a vendégek körülbelül 70 és 80 százalékának biztosíthatsz széket vagy lounge-helyet, de tervezz elegendő lerakóasztalt és szabad helyet az ételosztó pontokhoz.
Mikor kell meghívót küldenem a vendégeknek egy kerti partihoz?: A meghívót négy-hat héttel előre küldd ki, és kérj visszajelzést legkésőbb hét nappal a parti előtt. Ezután keresd meg azokat a vendégeket, akik még nem válaszoltak, hogy szükség esetén igazítani tudj az ételen, a székeken és az árnyékos helyeken.
Mennyi ételt és italt kell biztosítanom egy kerti partihoz?: Az első órára számolj személyenként két-három itallal; utána általában óránként egy-kettővel. Egy háromórás partinál tervezz legalább egy teljes étkezést vagy több étkezési alkalmat, plusz extra vizet és néhány adaggal az étkezési igényekhez.

Indítsd el ezt a tervet a Lizztben

Az oldal minden feladata és kelléke készen a saját eseményedben. Hívj meg embereket, osszátok el a munkát, és lásd, ki mit csinált meg.