Organizar uma festa no jardim: uma checklist prática

Uma festa no jardim exige mais preparação do que simplesmente pôr mesas e comida lá fora. Comece pela data, objetivo e disposição do jardim e avance depois para convidados, catering, sombra, iluminação e instalações sanitárias. Verifique antecipadamente onde há eletricidade disponível e quantos lugares sentados são realmente necessários. Com esta checklist, mantém a visão geral das 116 tarefas e 149 itens do plano, para que no dia só tenha de montar tudo e receber os convidados.

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O plano, passo a passo

Cada tarefa com a sua própria sublista, pela ordem em que vai mesmo precisar delas.

Defina o objetivo da festa no jardim
Planeie a colocação da iluminação
Selecione sobremesas
Prepare zonas com sombra
2 pessoas
Instale as decorações
4 pessoas
Defina o tipo de festa no jardim
Acompanhe as respostas dos convidados
Planeie a colocação da decoração floral
Escolha opções vegetarianas
Verifique a iluminação exterior
2 pessoas
Arranje os arranjos florais
3 pessoas
Escolha a data e a hora do evento
Contacte os convidados que não responderam
Prepare o cronograma da decoração
Escolha opções vegan
Teste as ligações elétricas
2 pessoas
Instale o equipamento de iluminação
2 pessoas
Escolha o local da festa no jardim
Confirme a presença dos convidados
Pesquise empresas de catering
Escolha opções adequadas para alergias
Prepare as instalações sanitárias
2 pessoas
Prepare as estações de comida
3 pessoas
Inspecione o espaço do jardim
2 pessoas
Registe as restrições alimentares
Solicite orçamentos de catering
Calcule as quantidades de comida
Organize pontos de recolha de lixo
2 pessoas
Prepare as estações de bebidas
3 pessoas
Meça os espaços disponíveis para o evento
2 pessoas
Registe informações sobre alergias
Compare orçamentos de catering
Calcule as quantidades de bebidas
Verifique as atualizações meteorológicas
Teste o equipamento de entretenimento
2 pessoas
Estime a capacidade do local
Registe os requisitos de acessibilidade
Escolha o caterer
Selecione bebidas alcoólicas
Confirme a presença final dos convidados
Receba os convidados
4 pessoas
Estime o número de convidados
Elabore a lista final de convidados
Confirme a disponibilidade do catering
Selecione bebidas sem álcool
Confirme os horários de chegada dos fornecedores
Acompanhe os convidados pelo espaço
2 pessoas
Defina o orçamento inicial do evento
Escolha o tema do evento
Pesquise fornecedores de bebidas
Planeie o serviço de café
Compre os materiais em falta
Supervisione o serviço de catering
2 pessoas
Distribuir o orçamento por categorias de custos
Selecionar a paleta de cores do evento
Selecionar fornecedores de bebidas
Planear o serviço de chá
Organizar as decorações
2 pessoas
Supervisionar o serviço de bebidas
2 pessoas
Elaborar o cronograma preliminar do evento
Definir o conceito de decoração
Pesquisar fornecedores de entretenimento
Confirmar o menu final
Organizar os materiais de serviço
2 pessoas
Coordenar as atividades de entretenimento
2 pessoas
Identificar possíveis riscos organizacionais
Criar um painel visual de inspiração
Reservar serviços de entretenimento
Preparar a informação do menu
Preparar os documentos do evento
Lidar com problemas inesperados
2 pessoas
Preparar um plano de contingência para mau tempo
Planear a disposição do jardim
Pesquisar materiais de proteção contra o tempo
Inspecionar o jardim antes do evento
2 pessoas
Elaborar o programa do evento
Coordenar a saída dos convidados
3 pessoas
Elaborar a lista de convidados
Sinalizar a zona de entrada
Reservar materiais de proteção contra o tempo
Limpar as superfícies exteriores
2 pessoas
Atribuir responsabilidades à equipa
Remover as decorações
3 pessoas
Recolher os contactos dos convidados
Sinalizar a zona de refeições
Confirmar os acordos com os fornecedores
Manter o relvado
2 pessoas
Preparar os contactos de emergência
Limpar o jardim
4 pessoas
Categorizar os convidados
Sinalizar a zona de estar
Elaborar a lista de contactos dos fornecedores
Podar as plantas do jardim
2 pessoas
Preparar a informação de pagamento para os fornecedores
Devolver o equipamento alugado
2 pessoas
Preparar o texto do convite
Sinalizar a zona de entretenimento
Definir a forma de serviço da comida
Remover os objetos desnecessários
2 pessoas
Carregar os dispositivos eletrónicos
Recolher o feedback dos convidados
Criar os convites
Planear os percursos dos convidados
Preparar o menu
Preparar os caminhos do jardim
2 pessoas
Preparar o material de boas-vindas para os convidados
Escolher o formato do convite
Planear a disposição das mesas
Escolher as entradas
Verificar o estado do mobiliário de jardim
2 pessoas
Montar as mesas
4 pessoas
Enviar os convites
Planear a disposição dos lugares sentados
Escolher os pratos principais
Providenciar lugares sentados adicionais
2 pessoas
Dispor as cadeiras
4 pessoas

O que precisa de levar

Agrupado como faria as compras, com quantidades.

Accommodation

Tenda para eventos
Pérgula
Toldo exterior
Guarda-sol de terraço
Vela de sombra
Mesas dobráveis
Mesas de refeição
Mesas de cocktail
Cadeiras dobráveis
Cadeiras de jardim
Bancos
Almofadas de exterior
Capas para cadeiras
Toalhas de mesa
Passadeiras de mesa
Tapetes de exterior
Tapete de entrada
Divisórias dobráveis
Almofadas decorativas
Mantas para os convidados
Cadeiras lounge
Sofás de exterior
Mesas de apoio
Repousa-pés
Toalhas refrescantes
Mesas de buffet
Mesa de bar
Bancos de bar
Chapéus de sol para convidados
Guarda-chuvas para chuva
Capas impermeáveis
Cobertores de exterior
Mantas de piquenique para crianças

Technical

Palco portátil
Aquecedores de exterior
Iluminação ambiente
Cordões de luzes
Luzes de exterior
Colunas de exterior
Microfone
Dispositivo para playlist musical
Ventoinhas portáteis

Logistics

Carrinhos de serviço
Cabideiro
Cabides
Mesa de boas-vindas para os convidados
Livro de visitas
Crachás
Marcadores de lugar
Placas com números de mesa
Placas de orientação
Placa do menu de bebidas
Etiquetas de bebidas

Decoração

Arranjos florais
Flores frescas
Plantas em vaso
Vasos decorativos
Floreiras
Grinaldas
Decorações em papel
Decorações em tecido
Fitas decorativas
Balões
Velas
Castiçais
Lanternas
Espelhos decorativos
Centros de mesa
Taças decorativas
Decorações sazonais

Cozinha

Copos de champanhe
Garfos de servir
Aquecedores de alimentos
Molheiras
Jarras de sumo
Copos de água
Pegas
Baldes de gelo
Saleiros
Coqueteleira
Termo de café
Pratos de jantar
Pratos de sobremesa
Pratinhos de pequeno-almoço
Tigelas de sopa
Travessas de servir
Facas
Expositores de alimentos
Travessas de servir
Saca-rolhas
Colher de gelado
Copos
Colheres
Cestos de pão
Dispensador de bebidas
Geleiras para garrafas
Copos de vinho
Colheres de servir
Ramequins aquecidos
Garrafas de molhos
Jarras de água
Chávenas de café
Guardanapos
Formas para gelo
Saleiros de pimenta
Chaleira
Chávenas de chá
Argolas de guardanapo
Caixas térmicas
Recipientes para especiarias
Pires
Individual de mesa
Recipientes refrigerados
Tábuas de cortar
Copos de cocktail
Conjuntos de talheres
Travessas de servir
Recipientes para armazenamento de alimentos
Facas de cozinha
Palhinhas
Garfos
Suportes para bolos
Frascos de vidro
Abre-garrafas
Colheres de mexer

Safety

Toalhetes antissépticos
Desinfetante de mãos
Posto portátil de lavagem das mãos
Luvas descartáveis
Sinais de segurança
Kit de primeiros socorros
Pensos
Repelente de insetos
Protetor solar
Lanterna de emergência
Extintor

Limpeza

Sabonete líquido
Sacos do lixo
Sacos reciclados
Toalhas de papel
Toalhitas húmidas
Lenços de papel
Papel higiénico de reserva
Desodorizante de ambiente

Activities

Livros de colorir
Lápis de cor
Brinquedos de exterior
Jogos de tabuleiro
Varinhas de bolhas de sabão

Dicas

Defina a disposição do jardim no máximo duas semanas antes. Reserve espaço para estações de comida, uma mesa de boas-vindas, lugares sentados e um percurso livre; tenha também em conta uma tenda para eventos, um pavilhão ou um canopy exterior, caso seja necessária sombra ou abrigo.
Pergunte logo sobre restrições alimentares no convite e confirme as respostas sete dias antes da festa no jardim. Além do menu habitual, planeie opções vegetarianas, veganas e adequadas a alergias, para não ter de ajustar porções à última hora.
Teste toda a iluminação exterior e as ligações elétricas pelo menos um dia antes. Verifique se os cabos têm comprimento suficiente e coloque a iluminação de forma a que a entrada, as estações de comida e os caminhos fiquem visíveis sem cabos no percurso.
Prepare as instalações sanitárias e os pontos de lixo pelo menos 24 horas antes. Muitas vezes, os convidados só procuram estes locais quando precisam deles; por isso, assegure um acesso claro e confirme pouco antes do início se tudo está limpo e utilizável.
Não deixe a montagem das mesas, cadeiras e zonas de sombra para o momento da receção. Planeie um bloco de montagem de pelo menos três horas e deixe já por zona as toalhas, almofadas de exterior, mantas e eventuais aquecedores de exterior; assim, poderá reagir rapidamente em caso de tempo instável.

Perguntas frequentes

Quanto tempo é necessário para organizar uma festa no jardim?: Comece, de preferência, com quatro a seis semanas de antecedência, definindo a data, o local, a lista de convidados e o catering. Reserve as últimas 24 horas para inspecionar o jardim, limpar, refrigerar, decorar e testar a iluminação e a eletricidade.
Quantos lugares sentados preciso para uma festa no jardim?: Para uma festa no jardim com lugares sentados, conte com um lugar por convidado. Numa receção informal, pode prever uma cadeira ou lugar lounge para cerca de 70 a 80 por cento dos convidados, mas planeie também mesas de apoio suficientes e espaço livre para as estações de comida.
Quando devo enviar o convite para uma festa no jardim?: Envie o convite quatro a seis semanas antes e peça resposta até sete dias antes da festa. Depois, contacte os convidados que ainda não responderam, para poder ajustar comida, cadeiras e zonas de sombra.
Quanta comida e bebida devo preparar para uma festa no jardim?: Para a primeira hora, pode contar com duas a três bebidas por pessoa; depois, normalmente uma a duas por hora. Numa festa de três horas, planeie ainda pelo menos uma refeição completa ou vários momentos de comida, além de água extra e algumas porções para restrições alimentares.

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Todas as tarefas e artigos desta página, prontos no seu próprio evento. Convide pessoas, dividam o trabalho e veja quem fez o quê.