Arrangere hagefest: en praktisk sjekkliste

En hagefest krever mer forberedelse enn bare å sette ut bord og mat. Start med dato, mål og disponering av hagen, og jobb deg deretter videre til gjester, catering, skygge, belysning og sanitærfasiliteter. Sjekk på forhånd hvor det er strøm tilgjengelig og hvor mange sitteplasser du faktisk trenger. Med denne sjekklisten holder du oversikten over de 116 oppgavene og 149 tingene i planen, slik at du på selve dagen først og fremst kan bygge opp og ta imot gjestene.

Organiser dette arrangementet gratis med Lizzt

Planen, steg for steg

Hver oppgave med sin egen underliste, i den rekkefølgen du faktisk trenger dem.

Definer formålet med hagefesten
Planlegg plasseringen av belysningen
Velg desserter
Forbered skyggefulle områder
2 personer
Sett opp dekorasjoner
4 personer
Definer type hagefest
Følg opp gjestenes svar
Planlegg plasseringen av blomsterdekorasjoner
Velg vegetariske alternativer
Sjekk utebelysningen
2 personer
Sett opp blomsteroppsatser
3 personer
Velg dato og tid for arrangementet
Kontakt gjester som ikke har svart
Forbered dekorasjonstidsplanen
Velg veganske alternativer
Test de elektriske tilkoblingene
2 personer
Installer belysningsutstyr
2 personer
Velg sted for hagefesten
Bekreft gjestenes deltakelse
Undersøk cateringfirmaer
Velg allergivennlige alternativer
Forbered sanitærfasiliteter
2 personer
Forbered matstasjoner
3 personer
Inspiser hageområdet
2 personer
Noter kostbehov
Be om tilbud fra cateringleverandører
Beregn matmengder
Organiser innsamlingspunkter for avfall
2 personer
Forbered drikkestasjoner
3 personer
Mål opp tilgjengelige arrangementsområder
2 personer
Noter allergiinformasjon
Sammenlign tilbud fra cateringleverandører
Beregn drikkemengder
Sjekk værmeldinger
Test underholdningsutstyr
2 personer
Vurder kapasiteten på lokalet
Noter tilgjengelighetskrav
Velg caterer
Velg alkoholholdige drikker
Bekreft gjestenes endelige deltakelse
Ønsk gjestene velkommen
4 personer
Vurder antall gjester
Sett opp den endelige gjestelisten
Bekreft cateringtilgjengelighet
Velg alkoholfrie drikker
Bekreft leverandørenes ankomsttider
Vis gjestene rundt på stedet
2 personer
Sett opp det innledende arrangementsbudsjettet
Velg arrangementets tema
Undersøk drikkeleverandører
Planlegg kaffeserveringen
Kjøp resterende forsyninger
Overvåk cateringtjenesten
2 personer
Fordel budsjettet på kostnadskategorier
Velg arrangementets fargepalett
Velg drikkeleverandører
Planlegg teserveringen
Organiser dekorasjoner
2 personer
Overvåk drikkeserveringen
2 personer
Sett opp den foreløpige tidslinjen for arrangementet
Definer dekorasjonskonseptet
Undersøk underholdningsleverandører
Bekreft den endelige menyen
Organiser serveringsutstyr
2 personer
Koordiner underholdningsaktiviteter
2 personer
Kartlegg mulige organisatoriske risikoer
Lag et visuelt inspirasjonsboard
Bestill underholdningstjenester
Forbered menyinformasjon
Forbered arrangementsdokumenter
Håndter uventede problemer
2 personer
Forbered en nødplan for dårlig vær
Planlegg hageoppsettet
Undersøk værbeskyttelsesutstyr
Inspiser hagen før arrangementet
2 personer
Sett opp arrangementets dagsprogram
Koordiner gjestenes avreise
3 personer
Sett opp gjestelisten
Marker inngangsområdet
Reserver værbeskyttelsesutstyr
Rengjør utendørs overflater
2 personer
Tildel ansvar til personalet
Fjern dekorasjoner
3 personer
Samle inn gjestenes kontaktinformasjon
Marker spiseområdet
Bekreft leverandøravtaler
Vedlikehold plenen
2 personer
Forbered nødkontakter
Rengjør hagen
4 personer
Kategoriser gjester
Marker sitteområdet
Sett opp leverandørenes kontaktliste
Beskjær hageplanter
2 personer
Forbered betalingsinformasjon til leverandører
Lever tilbake leid utstyr
2 personer
Forbered invitasjonsteksten
Marker underholdningsområdet
Bestem serveringsmåten for maten
Fjern unødvendige gjenstander
2 personer
Lad elektroniske enheter
Samle inn tilbakemeldinger fra gjester
Design invitasjonene
Planlegg gjestenes gangruter
Sett sammen menyen
Forbered hagestier
2 personer
Forbered velkomstmateriell for gjester
Velg invitasjonsformatet
Planlegg bordplasseringen
Velg forretter
Kontroller tilstanden til utemøblene
2 personer
Sett opp bordene
4 personer
Sende invitasjoner
Planlegg sitteplasseringen
Velg hovedretter
Ordne ekstra sitteplasser
2 personer
Plasser stolene
4 personer

Det du trenger

Gruppert slik du ville handlet det, med mengder.

Accommodation

Arrangementstelt
Paviljong
Utecanopy
Terrasseparasoll
Skyggenett
Sammenleggbare bord
Spisebord
Cocktailbord
Sammenleggbare stoler
Hagestoler
Benker
Uteputer
Stoltrekk
Bordduker
Bordløpere
Utendørstepper
Inngangsmatte
Sammenleggbare skillevegger
Pynteputer
Tepper til gjester
Lounge-stoler
Utesofaer
Sidebord
Fotskamler
Avkjølende håndklær
Buffébord
Barbord
Barstoler
Solhatter til gjester
Paraplyer for regn
Vanntette trekk
Utendørstepper
Pikniktepper for barn

Technical

Bærbar scene
Utendørsvarmere
Stemningsbelysning
Lysslynger
Utelamper
Utendørshøyttalere
Mikrofon
Enhet for spilleliste
Bærbare vifter

Logistics

Serveringsvogner
Klesstativ
Kleshengere
Velkomstbord for gjester
Gjestebok
Navneskilt
Plasskort
Bordnummer-skilt
Veiskilt
Drikkemenytavle
Drikkeetiketter

Decorations

Blomsterarrangementer
Friske blomster
Potteplanter
Dekorative vaser
Blomsterpotter
Guirlander
Pyntepynt av papir
Pyntepynt av stoff
Dekorative bånd
Ballonger
Stearinlys
Lysestaker
Lanterner
Dekorative speil
Senterdekorasjoner
Dekorative skåler
Sesongdekorasjoner

Kitchen

Champagneglass
Serveringsgafler
Matvarmere
Sauseskåler
Saftkaraffer
Vannglass
Tenger
Isbøtter
Saltskåler
Cocktailshaker
Termokanne for kaffe
Middagstallerkener
Desserttallerkener
Frokosttallerkener
Suppeskåler
Serveringsfat
Kniver
Matdisplay
Serveringsfat
Korketrekkere
Isskje
Glass
Skjeer
Brødkurver
Drikkeautomat
Flaskekjølere
Vinglass
Serveringsskjeer
Varmholdingskar
Sausflasker
Vannkaraffer
Kaffekopper
Servietter
Isbitformer
Pepperkverner
Tekjele
Tekopper
Serviettringer
Kjølebokser
Krydderbeholdere
Underskåler
Duk til bord
Kjølebeholdere
Skjærebrett
Cocktailglass
Bestikksett
Serveringsfat
Matoppbevaringsbeholdere
Kjøkkenkniver
Sugerør
Gafler
Kakefat
Glasskrukker
Flaskeåpnere
Rørepinner

Safety

Antiseptiske servietter
Hånddesinfeksjon
Bærbar håndvaskstasjon
Engangshansker
Sikkerhetsskilt
Førstehjelpssett
Bandasjer
Insektsmiddel
Solkrem
Nødlykt
Brannslukker

Cleaning

Håndsåpe
Søppelposer
Gjenbrukte poser
Papirhåndklær
Våtservietter
Tørkepapir
Ekstra toalettpapir
Luftrenser

Activities

Fargebøker
Kritt
Utendørsleker
Brettspill
Såpeboblepinner

Tips

Lag hageplanen senest to uker i forveien. Sett av plass til matstasjoner, et velkomstbord, sitteplasser og en fri gangvei; ta også høyde for et eventtelt, lysthus eller utendørs canopy hvis du trenger skygge eller ly.
Spør om kosthensyn allerede i invitasjonen, og sjekk svarene sju dager før hagefesten. I tillegg til den vanlige menyen bør du planlegge vegetariske, veganske og allergivennlige alternativer, slik at du ikke må justere porsjonene i siste liten.
Test all utendørsbelysning og alle elektriske tilkoblinger minst én dag i forveien. Kontroller at kablene er lange nok, og plasser belysningen slik at inngang, matstasjoner og gangveier er synlige uten at kablene ligger i veien.
Forbered sanitærfasiliteter og avfallspunkter minst 24 timer i forveien. Gjester leter ofte bare etter disse stedene når de trenger dem; sørg derfor for tydelig adkomst og sjekk rett før start at alt er rent og brukbart.
Sett ikke ut bord, stoler og skyggeplasser først når gjestene ankommer. Planlegg minst tre timer til oppsett, og legg duker, puter til utebruk, tepper og eventuelle utevarmere klare per sone; da kan du raskt tilpasse deg hvis været skifter.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid trenger du for å arrangere en hagefest?: Start helst fire til seks uker i forveien med dato, sted, gjesteliste og catering. Sett av de siste 24 timene til inspeksjon av hagen, rengjøring, kjøling, dekorasjon og testing av belysning og strøm.
Hvor mange sitteplasser trenger jeg til en hagefest?: Regn med én sitteplass per gjest for en hagefest der alle sitter. Ved en uformell sammenkomst kan du gi omtrent 70 til 80 prosent av gjestene en stol eller loungeplass, men planlegg likevel nok småbord og fri plass rundt matstasjonene.
Når bør jeg sende en invitasjon til hagefesten?: Send invitasjonen fire til seks uker i forveien, og be om svar senest sju dager før festen. Følg deretter opp gjester som ennå ikke har svart, slik at du kan justere mat, stoler og skyggeplasser.
Hvor mye mat og drikke må jeg ordne til en hagefest?: For den første timen kan du regne med to til tre drikker per person; deretter vanligvis én til to per time. Ved en fest på tre timer bør du i tillegg planlegge minst ett fullt måltid eller flere matserveringer, samt ekstra vann og noen porsjoner for kosthensyn.

Start denne planen i Lizzt

Alle oppgaver og ting fra denne siden, klare i ditt eget arrangement. Inviter folk, fordel arbeidet, og se hvem som har gjort hva.