Organizacija baštenske zabave: praktična kontrolna lista

Baštenska zabava zahteva više pripreme nego samo iznošenje stolova i hrane napolje. Počnite od datuma, cilja i rasporeda bašte, a zatim pređite na goste, ketering, hladovinu, osvetljenje i sanitarne uslove. Unapred proverite gde ima struje i koliko vam zaista treba mesta za sedenje. Uz ovu kontrolnu listu imate pregled nad 116 zadataka i 149 stvari u planu, tako da na sam dan treba uglavnom samo da postavite sve i dočekate goste.

Organizujte ovaj događaj besplatno uz Lizzt

Plan, korak po korak

Svaki zadatak sa sopstvenom pod-listom, redom kojim će ti stvarno trebati.

Definišite svrhu baštenske zabave
Planirajte raspored rasvete
Izaberite deserte
Pripremite zasenčena područja
2 osoba
Postavite dekoracije
4 osoba
Odlučite o vrsti baštenske zabave
Pratite odgovore gostiju
Planirajte raspored cvetne dekoracije
Izaberite vegetarijanske opcije
Proverite spoljašnju rasvetu
2 osoba
Rasporedite cvetne aranžmane
3 osoba
Izaberite datum i vreme događaja
Kontaktirajte goste koji nisu odgovorili
Pripremite vremenski plan dekoracije
Izaberite veganske opcije
Testirajte električne priključke
2 osoba
Postavite rasvetnu opremu
2 osoba
Izaberite lokaciju za baštensku zabavu
Potvrdite dolazak gostiju
Istražite ketering kompanije
Izaberite opcije prilagođene alergijama
Pripremite toalete
2 osoba
Pripremite stanice za hranu
3 osoba
Pregledajte lokaciju bašte
2 osoba
Zabeležite prehrambene zahteve
Zatražite ponude za ketering
Izračunajte količine hrane
Organizujte mesta za odlaganje otpada
2 osoba
Pripremite stanice za piće
3 osoba
Izmerite raspoložive prostore za događaj
2 osoba
Zabeležite informacije o alergijama
Uporedite ponude za ketering
Izračunajte količine pića
Pratite vremensku prognozu
Testirajte opremu za zabavu
2 osoba
Procijenite kapacitet lokacije
Zabeležite zahteve za pristupačnost
Izaberite pružaoca keteringa
Izaberite alkoholna pića
Potvrdite konačan dolazak gostiju
Dočekajte goste
4 osoba
Procijenite broj gostiju
Pripremite konačnu listu gostiju
Potvrdite dostupnost keteringa
Izaberite bezalkoholna pića
Potvrdite vreme dolaska dobavljača
Uputite goste kroz prostor događaja
2 osoba
Napravite početni budžet događaja
Izaberite temu događaja
Istražite dobavljače pića
Planirajte posluživanje kafe
Kupite preostale zalihe
Pratite uslugu keteringa
2 osoba
Podelite budžet na kategorije troškova
Izaberite kolor paletu događaja
Izaberite dobavljače pića
Planirajte posluživanje čaja
Organizujte dekoracije
2 osoba
Pratite posluživanje pića
2 osoba
Napravite preliminarni vremenski plan događaja
Definišite koncept dekoracije
Istražite pružaoce zabavnog programa
Potvrdite konačan meni
Organizujte posuđe i pribor za posluživanje
2 osoba
Koordinirajte aktivnosti zabavnog programa
2 osoba
Identifikujte moguće organizacione rizike
Napravite vizuelnu tablu inspiracije
Rezervišite usluge zabavnog programa
Pripremite informacije o meniju
Pripremite dokumentaciju za događaj
Rešite neočekivane probleme
2 osoba
Pripremite plan za loše vreme
Isplanirajte raspored bašte
Istražite opremu za zaštitu od vremenskih uslova
Pregledajte baštu pre događaja
2 osoba
Napravite raspored za dan događaja
Koordinirajte odlazak gostiju
3 osoba
Napravite listu gostiju
Obeležite ulazni prostor
Rezervišite opremu za zaštitu od vremenskih uslova
Očistite spoljašnje površine
2 osoba
Raspodelite odgovornosti osoblju
Uklonite dekoracije
3 osoba
Prikupite kontakt informacije gostiju
Obeležite prostor za ručavanje
Potvrdite ugovore sa dobavljačima
Održavajte travnjak
2 osoba
Pripremite kontakt informacije za hitne slučajeve
Očistite baštenski prostor
4 osoba
Kategorizujte goste
Obeležite prostor za sedenje
Napravite spisak kontakata dobavljača
Orezujte baštenske biljke
2 osoba
Pripremite informacije o plaćanju dobavljača
Vratite iznajmljenu opremu
2 osoba
Pripremite tekst pozivnice
Obeležite prostor za zabavni program
Odlučite o načinu posluživanja hrane
Uklonite nepotrebne predmete
2 osoba
Napunite elektronske uređaje
Prikupite utiske gostiju
Dizajnirajte pozivnice
Planirajte rute kretanja gostiju
Napravite meni
Pripremite baštenske staze
2 osoba
Pripremite materijale za doček gostiju
Odaberite format pozivnice
Planirajte raspored stolova
Odaberite predjela
Proverite stanje baštenskog nameštaja
2 osoba
Postavite stolove
4 osoba
Pošaljite pozivnice
Planirajte raspored sedenja
Odaberite glavna jela
Obezbedite dodatna mesta za sedenje
2 osoba
Rasporedite stolice
4 osoba

Šta ti treba

Grupisano onako kako se kupuje, sa količinama.

Boravak

Šator za događaj
Paviljon
Nadstrešnica za spoljašnju upotrebu
Baštenski suncobran
Sjenilo od platna
Sklopivi stolovi
Trpezarijski stolovi
Koktel stolovi
Sklopive stolice
Baštenske stolice
Klupice
Jastuci za spoljašnju upotrebu
Navlake za stolice
Stolnjaci
Trake za stolove
Tepisi za spoljašnju upotrebu
Otirač za ulaz
Sklopive pregrade
Dekorativni jastuci
Ćebad za goste
Ležaljke
Spoljašnje sofe
Bočni stolovi
Oslonci za noge
Hladni peškiri
Bife stolovi
Barski sto
Barske stolice
Šeširi za sunce za goste
Kišobrani
Vodootporne navlake
Ćebad za spoljašnju upotrebu
Piknik ćebad za decu

Tehnika

Prenosna bina
Grejalice za spoljašnju upotrebu
Ukrasna svetla
Svetlosni nizovi
Spoljašnje lampe
Spoljašnji zvučnici
Mikrofon
Uređaj za muzičku plejlistu
Prenosivi ventilatori

Logistika

Servisna kolica
Stalak za kapute
Vešalice za kapute
Sto za doček gostiju
Knjiga utisaka
Kartice sa imenima
Kartice za mesta
Oznake s brojevima stolova
Smerokazi
Tabla s menijem pića
Oznake za napitke

Dekoracija

Cvetni aranžmani
Sveže cveće
Biljke u saksiji
Dekorativne vaze
Saksije za cveće
Girlande
Papirne dekoracije
Tekstilne dekoracije
Dekorativne trake
Baloni
Sveće
Držači za sveće
Lampioni
Dekorativna ogledala
Centralni ukrasi za sto
Dekorativne tacne
Sezonske dekoracije

Kuhinja

Čaše za šampanjac
Viljuške za posluživanje
Grejači za hranu
Posude za sos
Vrčevi za sok
Čaše za vodu
Hvataljke
Kante za led
Posipači za so
Šejker za koktele
Termos za kafu
Tanjiri za večeru
Tanjiri za desert
Desertni tanjiri
Činije za supu
Posude za serviranje
Noževi
Stalci za hranu
Pladnjevi za posluživanje
Otvarači za vino
Kašika za led
Čaše
Kašike
Korpe za hleb
Dozator za napitke
Kante za boce
Čaše za vino
Kašike za posluživanje
Posude za održavanje toplote hrane
Boce za začine
Bokali za vodu
Šolje za kafu
Salvete
Posude za led
Mlinčići za biber
Čajnik
Šolje za čaj
Prstenovi za salvete
Hladnjaci
Posude za začine
Tacne
Podmetači za sto
Hladni kontejneri
Daske za sečenje
Koktelske čaše
Setovi pribora za jelo
Pladnjevi za serviranje
Posude za čuvanje hrane
Kuhinjski noževi
Slamčice
Viljuške
Postolja za torte
Staklene tegle
Otvarači za flaše
Mešači za piće

Bezbednost

Antiseptičke maramice
Sredstvo za dezinfekciju ruku
Prenosna stanica za pranje ruku
Rukavice za jednokratnu upotrebu
Bezbednosni znaci
Komplet prve pomoći
Zavoji
Sredstvo protiv insekata
Krema za sunčanje
Lampa za hitne slučajeve
Aparat za gašenje požara

Čišćenje

Sapun za ruke
Kese za đubre
Vreće za reciklažu
Papirni ubrusi
Vlažne maramice
Maramice
Rezerva toalet papira
Osveživač vazduha

Aktivnosti

Knjige za bojenje
Voštane bojice
Spoljašnje igračke
Društvene igre
Štapovi za mehuriće

Saveti

Raspored bašte napravite najkasnije dve nedelje unapred. Obezbedite prostor za stanice sa hranom, sto za doček, mesta za sedenje i slobodan prolaz; uzmite u obzir i event šator, paviljon ili baštenski canopy ako su potrebni hladovina ili zaklon.
Pitajte za posebne potrebe u ishrani odmah uz pozivnicu i proverite odgovore sedam dana pre baštenske zabave. Pored uobičajenog menija planirajte vegetarijanske, veganske i opcije prilagođene alergijama, kako ne biste morali u poslednjem trenutku da menjate porcije.
Testirajte sva spoljna svetla i električne priključke najmanje jedan dan unapred. Proverite da li su kablovi dovoljno dugi i postavite osvetljenje tako da ulaz, stanice sa hranom i prolazi budu vidljivi, bez kablova na stazi kretanja.
Pripremite sanitarne uslove i mesta za otpad najmanje 24 sata unapred. Gosti ta mesta često traže tek kada im zatrebaju; zato obezbedite jasan pristup i neposredno pre početka proverite da li je sve čisto i upotrebljivo.
Stolove, stolice i mesta u hladu ne postavljajte tek tokom dočeka gostiju. Planirajte blok za postavljanje od najmanje tri sata i unapred rasporedite stolnjake, jastuke za spoljašnji prostor, ćebad i eventualne spoljašnje grejalice po zonama; tako ćete pri promenljivom vremenu brzo reagovati.

Česta pitanja

Koliko vremena je potrebno da se organizuje baštenska zabava?: Po mogućstvu počnite četiri do šest nedelja unapred sa datumom, lokacijom, listom gostiju i keteringom. Poslednja 24 sata rezervišite za pregled bašte, čišćenje, hlađenje, dekoraciju i testiranje osvetljenja i struje.
Koliko mesta za sedenje mi treba za baštensku zabavu?: Za baštensku zabavu sa sedenjem računajte po jedno mesto po gostu. Za neformalno druženje dovoljno je da oko 70 do 80 procenata gostiju ima stolicu ili mesto za opuštanje, ali planirajte i dovoljno pomoćnih stolova i slobodnog prostora za stanice sa hranom.
Kada treba da pošaljem pozivnicu za baštensku zabavu?: Pošaljite pozivnicu četiri do šest nedelja unapred i zatražite odgovor najkasnije sedam dana pre zabave. Nakon toga kontaktirajte goste koji još nisu odgovorili, kako biste mogli da prilagodite hranu, stolice i mesta u hladu.
Koliko hrane i pića treba da obezbedim za baštensku zabavu?: Za prvi sat računajte na dva do tri pića po osobi; nakon toga obično jedno do dva po satu. Za zabavu od tri sata planirajte i najmanje jedan kompletan obrok ili više termina za jelo, plus dodatnu vodu i nekoliko porcija za posebne potrebe u ishrani.

Pokreni ovaj plan u Lizztu

Svi zadaci i stavke sa ove stranice, odmah spremni u tvom događaju. Pozovi ljude, podelite posao i vidi ko je šta uradio.