Организиране на градинско парти: практичен контролен списък

Градинското парти изисква повече подготовка от това просто да изнесете маси и храна навън. Започнете с датата, целта и разпределението на градината и след това преминете към гостите, кетъринга, сянката, осветлението и санитарните удобства. Проверете предварително къде има ток и колко места за сядане наистина са ви нужни. С този контролен списък ще следите 116 задачи и 149 неща в плана, така че в самия ден основно да ви остане да подготвите всичко и да посрещнете гостите.

Организирайте това събитие безплатно с Lizzt

Планът, стъпка по стъпка

Всяка задача със свой подсписък, в реда, в който наистина ще ви трябват.

Определете целта на партито в градината
Планирайте разположението на осветлението
Изберете десерти
Подгответе сенчести места
2 души
Монтирайте декорациите
4 души
Определете вида на партито в градината
Проследявайте отговорите на гостите
Планирайте разположението на цветните декорации
Изберете вегетариански опции
Проверете външното осветление
2 души
Подредете цветни аранжировки
3 души
Изберете датата и часа на събитието
Свържете се с гостите, които не са отговорили
Подгответе графика за декорацията
Изберете вегански опции
Тествайте електрическите връзки
2 души
Монтирайте осветителното оборудване
2 души
Изберете мястото за партито в градината
Потвърдете присъствието на гостите
Проучете кетъринг фирми
Изберете подходящи за алергии опции
Подгответе санитарни помещения
2 души
Подгответе зони за хранене
3 души
Проверете градинското място
2 души
Запишете хранителните предпочитания
Поискайте оферти за кетъринг
Изчислете количествата храна
Организирайте пунктове за събиране на отпадъци
2 души
Подгответе зони за напитки
3 души
Измерете наличните пространства за събитието
2 души
Запишете информация за алергии
Сравнете офертите за кетъринг
Изчислете количествата напитки
Проверете актуализациите за времето
Тествайте оборудването за развлечения
2 души
Оценете капацитета на мястото
Запишете изискванията за достъпност
Изберете кетъринга
Изберете алкохолни напитки
Потвърдете окончателното присъствие на гостите
Посрещнете гостите
4 души
Оценете броя на гостите
Създайте окончателен списък на гостите
Потвърдете наличността на кетъринга
Изберете безалкохолни напитки
Потвърдете часовете на пристигане на доставчиците
Ескортирайте гостите из мястото
2 души
Съставете първоначалния бюджет на събитието
Изберете темата на събитието
Проучете доставчици на напитки
Планирайте обслужването на кафе
Закупете оставащите консумативи
Наблюдавайте кетъринг обслужването
2 души
Разпределете бюджета по категории разходи
Изберете цветната палитра на събитието
Изберете доставчици на напитки
Планирайте сервиране на чай
Организирайте декорации
2 души
Следете обслужването на напитките
2 души
Изгответе предварителен график на събитието
Определете концепцията на декорацията
Проучете доставчици на забавления
Потвърдете окончателното меню
Организирайте сервизното оборудване
2 души
Координирайте развлекателните дейности
2 души
Идентифицирайте възможни организационни рискове
Създайте визуална дъска с вдъхновение
Резервирайте развлекателни услуги
Подгответе информация за менюто
Подгответе документи за събитието
Справяйте се с неочаквани проблеми
2 души
Подгответе резервен план при лошо време
Планирайте разпределението на градината
Проучете материали за защита от времето
Проверете градината преди събитието
2 души
Съставете дневния график на събитието
Координирайте тръгването на гостите
3 души
Съставете списък с гости
Маркирайте входната зона
Резервирайте материали за защита от времето
Почистете външните повърхности
2 души
Разпределете отговорности на персонала
Премахнете декорациите
3 души
Съберете контактни данни на гостите
Маркирайте зоната за хранене
Потвърдете договореностите с доставчиците
Поддържайте тревната площ
2 души
Подгответе спешни контактни данни
Почистете градината
4 души
Категоризирайте гостите
Маркирайте зоната за сядане
Съставете списък с контакти на доставчиците
Подрежете градинските растения
2 души
Подгответе информация за плащания към доставчиците
Върнете наетото оборудване
2 души
Подгответе текста на поканата
Маркирайте зоната за забавления
Определете начина на сервиране на храната
Премахнете ненужните предмети
2 души
Заредете електронните устройства
Съберете обратна връзка от гостите
Дизайнирайте поканите
Планирайте маршрутите за гостите
Съставете менюто
Подгответе градинските пътеки
2 души
Подгответе приветствени материали за гостите
Изберете формата на поканата
Планирайте разположението на масите
Изберете предястия
Проверете състоянието на градинската мебел
2 души
Подредете масите
4 души
Изпращане на покани
Планирайте разпределението на местата за сядане
Изберете основни ястия
Осигурете допълнителни места за сядане
2 души
Подредете столовете
4 души

Какво ви трябва

Групирано както бихте пазарували, с количества.

Accommodation

Парти шатра
Беседка
Външна тента
Слънчобран за тераса
Шатър за сянка
Сгъваеми маси
Трапезни маси
Коктейлни маси
Сгъваеми столове
Градински столове
Пейки
Възглавници за външна употреба
Калъфи за столове
Скатерти
Тишлайфери
Външни килими
Изтривалка за входа
Сгъваеми прегради
Декоративни възглавници
Одеяла за гостите
Мека мебел
Външни дивани
Помощни масички
Поставки за крака
Студени кърпи
Бюфетни маси
Бар маса
Бар столове
Слънчеви шапки за гости
Чадъри за дъжд
Водоустойчиви калъфи
Външни одеяла
Пикник одеяла за деца

Technical

Подвижна сцена
Външни отоплители
Декоративно осветление
Светлинни гирлянди
Външни лампи
Външни високоговорители
Микрофон
Устройство за музикален плейлист
Преносими вентилатори

Logistics

Коли за сервиране
Закачалка за палта
Закачалки
Приветствена маса за гостите
Книга за гости
Именни баджове
Картончета с имена
Табели с номера на масите
Указателни табели
Меню за напитки
Етикети за напитки

Decorations

Флорални аранжировки
Свежи цветя
Стайни растения в саксии
Декоративни вази
Саксии за цветя
Гирлянди
Декорации от хартия
Декорации от плат
Декоративни панделки
Балони
Свещи
Свещници
Фенери
Декоративни огледала
Централни декорации
Декоративни купи
Сезонни декорации

Kitchen

Чаши за шампанско
Сервизни вилици
Подгряващи съдове
Купички за сос
Декантери за сок
Чаши за вода
Щипки
Кофи за лед
Солници
Шейкър за коктейли
Термокана за кафе
Чинии за основно
Десертни чинии
Чинии за закуска
Купи за супа
Съдове за сервиране
Ножове
Стойки за храна
Съдове за сервиране
Запушалки
Лъжица за лед
Чаши
Лъжици
Кошници за хляб
Уред за напитки
Охладители за бутилки
Чаши за вино
Сервизни лъжици
Съдове chafing
Бутилки за сос
Кани за вода
Чаши за кафе
Салфетки
Кубчета за лед
Поръсвачи за сол
Чайник
Чаени чаши
Пръстени за салфетки
Кутии за хладилно съхранение
Кутии за подправки
Чинийки
Подложка за маса
Охладени контейнери
Дъски за рязане
Коктейлни чаши
Комплекти прибори
Съдове за сервиране
Контейнери за съхранение на храна
Кухненски ножове
Сламки
Вилици
Стойки за торти
Стъклени буркани
Отварачки за бутилки
Бъркалки

Safety

Антисептични кърпички
Дезинфектант за ръце
Преносима станция за миене на ръце
Ръкавици за еднократна употреба
Предупредителни табели
Комплект за първа помощ
Превръзки
Репелент против насекоми
Слънцезащитен крем
Аварийно фенерче
Пожарогасител

Cleaning

Течен сапун
Пликчета за боклук
Рециклирани торби
Почистващи кърпи
Влажни кърпички
Кърпички
Резервна тоалетна хартия
Освежител за въздух

Activities

Оцветявки
Моливи за рисуване
Играчки за навън
Настолни игри
Пръчици за сапунени мехури

Съвети

Направете разпределението на градината най-късно две седмици предварително. Отделете място за зони за хранене, приветствена маса, места за сядане и свободен път за преминаване; съобразете и с шатра за събития, беседка или външен навес, ако е нужна сянка или подслон.
Попитайте за хранителни изисквания още с поканата и проверете отговорите седем дни преди градинското парти. Освен обичайното меню планирайте вегетариански, вегански и подходящи за алергии варианти, за да не се налага да коригирате порции в последния момент.
Тествайте цялото външно осветление и електрическите връзки поне един ден предварително. Проверете дали кабелите са достатъчно дълги и разположете осветлението така, че входът, зоните за хранене и алеите да остават видими, без кабели да минават през пътеките.
Подгответе санитарните удобства и местата за отпадъци най-малко 24 часа предварително. Гостите често търсят тези места едва когато им потрябват; затова осигурете ясен достъп и проверете малко преди началото дали всичко е чисто и използваемо.
Не подреждайте масите, столовете и сенчестите места чак по време на посрещането. Планирайте минимум три часа за подготовка и подгответе по зони покривки, възглавници за навън, одеяла и евентуални външни отоплители; така при променливо време ще можете бързо да се пренастроите.

Често задавани въпроси

Колко време е нужно, за да организирате градинско парти?: Най-добре започнете четири до шест седмици предварително с датата, мястото, списъка с гости и кетъринга. Запазете последните 24 часа за оглед на градината, почистване, охлаждане, декорация и тестване на осветлението и тока.
Колко места за сядане са ми нужни за градинско парти?: За градинско парти със сядане предвидете по едно място за сядане на гост. При неформално събиране можете да осигурите стол или място за отдих за около 70 до 80 процента от гостите, но планирайте и достатъчно помощни масички и свободно пространство за зоните за хранене.
Кога трябва да изпратя поканите за градинско парти?: Изпратете поканата четири до шест седмици предварително и поискайте отговор най-късно седем дни преди партито. След това се свържете с гостите, които още не са отговорили, за да можете да коригирате храната, столовете и сенчестите места.
Колко храна и напитки трябва да осигуря за градинско парти?: За първия час смятайте по две до три напитки на човек; след това обикновено по една до две на час. При парти от три часа планирайте и поне едно пълно хранене или няколко момента за хапване, плюс допълнителна вода и няколко порции за хранителни изисквания.

Стартирайте този план в Lizzt

Всички задачи и неща от тази страница, готови във вашето собствено събитие. Поканете хора, разпределете работата и вижте кой какво е свършил.