Organizacja przyjęcia w ogrodzie: praktyczna lista kontrolna

Przyjęcie w ogrodzie wymaga więcej przygotowań niż tylko wystawienia stołów i jedzenia na zewnątrz. Zacznij od daty, celu i układu ogrodu, a następnie przejdź do gości, cateringu, cienia, oświetlenia i zaplecza sanitarnego. Sprawdź wcześniej, gdzie jest dostęp do prądu i ile miejsc siedzących naprawdę potrzebujesz. Dzięki tej liście kontrolnej zachowasz porządek wśród 116 zadań i 149 rzeczy w planie, tak aby w dniu wydarzenia skupić się głównie na przygotowaniu i przyjmowaniu gości.

Zorganizuj to wydarzenie za darmo z Lizzt

Plan, krok po kroku

Każde zadanie z własną podlistą, w kolejności, w jakiej naprawdę będzie potrzebne.

Określ cel przyjęcia w ogrodzie
Zaplanuj rozmieszczenie oświetlenia
Wybierz desery
Przygotuj zacienione miejsca
2 osób
Zainstaluj dekoracje
4 osób
Określ rodzaj przyjęcia w ogrodzie
Monitoruj odpowiedzi gości
Zaplanuj rozmieszczenie dekoracji kwiatowych
Wybierz opcje wegetariańskie
Sprawdź oświetlenie zewnętrzne
2 osób
Ułóż kompozycje kwiatowe
3 osób
Wybierz datę i godzinę wydarzenia
Skontaktuj się z gośćmi, którzy nie odpowiedzieli
Przygotuj harmonogram dekoracji
Wybierz opcje wegańskie
Sprawdź podłączenia elektryczne
2 osób
Zainstaluj sprzęt oświetleniowy
2 osób
Wybierz lokalizację przyjęcia w ogrodzie
Potwierdź obecność gości
Zbadaj firmy cateringowe
Wybierz opcje przyjazne alergikom
Przygotuj zaplecze sanitarne
2 osób
Przygotuj strefy serwowania jedzenia
3 osób
Sprawdź teren ogrodu
2 osób
Zanotuj wymagania dietetyczne
Poproś o wyceny cateringu
Oblicz ilości jedzenia
Zorganizuj punkty zbiórki odpadów
2 osób
Przygotuj strefy serwowania napojów
3 osób
Zmierz dostępne przestrzenie eventowe
2 osób
Zanotuj informacje o alergiach
Porównaj oferty cateringu
Oblicz ilości napojów
Sprawdź prognozy pogody
Przetestuj sprzęt rozrywkowy
2 osób
Oszacuj pojemność miejsca
Zanotuj wymagania dotyczące dostępności
Wybierz firmę cateringową
Wybierz napoje alkoholowe
Potwierdź ostateczną obecność gości
Powitaj gości
4 osób
Oszacuj liczbę gości
Stwórz ostateczną listę gości
Potwierdź dostępność cateringu
Wybierz napoje bezalkoholowe
Potwierdź godziny przyjazdu dostawców
Poprowadź gości po obiekcie
2 osób
Ustal początkowy budżet wydarzenia
Wybierz motyw wydarzenia
Zbadaj dostawców napojów
Zaplanuj serwis kawowy
Kup brakujące materiały
Nadzoruj obsługę cateringową
2 osób
Rozdziel budżet według kategorii kosztów
Wybierz paletę kolorów wydarzenia
Wybierz dostawców napojów
Zaplanuj serwis herbaty
Zorganizuj dekoracje
2 osób
Nadzoruj serwis napojów
2 osób
Opracuj wstępny harmonogram wydarzenia
Określ koncepcję dekoracji
Zbadaj dostawców atrakcji
Potwierdź finalne menu
Zorganizuj zastawę i akcesoria do serwowania
2 osób
Koordynuj atrakcje
2 osób
Zidentyfikuj możliwe ryzyka organizacyjne
Stwórz wizualną tablicę inspiracji
Zarezerwuj usługi rozrywkowe
Przygotuj informacje o menu
Przygotuj dokumenty wydarzenia
Radź sobie z nieoczekiwanymi problemami
2 osób
Przygotuj plan awaryjny na złą pogodę
Zaplanuj układ ogrodu
Zbadaj materiały chroniące przed pogodą
Sprawdź ogród przed wydarzeniem
2 osób
Ustal harmonogram dnia wydarzenia
Koordynuj wyjście gości
3 osób
Sporządź listę gości
Oznacz strefę wejściową
Zarezerwuj materiały chroniące przed pogodą
Wyczyść powierzchnie zewnętrzne
2 osób
Przydziel obowiązki personelowi
Usuń dekoracje
3 osób
Zbierz dane kontaktowe gości
Oznacz strefę jadalną
Potwierdź ustalenia z dostawcami
Utrzymuj trawnik
2 osób
Przygotuj numery kontaktowe na wypadek awarii
Wyczyść ogród
4 osób
Podziel gości na kategorie
Oznacz strefę siedzącą
Sporządź listę kontaktową dostawców
Przytnij rośliny ogrodowe
2 osób
Przygotuj informacje o płatnościach dla dostawców
Zwróć wynajęty sprzęt
2 osób
Przygotuj treść zaproszenia
Oznacz strefę atrakcji
Określ sposób podawania jedzenia
Usuń zbędne przedmioty
2 osób
Naładuj urządzenia elektroniczne
Zbierz opinie gości
Zaprojektuj zaproszenia
Zaplanuj trasy dla gości
Skomponuj menu
Przygotuj ścieżki w ogrodzie
2 osób
Przygotuj materiały powitalne dla gości
Wybierz format zaproszenia
Zaplanuj układ stołów
Wybierz przystawki
Sprawdź stan mebli ogrodowych
2 osób
Ustaw stoły
4 osób
Wysyłanie zaproszeń
Zaplanuj układ miejsc siedzących
Wybierz dania główne
Zorganizuj dodatkowe miejsca siedzące
2 osób
Ustaw krzesła
4 osób

Czego potrzebujesz

Pogrupowane tak, jak robi się zakupy, z ilościami.

Zakwaterowanie

Namiot eventowy
Altana
Zadaszenie zewnętrzne
Parasol tarasowy
Żagiel przeciwsłoneczny
Składane stoły
Stoły jadalniane
Stoły koktajlowe
Składane krzesła
Krzesła ogrodowe
Ławki
Poduszki zewnętrzne
Pokrowce na krzesła
Obrusy
Bieżniki
Dywany zewnętrzne
Wycieraczka wejściowa
Składane ścianki działowe
Poduszki dekoracyjne
Koce dla gości
Fotele lounge
Sofy zewnętrzne
Stoliki pomocnicze
Podnóżki
Ręczniki chłodzące
Stoły bufetowe
Stół barowy
Taborety barowe
Kapelusze przeciwsłoneczne dla gości
Parasole przeciwdeszczowe
Wodoodporne pokrowce
Koce na zewnątrz
Koce piknikowe dla dzieci

Technika

Przenośna scena
Ogrzewacze zewnętrzne
Oświetlenie nastrojowe
Girlandy świetlne
Lampy zewnętrzne
Głośniki zewnętrzne
Mikrofon
Urządzenie do playlist muzycznych
Przenośne wentylatory

Logistyka

Wózki kelnerskie
Wieszak na płaszcze
Wieszaki
Stół powitalny dla gości
Księga gości
Identyfikatory
Winietki
Tabliczki z numerami stołów
Tablice informacyjne
Tablica z menu napojów
Etykiety na napoje

Dekoracje

Kompozycje kwiatowe
Świeże kwiaty
Rośliny doniczkowe
Dekoracyjne wazony
Donice
Girlandy
Dekoracje papierowe
Dekoracje z tkaniny
Dekoracyjne wstążki
Balony
Świece
Świeczniki
Latarnie
Lustra dekoracyjne
Dekoracje stołowe
Miski dekoracyjne
Dekoracje sezonowe

Kuchnia

Kieliszki do szampana
Widelce do serwowania
Podgrzewacze do potraw
Miseczki na sos
Dzbanki na sok
Szklanki do wody
Szczypce
Wiaderka na lód
Solniczki
Shaker do koktajli
Termos do kawy
Talerze obiadowe
Talerze deserowe
Talerzyki śniadaniowe
Miski na zupę
Półmiski do serwowania
Noże
Stojaki na żywność
Półmiski do serwowania
Korkociągi
Łyżka do lodów
Szklanki
Łyżki
Kosze na chleb
Dystrybutor napojów
Chłodziarki do butelek
Kieliszki do wina
Łyżki do serwowania
Bemary
Buteleczki na sos
Dzbanki na wodę
Filiżanki do kawy
Serwetki
Foremki do lodu
Pieprzniczki
Czajnik
Filiżanki do herbaty
Pierścienie na serwetki
Skrzynki chłodzące
Pojemniki na przyprawy
Spodki
Podkładka na stół
Pojemniki chłodnicze
Deski do krojenia
Kieliszki koktajlowe
Zestawy sztućców
Półmiski do serwowania
Pojemniki na żywność
Noże kuchenne
Słomki
Widelce
Stojaki na torty
Szklane słoiki
Otwieracze do butelek
Mieszadła

Bezpieczeństwo

Chusteczki antyseptyczne
Dezynfekcja do rąk
Przenośna stacja do mycia rąk
Rękawiczki jednorazowe
Tablice bezpieczeństwa
Apteczka pierwszej pomocy
Bandaże
Środek odstraszający owady
Krem z filtrem
Latarka awaryjna
Gaśnica

Sprzątanie

Mydło do rąk
Worki na śmieci
Torby z recyklingu
Ręczniki papierowe
Chusteczki nawilżane
Chusteczki
Zapasowy papier toaletowy
Odświeżacz powietrza

Aktywności

Kolorowanki
Kredki
Zabawki ogrodowe
Gry planszowe
Bańki mydlane

Wskazówki

Ustal układ ogrodu najpóźniej dwa tygodnie wcześniej. Zarezerwuj miejsce na strefy jedzenia, stół powitalny, miejsca siedzące i swobodną trasę przejścia; uwzględnij też eventowy namiot, altanę lub zadaszenie typu canopy, jeśli potrzebny jest cień lub osłona.
Zapytaj o preferencje dietetyczne już w zaproszeniu i sprawdź odpowiedzi siedem dni przed przyjęciem w ogrodzie. Oprócz zwykłego menu zaplanuj opcje wegetariańskie, wegańskie i przyjazne alergikom, aby nie trzeba było zmieniać porcji na ostatnią chwilę.
Przetestuj wszystkie zewnętrzne oświetlenie i podłączenia elektryczne co najmniej dzień wcześniej. Sprawdź, czy kable są wystarczająco długie, i rozmieść oświetlenie tak, aby wejście, strefy jedzenia i ciągi komunikacyjne były widoczne, a kable nie leżały na trasie przejścia.
Przygotuj zaplecze sanitarne i punkty na odpady co najmniej 24 godziny wcześniej. Goście często szukają tych miejsc dopiero wtedy, gdy są potrzebne; dlatego zapewnij do nich wyraźny dostęp i tuż przed rozpoczęciem sprawdź, czy wszystko jest czyste i nadaje się do użycia.
Ustaw stoły, krzesła i miejsca cienia nie dopiero podczas przyjmowania gości. Zaplanuj co najmniej trzy godziny na przygotowanie i rozłóż wcześniej w każdej strefie obrusy, poduszki ogrodowe, koce oraz ewentualne ogrzewacze zewnętrzne; dzięki temu przy zmiennej pogodzie szybko się dostosujesz.

Często zadawane pytania

Ile czasu potrzeba na zorganizowanie przyjęcia w ogrodzie?: Najlepiej zacznij cztery do sześciu tygodni wcześniej od daty, miejsca, listy gości i cateringu. Ostatnie 24 godziny zarezerwuj na sprawdzenie ogrodu, sprzątanie, chłodzenie, dekoracje oraz test oświetlenia i prądu.
Ile miejsc siedzących potrzebuję na przyjęcie w ogrodzie?: W przypadku siedzącego przyjęcia w ogrodzie licz jedną osobę siedzącą na jednego gościa. Przy swobodnym spotkaniu możesz zapewnić miejsca siedzące lub lounge dla około 70 do 80 procent gości, ale zaplanuj też wystarczająco dużo stolików pomocniczych i wolnej przestrzeni przy strefach jedzenia.
Kiedy wysłać gościom zaproszenie na przyjęcie w ogrodzie?: Wyślij zaproszenie cztery do sześciu tygodni wcześniej i poproś o odpowiedź najpóźniej siedem dni przed imprezą. Potem skontaktuj się z gośćmi, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, aby móc dostosować jedzenie, krzesła i miejsca w cieniu.
Ile jedzenia i napojów powinienem przygotować na przyjęcie w ogrodzie?: Na pierwszą godzinę możesz liczyć na dwa do trzech napojów na osobę; potem zwykle jedno do dwóch na godzinę. Przy trzygodzinnym przyjęciu zaplanuj także co najmniej jeden pełny posiłek lub kilka momentów jedzenia, plus dodatkową wodę i kilka porcji dla preferencji dietetycznych.

Uruchom ten plan w Lizzt

Wszystkie zadania i rzeczy z tej strony, gotowe w twoim własnym wydarzeniu. Zaproś ludzi, podzielcie się pracą i zobacz, kto co zrobił.